Análise de custo-benefício, desmistificada: 5 passos para tomar melhores decisões

Resumo

Uma análise de custo-benefício é um processo que ajuda a determinar o benefício econômico de uma decisão, para que você possa decidir se vale a pena perseguir. É uma ferramenta útil quando você deseja evitar viés em seu processo de tomada de decisão - especialmente quando você se deparar com uma grande decisão que afetará sua equipe ou sucesso do projeto. Análises de custo-benefício podem parecer assustador no início, mas não se preocupe - nós simplificamos o processo em cinco etapas concretas.

Em 1848, um engenheiro francês chamado Jules DuPuit estava trabalhando em uma ponte. Como economista amador, ele decidiuExecute um experimentoPara responder a esta pergunta: quanto o governo deve cobrar por pedágios para cobrir os custos de construção e manutenção? Isso pode parecer simples, mas a DuPuit jogou em uma bola curva - ao considerar os custos líquidos, subtraiu o benefício social que a ponte traria.

Calculando o benefício social de uma ponte soa como um quebra-cabeças, mas não para DuPuit. Ele apenas mediu o quanto as pessoas estavam dispostas a pagar para usá-lo. Então, com alguns cálculos extravagantes, ele foi capaz de recomendar um valor de portagem que tenha levado em conta os custos Benefícios de sua ponte.

E assim, nasceu a análise de custo-benefício. O processo foi refinado desde o dia de DuPuit, e agora é usado menos para calcular pedágios de ponte e mais para descobrir se as decisões são economicamente viáveis. Mas a grande imagem continua sendo a mesma - quando se trata de tomada de decisões, custos e benefícios são fundamentais.

O que é uma análise de custo-benefício (CBA)?

Uma análise de custo-benefício (também chamada de análise de benefício) é uma ferramenta de decisão que ajuda você a escolher quais ações valem a pena perseguir. Ele fornece uma visão quantitativa de um problema, para que você possa tomar decisões com base em evidências, em vez de opinião ou viés.

Durante sua análise, você atribui valores monetários aos custos e benefícios de uma decisão - depois subtrair os custos de benefícios para determinar os ganhos líquidos. Isso ajuda você a estimar o benefício econômico completo (ou a falta dele) de sua escolha para que você possa decidir se é uma boa ideia prosseguir.

Quando você deve usar uma análise de custo-benefício?

Uma análise de custo-benefício funciona melhor quando você deseja decidir se deseja buscar um curso de ação específico. Também ajuda quando sua decisão tem custos econômicos e benefícios claros. Por exemplo, é mais fácil criar um CBA para determinar a viabilidade de um novo projeto do que avaliar se um novo aluguel seria um bom ajuste para sua equipe. Isso porque é difícil atribuir custos financeiros concretos e benefícios à experiência de alguém e ao potencial de trabalho.

Este tipo de análise econômica também leva algum tempo para completar, então é melhor para quando você se depara com uma grande decisão que afetará sua equipe ou sucesso do projeto. Por decisões menores ou menos complexas, tente usar um processo mais simples como ummatriz de decisão .

Aqui estão alguns exemplos de quando usar uma análise de custo-benefício:

Desenvolver um novoestratégia de negócio

FazerAlocação de recursosou decisões de compra

Decidindo se deve buscar um novo projeto

Comparando oportunidades de investimento

Medindo o impacto potencial ou a conveniência das novas políticas da empresa

Avaliando alterações propostas na estrutura ou processos da sua empresa

5 etapas para criar uma análise de custo-benefício

Criar uma análise de custo-benefício pode parecer assustador no início, mas simplificamos a metodologia em cinco etapas concretas. Depois de passar por este processo, uma vez, você pode adaptar essas etapas para atender às necessidades específicas do projeto ou da equipe.

1. Crie uma estrutura

Primeiro, crie uma estrutura que estabeleça as metas de sua análise, sua situação atual e o escopo do que sua análise incluirá.

Sua estrutura deve incluir esses componentes:

Um CBA bem-sucedido sempre começa com uma boa pergunta. Isso ajuda a ser o mais específico possível - por exemplo, é mais fácil responder "Devemos melhorar nosso aplicativo móvel?" do que uma pergunta mais ampla como "Que produtos devemos melhorar para a adoção da unidade?"

Uma visão geral fornece contexto para sua análise. Isso lhe dá um ponto de partida para trabalhar, então todos entendem de onde você vem e por que você está considerando uma mudança. Aqui está o que incluir na sua visão geral:

Fundo:Uma breve descrição da sua situação atual.

Desempenho Atual:Dados quantitativos para demonstrar como as coisas estão indo em sua situação atual.

Oportunidades:Quaisquer áreas de melhoria da sua situação atual.

Desempenho futuro projetado com o status quo:Dados quantitativos para prever como as coisas vão no futuro, se nada mudar.

Riscos do status quo:O que pode dar errado se você não mudar nada.

Por exemplo, imagine que você está tentando decidir se deve rever o seu aplicativo móvel. Aqui está a sua visão geral:

Fundo:Temos um aplicativo móvel e aplicativo da web.

Desempenho Atual:Nosso aplicativo móvel tem 100k usuários e nosso aplicativo web tem usuários de 400k.

Oportunidades:Temos usuários de 300k que usam o aplicativo da web, mas não móveis.

Desempenho futuro projetado com status quo:A adoção do nosso aplicativo da Web cresceu 50% no ano. Nós projetamos isso continuará e haverá usuários de 600k um ano a partir de agora. Enquanto isso, a adoção do nosso aplicativo móvel cresceu 10% em relação ao ano anterior. Nós projetamos isso continuará e haverá 110k usuários um ano a partir de agora.

Riscos de status quo:Falta de adoção móvel significa que os usuários têm menos flexibilidade. Os competidores com melhores aplicativos móveis podem ganhar a categoria, enquanto nossa marca pode ser conhecida por ter uma má experiência móvel. Sem um aplicativo móvel eficaz, estamos perdendo um grande número de usuários de aplicativos em potencial.

Finalmente, sua estrutura deve incluir o escopo do seu CBA. Como umEscopo do projeto, isso cria limites para sua análise e estabelece o tipo de informação que você considerará em seus cálculos (mais o que você não vai considerar). Normalmente, seu escopo inclui:

O prazo sobre o qual estimar os custos potenciais e os benefícios esperados. Por exemplo, você pode decidir limitar projeções a um ano a partir de agora.

Os tipos de custos e benefícios que você incluirá (ou excluir). Por exemplo, você pode decidir incluir custos e recursos do trabalho, mas não os custos de oportunidade.

Como você medirá custos e benefícios. Por exemplo, você pode atribuir valores em dólares para medir custos tangíveis como trabalho e recursos e atribuirIndicadores de desempenho chave (KPIs)medir os custos intangíveis ou benefícios como a consciência da marca.

2. Listar e categorizar custos e benefícios

Em seguida, é hora de listar todos os custos e benefícios da sua decisão. Para esta etapa, é útil colaborar compartes interessadasPara que você possa se beneficiar de sua expertise específica (por exemplo, sua equipe de TI seria capaz de estimar quanto novo software custaria). Pense na sua decisão como um projeto, você completará para atingir seu curso de ação proposto. Pergunte a si mesmo quais recursos você precisa (como materiais ou trabalho) e quais serão os resultados da sua decisão (como receita adicional).

Ao listar os custos e benefícios, classifique-os nas seguintes categorias. Então, no próximo passo, você estimará quantidades dólares de cada um desses itens.

Custos diretos:Custos associados à produção do seu produto, serviço ou projeto. Isso é tipicamente os materiais, equipamentos ou trabalho que você precisa seguir em seu curso de ação proposto. Por exemplo, estes podem ser o custo direto de renovar seu aplicativo móvel: horas de equipe do produto, um contrato com uma empresa de teste de usuário e novo software de desenvolvimento.

Custos indiretos:Custos fixos que não estão diretamente associados à produção. Estes são normalmente custos sobrecarregados que você precisa para operar seus negócios como aluguel, utilitários ou taxas de transporte. Por exemplo, estes podem ser os custos indiretos para criar um novo aplicativo móvel: Internet para sua equipe de desenvolvimento remoto, além de assinaturas para o novo desenvolvimento eSoftware de colaboração .

Custos intangíveis:Custos que você não pode atribuir um valor em dólares, como impactos para a percepção da marca ou satisfação do cliente. Isso também pode incluir custos de oportunidade, que são oportunidades perdidas quando você faz uma decisão em vez de outra. Por exemplo, você pode incluir este custo intangível para o seu projeto de criação de aplicativos: diminuição da satisfação para os usuários em potencial de desktops. Este é um custo de oportunidade, já que você está escolhendo atualizar seu aplicativo móvel em vez de criar um aplicativo de desktop.

Custos de riscos potenciais:Custos associados a bloqueios inesperados. Em outras palavras, o que você precisa gastar dinheiro se um evento imprevisto derrubar seu projeto fora da pista. Pense em contratempos que você incluiria em um projetoregistro de riscosComo violações de segurança de dados, agendamento atrasos ou trabalho não planejado. Por exemplo, você pode listar esses custos potenciais para o seu projeto de aplicativo móvel: pagamento de horas extras pelo trabalho não planejado, horas de equipe de segurança de dados para resolver problemas de privacidade do aplicativo imprevisto e taxas de aprimoramento para acomodar atrasos de agendamento.

Ao listar os custos tangíveis (como custos diretos e indiretos), siga o mesmo processo que você faria ao criar umorçamento do projeto. Pense em todas as tarefas que você precisa para completar para seguir em sua decisão e listar os recursos necessários para cada entrega. Para custos intangíveis, você terá que usar um pouco mais de criatividade. Se você está preso, tente olhar projetos semelhantes que foram concluídos no passado para ver que tipo de impacto eles tinham.

Benefícios diretos:Benefícios que você pode medir com um valor de moeda, como a receita que você ganhará com um projeto. Por exemplo, isso pode incluir receita de novas assinaturas de aplicativos móveis.

Benefícios indiretos:Benefícios que você pode perceber, mas não pode medir com valores de moeda. Por exemplo, isso pode incluir a maior satisfação do cliente e melhorar a consciência da marca.

3. Valores estimados.

Agora é hora de estimar o valor de cada custo e benefício que você listou. Isso é mais direto para categorias tangíveis que você pode atribuir um valor específico de custos diretos, custos indiretos e benefícios diretos. Para categorias intangíveis, como custos intangíveis e benefícios indiretos, atribua KPIs em vez de quantias em dólares. Por exemplo, você pode medir a satisfação do cliente acompanhando a taxa de churn (a taxa em que os clientes param de usar seu serviço). Se você puder, use os mesmos KPIs para os dois custos e benefícios para que você possa facilmente compará-los mais tarde.

Não podemos prever o futuro, então estas são apenas estimativas apenas. Para tornar seus cálculos o mais precisos possível, tente comparar custos e benefícios de projetos semelhantes que você completou no passado. Projetos antigos são uma mina de ouro de dados históricos elições aprendidas. Eles podem ajudá-lo a ver o valor econômico da vida real dos custos e benefícios passados ​​- mais quaisquer itens ou circunstâncias que você possa ter esquecido. Usando umFerramenta de gerenciamento de projetosPode tornar este passo fácil - já que todas as informações e comunicações do seu projeto estão alojadas em um só lugar, você pode facilmente olhar para as iniciativas anteriores.

4. Analise os custos vs. Benefícios

Agora vem a parte divertida - a análise real de seus custos e benefícios. Antes de começar, aqui estão alguns termos-chave para ter em mente:

Custos totais:A soma de todos os custos.

Benefícios totais:A soma de todos os benefícios.

Custo-benefício líquido:Benefícios totais menos custos totais. Isso também é chamado de benefícios líquidos.

Valor presente líquido (NPV):A diferença entre o valor presente das entradas de caixa e o valor presente das saídas de caixa durante um período de tempo. Em termos mais simples, o valor presente líquido é uma maneira mais dinâmica de medir o custo líquido, porque inclui como seu custo-benefício líquido mudará durante um período de tempo.

Relação custo-benefício : Representa a relação geral entre custos e benefícios durante um período de tempo. É essencialmente o benefício total proposto em dinheiro dividido pelo custo total proposto em dinheiro - mas para tornar o cálculo mais dinâmico, você calcula o valor presente líquido de seus custos e benefícios sobre a vida útil proposta do seu projeto. Se a sua relação custo-benefício for maior que uma, isso significa que os benefícios superam os custos.

Taxas de desconto : Usado para estimar como os valores dos seus custos e benefícios mudarão durante um longo período de tempo - por exemplo, como eles podem ser influenciados pela inflação. Em outras palavras, as taxas de desconto são essencialmente uma taxa de juros que você aplica a custos e benefícios que ocorrerão no futuro, para que você possa convertê-las em seu valor presente. Dessa forma, você pode estimar com mais precisão quanto esses custos e benefícios valem hoje.

Análise sensitiva : Determina como a incerteza afeta suas decisões, custos e lucros. Por exemplo, você pode usar uma análise de sensibilidade para comparar os cenários de pior e melhor casos para sua decisão. Se o pior cenário tiver mais custos do que os benefícios, você pode investigar estratégias para mitigar alguns desses riscos.

Estes são um monte de termos extravagantes, mas não deixe isso te assustar. Se você não quer incluir cálculos mais complexos, como valor presente líquido, taxa de custo de benefício, taxas de desconto e análise de sensibilidade, você não precisa. Para manter as coisas simples, você pode apenas calcular seu custo-benefício líquido e deixá-lo nisso.

Se você usou KPIs para medir custos e benefícios intangíveis, você pode comparar os separadamente. Para analisar KPIs, há algumas abordagens diferentes:

Se você tiver os mesmos KPIs para custos e benefícios, você pode subtrair custos de benefícios para calcular os ganhos líquidos. Por exemplo, se você estimar um aumento de 5% na taxa de Churn devido à sua decisão não buscar um aplicativo de desktop e uma diminuição de 20% na taxa de churn devido ao seu novo aplicativo móvel, você teria uma redução líquida de 15% na taxa de churn.

Se você tem diferentes KPIs para custos e benefícios, você pode comparar cada um para o status quo. Por exemplo, você pode comparar a taxa predicada de churn para sua taxa atual de churn e predito taxas de adoção para as taxas de adoção atuais. Isso lhe dá uma ideia melhor da magnitude desses custos e benefícios - mas no final do dia, você precisará tomar uma decisão subjetiva sobre quanto valoriza cada kpi diferente. Como tal, é melhor usar as mesmas métricas para custos e benefícios para que você possa compará-los com mais precisão.

5. Faça uma recomendação

Agora que você completou sua análise de custo-benefício (Huzzah!), Você pode fazer uma recomendação. Aqui estão alguns fatores a considerar pela sua decisão:

Se o seu custo líquido é positivoIsso significa que os benefícios do projeto superam os custos. No entanto, é importante considerar o tamanho do seu custo-benefício líquido - se for muito pequeno, você pode não estar recebendo muito benefício de todo o esforço que você colocou. Nesse caso, você pode querer considerar uma decisão alternativa.

Se o seu custo líquido é negativoIsso significa que seus custos do projeto superam os benefícios. Neste caso, é útil considerar quais são os maiores insumos de custo. Existe uma abordagem diferente que você poderia tomar isso mitigaria alguns desses custos extras?

Se você usou KPIs para medir custos e benefícios intangíveis, você precisa considerar aqueles além do seu custo-benefício líquido. Por exemplo, se o seu custo-benefício líquido for relativamente pequeno, mas você calculou uma grande diminuição na taxa de churn, seu projeto de aplicativo móvel pode valer a pena perseguir depois de tudo.

Limitações de análise de custo-benefício

A análise de custo-benefício é uma ferramenta útil paratomada de decisão orientada por dados. Mas como qualquer técnica de estimativa, não é perfeito. Ao decidir se deve usar uma análise de custo-benefício ou outro processo de tomada de decisão, tenha em mente essas limitações:

Receita e fluxo de caixa podem ser imprevisíveis devido a mudanças nas condições do mercado.

Em alguns casos, os custos ou benefícios de um projeto ou decisão não podem ser refletidos diretamente por quantidades em dólares.

O valor é subjetivo quando você usa KPIs para medir custos e benefícios intangíveis.

Pode ser difícil prever com precisão todos os riscos potenciais.

Uma análise de custo-benefício requer um compromisso de tempo significativo para ser concluído.

Se você decidir que uma análise de custo-benefício não é o ajuste certo para sua situação particular, você pode querer considerar a criação de ummatriz de decisão ou Análise de árvore de decisãoem vez de.

Fazer suas decisões contar

Uma análise de custo-benefício ajuda você a usar dados a tomar a melhor decisão possível. Isso significa que você pode dizer adeus à moeda flips e escolher suas opções com confiança.

Criar uma análise de custo-benefício pode parecer um projeto por si só, especialmente se você estiver trabalhando com várias partes interessadas para fazer o trabalho. Antes de mergulhar, considere usar umFerramenta de gerenciamento de projetospara coordenar o trabalho. Gerenciador de tarefas UDN. Permite criar e atribuir tarefas, organizar o trabalho e se comunicar com as partes interessadas diretamente onde o trabalho acontece. Você também pode mapear todo o seu projeto de análise de custo-benefício e salvá-lo como um modelo para uso futuro.