Kosten-batenanalyse, DemyStified: 5 stappen om betere beslissingen te nemen

Overzicht

Een kosten-batenanalyse is een proces dat u helpt bij het bepalen van het economische voordeel van een beslissing, zodat u kunt beslissen of het de moeite waard is om na te streven. Het is een handig hulpmiddel wanneer u bias in uw besluitvormingsproces wilt vermijden - vooral wanneer u geconfronteerd wordt met een grote beslissing die van invloed zal zijn op uw team of projectsucces. Kosten-batenanalyses kunnen aanvankelijk ontmoedigend lijken, maar fret niet - we hebben het proces vereenvoudigd in vijf betonnen stappen.

In 1848 werkte een Franse ingenieur met de naam Jules Dupuit aan een brug. Als een amateurseconoom, besloot hij omvoer een experiment uitOm deze vraag te beantwoorden: hoeveel moet de overheid laden voor tolgeld om bouw- en onderhoudskosten te dekken? Dit klinkt misschien eenvoudig, maar dupin gooide in een curveball - bij het overwegen van nettokosten, hij heeft het sociaal voordeel afgetrokken dat de brug zou brengen.

Het berekenen van het sociale voordeel van een brug klinkt als een puzzer, maar niet voor dupin. Hij heeft net gemeten hoeveel mensen bereid waren te betalen om het te gebruiken. Dan met wat luxe berekeningen, was hij in staat om een ​​tolbedrag aan te bevelen dat rekening heeft gehouden met de kosten Voordelen van zijn brug.

En dus is de kosten-batenanalyse geboren. Het proces is verfijnd sinds Dupuits Day, en nu wordt het minder gebruikt voor het berekenen van brug tol en meer voor het uitzoeken als beslissingen economisch haalbaar zijn. Maar het grote beeld blijft hetzelfde - als het gaat om de besluitvorming, kosten en baten zijn de sleutelwoorden.

Wat is een kosten-batenanalyse (CBA)?

Een kosten-batenanalyse (ook wel een voordeel-kostenanalyse genoemd) is een besluitvormingsgereedschap dat u helpt kiezen welke acties het nastreven waard zijn. Het biedt een kwantitatief beeld van een probleem, zodat u beslissingen kunt nemen op basis van bewijsmateriaal in plaats van opinie of vooroordelen.

Tijdens uw analyse wijst u monetaire waarden toe aan de kosten en baten van een beslissing - aftrekken dan de kosten van voordelen om netwinsten te bepalen. Dit helpt u het volledige economische voordeel (of gebrek daaraan) van uw keuze te schatten, zodat u kunt beslissen of het een goed idee is om na te streven.

Wanneer moet u een kosten-batenanalyse gebruiken?

Een kosten-batenanalyse werkt het beste wanneer u wilt beslissen of u een specifieke handelwijze wilt achtervolgen. Het helpt ook wanneer uw beslissing duidelijke economische kosten en voordelen heeft. Het is bijvoorbeeld gemakkelijker om een ​​CBA te maken om de haalbaarheid van een nieuw project te bepalen dan om te evalueren of een nieuwe huur een goede pasvorm zou zijn voor uw team. Dat komt omdat het moeilijk is om concrete financiële kosten en voordelen aan iemands ervaring en werkpotentieel toe te wijzen.

Dit type economische analyse duurt even enige tijd om te voltooien, dus het is het beste voor wanneer u geconfronteerd wordt met een grote beslissing die van invloed zal zijn op uw team of projectsucces. Voor kleinere of minder complexe beslissingen, probeert u een eenvoudiger proces als eenbeslissingsmatrix .

Hier zijn enkele voorbeelden van wanneer een kosten-batenanalyse te gebruiken:

Een nieuw ontwikkelenBedrijfsstrategie

Makentoewijzing van middelenof koop beslissingen

Beslissen of een nieuw project navolgt

Investeringsmogelijkheden vergelijken

Het meten van de potentiële impact of wenselijkheid van het nieuwe bedrijfsbeleid

Beoordeling voorgestelde wijzigingen in uw bedrijfsstructuur of -processen

5 stappen om een ​​kosten-batenanalyse te creëren

Het creëren van een kosten-batenanalyse lijkt in eerste instantie ontmoediging, maar we hebben de methodologie vereenvoudigd in vijf betonnen stappen. Nadat u dit proces eenmaal hebt doorlopen, kunt u deze stappen aanpassen aan uw specifieke project- of teambehoeften.

1. Maak een raamwerk

Maak eerst een raamwerk dat de doelen van uw analyse uitstelt, uw huidige situatie en de reikwijdte van wat uw analyse zal omvatten.

Uw kader moet deze componenten bevatten:

Een succesvolle CBA begint altijd met een goede vraag. Het helpt om zo specifiek mogelijk te zijn - het is bijvoorbeeld gemakkelijker te antwoorden "Moeten we onze mobiele app verbeteren?" dan een bredere vraag als "welke producten moeten we verbeteren om de adoptie te besturen?"

Een overzicht biedt context voor uw analyse. Het geeft je een startpunt om van te werken, dus begrijpt iedereen waar je vandaan komt en waarom je overweegt een verandering. Dit is wat u in uw overzicht wilt opnemen:

Achtergrond:Een korte beschrijving van uw huidige situatie.

Huidige prestatie:Kwantitatieve gegevens om te demonstreren hoe dingen in uw huidige situatie gaan.

Kansen:Eventuele verbeteringsgebieden van uw huidige situatie.

Geprojecteerde toekomstige prestaties met de status-quo:Kwantitatieve gegevens om te voorspellen hoe de dingen in de toekomst zullen gaan als er niets verandert.

Risico's van de status-quo:Wat zou er mis kunnen gaan als je niets verandert.

Stel je bijvoorbeeld voor dat je probeert te beslissen of je je mobiele app wilt reviseren. Dit is waar je overzicht eruit zou kunnen zien:

Achtergrond:We hebben een mobiele app en web-app.

Huidige prestatie:Onze mobiele app heeft 100k-gebruikers en onze web-app heeft 400K-gebruikers.

Kansen:We hebben 300K-gebruikers die de web-app gebruiken, maar niet mobiel.

Geprojecteerde toekomstige prestaties met status-quo:Adoptie van onze web-app is 50% joj gegroeid. We projecteren dit en er zullen vanaf nu 600K-gebruikers zijn. Ondertussen is de goedkeuring van onze mobiele app 10% joj gegroeid. We projecteren dit zal doorgaan en er zullen vanaf nu 110K-gebruikers zijn.

Risico's van status-quo:Gebrek aan mobiele adoptie betekent dat gebruikers minder flexibel zijn. Concurrenten met betere mobiele apps kunnen de categorie winnen, terwijl ons merk bekend wordt om een ​​slechte mobiele ervaring te hebben. Zonder een effectieve mobiele app misen we een groot aantal potentiële app-gebruikers.

Ten slotte moet uw kader de reikwijdte van uw CBA bevatten. Zoals eenprojectbereikDit maakt grenzen voor uw analyse en legt op welk type informatie u in uw berekeningen zult overwegen (plus wat u niet overwoog). Meestal omvat uw scope:

Het tijdsbestek waarover u potentiële kosten en verwachte voordelen schat. U kunt bijvoorbeeld besluiten om de projecties te beperken tot een jaar vanaf nu.

De soorten kosten en baten die u zult opnemen (of uitsluiten). U kunt bijvoorbeeld besluiten om arbeidskosten en middelen op te nemen, maar geen mogelijkheidskosten.

Hoe u kosten en baten meet. U kunt bijvoorbeeld dollarwaarden toewijzen om tastbare kosten te meten zoals arbeid en middelen en toewijzenBelangrijke prestatie-indicatoren (KPI's)om ontastbare kosten of voordelen te meten zoals merkbewustzijn.

2. Lijst en categoriseer kosten en voordelen

Vervolgens is het tijd om alle kosten en baten van uw beslissing te vermelden. Voor deze stap is het nuttig om mee te werkenbelanghebbendenU kunt dus profiteren van hun specifieke expertise (bijvoorbeeld uw IT-team zou kunnen schatten hoeveel nieuwe software zou kosten). Denk aan uw beslissing zoals een project dat u zult voltooien om uw voorgestelde handelwijze te bereiken. Stel jezelf welke middelen je nodig hebt (zoals materialen of arbeid), en wat de resultaten van je beslissing zullen zijn (zoals extra inkomsten).

Terwijl u de kosten en baten vermeldt, sorteert u ze in de volgende categorieën. Vervolgens schat u in de volgende stap dollarbedragen van elk van deze items.

Directe kosten:Kosten in verband met de productie van uw product, service of project. Dit is meestal de materialen, uitrusting of arbeid die u moet volgen op uw voorgestelde handelwijze. Dit kunnen bijvoorbeeld de directe kosten zijn van het vernieuwen van uw mobiele app: productteamuren, een contract met een gebruikerstestbedrijf en nieuwe ontwikkelingssoftware.

Indirecte kosten:Vaste kosten die niet rechtstreeks in verband staan ​​met de productie. Dit zijn meestal lopende overheadkosten die u nodig hebt om uw bedrijf-achtige huur, hulpprogramma's of transportkosten te bedienen. Deze kunnen bijvoorbeeld de indirecte kosten zijn om een ​​nieuwe mobiele app te maken: internet voor uw externe ontwikkelingsteam, plus abonnementen op nieuwe ontwikkeling enSoftware .

Immateriële kosten:Kosten die u geen dollar kunt toewijzen aan, zoals impact op merkperceptie of klanttevredenheid. Dit kan ook gelegenheidskosten bevatten, die verloren zijn gegaan wanneer u een beslissing neemt in plaats van een ander. U kunt bijvoorbeeld deze immateriële kosten opnemen voor uw app-creatieproject: verminderde tevredenheid voor potentiële desktopgebruikers. Dit is een opportunity-kosten, omdat u ervoor kiest om uw mobiele app te upgraden in plaats van een desktop-app te maken.

Kosten van potentiële risico's:Kosten geassocieerd met onverwachte wegversperringen. Met andere woorden, wat u nodig heeft om geld uit te geven als een onvoorziene gebeurtenis uw project off-track slaat. Denk aan tegenvallers die u in een project zou opnemenrisicoregister-Like inbreuken op gegevensbeveiliging, vertragingen plannen of ongeplande werkzaamheden. U kunt bijvoorbeeld deze potentiële kosten voor uw mobiele app-project noemen: overuren betalen voor ongeplande werk, gegevensbeveiligingsteeksuren om onvoorziene app privacykwesties op te lossen en spits tarieven voor het plannen van vertragingen.

Volg bij het vermelden van tastbare kosten (zoals directe en indirecte kosten), volgt u hetzelfde proces dat u zou doen bij het maken van eenproject budget. Denk aan alle taken die u nodig hebt om te voltooien op uw beslissing, vermeld vervolgens de middelen die nodig zijn voor elk leverbaar. Voor ontastbare kosten moet je een beetje meer creativiteit gebruiken. Als je vastzit, probeer dan vergelijkbare projecten die in het verleden zijn voltooid om te zien welk type impact ze hadden.

Directe voordelen:Voordelen U kunt meten met een valutawaarde, zoals de inkomsten die u zult winnen van een project. Dit kan bijvoorbeeld inkomsten uit nieuwe mobiele app-abonnementen omvatten.

Indirecte voordelen:Voordelen die u kunt waarnemen, maar kan niet meten met valutawaarden. Dit kan bijvoorbeeld een verhoogde klanttevredenheid en verbeterd merkbewustzijn omvatten.

3. Schat waarden

Nu is het tijd om de waarde van elke kostprijs te schatten en die u hebt vermeld. Dit is het meest eenvoudig voor tastbare categorieën U kunt een specifiek dollar bedrag aan-achtige directe kosten, indirecte kosten en directe voordelen toewijzen. Want immateriële categorieën zoals immateriële kosten en indirecte voordelen, wijs KPI's toe in plaats van dollarbedragen. U kunt bijvoorbeeld klanttevredenheid meten door klantcernies te volgen (het tarief waarop klanten stoppen met het gebruik van uw service). Als u kunt, gebruikt u dezelfde KPI's voor zowel kosten als voordelen, zodat u ze later gemakkelijk kunt vergelijken.

We kunnen de toekomst niet voorspellen, dus deze zijn uiteindelijk gewoon schattingen. Om uw berekeningen zo nauwkeurig mogelijk te maken, kunt u de kosten en profiteren van vergelijkbare projecten die u in het verleden hebt voltooid. Oude projecten zijn een goudmijn van historische gegevens enles geleerd. Ze kunnen u helpen de reële economische waarde van eerdere kosten en baten te zien - plus items of omstandigheden die u misschien over het hoofd hebt gezien. Met behulp van eenProject Management ToolKan deze stap eenvoudig maken - omdat al uw projectinformatie en communicatie op één plek zijn gehuisvest, kunt u gemakkelijk terugkijken op initiatieven in het verleden.

4. Analyseer kosten versus voordelen

Nu komt het leuke deel - de daadwerkelijke analyse van uw kosten en voordelen. Voordat je aan de slag gaat, zijn hier enkele belangrijke voorwaarden om in gedachten te houden:

Totale kosten:De som van alle kosten.

Totale voordelen:De som van alle voordelen.

Netto-kosten-baat:Totale voordelen minus totale kosten. Dit wordt ook netto-voordelen genoemd.

Netto contante waarde (NPV):Het verschil tussen de contante waarde van de instromen van geld en de contante waarde van gelduitstromen gedurende een bepaalde periode. In eenvoudiger termen is de netto-presentieuze waarde een dynamische manier om het netto-kosten-baatje te meten, omdat het omvat hoe uw netto-kosten-uitkering in een bepaalde periode zal veranderen.

Voordeel-kostenratio : Vertegenwoordigt de algehele relatie tussen kosten en baten gedurende een bepaalde periode. Het is in wezen het voorgestelde totale geldvoordeel gedeeld door de voorgestelde totale kassa's, maar om de berekening meer dynamischer te maken, berekent u de netto contante waarde van uw kosten en baten over de voorgestelde levensduur van uw project. Als uw voordeel-kostenratio groter is dan één, betekent dit dat ten goede komt met de kosten.

Kortingspercentages : Gebruikt om te schatten hoe de waarden van uw kosten en voordelen over een lange periode van tijd zullen veranderen, bijvoorbeeld hoe ze kunnen worden beïnvloed door de inflatie. Met andere woorden, kortingspercentages zijn in wezen een rentevoet die u van toepassing is op kosten en baten die in de toekomst zullen plaatsvinden, zodat u ze in hun huidige waarde kunt converteren. Op die manier kunt u meer nauwkeurig schatten hoeveel die kosten en voordelen vandaag de moeite waard zijn.

Gevoeligheids analyse : Bepaalt hoe onzekerheid invloed heeft op uw beslissingen, kosten en winst. U kunt bijvoorbeeld een gevoeligheidsanalyse gebruiken om de slechtste en beste scenario's voor uw beslissing te vergelijken. Als het worst-case scenario meer kosten heeft dan voordelen, kunt u naar strategieën kijken om enkele van die risico's te verzachten.

Dit zijn veel mooie termen, maar laten je dat niet afschrikken. Als u niet meer complexe berekeningen wilt opnemen zoals netto contante waarde, voordeelkostenverhouding, kortingspercentages en gevoeligheidsanalyse, hoeft u niet. Om dingen eenvoudig te houden, kunt u gewoon uw netto-kostenuitkering berekenen en daarop laten.

Als u KPI's gebruikte om immateriële kosten en voordelen te meten, kunt u die afzonderlijk vergelijken. Om KPI's te analyseren, zijn er een paar verschillende benaderingen:

Als u dezelfde KPI's heeft voor kosten en voordelen, u kunt de kosten van voordelen aftrekken om netwinsten te berekenen. Als u bijvoorbeeld een stijging van 5% in de ACCLUL-tarief inschattt, vanwege uw beslissing om een ​​desktop-app niet na te streven en een afname van 20% in de chournelheid dankzij uw nieuwe mobiele app, zou u een netto 15% afname van de karntarief hebben.

Als u verschillende KPI's hebt voor kosten en voordelen, je kunt iedereen vergelijken met de status-quo. U kunt bijvoorbeeld voorspelde churn-tarief vergelijken met uw huidige karntarief, en voorspelde adoptiekosten voor de huidige adoptiecijfers. Dit geeft u een beter idee van de grootte van deze kosten en voordelen - maar aan het eind van de dag moet u een subjectieve beslissing nemen over hoeveel u elke verschillende KPI waardeert. Als zodanig is het beter om dezelfde statistieken voor kosten en voordelen te gebruiken, zodat u ze nauwkeuriger kunt vergelijken.

5. Maak een aanbeveling

Nu u uw kosten-batenanalyse hebt voltooid (Huzza!), Kunt u een aanbeveling doen. Hier zijn enkele factoren om te overwegen voor uw beslissing:

Als uw netto-kosten-voordeel positief is, Dat betekent dat de voordelen van het project opwegen tegen de kosten. Het is echter belangrijk om de grootte van uw netto-kosten-baten te beschouwen - als het te klein is, krijgt u misschien niet veel voordeel van alle inspanningen die u hebt ingevoerd. In dat geval wilt u misschien een alternatieve beslissing overwegen.

Als uw netto-kosten-baat negatief is, Dat betekent dat uw projectkosten opleveren tegen de voordelen. In dit geval is het nuttig om te overwegen wat de grootste kosteninvoer zijn. Is er een andere aanpak die je zou kunnen nemen, dat zou sommige van die extra kosten verzachten?

Als u KPI's gebruikte om immateriële kosten en voordelen te meten, je moet die naast je netto kostenvoordeel overwegen. Als uw netto-kosten-uitkering bijvoorbeeld relatief klein was, maar u een grote afname van de karntarief hebt berekend, kan uw mobiele app-project tenslotte de moeite waard zijn.

Beperkingen van kosten-batenanalyse

Kosten-batenanalyse is een handig hulpmiddel voorGegevensgestuurde besluitvorming. Maar zoals elke schattingtechniek, is het niet perfect. Bij het beslissen of een kosten-batenanalyse of een ander besluitvormingsproces gebruiken, moet u rekening houden met deze beperkingen:

Omzet en kasstroom kunnen onvoorspelbaar zijn vanwege de veranderende marktomstandigheden.

In sommige gevallen kunnen de kosten of voordelen van een project of beslissing niet rechtstreeks worden weerspiegeld door dollarbedragen.

Waarde is subjectief wanneer u KPI's gebruikt om immateriële kosten en voordelen te meten.

Het kan moeilijk zijn om nauwkeurig alle potentiële risico's te voorspellen.

Een kosten-batenanalyse vereist een aanzienlijke tijdsverplichting om te voltooien.

Als u besluit dat een kosten-batenanalyse niet de juiste pasvorm is voor uw specifieke situatie, wilt u misschien overwegen om eenbeslissingsmatrix of beslissingsboomanalysein plaats van.

Laat uw beslissingen tellen

Een kosten-batenanalyse helpt u om gegevens te gebruiken om de best mogelijke beslissing te nemen. Dat betekent dat u afscheid kunt nemen van muntstukken en uw opties met vertrouwen kiest.

Het creëren van een kosten-batenanalyse lijkt op zich een project op zich, vooral als u met meerdere belanghebbenden werkt om de klus te klaren. Voordat u in duikt, overweeg dan met het gebruik van eenProject Management Toolom het werk te coördineren. Udn taakmanager Hiermee kunt u taken maken en toewijzen, werk organiseren en communiceren met stakeholders direct waar het werk gebeurt. U kunt ook uw volledige kosten-batenanalyse-project in kaart brengen en het opslaan als een sjabloon voor toekomstig gebruik.