Analisis Biaya-Manfaat, Demystified: 5 Langkah untuk Menjadi Keputusan yang Lebih Baik

Ringkasan

Analisis biaya-manfaat adalah proses yang membantu Anda menentukan manfaat ekonomi dari suatu keputusan, sehingga Anda dapat memutuskan apakah itu layak untuk dikejar. Ini adalah alat yang berguna ketika Anda ingin menghindari bias dalam proses pengambilan keputusan Anda - terutama ketika Anda dihadapkan dengan keputusan besar yang akan memengaruhi tim atau kesuksesan proyek Anda. Analisis biaya-manfaat dapat terasa menakutkan pada awalnya, tetapi jangan khawatir - kami telah menyederhanakan proses tersebut menjadi lima langkah konkret.

Pada tahun 1848, seorang insinyur Prancis bernama Jules Dupuu bekerja di jembatan. Sebagai ekonom amatir, dia memutuskan untuk melakukannyaJalankan percobaanUntuk menjawab pertanyaan ini: Berapa banyak yang harus dikenakan biaya pemerintah untuk menutupi biaya bangunan dan pemeliharaan? Ini mungkin terdengar sederhana, tetapi Dupsuit melempar bola curveball - ketika mempertimbangkan biaya bersih, ia mengurangi manfaat sosial jembatan akan membawa.

Menghitung manfaat sosial dari sebuah jembatan terdengar seperti puzzler, tetapi tidak untuk dupuit. Dia hanya mengukur seberapa banyak orang yang bersedia membayar untuk menggunakannya. Kemudian dengan beberapa perhitungan mewah, ia dapat merekomendasikan jumlah tol yang memperhitungkan biayanya Manfaat jembatannya.

Jadi, analisis biaya-manfaat lahir. Proses ini telah disempurnakan sejak hari Dupuit, dan sekarang ini digunakan kurang untuk menghitung tol jembatan dan lebih untuk mencari tahu jika keputusan layak secara ekonomi. Tetapi gambaran besar tetap sama - ketika datang ke pengambilan keputusan, biaya, dan tunjangan adalah kunci.

Apa itu Analisis Biaya-Manfaat (CBA)?

Analisis biaya-manfaat (juga disebut analisis biaya manfaat) adalah alat pengambilan keputusan yang membantu Anda memilih tindakan mana yang layak dikejar. Ini memberikan pandangan kuantitatif masalah, sehingga Anda dapat membuat keputusan berdasarkan bukti daripada pendapat atau bias.

Selama analisis Anda, Anda menetapkan nilai-nilai moneter dengan biaya dan manfaat dari keputusan - kemudian mengurangi biaya dari manfaat untuk menentukan keuntungan bersih. Ini membantu Anda memperkirakan manfaat ekonomi penuh (atau kekurangannya) pilihan Anda sehingga Anda dapat memutuskan apakah itu ide yang baik untuk dikejar.

Kapan Anda harus menggunakan analisis biaya-manfaat?

Analisis biaya-manfaat bekerja paling baik ketika Anda ingin memutuskan apakah akan mengejar tindakan tertentu. Ini juga membantu ketika keputusan Anda memiliki biaya dan manfaat ekonomi yang jelas. Misalnya, lebih mudah untuk membuat CBA untuk menentukan kelayakan proyek baru daripada mengevaluasi apakah sewa baru akan cocok untuk tim Anda. Itu karena sulit untuk menetapkan biaya keuangan konkret dan manfaat bagi pengalaman dan potensi kerja seseorang.

Jenis analisis ekonomi ini juga membutuhkan waktu untuk diselesaikan, jadi yang terbaik ketika Anda dihadapkan dengan keputusan besar yang akan memengaruhi tim atau kesuksesan proyek Anda. Untuk keputusan yang lebih kecil atau kurang kompleks, coba gunakan proses yang lebih sederhana seperti akeputusan matriks. .

Berikut adalah beberapa contoh kapan menggunakan analisis biaya-manfaat:

Mengembangkan yang barustrategi bisnis

Membuat.alokasi sumber dayaatau pembelian keputusan.

Memutuskan apakah akan mengejar proyek baru

Membandingkan peluang investasi

Mengukur dampak potensial atau keinginan kebijakan perusahaan baru

Menilai perubahan yang diusulkan pada struktur atau proses perusahaan Anda

5 Langkah untuk Membuat Analisis Biaya-Manfaat

Menciptakan analisis biaya-manfaat mungkin tampak menakutkan pada awalnya, tetapi kami telah menyederhanakan metodologi menjadi lima langkah konkret. Setelah Anda menjalankan proses ini sekali, Anda dapat menyesuaikan langkah-langkah ini agar sesuai dengan kebutuhan proyek atau tim spesifik Anda.

1. Buat kerangka kerja

Pertama, buat kerangka kerja yang menjabarkan tujuan analisis Anda, situasi Anda saat ini, dan ruang lingkup apa yang akan dimasukkan analisis Anda.

Kerangka kerja Anda harus mencakup komponen-komponen ini:

CBA yang sukses selalu dimulai dengan pertanyaan yang bagus. Ini membantu untuk sespesifik mungkin - misalnya, lebih mudah untuk menjawab "Haruskah kita meningkatkan aplikasi seluler kita?" daripada pertanyaan yang lebih luas seperti "Produk apa yang harus kita tingkatkan untuk mendorong adopsi?"

Tinjauan umum memberikan konteks untuk analisis Anda. Ini memberi Anda titik awal untuk bekerja, sehingga semua orang mengerti dari mana Anda berasal dan mengapa Anda mempertimbangkan perubahan. Inilah yang harus dimasukkan dalam gambaran Anda:

Latar belakang:Deskripsi singkat tentang situasi Anda saat ini.

Kinerja saat ini:Data kuantitatif untuk menunjukkan bagaimana hal-hal berjalan dalam situasi Anda saat ini.

Peluang:Setiap bidang perbaikan dari situasi Anda saat ini.

Proyeksi kinerja masa depan dengan status quo:Data kuantitatif untuk memprediksi bagaimana hal-hal akan terjadi di masa depan jika tidak ada yang berubah.

Risiko status quo:Apa yang salah jika Anda tidak mengubah apa pun.

Misalnya, bayangkan Anda mencoba memutuskan apakah akan merombak aplikasi seluler Anda. Inilah yang mungkin terlihat tinjauan umum:

Latar belakang:Kami memiliki aplikasi seluler dan aplikasi web.

Kinerja saat ini:Aplikasi seluler kami memiliki 100k pengguna dan aplikasi web kami memiliki 400K pengguna.

Peluang:Kami memiliki 300K pengguna yang menggunakan aplikasi web tetapi tidak seluler.

Proyeksi kinerja masa depan dengan status quo:Adopsi aplikasi web kami telah tumbuh 50% yoy. Kami memproyeksikan ini akan berlanjut dan akan ada 600k pengguna satu tahun dari sekarang. Sementara itu, adopsi aplikasi seluler kami telah tumbuh 10% yoy. Kami memproyeksikan ini akan berlanjut dan akan ada 110k pengguna satu tahun dari sekarang.

Risiko status quo:Kurangnya adopsi seluler berarti pengguna memiliki fleksibilitas yang lebih sedikit. Pesaing dengan aplikasi seluler yang lebih baik dapat memenangkan kategori, sementara merek kami dapat dikenal karena memiliki pengalaman mobile yang buruk. Tanpa aplikasi seluler yang efektif, kami kehilangan sejumlah besar pengguna aplikasi potensial.

Akhirnya, kerangka kerja Anda harus mencakup ruang lingkup CBA Anda. Sepertiruang lingkup proyek, Ini menciptakan batas untuk analisis Anda dan menjabarkan jenis informasi apa yang akan Anda pertimbangkan dalam perhitungan Anda (ditambah apa yang tidak akan Anda pertimbangkan). Biasanya, ruang lingkup Anda meliputi:

Kerangka waktu di mana Anda akan memperkirakan biaya potensial dan manfaat yang diharapkan. Misalnya, Anda dapat memutuskan untuk membatasi proyeksi hingga satu tahun dari sekarang.

Jenis-jenis biaya dan manfaat yang akan Anda sertakan (atau tidak termasuk). Misalnya, Anda dapat memutuskan untuk memasukkan biaya tenaga kerja dan sumber daya, tetapi bukan biaya peluang.

Bagaimana Anda akan mengukur biaya dan manfaat. Misalnya, Anda dapat menetapkan nilai dolar untuk mengukur biaya nyata seperti tenaga kerja dan sumber daya, dan menetapkanIndikator Kinerja Utama (KPI)untuk mengukur biaya tidak berwujud atau manfaat seperti kesadaran merek.

2. Daftar dan kategorikan biaya dan manfaat

Selanjutnya, saatnya untuk mendaftarkan semua biaya dan manfaat dari keputusan Anda. Untuk langkah ini, sangat membantu untuk berkolaborasi denganStakeholder.Jadi, Anda dapat memperoleh manfaat dari keahlian spesifik mereka (misalnya, tim TI Anda akan dapat memperkirakan berapa biaya perangkat lunak baru). Pikirkan keputusan Anda seperti proyek yang akan Anda selesaikan untuk mencapai tindakan yang Anda usulkan. Tanyakan pada diri sendiri sumber daya apa yang Anda butuhkan (seperti bahan atau tenaga kerja), dan apa hasil keputusan Anda (seperti pendapatan tambahan).

Saat Anda mendaftar biaya dan manfaat, urutkannya ke dalam kategori berikut. Kemudian pada langkah berikutnya, Anda akan memperkirakan jumlah dolar dari masing-masing item ini.

Biaya langsung:Biaya yang terkait dengan produksi produk, layanan, atau proyek Anda. Ini biasanya bahan, peralatan, atau tenaga kerja yang perlu Anda tindak lanjuti pada tindakan yang Anda usulkan. Misalnya, ini bisa menjadi biaya langsung untuk memperbaiki aplikasi seluler Anda: Jam tim produk, kontrak dengan perusahaan pengujian pengguna, dan perangkat lunak pengembangan baru.

Biaya tidak langsung:Biaya tetap yang tidak terkait langsung dengan produksi. Ini biasanya merupakan biaya overhead yang berkelanjutan yang Anda butuhkan untuk mengoperasikan sewa, utilitas, atau biaya transportasi seperti bisnis Anda. Misalnya, ini mungkin merupakan biaya tidak langsung untuk membuat aplikasi seluler baru: Internet untuk tim pengembangan jarak jauh Anda, ditambah berlangganan untuk pengembangan baru danPerangkat Lunak Kolaborasi .

Biaya tidak berwujud:Biaya yang Anda tidak dapat menetapkan jumlah dolar, seperti dampak terhadap persepsi merek atau kepuasan pelanggan. Ini juga dapat mencakup biaya peluang, yang kehilangan peluang ketika Anda membuat satu keputusan, bukan yang lain. Misalnya, Anda dapat memasukkan biaya tidak berwujud untuk proyek pembuatan aplikasi Anda: penurunan kepuasan bagi calon pengguna desktop. Ini adalah biaya peluang, karena Anda memilih untuk memutakhirkan aplikasi seluler Anda alih-alih membuat aplikasi desktop.

Biaya potensi risiko:Biaya yang terkait dengan hambatan yang tak terduga. Dengan kata lain, apa yang Anda perlukan untuk menghabiskan uang jika acara yang tidak terduga mengetuk proyek Anda di luar jalur. Pikirkan kemunduran yang akan Anda sertakan dalam suatu proyekDaftar Risiko-Seperti pelanggaran keamanan data, penundaan penjadwalan, atau pekerjaan yang tidak direncanakan. Misalnya, Anda mungkin mencantumkan biaya potensial untuk proyek aplikasi seluler Anda: Bayar lembur untuk pekerjaan yang tidak direncanakan, jam tim keamanan data untuk menyelesaikan masalah privasi aplikasi yang tidak terduga, dan tingkat terburu-buru untuk mengakomodasi penundaan penjadwalan.

Saat mendaftarkan biaya nyata (seperti biaya langsung dan tidak langsung), ikuti proses yang sama dengan yang Anda lakukan saat membuat aanggaran proyek. Pikirkan semua tugas yang perlu Anda selesaikan untuk menindaklanjuti keputusan Anda, maka daftarkan sumber daya yang diperlukan untuk setiap hasil. Untuk biaya tidak berwujud, Anda harus menggunakan sedikit lebih banyak kreativitas. Jika Anda terjebak, coba lihat proyek serupa yang telah selesai di masa lalu untuk melihat jenis dampak apa yang mereka miliki.

Manfaat Langsung:Manfaat yang dapat Anda ukur dengan nilai mata uang, seperti pendapatan yang akan Anda peroleh dari suatu proyek. Misalnya, ini dapat mencakup pendapatan dari langganan aplikasi seluler baru.

Manfaat Tidak Langsung:Manfaat yang dapat Anda anggap tetapi tidak dapat mengukur dengan nilai mata uang. Misalnya, ini dapat mencakup peningkatan kepuasan pelanggan dan peningkatan kesadaran merek.

3. Perkirakan nilai

Sekarang saatnya memperkirakan nilai setiap biaya dan manfaat yang telah Anda daftarkan. Ini paling mudah untuk kategori nyata Anda dapat menetapkan jumlah dolar tertentu untuk-seperti biaya langsung, biaya tidak langsung, dan manfaat langsung. Untuk kategori tidak berwujud seperti biaya tidak berwujud dan manfaat tidak langsung, tetapkan KPI sebagai pengganti jumlah dolar. Misalnya, Anda dapat mengukur kepuasan pelanggan dengan melacak tingkat churn pelanggan (tingkat di mana pelanggan berhenti menggunakan layanan Anda). Jika Anda dapat, gunakan KPI yang sama untuk biaya dan manfaat sehingga Anda dapat dengan mudah membandingkannya nanti.

Kita tidak dapat memprediksi masa depan, jadi ini pada akhirnya hanya perkiraan. Untuk membuat perhitungan Anda seakurat mungkin, coba bandingkan biaya dan manfaat dari proyek serupa yang telah Anda selesaikan di masa lalu. Proyek lama adalah tambang emas dari data historis danPelajaran yang Dipakai. Mereka dapat membantu Anda melihat nilai ekonomi kehidupan nyata dari biaya masa lalu dan manfaat - ditambah barang atau keadaan yang mungkin Anda abaikan. Menggunakan sebuahAlat Manajemen Proyek.Dapat membuat langkah ini mudah - karena semua informasi dan komunikasi proyek Anda bertempat di satu tempat, Anda dapat dengan mudah melihat kembali inisiatif masa lalu.

4. Menganalisis biaya vs. Manfaat

Sekarang datang bagian yang menyenangkan - analisis sebenarnya dari biaya dan manfaat Anda. Sebelum Anda mulai, berikut adalah beberapa istilah penting yang perlu diingat:

Biaya total:Jumlah dari semua biaya.

Total manfaat:Jumlah dari semua manfaat.

Biaya Biaya Bersih:Total Manfaat Minus Total Biaya. Ini juga disebut manfaat bersih.

Nilai bersih sekarang (NPV):Perbedaan antara nilai arus kas masuk saat ini dan nilai arus keluar uang saat ini selama periode waktu tertentu. Dalam istilah yang lebih sederhana, nilai sekarang bersih adalah cara yang lebih dinamis untuk mengukur manfaat biaya bersih, karena itu mencakup bagaimana manfaat biaya bersih Anda akan berubah selama periode waktu tertentu.

Rasio biaya manfaat : Mewakili hubungan keseluruhan antara biaya dan manfaat selama periode waktu tertentu. Ini pada dasarnya, total manfaat tunai yang diusulkan dibagi dengan total biaya tunai yang diusulkan - tetapi untuk membuat perhitungan lebih dinamis, Anda menghitung nilai sekarang dari biaya dan manfaat Anda atas masa pakai proyek Anda yang diusulkan. Jika rasio biaya manfaat Anda lebih besar dari satu, itu berarti manfaat lebih besar daripada biaya.

Tingkat diskon : Digunakan untuk memperkirakan bagaimana nilai-nilai biaya dan manfaat Anda akan berubah dalam waktu yang lama - misalnya, bagaimana mereka dapat dipengaruhi oleh inflasi. Dengan kata lain, tingkat diskon pada dasarnya adalah tingkat bunga yang Anda terapkan pada biaya dan manfaat yang akan terjadi di masa depan, sehingga Anda dapat mengubahnya menjadi nilai sekarang. Dengan begitu, Anda dapat lebih akurat memperkirakan berapa banyak biaya dan manfaat itu akan bernilai hari ini.

Analisis Sensitivitas : Menentukan bagaimana ketidakpastian mempengaruhi keputusan, biaya, dan keuntungan Anda. Misalnya, Anda dapat menggunakan analisis sensitivitas untuk membandingkan skenario terburuk dan kasus terbaik untuk keputusan Anda. Jika skenario terburuk memiliki lebih banyak biaya daripada manfaat, Anda dapat melihat strategi untuk memitigasi beberapa risiko tersebut.

Ini adalah banyak istilah mewah, tetapi jangan biarkan itu menakut-nakuti Anda. Jika Anda tidak ingin memasukkan perhitungan yang lebih kompleks seperti nilai sekarang, rasio biaya manfaat, tingkat diskonto, dan analisis sensitivitas, Anda tidak perlu melakukannya. Untuk menjaga hal-hal sederhana, Anda dapat menghitung manfaat biaya bersih Anda dan membiarkannya.

Jika Anda menggunakan KPI untuk mengukur biaya dan manfaat yang tidak berwujud, Anda dapat membandingkannya secara terpisah. Untuk menganalisis KPI, ada beberapa pendekatan berbeda:

Jika Anda memiliki KPI yang sama untuk biaya dan manfaat, Anda dapat mengurangi biaya dari manfaat untuk menghitung keuntungan bersih. Misalnya, jika Anda memperkirakan kenaikan 5% dalam tingkat churn karena keputusan Anda untuk tidak mengejar aplikasi desktop dan penurunan 20% dalam tingkat churn karena aplikasi seluler Anda yang baru, Anda akan memiliki penurunan laju churn 15%.

Jika Anda memiliki KPI yang berbeda untuk biaya dan manfaat, Anda dapat membandingkan masing-masing dengan status quo. Misalnya, Anda dapat membandingkan tingkat churn yang diprediksi ke tingkat churn Anda saat ini, dan memperkirakan tingkat adopsi untuk tingkat adopsi saat ini. Ini memberi Anda ide yang lebih baik tentang besarnya biaya dan manfaat-tetapi pada akhirnya, Anda harus membuat keputusan subjektif tentang seberapa banyak Anda menghargai setiap KPI yang berbeda. Dengan demikian, lebih baik menggunakan metrik yang sama untuk biaya dan manfaat sehingga Anda dapat membandingkannya dengan lebih tepat.

5. Buat rekomendasi

Sekarang Anda telah menyelesaikan analisis biaya-manfaat Anda (Huzzah!), Anda dapat membuat rekomendasi. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan untuk keputusan Anda:

Jika manfaat biaya bersih Anda positif, Itu berarti manfaat dari proyek ini melebihi biaya. Namun, penting untuk mempertimbangkan ukuran manfaat-biaya bersih Anda - jika terlalu kecil, Anda mungkin tidak mendapat banyak manfaat dari semua upaya yang Anda masukkan. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan keputusan alternatif.

Jika manfaat biaya bersih Anda negatif, Itu berarti biaya proyek Anda lebih besar daripada manfaatnya. Dalam hal ini, sangat membantu untuk mempertimbangkan apa input biaya terbesar. Apakah ada pendekatan yang berbeda yang bisa Anda ambil yang akan mengurangi beberapa biaya tambahan itu?

Jika Anda menggunakan KPI untuk mengukur biaya dan manfaat yang tidak berwujud, Anda perlu mempertimbangkan mereka yang merupakan manfaat biaya bersih Anda. Misalnya, jika manfaat biaya bersih Anda relatif kecil tetapi Anda menghitung penurunan besar pada tingkat churn, proyek aplikasi seluler Anda mungkin layak untuk dikejar.

Keterbatasan Analisis Biaya-Manfaat

Analisis biaya-manfaat adalah alat praktis untukPengambilan keputusan yang digerakkan oleh data. Tapi seperti teknik estimasi, itu tidak sempurna. Ketika memutuskan apakah akan menggunakan analisis biaya-manfaat atau proses pengambilan keputusan lainnya, ingatlah keterbatasan ini:

Pendapatan dan arus kas dapat tidak dapat diprediksi karena perubahan kondisi pasar.

Dalam beberapa kasus, biaya atau manfaat suatu proyek atau keputusan tidak dapat langsung tercermin dengan jumlah dolar.

Nilai bersifat subyektif ketika Anda menggunakan KPI untuk mengukur biaya dan manfaat yang tidak berwujud.

Mungkin sulit untuk secara akurat memprediksi semua risiko potensial.

Analisis biaya-manfaat membutuhkan komitmen waktu yang signifikan untuk menyelesaikan.

Jika Anda memutuskan bahwa analisis biaya-manfaat bukanlah cocok untuk situasi khusus Anda, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk membuatkeputusan matriksatauAnalisis Pohon Keputusanalih-alih.

Buat keputusan menghitung

Analisis biaya-manfaat membantu Anda menggunakan data untuk membuat keputusan terbaik. Itu berarti Anda dapat mengucapkan selamat tinggal pada koin membalik dan memilih opsi Anda dengan percaya diri.

Menciptakan analisis biaya-manfaat dapat tampak seperti proyek sendiri, terutama jika Anda bekerja dengan banyak pemangku kepentingan untuk menyelesaikan pekerjaan. Sebelum Anda menyelam, pertimbangkan untuk menggunakanAlat Manajemen Proyek.untuk mengoordinasikan pekerjaan. UDN Task Manager. Memungkinkan Anda membuat dan menetapkan tugas, mengatur pekerjaan, dan berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan langsung di mana pekerjaan terjadi. Anda juga dapat memetakan seluruh proyek analisis biaya-manfaat Anda dan menyimpannya sebagai templat untuk penggunaan di masa depan.