8 שלבים ליצירת תוכנית חירום כדי למנוע סיכונים עסקיים
סיכום
תוכנית מגירה עסקית היא אסטרטגיית גיבוי עבור הצוות שלך או ארגון. זה מניח איך להגיב אם אירועים בלתי צפויים לדפוק את התוכניות שלך מחוץ למסלול איך אתה יכול אם תאבד לקוח מפתח, או מה תעשה אם שירות התוכנה שלך יורד יותר משלוש שעות. קבל הוראות צעד אחר צעד כדי ליצור תוכנית מגירה אפקטיבית, אז אם לא צפוי קורה, הצוות שלך יכול באביב לפעולה ולקבל דברים בחזרה על המסלול.
אף אחד לא רוצה לתכנן להיכשל - אבל לאחר תוכנית חזקה B במקום היא הדרך הטובה ביותר להיות מוכן לכל מצב. עם תוכנית גיבוי מוצק, אתה יכול להגיב ביעילות לאירועים בלתי צפויים ביעילות ולחזור על המסלול במהירות האפשרית.
תוכנית חירום היא אסטרטגיה פרואקטיבית כדי לעזור לך לטפל בהתפתחויות שליליות ולהבטיח המשכיות עסקית. במאמר זה, למד כיצד ליצור תוכנית חירום לאירועים בלתי צפויים ולבנות אסטרטגיות שחזור כדי להבטיח את העסק שלך נשאר בריא.
מהו תוכנית מגירה עסקית?
תוכנית מגירה עסקית היא אסטרטגיה של האופן שבו הארגון שלך יגיב לאירועים חשובים או עסקיים קריטיים הדפוק את התוכניות המקוריות שלך מחוץ למסלול. הוצא להורג כראוי, תוכנית מגירה עסקית יכולה להקטין את הסיכון ולעזור לך לחזור לעסקים כרגיל - מהר ככל האפשר.
ייתכן שאתה מכיר את התוכניות המגירה להגיב על אסונות טבע, עסקים וממשלות בדרך כלל ליצור תוכניות מגירה עבור התאוששות מאסון לאחר שיטפונות, רעידות אדמה, או טורנדו.
אבל תוכניות מגירה חשובות בדיוק לסיכונים עסקיים. לדוגמה, אתה עלול ליצור תוכנית מגירה מתווה את מה שתעשה אם המתחרים הראשוניים שלך מיזוג או איך אתה יכול לאבד לקוח מפתח. אתה יכול אפילו ליצור תוכנית מגירה עבור התרחשויות קטנות יותר שיש להם השפעה גדולה כמו שירות התוכנה שלך יורד במשך יותר משלוש שעות.
ההבדל בין תוכנית מגירה עסקית לתוכנית ניהול סיכוני הפרויקט
ניהול סיכוני הפרויקטהוא תהליך של זיהוי, ניטור וטיפול בסיכונים ברמת הפרויקט. החל ניהול סיכוני הפרויקט בתחילתתהליך תכנון הפרויקטכדי להתכונן לכל סיכונים שעשויה לבוא. לשם כך, ליצור רישום סיכון כדי לזהות ולפקח על סיכוני פרויקטים פוטנציאליים. אם סיכון קורה, אתה יכול להשתמש בסיכון שלך להירשם באופן פרואקטיבי למקד כי סיכון ולפתור אותו מהר ככל האפשר.
תוכנית מגירה דומה לתוכנית ניהול סיכוני הפרויקט משום שהיא מסייעת לך לזהות ולפתור סיכונים. עם זאת, תוכנית מגירה עסקית צריכה לכסות סיכונים כי טווח פרויקטים מרובים או אפילו סיכונים העלולים להשפיע על מחלקות מרובות. כדי ליצור תוכנית מגירה, לזהות ולהכין סיכונים גדולים, עסקיים ברמה.
8 שלבים לתכנון מגירה
ניתן ליצור תוכנית מגירה ברמות שונות של הארגון שלך. לדוגמה, אם אתה צוות להוביל, אתה יכול ליצור תוכנית חירוך עבור הצוות שלך או המחלקה. לחלופין, מנהלי החברה צריכים ליצור תוכניות מגירה עסקיות למצבים שיכולים להשפיע על הארגון כולו.
כאשר אתם יוצרים את תוכנית המגירה שלך, הקפד להעריך את הסבירות והחומרה של כל סיכון. לאחר מכן, לאחר שיצרת את התוכנית שלך או תוכניות - קבל את זה אושרה על ידי מנהל שלך או ראש המחלקה. בדרך זו אם אירוע שלילי מתרחש, הצוות שלך יכול לקפוץ לפעולה במהירות לפתור את הסיכון מבלי לחכות לאישורים.
1. בצע רשימה של סיכונים
לפני שתוכל לפתור סיכונים, תחילה עליך לזהות אותם. התחל על ידי ביצוע רשימה של כל הסיכונים שעלולים להשפיע על החברה שלך. זכור: ישנן רמות שונות של תכנון מגירה - אתה יכול להיות מתכנן את העסק, המחלקה או רמת התוכנית. ודא תוכניות המגירה שלך מיושרים עם היקף ואת גודל הסיכונים שאתה אחראי לטיפול.
תוכנית מגירה היא מאמץ גדול בקנה מידה, ולכן להחזיק סיעור מוחות עם בעלי העניין הרלוונטיים לזיהוי ולדון הסיכונים הפוטנציאליים. אם אתה לא בטוח מי צריך להיכלל סיעור המוחות שלך, ליצור מפת ניתוח בעלי ענייןלזהות מי צריך להיות מעורב.
2. לשקול את סיכונים מבוססים על חומרה וסבירות
אתה לא צריך ליצור תוכנית מגירה לכל סיכון לך ערוכים. ברגע שאתה מתאר סיכונים ואיומים פוטנציאליים, עבודה עם בעלי העניין לזהות את ההשפעה הפוטנציאלית של כל סיכון.
אמוד כול סיכון על בסיס שני מדדים: חומרת ההשפעה אם הסיכון היה לקרות, ואת הסבירות של סיכון התרחשות. בשלב הערכת סיכונים, להקצות לכל סיכון בחומרה הסבירות-מומלץ להשתמש גבוהה, בינונית ונמוכה.
3. זהה סיכונים חשוב
לאחר שתקצה בחומרה סבירה לכול סיכון, זה תלוי בך ובעלי העניין שלך להחליט איזה סיכונים הם חשוב כתובת. לדוגמה, אתה בהחלט צריך ליצור תוכנית מגירה עבור סיכון זה סבירות גבוהה וחומרה גבוהה, ואילו אתה כנראה לא צריך ליצור תוכנית מגירה עבור סיכון זה סבירות נמוכה וחומרה נמוכה.
אתה ובעלי העניין שלך צריך להחליט היכן למתוח את הקו. לדוגמא, מה אתה הולך לעשות בקשר לסיכוני חומרה נמוכה אבל סבירות גבוהה? מה לגבי סיכונים כי הם בדרגת חומרה גבוהה, אך סבירות נמוכה יחסית?
הנה כמה הסיכונים השונים יכולים לשחק בחוץ, ואת תוכנית מגירה פוטנציאל תרחיש הצוות שלך עלול לנחות על:
חומרה גבוהה סבירות גבוההאוֹחומרת בינוני סבירות גבוהה.צור תוכניות מגירות חזקות לסיכונים אלה. ודא שיש לך תכנית הקלה חזקה במקום אם הסיכונים הללו קורים, כך שתוכל לחדש את פעילות עסקית רגילה מהר ככל האפשר.
חומרה גבוהה סבירות בינונית.יצירת תוכנית מגירה עבור סיכונים אלה, כמו גם. למרות שהם פחות סבירים שיקרו, הם יכולים להשפיע בצורה ניכרת על הפונקציות העסקיות שלך אם הם עושים. יזום תכנון עבור התרחיש הגרוע ביותר יכול לעזור לך להגיב לאירועים בלתי צפויים יותר מהר.
חומרה גבוהה סבירות נמוכה.כמו כן כדאי ליצור תוכניות מגירה עבור סיכונים אלה. ההבדל היחיד עבור תוכניות המגירות אלה הוא מי כדאי לשתף אותם עם ברגע שהם יהיו מלאים. שקול שיתוף תוכניות אלה עם פחות אנשים שכן הם פחות רלוונטיים.
חומרה בינונית ו סבירות בינוניתאוֹחומרה נמוכה סבירות גבוהה.שקול ליצור תוכניות מגירה עבור סיכונים אלה. אולי כדאי לקיים פגישה בעלי עניין קטן עבור תוכניות מגירה אלה או לנקוט בגישה קפדנית פחות לתכניות לשעת חירום. אבל בעל תכנית ב 'כללי של מה שאתה עושה אם סיכונים מסוימים לקרות-במיוחד אם הם עלולים לקרות-הוא אסטרטגית פרואקטיבית טובה.
חומרה בינונית ו סבירות נמוכה , חומרה נמוכה סבירות בינוני, אוחומרה נמוכה סבירות נמוכה.אין ליצור תוכנית מגירה סיכונים אלה. אלו סיכונים כנראה לא יקרה, והם לא ישפיעו פונקציות עסקיות שלך מאוד אם הם עושים. עם זאת, לעשות תכנית לחזור אלה מסתכנים מדי פעם כדי להעריך אם חומרת הסבירות השתנתה.
4. יצירת תוכניות מגירה עבור הסיכונים הגדולים
יצירת תוכנית מגירה לכל סיכון שזיהית כחשובים. כחלק כי תוכנית מגירה, לתאר את הסיכון, סיעור מוחות מה הצוות שלך יעשה אם הסיכון יתממש. כל תוכנית צריכה לכלול את כל הצעדים שעליך לנקוט כדי לחזור לעסקים כרגיל.
תכנית המגירה שלך צריכה לכלול מידע על:
טריגרים כי יקבע תכנית זו לתנועה
התגובה המיידית
מי צריך להיות מעורב והודיע
אחריות מפתח, כוללתרשים RACI.אם נחוץ
ציר הזמן של התגובה שלך (דברים מיידיים כלומר, לא ניתן לעשות מול לטווח ארוך דברים לעשות)
לדוגמה, נניח שזיהית מחסור בצוות פוטנציאלי כסיכון סביר וחמור. זה היה להשפיע באופן משמעותי את הפעולות הנורמליות, כך שאתה רוצה ליצור תוכנית חירום להתכונן עבורו. לכל אדם על הצוות שלך יש מיומנות מיוחדת מאוד, וזה יהיה קשה לנהל את האחריות צוות אם יותר מאדם אחד נשאר באותו זמן. תוכנית המגירה שלך עשויה לכלול מי יכול לכסות פרויקטים מסוימים או תהליכים בעת לשכור מילוי, או כיצד לשפר את תיעוד הקבוצה כדי למנוע מיומנויות שנעשו.
5. קבל אישור לתוכנית המגירה שלך
ודא שמנהיגי החברה הרלוונטיים יודעים על התוכנית ומסכים עם מהלך הפעולה שלך. זה רלוונטי במיוחד אם אתה יוצר תוכניות ברמת צוות או מחלקת. על ידי יצירת תוכנית חירוך, אתה מעצים את הצוות שלך להגיב במהירות לסיכון, אבל אתה רוצה לוודא כי מהלך הפעולה הוא הנכון. בנוסף, טרום אישור יאפשר לך להגדיר את התוכנית בתנועה עם ביטחון לדעת שאתה על המסלול הנכון - ובלי צורך לבקש אישורים מראש.
6. הפצת תוכניות המגירה שלך
לאחר שיצרת את תוכניות המגירה שלך, לחלוק אותן עם האנשים הנכונים. ודא שכולם יודעים מה תעשה, אז אם וכאשר מגיע הזמן, אתה יכול לשמש במהירות וללא חלק ככל האפשר. שמור על תוכניות המגירה שלך במקור מרכזי של האמת, כך שכולם יכולים בקלות לגשת אליהם במידת הצורך.
יצירת פרויקט בפלטפורמת ניהול עבודה היא דרך מצוינת של הפצת התוכנית ולהבטיח לכולם יש מדריך צעד אחר צעד כיצד לחוקק אותו.
7. לפקח על תוכניות המגירה שלך
סקור את תוכנית המגירה שלך לעתים קרובות כדי לוודא שהוא עדיין מדויק. קח בחשבון סיכונים חדשים או הזדמנויות חדשות, כמו שכר חדש או נוף עסקי משתנה. אם מנהיג מנהיג חדש מצטרף לצוות, הקפד לשטח את תוכנית המגירה עבור סקירה שלהם גם כן.
8. יצירת תוכניות מגירה חדשה במידת הצורך
זה נהדר אם יצרת תוכניות מגירה עבור כל הסיכונים שמצאת, אבל לוודא שאתה ניטור כל הזמן עבור סיכונים חדשים. אם אתה מגלה סיכון חדש, ויש לה חומרת גבוהה מספיק או סבירות, ליצור תוכנית מגירה חדשה עבור הסיכון הזה. כמו כן, אתה יכול להסתכל אחורה על התוכניות שלך ולהבין כי כמה תרחישים לך פעם מודאג לא צפוי לקרות או, אם הם עושים, הם לא ישפיעו על הצוות שלך.
תכנון מגרסות משותף - וכיצד להימנע מהם
תוכנית מגירה היא כלי רב עוצמה כדי לעזור לך לחזור פונקציות עסקיות רגילות במהירות. כדי להבטיח את תהליך התכנון המגירה שלך חלק ככל האפשר, תיזהר מכשולים נפוצים, כמו:
חוסר לקנות
זה לוקח הרבה עבודה כדי ליצור תוכנית חירוך, אז לפני שתתחיל, ודא שיש לך תמיכה של בעלי עניין המבצעת. כאשר אתה יוצר את התוכנית שלך, ברציפות לבדוק עם נותני החסות שלך כדי לוודא שאתה מטופל סיכונים מפתח וכי תוכנית הפעולה שלך מוצק. על ידי כך, אתה יכול להבטיח לבעלי העניין שלך לראות את תוכנית המגירה שלך כמו משהו שהם יכולים לקבל מאחור.
הטיה נגד "תוכנית B" בסגנון חשיבה
כמה תרבויות החברה לא אוהבים לחשוב על תוכנית B- הם אוהבים לזרוק כל מה שיש להם בתכנון א 'ומקווים שזה עובד. אבל לחשוב ככה יכול למעשה לחשוף את הצוות שלך לסיכונים יותר מאשר אם אתה יוצר באופן יזום תוכנית ב.
תחשוב על זה כמו לבדוק את מזג האוויר לפני הולך שיט אז אתה לא בטעות להיתפס בסערה. תשע פעמים מתוך עשרה, יום שמש ברור לא יסתובב פתאום סוער, אבל זה תמיד טוב יותר להיות מוכן. יצירת תוכנית חירוך יכולה לעזור לך להבטיח כי, אם אירוע שלילי מתרחש, החברה שלך יהיה מוכן להתמודד עם זה ולהקפיץ בחזרה מהר ככל האפשר.
תוכניות מגרסות חד-פעמית
זה לוקח הרבה עבודה לשים תוכנית חירום יחד. לפעמים לאחר שתסיים, זה יכול להיות מפתה לשקול את זה עבודה טובה ולשכוח את זה. אבל הקפד לתזמן תזכורות קבועות (אולי פעם או פעמיים בשנה) כדי לבדוק ולעדכן את תוכנית המגירה שלך במידת הצורך. אם סיכונים חדשים צצים, או אם הפעילות העסקית שלך משתנה, עדכון תוכנית המגירה שלך יכול להבטיח שיש לך את התגובה הטובה ביותר לאירועים שליליים.
יצרת תוכנית חירום - עכשיו מה?
תוכנית חירה יכולה להיות הרבה עבודה כדי ליצור, אבל אם אי פעם צריך להשתמש בו, אתה תהיה שמח שעשית אחד. אבל בנוסף ליצירת תוכנית חירום חזקה, הקפד לשמור על התוכנית שלך עדכני.
להיות פרואקטיבי יכול לעזור לך להקטין סיכונים לפני שהם מתרחשים - כדי לוודא לתקשר תוכנית המגירה שלך לחברי הצוות אשר יהיה אחראי על ביצוע אותם אם הסיכון קורה. אל תעזוב את תוכנית המגירה שלך במסמך כדי לאסוף אבק לאחר יצירתו, אתה צריך להשתמש בו אם יהיה צורך!
לאחר יצרת את התוכנית, הקפד לאחסן אותו במיקום מרכזי שכולם יכולים לגשת, כמופלטפורמת ניהול עבודה. אם זה מגיע הזמן להשתמש באחת מתוכניות המגירה שלך, לאחסן אותם במיקום נגיש מרכזי יכול לעזור לצוות שלך להפוך במהירות תוכניות לפעולה.
