Como criar um cronograma de projeto em 7 etapas simples

Gerenciando um projeto? Visualização de trabalho em uma linha do tempo - em vez de uma planilha ou lista desorganizada para fazer - é um dosBenefícios do gerenciamento de projetos. Uma linha do tempo pode mostrar como todas as peças do seu plano se encaixam. Então, por que você ainda não fez um? Sem a tecnologia certa, criar um cronograma de projeto pode ser confuso e manual.

Não se preocupe mais. Aqui está um exemplo passo a passo para criar um cronograma de projeto - não importa o seu cargo, indústria ou departamento. Siga estas etapas e aprenda a construir cronogramas de projeto que o colocassem no banco do motorista eConstrua seu próprio modelo de cronograma de projeto .

1. Crie um breve projeto

Para manter todos os interessados ​​do projeto alinhados no plano, todo projeto deve começar com umresumo do projeto. Ele serve como roteiro e é uma maneira de explicar o propósito, metas, marcos e visão do projeto geral. Aqui estão algumas perguntas para responder em seu breve:

Quais são seusmetasPara o projeto, tanto internamente quanto externamente?

Quais partes interessadas internas e externas fazem parte do projeto? Quais são seus papéis?

Qual é o prazo para o projeto?

O que são asMarcos importantesdo projeto?

Vamos colocar este passo em prática. Você é responsável pelo planejamento do jantar de apreciação do cliente deste ano. Seu objetivo pessoal para o evento é ser comoorganizado, produtivo e eficiente possível. Você está confiante de que você pode fazer isso e entender tudo começa juntando um breve resumo para o seu evento. Suas respostas para as quatro perguntas listadas acima são:

Quais são seus objetivos para o projeto, tanto internamente quanto externamente?

O objetivo interno é planejar um evento de cliente de alto impacto abaixo de US $ 15.000. O objetivo externo é obter uma taxa de 50% de RSVP e taxa de atendimento de 80%.

Quais partes interessadas internas e externas fazem parte do projeto?

As partes interessadas internas são o Comitê de Planejamento do Evento (João, Sam, Tara, Linda), o VP do Sucesso do Cliente e a equipe de marketing. Externamente, as partes interessadas incluem todos os clientes atuais e certos fornecedores (companhia de catering, local de eventos, etc.).

Qual é o prazo para o projeto?

O planejamento do projeto começa em 15 de janeiro e o evento acontecerá em 30 de agosto.

Quais tarefas devem ser consideradas marcos no projeto?

Publicando a página de registro, garantindo o local e assinando certos fornecedores.

Depois de ter seu projeto resumido e objetivos descritos, você estará pronto para trabalhar para trás e descobrir todas as etapas necessárias para levar para chegar lá e você pode começar a criar um cronograma de projeto.

2. Liste seu to-dos

Para ter uma linha do tempo de projeto bem-sucedida, você precisará criar uma lista de tudo que precisará acontecer durante o processo de planejamento do projeto todo o caminho para a sua entrega final, seja um relatório ou um evento. Pense grandes e pequenos em termos de etapas. Quaisquer tarefas que o ajudem a obter seu projeto concluída no prazo e no orçamento devem continuar nesta lista.

Neste ponto, não se preocupe muito com a ordem de todos os seus passos ou quando você precisar fazer com que eles fizeremos isso, vamos cobrir isso mais tarde.

Por exemplo, o colapso para o nosso jantar de apreciação do cliente pode parecer isso:

Escreva um plano de eventos

Finalize o orçamento

Confirme o local do evento

Selecione Catering.

Escolha o tema do evento

Conceitos criativos de design para evento

Configurar uma página de RSVP

Enviar convites

Anuncie evento

Ordem Swag.

Teste A / V

Finalize apresentações

Prepare toda a garantia e ganhos do evento

Dia de verificação

Para passos mais longos ou mais complexos, divida-os em subtarefas menores e fáceis de digerir. Não só ajudará você a descobrir o verdadeiro escopo de um passo, mas também garantirá que você não se esqueça de nenhum pequeno detalhe e torne-o mais manejável.

Em nosso exemplo de evento, para fazer o passo "Select Catering" menos esmagador, dividiríamos esta parte do projeto em peças digestíveis:

Crie uma lista de possíveis fornecedores

Obtenha citações de cada lateral

Compare citações e menus

Conheça com as principais escolhas

Escolha Caterer.

Finalize o contrato

3. Estimar quanto tempo cada passo levará

Depois de ter uma lista abrangente de cada passo em seu projeto, você alocará uma quantidade de tempo cada vai levar para ser concluída. Ao fazer isso, equilíbrio dando tempo suficiente para obter tarefas concluídas e permanecendo dentro do seu período geral. Depois de saber quanto tempo cada tarefa será capaz de planejar e sequenciar corretamente cada tarefa para criar um rodovipo de projeto.

Continuando com nosso Exemplo de Evento de Apreciação do Cliente, vamos pegar o passo "Select Catering", junto com cada uma de suas subtarefas e estimar quanto tempo as tarefas individuais serão necessárias.

Selecione Catering (9 semanas)

Crie uma lista de possíveis fornecedores (1 semana)

Obtenha citações de cada caterificador (3 semanas)

Compare citações e menus (1 semana)

Conheça com as principais escolhas (2 semanas)

Escolha Caterer (1 semana)

Finalize o contrato (1 semana)

Com base em nossas projeções de tempo, o processo de selecionar uma empresa de catering fará um total de nove semanas. Ao trabalhar para trás, você pode determinar quando precisar iniciar nesta etapa específica e preencher o cronograma do projeto com datas reais.

4. mapear dependências

Como você está executando um projeto, alguns passos podem ser trabalhados simultaneamente - especialmente se diferentes colegas de equipe forem responsáveis ​​por cada uma das tarefas sobrepostas. No entanto, outros não podem ser iniciados ou concluídos até que outra etapa esteja terminada. Em outras palavras, algumas etapas dependem dos outros sendo concluídas primeiro. Por exemplo, você não pode pedir comida antes de selecionar o fornecedor. Esta é uma das muitas razões pelas quais umLinha do tempoé tão importante. Visualmente vendo cada passo, como as etapas se sobrepõem e a quantidade de tempo que cada um leva a manterá no curso.

Esta é também a hora de descobrir quem é responsável por cada passo. Atribuindo quem é responsável pelo que a cada parte do projeto, o início, o ajudará a identificar e ajustar os conflitos de tempo ou recursos e evitar futuras surpresas e atrasos. No passo 6, você aprenderá a compartilhar seu cronograma do projeto com os envolvidos, tornando as responsabilidades cristalinas.

Uma das tarefas para o nosso evento de exemplo é enviar convites. Enquanto este passo em particular parece ser fácil, há várias outras coisas que precisam acontecer antes que possamos até pensar em enviar convites. Os convites devem ser projetados, e não podemos projetá-los até que um tema tenha sido escolhido para o nosso evento. Uma tarefa precisa ocorrer antes que outra seja iniciada. Por exemplo:

Tema do evento(Equipe de planejamento de eventos) →Conceitos de design(Linda) →Escolha o design(Equipe de planejamento de eventos) →Criar convite(Linda) →Enviar convites(Tara)

Vale a pena a hora demapear cada dependênciae a sequência (ou ordem) de cada tarefa. Você começará rapidamente a ver o quebra-cabeça do seu projeto se unindo. Decidir quem fará o que é crítico também. Quem vai trabalhar para finalizar o tema do evento? Quem projetará os convites? Não espere até que seja hora de uma tarefa começar antes de atribuí-la a alguém - tire tudo para fora cedo para evitar conflitos ou soluços.

A boa notícia é que o processo de convite e as seleções de catering podem estar acontecendo ao mesmo tempo (que será mostrado em nossa linha do tempo do projeto).

5. Crie sua linha do tempo

Você está começando a visualizarO que seu cronograma do projeto poderia parecer? Embora não seja prático manter essa imagem (e todas essas tarefas e datas devidas) em sua cabeça, é realista recuperá-los no papel (ou na tela). Seu primeiro instinto pode ser para abrir uma planilha do Excel ou PowerPoint - mas espere. Como não foram projetados para planejar ou gerenciar projetos, você será executado em alguns Desafios Você poderia evitar escolher uma ferramenta melhor .

Em vez disso, opte por uma ferramenta de gerenciamento de projetos projetada para construir eGerenciar cronogramas do projeto-ComoGerenciador de tarefas UDN.. Não só economizará tempo desenhando sua linha do tempo (já que você não terá que impedir as células de mesclagem e adicionar fórmulas para transformar uma planilha em uma linha do tempo de projeto), ele permitirá que você continue gerenciando sua linha do tempo após o início do projeto. dedicadaFerramentas de gerenciamento de projetosPermita você paraadapte facilmente sua linha do tempoÀ medida que você trabalha e atualiza suas partes interessadas em mudanças e progresso.

Com a ferramenta certa, sua linha do tempo será vinculada ao seu trabalho subjacente e sempre permanecerá atualizado. Pode ser a diferença entre um projeto em execução na faixa e um haywire.

Como criar uma linha do tempo emGerenciador de tarefas UDN.

Usar Gerenciador de tarefas UDN.Timelinerecurso paraCrie seu próprio cronograma de projeto :

Digite todos os seus passos do projeto como tarefas em uma lista

Adicione datas de início e término a cada tarefa

Adicione um proprietário da tarefa para cada um

Desenhe dependências entre as tarefas

Clique em "Timeline" Exibir para ver sua lista traduzida em uma linha do tempo visual.

Dica:Se você já criou seu plano em uma planilha, você pode importá-lo rapidamenteGerenciador de tarefas UDN.usando nossoIntegração do importador CSV.e pule para o primeiro passo.

Modelos de cronograma de projeto para você começar

A maneira mais fácil de configurar um cronograma de projeto rapidamente é começar com umModelo de projeto. Abaixo estão alguns modelos de projeto, criados porGerenciador de tarefas UDN.que você pode usar agora. Cada projeto é iniciado como uma exibição de lista, mas você pode clicar na guia "Timeline" para convertê-lo em uma linha do tempo:

Modelo de lançamento de marketing de produtos

Modelo de planejamento de eventos.

Molde do roteiro do produto

Modelo de Plano de Projeto Geral

6. Compartilhe com as partes interessadas

Lembre-se quando você adicionou uma lista de todas as partes interessadas do projeto em seu breve no início deste processo? Agora que você construiu sua linha do tempo, é importante compartilhá-lo com todos os envolvidos. Podemos prometer que eles ficarão emocionados em ver como é claro o seu plano. Quanto mais fácil você fazer parte do projeto, mais elogios estarão ao longo do processo.

Quando você usa umFerramenta de gerenciamento de projetosPara construir sua linha do tempo, compartilhar é rápida e perfeita. Esqueça e-mails e vários docs - em nenhum momento, seus stakeholders saberão quem está fazendo o que, quando.

Para o evento de apreciação do cliente, queremos compartilhar nossa linha do tempo com todos os envolvidos em todo o projeto, não apenas aqueles que têm responsabilidades imediatas. A qualquer momento, alguém será capaz de rastrear sua parte do projeto e suas dependências sem ter que pingá-lo para obter informações.

7. Gerencie e se adapte à medida que você vá

Se você já trabalhou em qualquer projeto, você sabe que as coisas nem sempre são planejadas. No entanto, quando você está preparado para se adaptar, as mudanças não parecem tão difíceis de lidar. Os prazos não são ótimos para o planejamento; Eles também ajudarão você a ajustar como atrasos ou alterações inevitavelmente acontecerem.

Mover tarefas ao redor não precisam ser assustador ou perturbar todo o projeto. Se uma parte do projeto for executado em um atraso, como o proprietário do projeto, você terá clareza sobre o impacto do resto do projeto. Então, você será habilitado a mover as coisas de acordo com isso, o projeto geral ainda pode avançar de forma produtiva.

ComoAs carreiras do saldoNotas, as alterações do projeto podem ser gerenciadas dentro de suas próprias etapas específicas, mas uma vez que a mudança seja final, é hora de atualizar sua linha do tempo. Porque os cronogramas ficam desatualizados rapidamente quando os planos mudam, confiando em um Ferramenta de gerenciamento de projetos, em vez de e-mail ou planilhas, oferece um grande benefício. Como o proprietário do projeto, é sua responsabilidade comunicar a todas as partes interessadas qual é a única fonte de verdade (sua linha do tempo) e certifique-se de que é sempre atualizado.

Tomar medidas imediatas.Assim que a mudança for confirmada, atualize sua linha do tempo para refletê-la.

Notifique as partes interessadas.Qualquer pessoa que seja afetada pela mudança na linha do tempo do seu projeto, deve entender como ela os afeta e ser capaz de ver visualmente a mudança na linha do tempo do projeto.

Determinar o impacto.Quando sua linha do tempo for atualizada, você poderá ver se há períodos de tempo superlotados e as partes interessadas que têm muitas tarefas. Você pode mover uma tarefa para garantir mais tempo? Alguém pode assumir essa responsabilidade ou dar uma mão?

Para embrulhar nosso exemplo de evento, digamos que você conseguiu escolher um caterificador para o jantar de apreciação do cliente. Você está prestes a finalizar o contrato quando uma ligação chega que a empresa de catering se reservou duas vezes. Infelizmente, você deve encontrar uma nova empresa de catering.

Com uma linha do tempo, é fácil ajustar as datas de vencimento para qualquer tarefa ou quaisquer membros da equipe que são afetados por essa mudança. A parte positiva desse desafio é que já passamos por várias tarefas iniciais e podemos ver que refletiram na linha do tempo. Embora este seja um problema frustrante, parece mais gerenciável porque nossa linha do tempo nos mantinha organizada e na pista.

Perguntas comuns sobre cronogramas de projeto

Saber como criar uma linha do tempo de projeto bem organizada é um grande primeiro passo para entender como usar essa ferramenta poderosa, mas você ainda pode ter mais algumas perguntas. Você não está sozinho. Aqui estão respostas para algumas perguntas comuns pessoas têm sobre cronogramas de projeto:

Qual é a diferença entre uma linha do tempo e um gráfico de Gantt?

Gráficos de ganttConcentre-se mais sobrefluxo de trabalhoe dependências de tarefas. Eles são mais lineares e não explicam mudanças ou várias coisas acontecendo de uma só vez. Os cronogramas são flexíveis e se adaptam facilmente a mudanças nos planos de projeto. Eles permitem que o fluxo de trabalho seja atualizado sem esforço. Ambos servem como ferramentas visuais.

Como você pode acompanhar o progresso do projeto, especialmente se você gerenciar vários projetos?

Isso é difícil de fazer em planilhas, mas mais fácil em uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Existem várias vistas para poder ver um projeto de cada vez, ou você podeGerenciar vários projetosatravés de A.Vista de estilo portfólio .

Em outras palavras, você pode visualizar quando terá mais tempo para trabalhar em tarefas específicas e quando você estiver em capacidade, então você poderá ajustar conforme necessárioCarga de trabalho da equipe .

Crie seu próximo cronograma de projeto com confiança

Não é suficiente apenas chegar a um plano de projeto.Determinando como executá-lo é tão importante. Desenvolver uma linha do tempo de como o plano evoluirá é fundamental para a fase de planejamento, e também tornará o gerenciamento do projeto mais eficiente.

Usando este processo passo a passo para cada linha do tempo de gerenciamento de projetos mantê-lo em tarefa e menos estressado. Experimente, adaptá-lo ao seu negócio e compartilhe!

Para levar os cronogramas do seu projeto ainda mais, crie sua próxima linha do tempo usando Gerenciador de tarefas UDN. .