Cum se creează o cronologie de proiect în 7 pași simpli

Gestionarea unui proiect? Vizionarea muncii într-o cronologie - în loc de o foaie de calcul sau o listă dezorganizată de to-do - este una dinBeneficiile managementului de proiect. O cronologie vă poate arăta cum se potrivesc toate piesele planului dvs. Deci, de ce nu ai făcut încă unul? Fără tehnologia potrivită, crearea unui cronologie de proiect poate fi dezordonată și manuală.

Nu mai mult. Iată un exemplu pas cu pas pentru a crea un cronologie de proiect - indiferent de titlul de locuri de muncă, industria sau departamentul. Urmați acești pași și aflați cum să construiți cronologii de proiect care vă pun în scaunul șoferului șiConstruiți-vă propriul șablon de cronologie de proiect .

1. Creați un proiect scurt

Pentru a păstra toate părțile interesate de proiect aliniate la plan, fiecare proiect ar trebui să înceapă cu arezumatul proiectului. Acesta servește ca o foaie de parcurs și este o modalitate de a explica scopul, obiectivele, reperele și viziunea proiectului general. Iată câteva întrebări pentru a răspunde în scurt:

Ce este al taugoluripentru proiect, atât pe plan intern, cât și în exterior?

Care dintre părțile interesate interne și externe fac parte din proiect? Care sunt rolurile lor?

Care este intervalul de timp pentru proiect?

Care suntrepere cheiea proiectului?

Să punem în practică acest pas. Sunteți responsabil pentru planificarea cina de apreciere a clientului din acest an. Scopul dvs. personal pentru eveniment este de a fi la fel deorganizat, productiv și eficient posibil. Sunteți încrezători că puteți să o faceți și să înțelegeți că totul începe prin a pune împreună un scurt timp pentru evenimentul dvs. Răspunsurile dvs. la cele patru întrebări enumerate mai sus sunt:

Care sunt obiectivele dvs. pentru proiect, atât pe plan intern, cât și în exterior?

Scopul intern este de a planifica un eveniment cu impact de mare impact sub 15.000 de dolari. Scopul extern este de a realiza o rată RSVP de 50% și o rată de participare la 80%.

Care dintre părțile interesate interne și externe fac parte din proiect?

Părțile interesate interne sunt comisia de planificare a evenimentului (John, Sam, Tara, Linda), VP a succesului clientului și a echipei de marketing. În exterior, părțile interesate includ toți clienții actuali și anumiți furnizori (companie de catering, loc de eveniment etc.).

Care este intervalul de timp pentru proiect?

Planificarea proiectului începe pe 15 ianuarie, iar evenimentul se va întâmpla la 30 august.

Ce sarcini ar trebui să fie luate în considerare repere în proiect?

Publicarea paginii de înregistrare, asigurarea locului de desfășurare și semnarea anumitor furnizori.

Odată ce aveți proiectul dvs. scurt și obiectivele descrise, veți fi gata să lucrați înapoi și să vă dați seama de toate pașii pe care trebuie să o luați pentru a ajunge acolo și puteți începe să creați un cronologie de proiect.

2. Listați-vă la-DOS

Pentru a avea un cronometrie de proiect de succes, va trebui să creați o listă a tot ceea ce va trebui să se întâmple pe tot parcursul procesului de planificare a proiectului până la livrarea dvs. finală, fie că este vorba de un raport sau un eveniment. Gândiți atât de mari, cât și mici în ceea ce privește pașii. Orice sarcini care vă vor ajuta să obțineți proiectul finalizat la timp și la buget ar trebui să meargă pe această listă.

În acest moment, nu vă faceți griji prea mult despre ordinea tuturor pașilor dvs. sau când aveți nevoie pentru a le face - vom acoperi mai târziu.

De exemplu, defalcarea pentru cina de apreciere a clientului nostru ar putea arăta astfel:

Scrieți un plan de evenimente

Finalizați bugetul

Confirmați locul evenimentului

Selectați Catering

Alegeți tema evenimentului

Design Concepte creative pentru eveniment

Configurați o pagină RSVP

Trimite invitații

Publicitate eveniment

Comanda swag.

Testați A / V

Finalizați prezentările

Pregătiți toate garanțiile evenimentului și SWAG

Ziua de listă de verificare

Pentru pași mai lungi sau mai complexi, rupeți-le în subtraciuri mai mici, ușor de digerat. Nu numai că vă va ajuta să vă dați seama de sfera reală a unui pas, dar vă va asigura, de asemenea, că nu uitați niciun detaliu mic și vă puteți aborda mai ușor.

În exemplul evenimentului nostru, pentru a face pasul "Selectați catering" mai puțin copleșitor, am împărți această parte a proiectului în piese digerabile:

Creați o listă cu ofertele de servicii posibile

Obțineți citate de la fiecare furnizor

Comparați citatele și meniurile

Faceți cunoștință cu primele ponturi

Alegeți Catering

Finalizați contractul

3. Estimați cât timp va dura fiecare pas

Odată ce aveți o listă completă a fiecărui pas în proiectul dvs., veți aloca apoi o perioadă de timp, fiecare va dura pentru a finaliza. Când faceți acest lucru, echilibrați dați echipa dvs. suficient de timp pentru a obține sarcini terminate și pentru a rămâne în cadrul timpului dvs. de timp. Odată ce știți cât timp va dura fiecare sarcină, veți putea planifica și secvența în mod corespunzător fiecare sarcină pentru a crea o foaie de parcurs de proiect.

Continuând cu exemplul evenimentului nostru de apreciere a clientului, să luăm pasul "Select Catering", împreună cu fiecare dintre subcasurile sale și estimați cât de mult timp vor lua sarcinile individuale.

Selectați Catering (9 săptămâni)

Creați o listă de produse pentru unități (1 săptămână)

Obțineți ghilimele de la fiecare furnizor (3 săptămâni)

Comparați citatele și meniurile (1 săptămână)

Faceți cunoștință cu primele ponturi (2 săptămâni)

Alegeți Catering (1 săptămână)

Finalizați contractul (1 săptămână)

Pe baza proiecțiilor noastre de timp, procesul de selectare a unei companii de catering va dura un total de nouă săptămâni. Lucrând înapoi, puteți determina când trebuie să începeți în acest pas particular și să completați cronologia proiectului cu date reale.

4. Hartă dependențe

Pe măsură ce executați un proiect, unele pași pot fi lucrate simultan - mai ales dacă coechipierii diferiți sunt responsabili pentru fiecare dintre sarcinile suprapuse. Cu toate acestea, altele nu pot fi pornite sau completate până când un alt pas este terminat. Cu alte cuvinte, câțiva pași depind de ceilalți care se termină mai întâi. De exemplu, nu puteți comanda alimente înainte de a selecta Catelr. Acesta este unul dintre numeroasele motive pentru care acronologieeste atât de important. Vizualizarea vizuală a fiecărui pas, cum se suprapun pașii, iar durata de timp pe care o iau o va ține pe drum.

Acesta este, de asemenea, momentul pentru a afla cine este responsabil pentru fiecare pas. Atribuirea Cine este responsabil pentru ce parte a proiectului va ajuta la fața locului și a ajusta conflictele de sincronizare sau de resurse și pentru a evita viitoarele surprize și întârzieri. În pasul 6, veți afla cum să vă împărtășiți cronologia proiectului cu cei implicați, făcând responsabilități Crystal Clar.

Una dintre sarcinile pentru evenimentul nostru exemplu este de a trimite invitații. În timp ce acest pas particular pare ca unul ușor, există mai multe alte lucruri care trebuie să se întâmple înainte de a ne putea gândi chiar la trimiterea invitațiilor. Invitații trebuie să fie proiectați și nu le putem proiecta până când nu a fost aleasă o temă pentru evenimentul nostru. O sarcină trebuie să aibă loc înainte ca alte porniri. De exemplu:

Tema evenimentului(Echipa de planificare a evenimentelor) →Concepte de proiectare(Linda) →Alegeți designul(Echipa de planificare a evenimentelor) →Creați invitație(Linda) →Trimite invitații(Tara)

Merită timpul săHartă fiecare dependențăși secvența (sau ordinea) fiecărei sarcini. Veți începe rapid să vedeți puzzle-ul proiectului. Decizia care va face ceea ce este critică, de asemenea. Cine va lucra la finalizarea temei de eveniment? Cine va proiecta invitațiile? Nu așteptați până când este timpul ca o sarcină să înceapă înainte de a-l atribui cuiva - obțineți totul fiert devreme pentru a evita conflictele sau sughițurile.

Vestea bună este procesul de invitație și selecțiile de catering pot fi întâmpinate în același timp (care vor fi afișate pe cronologia noastră de proiect).

5. Creați-vă cronologia

Începeți să vizualizațiCum ar putea arăta cronologia proiectului dvs.? În timp ce nu este practic să păstrați acea imagine (și toate aceste sarcini și date scadente) în cap, este realist să le scoateți pe hârtie (sau pe ecran). Primul dvs. instinct ar putea fi să deschideți o foaie de calcul Excel sau PowerPoint - dar așteptați. Deoarece nici nu au fost concepute pentru a planifica sau gestiona proiecte, veți intra în unele provocări pe care le puteți evita prin alegerea unui instrument mai bun .

În schimb, optați pentru un instrument de management de proiect care este conceput pentru a construi șiGestionați cronologii proiectului-caManager de sarcini UDN.. Nu numai că vă va economisi timp Desenarea cronologiei (deoarece nu va trebui să încercați să îmbinați celulele și să adăugați formule pentru a transforma o foaie de calcul într-o cronologie de proiect), vă va permite să continuați să gestionați cronologia după kickoff-ul proiectului. DedicatInstrumente de management de proiectPermiteți-văsă vă adaptați cu ușurință cronologiaPe măsură ce lucrați și actualizați părțile interesate cu privire la schimbări și progrese.

Cu instrumentul potrivit, cronologia dvs. va fi legată de munca dvs. subiacentă și va rămâne întotdeauna la curent. Poate fi diferența dintre un proiect care rulează pe pistă și unul mergând pe Haywire.

Cum se creează o cronologie înManager de sarcini UDN.

Utilizare Manager de sarcini UDN.O cronologiecaracteristică la.Creați propriul program de proiect :

Introduceți toate etapele proiectului ca sarcini dintr-o listă

Adăugați datele de pornire și finale la fiecare sarcină

Adăugați un proprietar de sarcini pentru fiecare

Trageți dependențele între sarcini

Faceți clic pe Vizualizare "Timeline" pentru a vedea lista dvs. tradusă într-o cronologie vizuală.

Bacsis:Dacă ați creat deja planul dvs. într-o foaie de calcul, puteți importa rapidManager de sarcini UDN.Utilizarea noastrăIntegrarea importatorilor CSV, și săriți la pasul patru.

Șabloane de cronologie de proiect pentru a începe

Cea mai ușoară modalitate de a crea o cronologie a unui proiect rapid este să începeți cu aȘablonul de proiect. Mai jos sunt câteva șabloane de proiect, create deManager de sarcini UDN., pe care le puteți folosi acum. Fiecare proiect pornește ca o vizualizare listă, dar puteți face clic pe fila "Timeline" pentru ao converti într-o cronologie:

Marketingul de marketing de produs Șablonul de lansare

Șablonul de planificare a evenimentelor

Foaia de parcurs produs

Șablonul general al planului de proiect

6. Împărtășiți-l cu părțile interesate

Amintiți-vă când ați adăugat o listă a tuturor părților interesate de proiect la scurta dvs. la începutul acestui proces? Acum că ți-ai construit cronologia, este important să o împărtășiți cu toți cei implicați. Putem promite că vor fi încântați să vadă cât de clar este planul dvs. Cu cât mai ușor faceți parte din proiect, cu atât mai multe kudos vă vor veni pe tot parcursul procesului.

Când utilizați aInstrumentul de gestionare a proiectelorPentru a vă construi cronologia, împărtășirea este rapidă și fără sudură. Uitați de e-mailuri și mai multe docuri - în cel mai scurt timp, părțile interesate vor ști cine face ce urmează când.

Pentru evenimentul de apreciere a clientului, vom dori să împărtășim cronologia noastră cu toți cei implicați în întregul proiect, nu doar pe cei care au responsabilități imediate. În orice moment, cineva va fi capabil să urmărească partea lor a proiectului și dependențele sale fără a trebui să vă ping informații.

7. Gestionați și adaptați când mergeți

Dacă ați lucrat vreodată la orice proiect, știți că lucrurile nu merg întotdeauna așa cum sunt planificate. Cu toate acestea, atunci când sunteți pregătiți să vă adaptați, modificările nu par atât de greu de manevrat. Calendarul nu sunt doar mari pentru planificare; De asemenea, vă vor ajuta să vă ajustați ca întârzieri sau modificări inevitabil să se întâmple.

Sarcinile în mișcare nu trebuie să fie descurajante sau să perturbe întregul proiect. Dacă o parte din proiect se desfășoară într-o întârziere, ca proprietar de proiect, veți avea claritate asupra impactului restului proiectului. Apoi, veți fi împuterniciți să mutați lucrurile în consecință, astfel încât proiectul general poate continua să avanseze productiv.

La fel deCarierele de echilibrareNote, modificările proiectului pot fi gestionate în propriile pași specifici, dar odată ce schimbarea este definitivă, este timpul să vă actualizați cronologia. Deoarece termenele nu depășesc rapid când se schimbă planurile, bazându-se pe a Instrumentul de gestionare a proiectelor, mai degrabă decât e-mail sau foi de calcul, oferă un beneficiu major. În calitate de proprietar al proiectului, este responsabilitatea dvs. să comunici tuturor părților interesate care este sursa unică a adevărului (cronologia dvs.) și asigurați-vă că este întotdeauna actualizată.

Luați acțiuni imediate.De îndată ce schimbarea este confirmată, actualizați-vă cronologia pentru a reflecta.

Notifică părțile interesate.Oricine este afectat de schimbarea cronologiei proiectului dvs. ar trebui să înțeleagă modul în care acestea afectează și să poată vedea vizual modificarea cronologiei proiectului.

Determină impactul.Odată ce cronologia dvs. este actualizată, veți putea vedea dacă există perioade de timp care sunt supraaglomerate și părțile interesate care au prea multe sarcini. Puteți să mutați o sarcină pentru a vă asigura mai mult timp? Poate altcineva să preia această responsabilitate sau să împrumute o mână?

Pentru a încheia exemplul evenimentului, hai să spunem că ați reușit să alegeți un furnizor pentru cina de apreciere a clientului. Sunteți pe cale să finalizați contractul când vine un apel în faptul că compania de catering se mai rezervează. Din păcate, trebuie să găsiți o nouă companie de catering.

Cu o cronologie, este ușor să ajustați datele datorate oricărei sarcini sau a oricărui membru al echipei care sunt afectați de această schimbare. Partea pozitivă a acestei provocări este că am trecut deja prin mai multe sarcini inițiale și putem vedea că reflectată asupra cronologiei. Deși aceasta este o problemă frustrantă, se simte mai ușor de gestionat deoarece cronologia noastră ne-a ținut organizat și pe drumul cel bun.

Întrebări frecvente despre termenele proiectului

Știind cum să creați o cronologie de proiect bine organizată este un prim pas important spre înțelegerea modului de a utiliza acest instrument puternic, dar puteți avea încă câteva întrebări. Nu esti singur. Iată răspunsurile la câteva întrebări comune pe care oamenii le au despre termenele de proiect:

Care este diferența dintre o cronologie și o diagramă Gantt?

Gantt GraficeConcentrați-vă mai mult lafluxul de lucruși dependențele de sarcini. Ele sunt mai liniare și nu reprezintă modificări sau lucruri multiple care se întâmplă imediat. Timelinele sunt flexibile și se adaptează cu ușurință la modificările planurilor de proiect. Acestea permit ca fluxul de lucru să fie actualizat fără efort. Ambele servesc ca instrumente vizuale.

Cum puteți urmări progresul proiectului, mai ales dacă gestionați mai multe proiecte?

Acest lucru este greu de făcut în foi de calcul, dar mai ușor într-un instrument de management de proiect. Există mai multe vizualizări pentru a putea vedea un proiect la un moment dat sau putețiGestionați mai multe proiecteprin A.Vizualizare în stil portofoliu .

Cu alte cuvinte, puteți vizualiza când veți avea mai mult timp să lucrați la sarcini specifice și când sunteți la capacitate, atunci vă puteți ajusta după cum este necesar, chiar și pentru dvs.volumul de lucru al echipei .

Creați-vă cu încredere următorul proiect de proiect

Nu este suficient să veniți doar cu un plan de proiect.Determinarea modului de executare a acestuia este la fel de important. Dezvoltarea unei cronologii despre modul în care planul va evolua este esențial pentru faza de planificare și, de asemenea, gestionarea proiectului mai eficient.

Folosind acest proces pas cu pas pentru fiecare cronologie de management de proiect vă va ține la sarcină și mai puțin stresată. Încercați-l afară, adaptați-l la afacerea dvs. și împărtășiți-l!

Pentru a vă lua mai mult termenele de proiect, creați următoarea cale de cronologie utilizând Manager de sarcini UDN. .