Comment créer une chronologie du projet en 7 étapes simples

Gérer un projet? Visualisation de travaux dans une chronologie - au lieu d'une feuille de calcul ou désorganisée à la liste de tâches - est l'un desAvantages de la gestion de projet. Une chronologie peut vous montrer comment toutes les pièces de votre plan conviennent ensemble. Alors, pourquoi n'en avez-vous pas fait? Sans la bonne technologie, la création d'une chronologie du projet peut être désordonnée et manuelle.

Ne vous inquiétez pas. Voici un exemple pas à pas pour créer une timeline de projet - quel que soit votre titre, votre industrie ou votre département. Suivez ces étapes et apprenez à créer des délais de projet qui vous mettent dans le siège du conducteur etConstruisez votre propre modèle de chronologie du projet .

1. Créer un mémoire de projet

Garder toutes les parties prenantes du projet alignées sur le plan, chaque projet devrait commencer par unrésumé du projet. Il sert de feuille de route et est un moyen d'expliquer le but, les objectifs, les jalons et la vision du projet global. Voici quelques questions à répondre à votre mémoire:

Quels sont vosbutsPour le projet, à la fois interne et extérieurement?

Quelles parties prenantes internes et externes font-elles partie du projet? Quels sont leurs rôles?

Quel est le calendrier du projet?

Que sont lesJalons clésdu projet?

Mettons cette étape dans la pratique. Vous êtes responsable de la planification du dîner d'appréciation du client de cette année. Votre objectif personnel pour l'événement est d'être aussiorganisé, productif et efficace que possible. Vous êtes convaincu que vous pouvez le faire et comprendre tout cela commence par mettre en place un bref cohérent pour votre événement. Vos réponses aux quatre questions énumérées ci-dessus sont les suivantes:

Quels sont vos objectifs pour le projet, à la fois intérieurement et extérieurement?

L'objectif interne est de planifier un événement client à impact élevé de 15 000 $. L'objectif externe est de réaliser un taux de 50% de RSVP et un taux de présence de 80%.

Quelles parties prenantes internes et externes font-elles partie du projet?

Les parties prenantes internes sont le comité de planification de l'événement (John, Sam, Tara, Linda), le VP du succès des clients et l'équipe marketing. Extérieurement, les intervenants incluent tous les clients actuels et certains fournisseurs (compagnie de restauration, lieu d'événements, etc.).

Quel est le délai pour le projet?

La planification de projet commence le 15 janvier et l'événement se produira le 30 août.

Quelles tâches doivent être considérées comme des jalons dans le projet?

Publication de la page d'enregistrement, sécurisant le lieu et signer certains fournisseurs.

Une fois que vous avez connu votre projet et vos objectifs décrits, vous serez prêt à travailler à l'envers et à déterminer toutes les étapes à suivre pour y arriver et vous pouvez commencer à créer une chronologie du projet.

2. Énumérez vos TO-DOS

Pour avoir une chronologie réussie du projet, vous devrez créer une liste de tout ce qui devra se produire tout au long du processus de planification du projet jusqu'à votre final livrable, qu'il s'agisse d'un rapport ou d'un événement. Pensez à la fois grand et petit en termes d'étapes. Toute tâche qui vous aidera à obtenir votre projet rempli à temps et au budget devrait aller sur cette liste.

À ce stade, ne vous inquiétez pas trop de l'ordre de toutes vos étapes ou lorsque vous devez les faire faire, nous couvrirons cela plus tard.

Par exemple, la rupture de notre dîner d'appréciation de notre client pourrait ressembler à ceci:

Ecrire un plan d'événement

Finaliser le budget

Confirmer le lieu de l'événement

Sélectionner la restauration

Choisissez le thème de l'événement

Concepts créatifs design pour l'événement

Configurez une page RSVP

Envoyer des invitations

Annoncez l'événement

Commander Swag

Test A / V

Finaliser les présentations

Préparez toutes les garanties de l'événement et Swag

Journée de la liste de contrôle

Pour des étapes plus longues ou plus complexes, rompez-les en sous-bâches plus faibles et à digérer. Non seulement cela vous aidera-t-il à déterminer le véritable périmètre d'une étape, mais cela garantira également que vous n'oubliez pas de petit détail et que vous l'abordez plus gérables.

Dans notre exemple d'événement, pour rendre le "Sélectionner la restauration" moins accablant, nous diviserions cette partie du projet en pièces digestibles:

Créer une liste de traiteurs possibles

Obtenez des citations de chaque traiteur

Comparer des citations et des menus

Rencontre avec les meilleurs choix

Choisissez traiteur

Finaliser le contrat

3. Estimer combien de temps chaque étape prendra

Une fois que vous avez une liste complète de chaque étape de votre projet, vous allouerez ensuite un délai supplémentaire à compléter. Lorsque cela faisait cela, l'équilibre donnant à votre équipe suffisamment de temps pour obtenir des tâches terminées et rester dans votre période globale. Une fois que vous savez combien de temps chaque tâche prendra, vous pourrez bien planifier et séquencer chaque tâche pour créer une feuille de route de projet.

En continuant avec notre exemple d'événement d'appréciation des clients, prenons l'étape "Sélectionner la restauration", ainsi que chacun de ses sous-tâches et estimer combien de temps les tâches individuelles prendront.

Sélectionner la restauration (9 semaines)

Créer une liste de traiteurs possibles (1 semaine)

Obtenez des citations de chaque traiteur (3 semaines)

Comparer des citations et des menus (1 semaine)

Rencontrer avec les meilleurs choix (2 semaines)

Choisissez traiteur (1 semaine)

Finaliser le contrat (1 semaine)

Sur la base de nos projections de temps, le processus de sélection d'une société de traiteur prendra au total neuf semaines. En travaillant en arrière, vous pouvez déterminer lorsque vous devez commencer cette étape et remplir votre chronologie de votre projet avec des dates réelles.

4. Carte des dépendances

Comme vous exécutez un projet, certaines étapes peuvent être utilisées simultanément - surtout si différents coéquipiers sont responsables de chacune des tâches qui se chevauchent. Cependant, d'autres ne peuvent pas être démarrés ou complétés tant que une autre étape n'est terminée. En d'autres termes, certaines étapes dépendent d'autres qui deviennent terminées en premier. Par exemple, vous ne pouvez pas commander de la nourriture avant de sélectionner le traiteur. C'est l'une des nombreuses raisons pour lesquelles unchronologieest si important. Voyant visuellement chaque étape, comment les étapes se chevauchent et la quantité de temps que chacune prend vous gardera sur le parcours.

C'est aussi le moment de déterminer qui est responsable de chaque étape. Affectant qui est responsable de la part de chaque partie du projet tôt vous aidera à repérer et à ajuster les conflits de synchronisation ou de ressources et éviter les surprises et les retards futurs. À l'étape 6, vous apprendrez à partager votre chronologie du projet avec les personnes impliquées, rendre les responsabilités cristallines.

L'une des tâches de notre exemple événement est d'envoyer des invitations. Bien que cette étape semble être facile, il y a plusieurs autres choses qui doivent arriver avant même de penser à envoyer des invitations. Les invitations doivent être conçues et nous ne pouvons pas les concevoir jusqu'à ce qu'un thème n'ait été choisi pour notre événement. Une tâche doit avoir lieu avant un autre début. Par exemple:

Thème de l'événement(Équipe de planification d'événements) →Concepts de design(Linda) →Choisir un design(Équipe de planification d'événements) →Créer une invitation(Linda) →Envoyer des invitations(Tara)

Ça vaut la peine decartographier chaque dépendanceet la séquence (ou la commande) de chaque tâche. Vous commencerez rapidement à voir votre puzzle de projet se réunir. Décider qui va faire ce qui est essentiel aussi. Qui travaillera sur la finalisation du thème de l'événement? Qui concevra les invitations? N'attendez pas que c'est temps pour qu'une tâche commence avant d'assigner à quelqu'un à quelqu'un - obtenir tout repassé tôt pour éviter les conflits ou les hochousses.

La bonne nouvelle est que le processus d'invitation et les sélections de restauration peuvent se produire en même temps (qui seront affichés sur notre chronologie du projet).

5. Créez votre chronologie

Commencez-vous à visualiserQuel chronologie de votre projet aurait pu ressembler? Bien qu'il ne soit pas pratique de garder cette image (et toutes ces tâches et dates d'échéance) dans votre tête, il est réaliste de les descendre sur papier (ou à l'écran). Votre premier instinct pourrait être d'ouvrir une feuille de calcul Excel ou PowerPoint - mais attendez. Puisque ni conçu pour planifier ou gérer des projets, vous rencontrerez certains Défis que vous pouvez éviter en choisissant un meilleur outil .

Au lieu de cela, optez pour un outil de gestion de projet conçu pour construire etGérer les délais de projets-aimerGestionnaire de tâches UDN. Non seulement cela vous fera économiser du temps à dessiner votre chronologie (car vous n'aurez pas à tenter de pirater des cellules de fusion et d'ajouter des formules pour transformer une feuille de calcul dans une chronologie du projet), cela vous permettra de continuer à gérer votre chronologie après le lancement du projet. DédiéOutils de gestion de projetvous permettre deadaptez facilement votre calendrierLorsque vous travaillez et mettez à jour vos intervenants sur les changements et les progrès.

Avec le bon outil, votre chronologie sera liée à votre travail sous-jacent et restera toujours à jour. Cela peut être la différence entre un projet en cours d'exécution sur la bonne voie et une gamme de Haywire.

Comment créer une chronologie dansGestionnaire de tâches UDN

Utiliser Gestionnaire de tâches UDNCalendrierfonctionnerCréez votre propre programme de projet :

Entrez toutes vos étapes de votre projet en tant que tâches dans une liste

Ajouter des dates de début et de fin à chaque tâche

Ajouter un propriétaire de tâche pour chacun

Dessinez des dépendances entre tâches

Cliquez sur "Timeline" Voir pour voir votre liste traduite dans une chronologie visuelle.

Pointe:Si vous avez déjà créé votre plan dans une feuille de calcul, vous pouvez l'importer rapidement dansGestionnaire de tâches UDNen utilisant notreIntégration des importateurs CSVet passez à quatre étapes.

Modèles de chronologie du projet pour vous aider à démarrer

Le moyen le plus simple de mettre en place une chronologie du projet rapidement est de commencer avec unmodèle de projet. Vous trouverez ci-dessous quelques modèles de projet, créés parGestionnaire de tâches UDN, que vous pouvez utiliser maintenant. Chaque projet commence comme une vue de liste, mais vous pouvez cliquer sur l'onglet "Timeline" pour le convertir en une timeline:

Modèle de lancement de marketing de produit

Modèle de planification d'événements

Modèle de feuille de route de produit

Modèle de plan de projet général

6. Partagez-la avec les parties prenantes

N'oubliez pas que lorsque vous avez ajouté une liste de toutes les parties prenantes du projet à votre mémoire au tout début de ce processus? Maintenant que vous avez construit votre chronologie, il est important de le partager avec toutes les personnes impliquées. Nous pouvons promis qu'ils seront ravis de voir à quel point votre plan est clair. Plus vous faciliez votre part du projet, plus les caragons feront votre chemin tout au long du processus.

Quand vous utilisez unOutil de gestion de projetPour construire votre chronologie, le partage qu'il est rapide et transparent. Oubliez des courriels et des documents multiples - en un rien de temps, vos parties prenantes sauront qui font ce que lorsque.

Pour l'événement d'appréciation des clients, nous voudrons partager notre calendrier avec toutes les personnes impliquées dans l'ensemble du projet, et non seulement celles qui ont des responsabilités immédiates. À tout moment, quelqu'un sera en mesure de suivre sa part du projet et de ses dépendances sans avoir à vous ping pour obtenir des informations.

7. Gérer et adapter comme vous allez

Si vous avez déjà travaillé sur un projet, vous savez que les choses ne vont pas toujours comme prévu. Cependant, lorsque vous êtes prêt à vous adapter, les modifications ne semblent pas si difficiles à gérer. Les timelines ne sont pas simplement idéales pour la planification; Ils vous aideront également à ajuster comme des retards ou des changements inévitablement.

Les tâches mobiles autour ne doivent pas être intimidantes ou perturber tout le projet. Si une partie du projet passe dans un délai, comme le propriétaire du projet, vous aurez une clarté sur l'impact du reste du projet. Ensuite, vous serez habilité à déplacer des choses en conséquence afin que le projet global puisse toujours avancer de manière productive.

CommeLes carrières de l'équilibreNotes, les modifications du projet peuvent être gérées dans leurs propres étapes spécifiques, mais une fois le changement définitif, il est temps de mettre à jour votre chronologie. Parce que les délais sont écartés rapidement lorsque les plans changent, s'appuyant sur un Outil de gestion de projet, plutôt que des courriels ou des feuilles de calcul, offre un avantage majeur. En tant que propriétaire du projet, il est de votre responsabilité de communiquer à toutes les parties prenantes quelle est la source unique de la vérité (votre chronologie) et assurez-vous qu'il est toujours mis à jour.

Prendre des mesures immédiates.Dès que le changement est confirmé, mettez à jour votre chronologie pour le refléter.

Informer les parties prenantes.Toute personne touchée par la modification de votre chronologie du projet devrait comprendre comment cela leur impasse et être en mesure de voir visuellement la modification de la chronologie du projet.

Déterminer l'impact.Une fois votre calendrier mis à jour, vous pourrez voir s'il y a des périodes de temps surpeuplées et des parties prenantes qui ont trop de tâches. Pouvez-vous déplacer une tâche pour assurer plus de temps? Quelqu'un d'autre peut-il prendre la responsabilité ou donner une main?

Pour terminer notre exemple d'événement, disons que vous avez réussi à choisir un traiteur pour le dîner d'appréciation du client. Vous êtes sur le point de finaliser le contrat lorsqu'un appel vient à ce que la compagnie de restauration soit à deux reprises. Malheureusement, vous devez trouver une nouvelle société de restauration.

Avec une chronologie, il est facile d'ajuster les dates d'échéance pour toute tâche ou tout membre de l'équipe touchée par ce changement. La partie positive de ce défi est que nous avons déjà parcouru plusieurs des tâches initiales et peut voir cela reflété sur la chronologie. Bien que ce soit un problème frustrant, il se sent plus gérable car notre timeline nous a gardé organisés et sur la bonne voie.

Questions communes sur les délais de projet

Savoir créer une timeline de projet bien organisée est une excellente première étape pour comprendre comment utiliser cet outil puissant, mais vous pouvez toujours avoir quelques questions supplémentaires. Tu n'es pas seul. Voici des réponses à quelques questions courantes que les personnes ont des délais de projet:

Quelle est la différence entre une chronologie et un tableau de Gantt?

Les diagrammes de Ganttse concentrer plus surflux de travailet dépendances de tâches. Ils sont plus linéaires et ne tiennent pas compte des changements ou de multiples choses qui se passent à la fois. Les délais sont flexibles et s'adaptent facilement aux modifications des plans de projet. Ils permettent au flux de travail d'être mis à jour sans effort. Les deux servent d'outils visuels.

Comment pouvez-vous suivre les progrès du projet, en particulier si vous gérez plusieurs projets?

C'est difficile à faire dans des feuilles de calcul, mais plus facile dans un outil de gestion de projet. Il y a plusieurs vues pour pouvoir voir un projet à la fois, ou vous pouvezGérer plusieurs projetsà travers unVue de style de portefeuille .

En d'autres termes, vous pouvez visualiser lorsque vous aurez plus de temps pour travailler sur des tâches spécifiques et lorsque vous êtes en pleine capacité, vous pouvez ajuster le besoin pour même que votreLa charge de travail de l'équipe .

Créez votre prochain chronologie du projet avec confiance

Il ne suffit pas de proposer un plan de projet.Déterminer comment l'exécuter est tout aussi important. Développer une chronologie de la manière dont le plan évoluera est essentiel à la phase de planification, et rend également la gestion du projet plus efficace.

L'utilisation de ce processus étape par étape pour chaque chronologie de gestion de projet vous gardera sur la tâche et moins stressée. Essayez-le, adaptez-le à votre entreprise et partagez-la!

Pour prendre encore plus de délais de projets, créez votre prochain calendrier en utilisant Gestionnaire de tâches UDN .