Cómo crear una línea de tiempo de proyecto en 7 pasos simples

¿Gestionando un proyecto? La visualización del trabajo en una línea de tiempo: en lugar de una hoja de cálculo o una lista desorganizada para hacer, es uno de los Beneficios de la gestión de proyectos. . Una línea de tiempo puede mostrarle cómo encaja todas las piezas de su plan. Entonces, ¿por qué no has hecho uno todavía? Sin la tecnología correcta, la creación de una línea de tiempo del proyecto puede ser desordenada y manual.

No hay más. Aquí hay un ejemplo paso a paso para crear una línea de tiempo de proyecto, sin importar su título de trabajo, industria o departamento. Siga estos pasos y aprenda cómo construir líneas de tiempo de proyecto que lo ponen en el asiento del conductor y Construye su propia plantilla de línea de tiempo del proyecto .

1. Crear un breve de proyecto

Para mantener todas las partes interesadas del proyecto alineadas en el plan, cada proyecto debe comenzar con un resumen del proyecto . Sirve como una hoja de ruta y es una forma de explicar el propósito, los objetivos, los hitos y la visión del proyecto general. Aquí hay algunas preguntas para responder en su breve:

¿Qué partes interesadas internas y externas son parte del proyecto? ¿Cuáles son sus roles?

Pongamos en práctica este paso. Usted es responsable de planificar la cena de apreciación del cliente de este año. Su objetivo personal para el evento es ser como Organizado, productivo y eficiente posible. . Usted está seguro de que puede hacerlo, y entender todo comienza al armar un resumen cohesivo para su evento. Sus respuestas a las cuatro preguntas enumeradas anteriormente son:

¿Cuáles son sus metas para el proyecto, tanto internas como externas?

El objetivo interno es planificar un evento de clientes de alto impacto de menos de $ 15,000. El objetivo externo es lograr una tasa de RSVP del 50% y una tasa de asistencia del 80%.

¿Qué partes interesadas internas y externas son parte del proyecto?

Las partes interesadas internas son el Comité de Planificación del Evento (John, Sam, Tara, Linda), la VP del éxito del cliente y el equipo de marketing. Externamente, las partes interesadas incluyen a todos los clientes actuales, y ciertos proveedores (empresa de catering, lugar de eventos, etc.).

¿Cuál es el marco de tiempo para el proyecto?

La planificación del proyecto comienza el 15 de enero y el evento sucederá el 30 de agosto.

¿Qué tareas deben considerarse hitos en el proyecto?

Publicación de la página de registro, asegurando el lugar y firmando a ciertos proveedores.

Una vez que tenga resumen y los objetivos de su proyecto se describen, estará listo para trabajar hacia atrás y descubrirá todos los pasos que debe tomar para obtener allí y puede comenzar a crear una línea de tiempo del proyecto.

2. Listar tu To-DOS

Para tener una línea de tiempo exitosa del proyecto, deberá crear una lista de todo lo que tendrá que suceder en todo el proceso de planificación del proyecto hasta su entrega final, ya sea un informe o un evento. Piensa en términos de pasos grandes y pequeños. Cualquier tarea que le ayude a completar su proyecto a tiempo y en el presupuesto debe continuar esta lista.

En este punto, no se preocupe demasiado por el orden de todos sus pasos o cuando necesita hacerlos, cubriremos eso más tarde.

Por ejemplo, el desglose para nuestra cena de apreciación del cliente puede parecerse a esto:

Para pasos más largos o más complejos, divídelos en subtareas más pequeñas y fáciles de digerir. No solo lo ayudará a descubrir el verdadero alcance de un paso, sino que también se asegurará de que no olvides ningún detalle pequeño y haga que la aborde sea más manejable.

En nuestro ejemplo de evento, para hacer que el paso "Seleccionar catering" sea menos abrumador, dividiríamos esta parte del proyecto en piezas digestibles:

3. Estime cuánto tiempo tomará cada paso

Una vez que tenga una lista completa de cada paso en su proyecto, luego asignará una cantidad de tiempo que se llevará a completar. Al hacer esto, salga, le da tiempo a su equipo suficiente para que las tareas terminen y permanezcan dentro de su marco de tiempo general. Una vez que sepa cuánto tiempo tomará cada tarea, podrá planificar y secuenciar adecuadamente cada tarea para crear una hoja de ruta del proyecto.

Continuando con nuestro ejemplo de evento de agradecimiento de clientes, tomemos el paso "Seleccionar catering", junto con cada una de sus subtareas y estime cuánto tiempo tomará las tareas individuales.

Seleccione Catering (9 semanas)

Sobre la base de nuestras proyecciones de tiempo, el proceso de seleccionar una empresa de catering tomará un total de nueve semanas. Al trabajar hacia atrás, puede determinar cuándo debe comenzar en este paso en particular y complete la línea de tiempo de su proyecto con las fechas reales.

4. Mostrar dependencias

A medida que ejecuta un proyecto, algunos pasos se pueden trabajar simultáneamente, especialmente si diferentes compañeros de equipo son responsables de cada una de las tareas superpuestas. Sin embargo, otros no se pueden iniciar o completar hasta que finalice otro paso. En otras palabras, algunos pasos dependen de que otros se completen primero. Por ejemplo, no puede ordenar los alimentos antes de que haya seleccionado el catering. Esta es una de las muchas razones por las que un línea de tiempo es tan importante Viendo visualmente cada paso, cómo se superponen los pasos, y la cantidad de tiempo que se lleva, lo mantendrá en curso.

Este es también el momento de averiguar quién es responsable de cada paso. Asignar quién es responsable de qué parte de cada parte del proyecto al principio le ayudará a acatar y ajustar los conflictos de tiempo o recursos, y evitar futuras sorpresas y retrasos. En el Paso 6, aprenderá cómo compartir la línea de tiempo de su proyecto con los involucrados, lo que hace responsabilidades de cristal.

Una de las tareas para nuestro evento de ejemplo es enviar invitaciones. Si bien este paso en particular parece ser fácil, hay otras cosas que deben suceder antes de que podamos pensar en el envío de invitaciones. Las invitaciones deben ser diseñadas, y no podemos diseñarlas hasta que se haya elegido un tema para nuestro evento. Una tarea debe ocurrir antes de que se inicie otro. Por ejemplo:

Tema de evento (Equipo de planificación de eventos) → Conceptos de diseño (Linda) → Elegir diseño (Equipo de planificación de eventos) → Crear invitación (Linda) → Enviar invitaciones (Tara)

Vale la pena el tiempo para Mostrar cada dependencia y la secuencia (o orden) de cada tarea. Comenzarás rápidamente a ver tu rompecabezas de proyectos que se juntan. Decidir quién hará lo que es crítico también. ¿Quién trabajará en la finalización del tema del evento? ¿Quién diseñará las invitaciones? No espere hasta que sea hora de que se inicie una tarea antes de asignarla a alguien, haga que todo se ponga en conflicto para evitar conflictos o hipo.

La buena noticia es el proceso de invitación y las selecciones de catering pueden estar sucediendo al mismo tiempo (que se mostrarán en nuestra línea de tiempo del proyecto).

5. Crea tu línea de tiempo

Estas empezando a visualizar ¿Cómo podría verse la línea de tiempo de su proyecto? ? Si bien no es práctico mantener esa imagen (y todas esas tareas y las fechas de vencimiento) en su cabeza, es realista obtenerlos en papel (o en pantalla). Su primer instinto podría ser abrir una hoja de cálculo de Excel o PowerPoint, pero espere. Dado que ninguno de los dos fue diseñado para planificar o administrar proyectos, se encontrará con algunos Desafíos que podrías evitar eligiendo una mejor herramienta. .

En su lugar, opta por una herramienta de gestión de proyectos que está diseñada para construir y gestionar las líneas de tiempo del proyecto -me gusta Gestor de tareas UDN . No solo le ahorrará tiempo que dibuje su línea de tiempo (ya que no tendrá que intentar hackear células de combinación y agregar fórmulas para convertir una hoja de cálculo en una línea de tiempo del proyecto), le permitirá continuar administrando su línea de tiempo después del inicio del proyecto. Dedicado Herramientas de gestión de proyectos. te permite Adapta fácilmente su línea de tiempo A medida que trabaja, y actualice a sus partes interesadas sobre cambios y progreso.

Con la herramienta correcta, su línea de tiempo estará atada a su trabajo subyacente y siempre permanecerá al día. Puede ser la diferencia entre un proyecto que se ejecuta en la pista y uno que va awire.

Cómo crear una línea de tiempo en Gestor de tareas UDN

Haga clic en "Línea de tiempo" Vista para ver su lista traducida a una línea de tiempo visual.

Propina: Si ya ha creado su plan en una hoja de cálculo, puede impulsarlo rápidamente a Gestor de tareas UDN usando nuestro Integración del importador CSV y salta al paso cuatro.

Plantillas de línea de tiempo del proyecto para comenzar

La forma más fácil de configurar una línea de tiempo de proyecto rápidamente es comenzar con un Plantilla de proyecto . A continuación se presentan un par de plantillas de proyectos, creadas por Gestor de tareas UDN , que puedes usar ahora. Cada proyecto comienza como una vista de lista, pero puede hacer clic en la pestaña "Línea de tiempo" para convertirla en una línea de tiempo:

6. Compártelo con las partes interesadas.

¿Recuerda cuando agregó una lista de todas las partes interesadas del proyecto a su breve al principio de este proceso? Ahora que ha construido su línea de tiempo, es importante compartirlo con todos los involucrados. Podemos prometer que estarán encantados de ver lo claro que es su plan. Cuanto más fáciles hagas su parte del proyecto, más kudos se acercarán a través del proceso.

Cuando usas un Herramienta de gestión de proyectos Para construir su línea de tiempo, compartirlo es rápido y sin problemas. Olvídate de los correos electrónicos y múltiples documentos, en ningún momento, sus partes interesadas sabrán quién está haciendo qué cuando.

Para el evento de apreciación del cliente, querremos compartir nuestra línea de tiempo con todos los involucrados en todo el proyecto, no solo a los que tienen responsabilidades inmediatas. En cualquier momento, alguien podrá realizar un seguimiento de su parte del proyecto y sus dependencias sin tener que hacerlo para obtener información.

7. Gestionar y adaptar a medida que avanzas.

Si alguna vez ha trabajado en algún proyecto, usted sabe que las cosas no siempre van según lo planeado. Sin embargo, cuando está preparado para adaptarse, los cambios no parecen ser tan difíciles de manejar. Los líneas de tiempo no son simplemente geniales para la planificación; También le ayudarán a ajustarse a medida que ocurren retrasos o cambios inevitablemente.

Las tareas en movimiento no tienen que ser desalentador o interrumpir todo el proyecto. Si una parte del proyecto se ejecuta en un retraso, como propietario del proyecto, tendrá claridad sobre el impacto del resto del proyecto. Luego, estará facultado para mover las cosas en consecuencia, por lo que el proyecto general aún puede avanzar productivamente.

Como Las carreras de equilibrio Notas, los cambios en el proyecto se pueden administrar dentro de sus propios pasos específicos, pero una vez que el cambio es definitivo, es hora de actualizar su línea de tiempo. Porque los plazos se desviven rápidamente cuando los planes cambian, confiando en una Herramienta de gestión de proyectos , en lugar de correos electrónicos o hojas de cálculo, ofrece un beneficio importante. Como propietario del proyecto, es su responsabilidad comunicar a todas las partes interesadas cuál es la fuente única de la verdad (su línea de tiempo) y asegúrese de que siempre esté actualizado.

Tomar acción inmediata. Tan pronto como se confirme el cambio, actualice su línea de tiempo para reflejarla.

Notificar a las partes interesadas. Cualquier persona que se vea afectada por el cambio a la línea de tiempo de su proyecto debe comprender cómo los afecta y puede ver visualmente el cambio en la línea de tiempo del proyecto.

Determinar el impacto. Una vez que se actualice su línea de tiempo, podrá ver si hay períodos de tiempo que están superpoblados y las partes interesadas que tienen demasiadas tareas. ¿Puedes mover una tarea para asegurarte más tiempo? ¿Alguien más puede asumir esa responsabilidad o echar una mano?

Para envolver nuestro ejemplo de evento, digamos que logró elegir un proveedor de la cena de apreciación del cliente. Está a punto de finalizar el contrato cuando llega una llamada en que la empresa de catering se vuelve a ser doble. Desafortunadamente, debe encontrar una nueva empresa de catering.

Con una línea de tiempo, es fácil ajustar las fechas de vencimiento para cualquier tarea o cualquier miembro del equipo que se ve afectado por este cambio. La parte positiva de este desafío es que ya hemos pasado por varias de las tareas iniciales y podemos ver que se refleja en la línea de tiempo. Si bien este es un problema frustrante, se siente más manejable porque nuestra línea de tiempo nos ha mantenido organizados y en la pista.

Preguntas comunes sobre las líneas de tiempo del proyecto

Saber crear una línea de tiempo de proyecto bien organizada es un gran primer paso para comprender cómo usar esta herramienta poderosa, pero aún puede tener algunas preguntas más. No estás solo. Aquí hay respuestas a un par de preguntas comunes Las personas tienen sobre los plazos de los proyectos:

¿Cuál es la diferencia entre una línea de tiempo y un gráfico de Gantt?

diagramas de Gantt centrarse más en flujo de trabajo y dependencias de tareas. Son más lineales y no tienen cuenta de cambios o varias cosas que ocurren a la vez. Las líneas de tiempo son flexibles y se adaptan fácilmente a los cambios en los planes de proyectos. Permiten que el flujo de trabajo se actualice sin esfuerzo. Ambos sirven como herramientas visuales.

¿Cómo puede seguir el progreso del proyecto, especialmente si está administrando múltiples proyectos?

Esto es difícil de hacer en hojas de cálculo, pero más fácil en una herramienta de gestión de proyectos. Hay múltiples puntos de vista para poder ver un proyecto a la vez, o puede gestionar múltiples proyectos a través de un Vista de estilo portafolio .

En otras palabras, puede visualizar cuándo tendrá más tiempo para trabajar en tareas específicas y cuando esté en su capacidad, puede ajustarse según sea necesario para existir. carga de trabajo del equipo .

Crea tu próxima línea de tiempo del proyecto con confianza

No es suficiente para acaba de encontrar un plan de proyecto. Determinar cómo ejecutarlo es igual de importante . Desarrollar una línea de tiempo de cómo evolucionará el plan es fundamental para la fase de planificación, y también hace que la gestión del proyecto sea más eficiente.

El uso de este proceso paso a paso para cada línea de tiempo de administración de proyectos lo mantendrá en la tarea y menos estresado. ¡Pruébalo, adaptándolo a su negocio y compártelo!

Para tomar aún más las líneas de tiempo de su proyecto, cree su próxima línea de tiempo usando Gestor de tareas UDN .