Як створити графік проекту в 7 простих кроках

Керування проектом? Перегляд роботи в часовій шкалі - замість електронної таблиці або дезорганізованого списку - є одним зПереваги управління проектами. Часота може показати вам, як всі частини вашого плану підходять разом. Отже, чому ви ще не зробили? Без правильної технології, створюючи графік проекту, може бути брудним та ручним.

Не буде більше. Ось покроковий приклад для створення графічної шкалі - незалежно від того, яка ваша посада, промисловість або відділ. Виконайте ці кроки та дізнайтеся, як створити терміни проекту, які поставили на сидіння водія таСтворіть свій власний шаблон хронології проекту .

1. Створіть короткий проект

Зберігати всі зацікавлені сторони проекту, вирівняні з планом, кожен проект повинен почати з aПроект короткий. Він служить дорожньою картою і є способом пояснення цілей, цілей, етапів та бачення загального проекту. Ось кілька запитань, щоб відповісти на ваш короткий:

Які вашіціліДля проекту, як внутрішньо, так і зовні?

Які внутрішні та зовнішні зацікавлені сторони є частиною проекту? Які їхні ролі?

Який термін для проекту?

Що єОсновні етапипроекту?

Давайте зробимо цей крок на практиці. Ви несете відповідальність за планування цьогорічного обіду клієнта. Ваша особиста мета для заходу є якорганізовані, продуктивні та ефективні, наскільки це можливо. Ви впевнені, що ви можете це зробити, і зрозуміти все, що починається, поклавши козлівку для вашої події. Ваші відповіді на чотири запитання, перераховані вище, є:

Які ваші цілі для проекту, як внутрішньо, так і зовні?

Внутрішня мета - планувати високий вплив клієнтської події до 15 000 доларів. Зовнішня мета - досягти 50% RSVP та 80% відвідуваності.

Які внутрішні та зовнішні зацікавлені сторони є частиною проекту?

Внутрішні зацікавлені сторони - це комітет планування заходів (Джон, Сем, Тара, Лінда), ВП успіху клієнта та маркетингової команди. Зовні, зацікавлені сторони включають всі поточні клієнти, а також певні постачальники (компанія харчування, місце проведення подій тощо).

Який час для проекту?

Планування проекту закінчується 15 січня, а подія відбудеться 30 серпня.

Які завдання слід вважати віхою в проекті?

Публікація реєстраційної сторінки, що забезпечує місце проведення та підписання певних постачальників.

Після того, як ви вийдете короткі цілі проекту, ви будете готові працювати назад і з'ясувати всі кроки, які потрібно зробити, щоб потрапити туди, і ви можете створити графік проекту.

2. Перелічіть свої до-DOS

Щоб мати успішну часову шкалу проекту, вам доведеться створити список все, що потрібно буде відбутися протягом усього процесу планування проекту весь шлях до вашого остаточного доставлення, незалежно від того, чи це звіт або подія. Подумайте як великі, так і малі з точки зору кроків. Будь-які завдання, які допоможуть вам отримати ваш проект у часі, і бюджет повинен перейти до цього списку.

На цьому етапі не хвилюйтеся надто багато про порядок всіх ваших кроків або коли вам потрібно отримати їх, ми будемо покрити це пізніше.

Наприклад, розрив нашого обіду нашого клієнта може виглядати так:

Напишіть план подій

Завершити бюджет

Підтвердьте місце проведення подій

Виберіть громадське харчування

Виберіть тему подія

Дизайн творчих концепцій для події

Налаштуйте сторінку RSVP

Надсилати запрошення

Реклама

Порядок

Тест A / V

Завершити презентації

Підготуйте всю заставу та Swag

День контрольного списку

Для більш довгих або більш складних кроків перервайте їх на дрібні, легкі піджадувальні підставки. Не тільки це допоможе вам зрозуміти справжню обсяг кроку, але це також гарантує, що ви не забудете будь-яку малу деталь і зробити вирішення його більш керованим.

На наш подій, щоб зробити етап "вибрати харчування" менш переважним, ми розділимо цю частину проекту в засвоюванні шматки:

Створіть список можливих громадських майданчиків

Отримуйте цитати кожного caterer

Порівняйте цитати і меню

Зустрічаються з кращими виборами

Виберіть Caterer

Завершити контракт

3. Оцініть, як довго триватиме кожен крок

Після того, як ви будете мати повний список кожного кроку у вашому проекті, ви зможете виділити кількість часу, кожен буде потрібно, щоб завершити. При цьому, баланс, надаючи вашій команді достатньо часу, щоб отримати завдання завершити та залишатися у загальному часовому кадрі. Як тільки ви знаєте, скільки часу кожне завдання буде потрібно, ви зможете правильно планувати та послідовність кожного завдання створити дорожню карту проекту.

Продовжуючи з нашим прикладом оцінки клієнтів, давайте візьмемо крок "виберіть Кейтерінг", а також кожну з його підзадач, а також оцінити, скільки часу потрібні індивідуальні завдання.

Виберіть громадське харчування (9 тижнів)

Створіть список можливих громадських майданчиків (1 тиждень)

Отримати цитати кожного caterer (3 тижні)

Порівняти лапки та меню (1 тиждень)

Зустрічаються з верхніми виборами (2 тижні)

Виберіть Caterer (1 тиждень)

Завершити контракт (1 тиждень)

На підставі наших прогнозів, процес вибору підприємства громадського харчування займе дев'ять тижнів. Працюючи назад, ви можете визначити, коли потрібно почати на цьому конкретному кроці та заповнити свій графік проекту з фактичними датами.

4. Карта залежностей

Оскільки ви запускаєте проект, деякі кроки можуть працювати одночасно, особливо якщо різні товариші по команді несуть відповідальність за кожну з перекриваючих завдань. Однак інші не можуть бути запущені або завершені, поки інший крок не закінчиться. Іншими словами, деякі кроки залежать від інших, перш за все, першим. Наприклад, ви не можете замовити їжу, перш ніж ви вибрали Caterer. Це одна з багатьох причин, чомухронологіянастільки важливо. Візуально бачачи кожен крок, як кроки перекриваються, а кількість часу кожен приймає, буде тримати вас на курсі.

Це також час, щоб з'ясувати, хто відповідає за кожен крок. Призначення того, хто відповідає за те, що до кожної частини проекту рано, допоможе вам визначити та налаштувати терміни або ресурсні конфлікти та уникати майбутніх сюрпризів та затримок. На кроці 6 ви дізнаєтеся, як поділитися часовою шкалою проекту з тими, хто беруть участь, здійснюючи обов'язки кристально зрозумілим.

Одне з завдань для нашого прикладу, щоб відправити запрошення. Хоча цей конкретний крок здається легким, є кілька інших речей, які потрібно відбутися, перш ніж ми навіть можемо подумати про відправлення запрошень. Запрошення повинні бути розроблені, і ми не можемо їх розробляти, поки для нашої події не буде обрано тема. Одне завдання повинно відбуватися, перш ніж інше починається. Наприклад:

Тема подія(Команда планування подій) →Концепції дизайну(Лінда) →Виберіть дизайн(Команда планування подій) →Створити запрошення(Лінда) →Надсилати запрошення(Тара)

Це варто часувідображати кожну залежністьі послідовність (або порядок) кожного завдання. Ви швидко почнете побачити свою головоломку проекту разом. Вирішення, хто буде робити те, що є критичним. Хто буде працювати над завершенням теми події? Хто буде розробляти запрошення? Не чекайте, поки це не буде час для початку завдання, перш ніж призначити його комусь, щоб все було розбещено рано, щоб уникнути конфліктів або гіккупів.

Хороша новина - це процес запрошення та вибір громадського харчування можуть бути одночасно (що буде показано на нашому графіку проекту).

5. Створіть часову шкалу

Ви починаєте візуалізуватиЯкий ваш графік проекту може виглядати? Хоча це не практично зберігати це зображення (і всі ці завдання та строкові дати) у вашій голові, це реалістично отримати їх на папері (або на екрані). Ваш перший інстинкт може бути відкрити електронну таблицю Excel або PowerPoint - але чекати. Оскільки не було розроблено для планування або управління проектами, ви будете зіткнутися з деякими Виклики, які ви можете уникнути, вибираючи кращий інструмент .

Замість цього, вибирайте інструмент управління проектами, який призначений для будівництва таКерування часом проекту-люблюМенеджер завдань UDN. Не тільки він заощадить вас, нанесення часової шкали (оскільки вам не доведеться спробувати зламати об'єднання клітин та додати формули, щоб увімкнути електронну таблицю у графіку проекту), це дозволить вам продовжувати керувати часовою шкалою після закінчення проекту. ВідданийІнструменти управління проектамиДозвольтеЛегко адаптуйте часову шкалуЯк ви працюєте, і оновлюєте своїх зацікавлених сторін щодо змін та прогресу.

За допомогою правильного інструменту, ваша часова шкала буде прив'язана до вашої основної роботи, і завжди буде в курсі. Це може бути різниця між проектом, що працює на доріжці та один, що йде Хейвур.

Як створити часову шкалуМенеджер завдань UDN

Використання Менеджер завдань UDNХронологіяособливістьСтворіть свій графік проекту :

Введіть всі ваші кроки проекту як завдання у списку

Додайте дати початку та завершення до кожного завдання

Додайте власника завдання для кожного

Намалюйте залежності між завданнями

Натисніть "Timeline", щоб переглянути список, переведений у візуальну шкалу.

Порада:Якщо ви вже створили свій план у електронній таблиці, ви можете швидко імпортувати йогоМенеджер завдань UDNвикористовуючи нашуІнтеграція імпортерів CSV, і перейти до кроку чотири.

Шаблони хронології проекту, щоб ви розпочати роботу

Найпростіший спосіб налаштувати графік проекту швидко - почати зШаблон проекту. Нижче наведено пару шаблонів проекту, створеніМенеджер завдань UDN, що ви можете використовувати зараз. Кожен проект починається з перегляду списку, але ви можете натиснути на вкладку "Timeline", щоб перетворити його в часову шкалу:

Шаблон для маркетингу продукту

Шаблон планування подій

Шаблон дорожнього карта продукту

Загальний шаблон плану проекту

6. Поділіться своїм зацікавленими сторонами

Пам'ятайте, коли ви додали список всіх зацікавлених сторін проекту до вашого кольору на самому початку цього процесу? Тепер, коли ви побудували шкалу часу, важливо поділитися ним з усіма залученими. Ми можемо обіцяти, що вони будуть в захваті, щоб побачити, як це зрозуміло ваш план. Чим простіше ви робите свою частину проекту, тим більше успіху буде пройти ваш шлях протягом усього процесу.

Коли ви використовуєтеІнструмент управління проектамиЩоб побудувати часову шкалу, обмін його швидким і бездоганним. Забудьте про електронну пошту та декілька документів, які не знають, ваші зацікавлені сторони знають, хто робить те, що коли.

Для події клієнта ми хочемо поділитися нашою часовою шкалою з усіма, хто бере участь у всьому проекті, а не тих, хто має негайні обов'язки. У будь-який час хтось зможе відслідковувати свою частину проекту та його залежності, не маючи того, щоб вас задати інформацію.

7. Керування та адаптуватися, коли ви йдете

Якщо ви коли-небудь працювали над будь-яким проектом, ви знаєте, що не завжди йде, як планувалося. Однак, коли ви готові пристосуватися, зміни не здаються настільки складними. Терміни не просто відмінно для планування; Вони також допоможуть вам налаштувати затримки або змін неминуче.

Переміщення завдань навколо не повинні бути складними або порушувати весь проект. Якщо одна частина проекту входить до затримки, як власник проекту, у вас буде чіткість щодо впливу решти проекту. Тоді ви будете мати повноваження, щоб перемістити речі, відповідно, тому загальний проект все ще може рухатися вперед.

Як Баланс кар'єраПримітки, зміни проекту можна керувати за власними конкретними кроками, але після того, як зміна остаточна, настав час оновити часову шкалу. Тому що терміни швидко вийдуть з дати, коли плани змінюються, спираючись на a Інструмент управління проектами, а не електронна пошта або електронна таблиця, пропонує велику користь. Як власник проекту, це ваша відповідальність за спілкування всім зацікавленим сторонам, що є єдиним джерелом істини (ваша часова шкала) і переконайтеся, що він завжди оновлюється.

Прийняти негайні дії.Як тільки зміни підтверджується, оновіть свою часову шкалу, щоб відобразити його.

Повідомити зацікавлених сторін.Кожен, хто постраждав від зміни до вашого проекту, повинен розуміти, як вони впливають на них і вміти візуально бачити зміну на графіку проекту.

Визначити вплив.Після того, як ваша часова сторінка буде оновлено, ви зможете побачити, чи є час, які переповнені та зацікавленими сторонами, які мають занадто багато завдань. Чи можете ви перемістити завдання, щоб забезпечити більше часу? Чи може хтось пережити цю відповідальність або позичити руку?

Щоб загорнути наш випадок, скажімо, вам вдалося вибрати Cater Cater для обіду клієнта. Ви збираєтеся завершити контракт, коли виклик приходить в те, що компанія з громадськістю подвійне забронювало себе. На жаль, ви повинні знайти нову громадську компанію.

Завдяки часовій шкалі легко пристосуватися до дати будь-якого завдання або будь-яких членів команди, які впливають на цю зміну. Позитивна частина цього завдання полягає в тому, що ми вже пройшли кілька початкових завдань і можуть бачити, що відображено на часовій шкалі. Хоча це розчаровує проблему, вона відчуває себе більш керованим, оскільки наша хронологія зберігала нас організованою та на шляху.

Загальні питання про терміни проекту

Знаючи, як створити добре організований графік проекту - це чудовий перший крок до розуміння того, як використовувати цей потужний інструмент, але ви можете мати ще кілька питань. Ти не один. Ось відповіді на пару спільних питань, які люди мають у рамках проекту:

Яка різниця між часовою шкалою та діаграмою Gantt?

Графіки Ganttзосередитисяробочий процесі залежність завдань. Вони більш лінійні і не враховують зміни або декілька речей, що відбуваються відразу. Терміни є гнучкими та легко адаптуються до змін у планах проекту. Вони дозволяють працювати робочий потік без зусиль. Обидва служать як візуальні інструменти.

Як ви можете відстежувати прогрес проекту, особливо якщо ви керуєте кількома проектами?

Це важко зробити в електронних таблицях, але легше у інструменті управління проектами. Є кілька поглядів, щоб мати можливість побачити один проект за один раз, або ви можетеКеруйте кількома проектамичерезпортфоліо-стиль .

Іншими словами, ви можете візуалізувати, коли ви будете мати більше часу на роботу з конкретних завдань, і коли ви не зможете налаштувати, як потрібно, щоб вийти з вашогоРобоча навантаження команди .

Створіть свій наступний графік проекту впевнено

Не вистачає, щоб просто придумати план проекту.Визначення того, як виконати це так само важливо. Розробка часової шкали про те, як розвивається план, є надзвичайно важливим для етапу планування, а також здійснює управління проектом більш ефективним.

Використовуючи цей покроковий процес для кожного терміну управління проектами, буде тримати вас на завданні та менш підкресленим. Спробуйте, адаптувати його до свого бізнесу, і поділіться ним!

Щоб зробити термін дії проекту навіть далі, створіть наступну часову шкалу Диспетчер завдань UDN .