Jak utworzyć oś czasu projektu w 7 prostych krokach

Zarządzanie projektem? Wyświetlanie pracy w osi czasu - zamiast arkusza kalkulacyjnego lub zdezorganizowanej listy do zrobienia - jest jedną zKorzyści z zarządzania projektami. Oś czasu może pokazać, jak wszystkie elementy twoich planów pasują do siebie. Więc dlaczego jeszcze nie zrobiłeś? Bez odpowiedniej technologii, tworzenie oś czasu projektu może być brudny i podręcznik.

Fret nie więcej. Oto przykład krok po kroku, aby stworzyć oś czasu projektu - bez względu na tytuł pracy, przemysł lub dział. Postępuj zgodnie z poniższymi krokami i dowiedz się, jak budować terminy projektu, które umieszczają w siedzeniu kierowcy iZbuduj swój własny szablon czasu projektu .

1. Utwórz krótki projekt

Aby utrzymać wszystkie interesariusze projektu dostosowane do planu, każdy projekt powinien zacząć odkrótki projekt. Służy jako mapa drogowa i jest sposobem na wyjaśnienie celu, celów, kamieni milowych i wizji ogólnego projektu. Oto kilka pytań, które należy odpowiedzieć w skrócie:

Jakie są waszeceleDla projektu, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie?

Które wewnętrzne i zewnętrzne interesariuszy są częścią projektu? Jakie są ich role?

Jaki jest czas ramy dla projektu?

Jakie sąKluczowe kamienie milowe.z projektu?

Umieśćmy ten krok w praktyce. Jesteś odpowiedzialny za planowanie tegorocznego obiadu uznania klienta. Twoim osobistym celem wydarzenia ma być jakzorganizowany, produktywny i wydajny, jak to możliwe. Jesteś pewny, że możesz to zrobić i zrozumieć, że wszystko zaczyna się, odkładając spójne krótkie krótkie dla Twojego wydarzenia. Twoje odpowiedzi na wymienione powyżej cztery pytania to:

Jakie są twoje cele projektu, zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie?

Wewnętrznym celem jest zaplanowanie wydarzenia klienta o wysokiej wpływie poniżej 15 000 USD. Celem zewnętrznym jest osiągnięcie 50% stawki RSVP i 80% współczynnika obecności.

Które wewnętrzne i zewnętrzne interesariuszy są częścią projektu?

Wewnętrznymi interesariuszami są komisja planowania wydarzenia (John, Sam, Tara, Linda), VP sukcesu klienta i zespół marketingowy. Zewnętrznie interesariusze obejmują wszystkich obecnych klientów i niektórych dostawców (firma gastronomiczna, miejsce zdarzeń itp.).

Jaka jest rama czasowa dla projektu?

Planowanie projektu rozpoczyna się 15 stycznia, a wydarzenie wystąpi 30 sierpnia.

Które zadania powinny być uważane za kamienie milowe w projekcie?

Publikowanie strony rejestracyjnej, zabezpieczając miejsce i podpisanie niektórych dostawców.

Po dokonaniu krótkich projektów i celów, będziesz gotowy do pracy do tyłu i dowiesz się wszystkie kroki, które musisz wziąć, aby się tam dostać i możesz rozpocząć tworzenie oś czasu projektu.

2. Wymień swój DOS

Aby mieć udany oś czasu projektu, musisz utworzyć listę wszystkiego, co będzie musiało się wydarzyć w trakcie procesu planowania projektu aż do ostatniego dostarczonego, czy jest to raport czy zdarzenie. Pomyśl zarówno duży, jak i mały pod względem kroków. Wszelkie zadania, które pomogą Ci uzyskać projekt zakończony na czas, a budżet powinien przejść na tę listę.

W tym momencie nie martw się zbytnio o kolejność wszystkich kroków lub kiedy trzeba je zrobić - pokryjemy to później.

Na przykład, awaria dla naszego obiadu uznania klienta może wyglądać tak:

Napisz plan wydarzenia

Finalizować budżet

Potwierdź miejsce wydarzenia

Wybierz Catering.

Wybierz temat wydarzenia

Design Creative Concepts for Event

Skonfiguruj stronę RSVP

Wysyłać zaproszenia

Reklamuj zdarzenie

Zamów SWAG.

Przetestuj A / V

Sfinalizować prezentacje

Przygotuj wszystkie zabezpieczenie zdarzeń i SWAG

Dnia listy kontrolnej

Na dłuższe lub bardziej złożone kroki przełamuj je na mniejsze, łatwe do strawsze podstaski. Nie tylko pomoże Ci zrozumieć prawdziwy zakres kroku, ale zapewni, że nie zapomnisz żadnych małych szczegółów i sprawiają, że będziesz bardziej zarządzać.

W naszym przykładzie, aby wykonać krok "Wybierz catering" mniej przytłaczający, podzieliliśmy tę część projektu na strawne elementy:

Utwórz listę możliwych cateringów

Uzyskaj cytaty od każdego caterera

Porównaj cytaty i menu

Spotkaj się z górnymi wyborami

Wybierz Caterer.

Sfinalizować umowę

3. Szacuj, jak długo każdy krok

Po wykonaniu kompleksowej listy każdego kroku w projekcie, będziesz przydzielić godzinę, jaki każdy przyjmie się do zakończenia. Robiąc to, saldo podawanie zespołu wystarczająco dużo czasu na zakończenie zadań i pozostanie w ramach ogólnej ramki. Gdy będziesz wiedzieć, ile czasu zajmie każde zadanie, będziesz mógł prawidłowo zaplanować i sekwencjonować każde zadanie, aby utworzyć mapę drogową projektu.

Kontynuując jednocześnie z naszym przykładem zdarzeń aprecjacji klienta, weźmy krok "Wybierz Catering" wraz z każdym z jego podtaski, a także oszacować, ile czasu zajmie indywidualne zadania.

Wybierz Catering (9 tygodni)

Utwórz listę możliwych cateringów (1 tydzień)

Uzyskaj cytaty od każdego caterera (3 tygodnie)

Porównaj cytaty i menu (1 tydzień)

Spotkaj się z górnymi wyborami (2 tygodnie)

Wybierz Caterer (1 tydzień)

Finalizuj umowę (1 tydzień)

W oparciu o nasze projekcje czasowe proces wyboru firmy cateringowej zajmie łącznie dziewięć tygodni. Wracając do tyłu, możesz określić, kiedy musisz rozpocząć się na tym konkretnym etapie i wypełnić oś czasu projektu z rzeczywistymi datami.

4. Mapuj zależności

Gdy prowadzisz projekt, niektóre kroki można pracować na jednocześnie - zwłaszcza jeśli różne koledzy są odpowiedzialne za każdą z nakładających się zadań. Jednak inne nie mogą być uruchomione ani zakończone, dopóki nie zostanie zakończony kolejny krok. Innymi słowy, niektóre kroki są zależne od innych ukończonych. Na przykład nie możesz zamówić żywności, zanim wybrałeś Caterer. To jeden z wielu powodów, dla którychosi czasujest tak ważny. Wizualnie widząc każdy krok, w jaki sposób kroki nakładają się, a ilość czasu, każdy z nich przyjmuje, utrzyma cię na kursie.

Jest to również czas, aby dowiedzieć się, kto jest odpowiedzialny za każdy krok. Przypisywanie, kto jest odpowiedzialny za każdą część projektu na początku projektu pomoże Ci dostrzec i dostosować konflikty czasowe lub zasobów oraz unikać przyszłych niespodzianek i opóźnień. W kroku 6 dowiesz się, jak dzielić się rozwiązaniem projektu z tymi zaangażowanymi, dokonując odpowiedzialności Crystal Clear.

Jednym z zadań na nasze przykładowe wydarzenie jest wysyłanie zaproszeń. Podczas gdy ten konkretny krok wydaje się łatwy, istnieje kilka innych rzeczy, które muszą się wydarzyć, zanim będziemy mogli nawet pomyśleć o wysyłaniu zaproszeń. Należy zaprojektować, a my nie możemy ich zaprojektować, dopóki motyw został wybrany na nasze wydarzenie. Jedno zadanie musi wystąpić przed kolejnym uruchomieniem. Na przykład:

Motyw zdarzenia(Zespół planowania zdarzeń) →Koncepcje projektowe.(Linda) →Wybierz projekt(Zespół planowania zdarzeń) →Utwórz zaproszenie(Linda) →Wysyłać zaproszenia(Tara)

Jest wart czasuMapuj każdą zależnośćoraz sekwencja (lub zamówienie) każdego zadania. Będziesz szybko zacząć widzieć, jaką puzzle dochodzi dochodzi do siebie. Decydując się, kto zrobi to również krytyczne. Kto będzie pracować nad finalizacją tematu? Kto zaprojektuje zaproszenia? Nie czekaj, aż nadejdzie czas na rozpoczęcie zadania przed przypisaniem go do kogoś - zdejmij wszystko, aby uniknąć konfliktów lub czkawek.

Dobrą wiadomością jest proces zaproszenia i wybory cateringowe mogą działać w tym samym czasie (który zostanie wyświetlony na naszym oś czasu projektu).

5. Utwórz swoją ofertę

Czy zaczynasz wizualizowaćjak może wyglądać na oś czasu projektu? Chociaż nie jest to praktyczne, aby utrzymać ten obraz (i wszystkie te zadania i daty) w twojej głowie, jest realistyczne, aby je dostać na papierze (lub na ekranie). Pierwszy instynkt może być otwarcie arkusza kalkulacyjnego Excel lub PowerPoint - ale poczekaj. Ponieważ nie miały na celu planowania lub zarządzania projektami, wpadniesz w niektóre Wyzwania, których można uniknąć, wybierając lepsze narzędzie .

Zamiast tego zdecyduj się na narzędzie do zarządzania projektami, które jest przeznaczone do budowy iZarządzaj terminami projektowymi-tak jakMenedżer zadań UDN.. Nie tylko pozwoli Ci zaoszczędzić czas na rysowaniu linii czasu (ponieważ nie będziesz musiał próbować włamać się do komórek scalania i dodać formuł, aby przekształcić arkusz kalkulacyjny w osi czasu), pozwoli Ci kontynuować zarządzanie osiązyką po rozpoczęciu projektu. DedykowaneNarzędzia do zarządzania projektamiPozwól ciŁatwo dostosuj swoją oś czasuJak pracujesz i zaktualizuj interesariuszy na zmiany i postępy.

Dzięki prawym narzędziem, osiąga się na osi czasu będzie związany z podstawową pracą i zawsze będzie na bieżąco. Może to być różnica między projektem pracującym na dobrej drodze i jeden pójść Haywire.

Jak utworzyć oś czasu wMenedżer zadań UDN.

Stosowanie Menedżer zadań UDN.Osi czasufunkcja doUtwórz własny harmonogram projektu :

Wprowadź wszystkie kroki projektu jako zadania na liście

Dodaj daty startów i zakończenia do każdego zadania

Dodaj właściciela zadania dla każdego

Narysuj zależności między zadaniami

Kliknij przycisk "Timeline", aby zobaczyć listę przetłumaczoną na wizualną osi czasu.

Wskazówka:Jeśli stworzyłeś już swój plan w arkuszu kalkulacyjnym, możesz szybko go zaimportowaćMenedżer zadań UDN.Korzystanie z naszegoIntegracja importera CSV.i przejdź do kroku cztery.

Szablony terminów projektu, aby rozpocząć

Najłatwiejszy sposób, aby szybko skonfigurować oś czasu projektu, jest rozpoczęcie odSzablon projektu.. Poniżej znajdują się kilka szablonów projektu, stworzonych przezMenedżer zadań UDN., To możesz użyć teraz. Każdy projekt rozpoczyna się jako widok listy, ale możesz kliknąć kartę "Timeline", aby przekształcić go w osi czasu:

Szablon uruchomienia marketingu produktu

Szablon planowania zdarzenia

Szablon drogowy produktu

Szablon projektu ogólnego projektu

6. Udostępnij je z zainteresowanymi stronami

Pamiętaj, kiedy dodałeś listę wszystkich interesariuszy projektu na krótkie na samym początku tego procesu? Teraz, gdy zbudowałeś swój oś czasu, ważne jest, aby podzielić się nim ze wszystkimi zaangażowanymi. Możemy obiecać, że będą zachwyceni, aby zobaczyć, jak jasny jest twój plan. Łatwiej, aby ich część projektu, tym więcej kudos będzie nadszedł na swój sposób w trakcie procesu.

Kiedy używaszNarzędzie do zarządzania projektamiAby zbudować swój oś czasu, udostępnianie jest szybkie i bez szwu. Zapomnij o e-mailach i wielu doktorach - w żadnym momencie, Twoje interesariusze będą wiedzieć, kto robi, kiedy.

W przypadku zdarzenia aprecjacji klienta będziemy chcieli podzielić się naszym oś czasu ze wszystkimi zaangażowanymi w cały projekt, a nie tylko tych, którzy mają natychmiastowe obowiązki. W dowolnym momencie ktoś będzie w stanie śledzić swoją część projektu i jej zależności bez konieczności pingowania Cię w celu uzyskania informacji.

7. Zarządzaj i dostosuj się jak idziesz

Jeśli kiedykolwiek pracowałeś nad dowolny projekt, wiesz, że rzeczy nie zawsze idą zgodnie z planem. Jednak gdy jesteś przygotowany do adaptacji, zmiany nie wydają się tak trudne do obsługi. Terminy nie są tylko świetne do planowania; Pomogą również dostosować się jako opóźnienia lub zmiany nieuchronnie zdarzają się.

Przenoszenie zadań wokół nie musi być zniechęcające ani nie zakłócające całego projektu. Jeśli jedna część projektu prowadzi opóźnienie, jako właściciel projektu, będziesz miał jasność na temat wpływu reszty projektu. Następnie zostaniesz upoważniony do przeniesienia rzeczy odpowiednio, więc ogólny projekt może nadal poruszać się do przodu wydajnie.

Tak jakKariera bilansuUwagi, zmiany projektu mogą być zarządzane w ramach własnych konkretnych kroków, ale po ostatecznym czasie, nadszedł czas, aby zaktualizować swój oś czasu. Ponieważ transakcje terminowe szybko sięgają, gdy planuje się zmienić, opierając się na Narzędzie do zarządzania projektami, a nie e-mail lub arkusze kalkulacyjne, oferuje duże korzyści. Jako właściciel projektu jest Twoim obowiązkiem, aby komunikować się wszystkim zainteresowanym stronom, jakie jest jedno źródło prawdy (twojej osi czasu) i upewnij się, że jest zawsze aktualizowany.

Podjąć natychmiastowe działanie.Gdy tylko zmiana zostanie potwierdzona, zaktualizuj swój oś czasu, aby go odzwierciedlić.

Powiadom interesariuszy.Każdy, kto ma wpływ na zmianę czasu projektu, powinien zrozumieć, w jaki sposób wpływa na nich i być w stanie wizualnie zobaczyć zmianę na liście projektu.

Określ wpływ.Po zaktualizowaniu linii czasu będziesz mógł sprawdzić, czy istnieją okresy, które są przepełnione i interesariusze, które mają zbyt wiele zadań. Czy możesz przenieść zadanie, aby zapewnić więcej czasu? Czy ktoś może przejrzeć tę odpowiedzialność lub pożyczyć rękę?

Aby zakończyć naszego przykładu zdarzeń, powiedzmy, że udało Ci się wybrać catering dla kolacji uznania klienta. Zamierzasz sfinalizować umowę, gdy wezwanie przychodzi w tym firmie gastronomicznej podwójnie zarezerwowani. Niestety, musisz znaleźć nową firmę cateringową.

Dzięki osi czasu łatwo jest dostosować terminy dla każdego zadania lub wszystkich członków zespołu, które mają wpływ tę zmianę. Pozytywną częścią tego wyzwania jest to, że już przeszerzyliśmy kilka początkowych zadań i widzi, że odzwierciedlenie na osi czasu. Chociaż jest to frustrujący problem, czuje się bardziej łatwy do zarządzania, ponieważ nasza osi czasu utrzymywała nas zorganizowaną i na dobrej drodze.

Wspólne pytania dotyczące terminów projektowych

Wiedząc, jak stworzyć dobrze zorganizowany oś czasu projektu, jest świetnym pierwszym krokiem w kierunku zrozumienia, jak korzystać z tego potężnego narzędzia, ale nadal możesz mieć jeszcze kilka pytań. Nie jesteś sam. Oto odpowiedzi na kilka wspólnych pytań Ludzie mają o terminach projektu:

Jaka jest różnica między osi czasu a wykresem Gantt?

Wykresy ganttaSkup się bardziej naprzepływ pracyi zależności zadań. Są bardziej liniowe i nie uwzględniają zmian ani wielu rzeczy na raz. Terminy są elastyczne i łatwo dostosowują się do zmian w planach projektu. Umożliwiają bez wysiłku przepływu pracy. Obaj służą jako narzędzia wizualne.

Jak śledzić postępy projektu, zwłaszcza jeśli zarządzanie wieloma projektami?

Jest to trudne do zrobienia w arkuszach kalkulacyjnych, ale łatwiej w narzędzia do zarządzania projektami. Istnieje wiele widoków, które mogą być w stanie zobaczyć jeden projekt na raz, albo możeszZarządzaj wieloma projektamiprzez A.Widok w stylu portfolio .

Innymi słowy, możesz wizualizować, gdy będziesz miał więcej czasu na pracę nad konkretnymi zadaniami, a kiedy jesteś w pojemności, możesz dostosować się do potrzebnego do nawet wyjściaobciążenie zespołu. .

Utwórz następny oś czasu projektu

Nie wystarczy, aby wymyślić plan projektu.Określenie, jak się wykonać, jest równie ważne. Rozwijanie linii czasu, w jaki sposób planuje się, ma kluczowe znaczenie dla fazy planowania, a także sprawia, że ​​zarządzanie projektem bardziej wydajnym.

Korzystanie z tego procesu krok po kroku dla każdego terminu zarządzania projektem zapewni Ci zadanie i mniej zestresowane. Wypróbuj go, dostosuj go do swojej firmy i udostępnij je!

Aby jeszcze bardziej wziąć te linie czasu, utwórz następną osi czasu za pomocą Menedżer zadań UDN. .