A projekt idővonal létrehozása 7 egyszerű lépésben

Projekt kezelése? A munkamenet megtekintése az idővonalon - a táblázat helyett vagy a diszorganizált to-do lista helyett - az egyikA projektmenedzsment előnyei. Az idővonal megmutathatja, hogyan illeszkedik a terved összes darabja. Szóval, miért nem tettél még? A megfelelő technológia nélkül a projekt idővonal létrehozása lehet rendetlen és kézi.

Nincs többé. Itt van egy lépésenkénti példa a projekt idővonal létrehozására - függetlenül attól, hogy milyen munkakörül, iparág vagy osztály. Kövesse az alábbi lépéseket, és megtanulja, hogyan építsünk ki a projekt idővonalait, amelyek a vezetőülésbe helyeznek ésÉpítsd meg saját projekt idővonalas sablonját .

1. Hozzon létre egy projektet

Annak érdekében, hogy az összes projekt érdekeltje igazítsa a tervet, minden projektnek meg kell kezdeni arepülési rövidítés. Útmutatásként szolgál, és a teljes projekt céljainak, céljainak, mérföldköveinek és elképzelésének magyarázata. Íme néhány kérdés, hogy válaszoljon a rövidre:

Mi az ÖncélokA projekt számára mind belsőleg, mind külsőleg?

Melyik belső és külső érdekeltek a projekt részét képezik? Milyen szerepük van?

Mi az időkeret a projektnek?

Mik afőbb mérföldköveka projektről?

Tedd ezt a lépést a gyakorlatba. Ön felelős az idei kliens elismerési vacsora megtervezéséért. Az esemény személyes célja az, hogy legyenSzervezett, produktív és hatékony. Biztos vagy benne, hogy meg tudod csinálni, és megérti, hogy mindez elkezdi összeállítani egy kohéziós rövidítést az eseményedért. A fenti négy kérdésre adott válaszok:

Milyen célok vannak a projekthez, mind a belsőleg, mind a külsőleg?

A belső cél egy nagy hatású kliens esemény megtervezése 15 000 dollár alatt. A külső cél az 50% RSVP ráta és 80% -os részvételi arány elérése.

Melyik belső és külső érdekeltek a projekt részét képezik?

A belső érdekeltek az esemény tervezési bizottsága (John, Sam, Tara, Linda), az ügyfél sikerének és a marketing csapatának VP-je. Külsőleg az érdekeltek közé tartoznak az összes jelenlegi ügyfelek, valamint bizonyos gyártók (vendéglátóipari vállalat, eseményhely, stb.).

Mi az időkeret a projekthez?

A projekttervezés január 15-én indul ki, és az esemény augusztus 30-án fog történni.

Mely feladatokat kell tekinteni a projektben a mérföldkövek?

A regisztrációs oldal közzététele, a helyszín biztosítása és bizonyos gyártók aláírása.

Miután megvan a projekt rövid és a célok körvonalazva, készen állsz arra, hogy hátrafelé dolgozzon, és kitaláljuk az összes szükséges lépéseket, amellyel meg kell tennie, és elkezdheti létrehozni egy projekt idővonalat.

2. Sorolja fel a TO-DOS-t

Annak érdekében, hogy egy sikeres projekt idővonal, akkor létre kell hozni egy listát mindarról, amit meg kell történnie a projekt tervezési folyamat egészen a végső dokumentumnak, hogy ez egy jelentés vagy egy eseményt. Gondolj mind a nagy, mind a kicsi lépésekre. Minden olyan feladat, amely segíteni fogja a projekt befejezését időben és a költségvetésen, meg kell mennie ezen a listán.

Ezen a ponton, ne aggódj túl sokat a sorrendben az összes lépést, vagy ha kell kérni őket, kész-azt majd fedél később.

Például a bontás ügyfelünk elismerését vacsora a következőképpen nézhet ki:

Írjon egy rendezvénytervet

Költségvetés

Erősítse meg az eseményhelyszínt

Válassza ki a vendéglátást

Válasszon esemény témát

Tervezzen kreatív koncepciók az eseményhez

Állítsa be az RSVP oldalt

Küldj meghívókat

Hirdetési esemény

Swag rendelés

TEST A / V

A bemutatók véglegesítése

Készítsen ki minden eseménybiztosítékot és swag

Ellenőrző lista napja

Hosszabb vagy összetettebb lépések esetén szüntesse meg őket kisebb, könnyen digest subtaszkokba. Nem csak ez segít kitalálni a tényleges hatályát egy lépést, de ez akkor is biztosítja, hogy ne felejtsük el, minden apró részlet, és kezelése kezelhetőbb.

A rendezvény például, hogy a „Select vendéglátó” lépésről kevésbé nyomasztó, mi lenne megosztani ezt a részét a projektet emészthető darab:

Hozzon létre egy listát a lehetséges vendéglátókról

Adjon idézeteket minden vendéglátóból

Az idézetek és a menük összehasonlítása

Találkozik a felső választásokkal

Válassza ki a vendéglátót

Szerződés befejezése

3. becslése Mennyi ideig tart minden lépés

Miután átfogó listája van a projekt minden lépéséről, akkor aztán kiosztja az időtartamot, hogy mindegyik teljes lesz. Amikor ezt csinálja, egyensúlyt ad a csapatnak elegendő időt ahhoz, hogy feladatok készüljenek és tartózkodjanak az általános időkereten belül. Ha tudod, mennyi időt vesz igénybe minden feladat, akkor képes lesz megtervezni és sorolni minden egyes feladatot, hogy létrehozzon egy projekt ütemtervet.

Folytatva ügyfelünk elismerését esemény például, vessünk a „Select vendéglátó” lépésben együtt minden egyes részfeladatok, és megbecsülni, hogy mennyi időt az egyes feladatok kerül.

Válassza ki a vendéglátást (9 hét)

Hozzon létre egy listát a lehetséges vendéglátókról (1 hét)

Idézetek minden vendéglátón (3 hét)

Hasonlítsa össze az idézeteket és menüket (1 hét)

Találkozz a felső választásokkal (2 hét)

Válassza ki a vendéglátót (1 hét)

Végezze el a szerződést (1 hét)

Idős előrejelzéseink alapján a vendéglátóipari vállalat kiválasztásának folyamata összesen kilenc hétig tart. A hátrafelé való munka meg tudja határozni, hogy meg kell kezdenie ezt a lépést, és töltse ki a projekt idővonalát a tényleges dátumokkal.

4. Táblázza a függőségeket

Mivel egy projektet futtat, egyes lépések egyszerre működhetnek - különösen, ha a különböző csapattársak felelősek az egyes átfedő feladatokért. Azonban mások nem indíthatók vagy befejezhetők, amíg egy másik lépés befejeződik. Más szóval néhány lépés az első másoktól függ. Például nem rendelheti meg az ételt, mielőtt kiválasztotta a vendéglátót. Ez az egyik sok oka annak, hogy aIdővonalannyira fontos. Vizuálisan látva az egyes lépéseket, hogyan fedik le a lépéseket, és az idő mennyi időtartam fog tartani Önt.

Ez az idő is, hogy kitaláljuk, ki felelős minden lépésben. Olyan hozzárendelés, aki a projekt minden részéért a korai minden részéhez segít abban, hogy megoldja és állítsa be az időzítést vagy az erőforrás-konfliktusokat, és elkerülje a jövőbeli meglepetéseket és késedelmeket. A 6. lépésben megtanulod megosztani a projekt idővonalának megosztását az érintettekkel, így a felelősségteljesítményt a kristálytiszta.

A példa eseményünk egyik feladata a meghívók küldése. Bár ez az adott lépés tűnik, mint egy könnyű, több más dolog, hogy meg kell történnie, mielőtt még azt is gondolni a meghívók küldése. A meghívókat meg kell tervezni, és nem tudjuk megtervezni őket, amíg egy témát választottunk az eseményünkre. Egy feladat előfordulhat, mielőtt egy másik elkezdődik. Például:

Esemény téma(Eseménytervező csapat) →Tervezési koncepciók(Linda) →Válassza a Design lehetőséget(Eseménytervező csapat) →Meghívás létrehozása(Linda) →Küldj meghívókat(Tara)

Érdemes az időtTáblázza az egyes függéstés az egyes feladatok sorrendje (vagy sorrendje). Gyorsan elkezdi látni a projektpuzzle-t. Döntés, hogy ki fogja tenni, ami kritikus is. Ki fog dolgozni az esemény témájának véglegesítésében? Ki fogja megtervezni a meghívókat? Ne várjon, amíg el kell kezdeni az idő, hogy elinduljon, mielőtt hozzárendelné azt valakinek, hogy mindent el kell vírnunk, hogy elkerülje a konfliktusokat vagy a csuklókat.

A jó hír a meghívási folyamat, és a vendéglátás kiválasztása egyszerre történhet (amely a projekt idővonalán látható).

5. Hozza létre az idővonalat

Kezdsz megjeleníteniMilyenek lehetnek a projekt idővonala? Bár ez nem praktikus, hogy tartsa ezt a képet (és az összes feladatot és az esedékes dátumot) a fejedben, ez realisztikus, hogy leállítsa őket papírra (vagy a képernyőn). Az első ösztöne lehet, hogy megnyitja az Excel táblázatkezelőt vagy a PowerPoint-de várjon. Mivel a projektek tervezésére vagy kezelésére nem tervezték, akkor be fogsz menni Kihívások, amelyeket elkerülhetné a jobb eszköz kiválasztásával .

Ehelyett válasszon egy olyan projektmenedzsment eszközt, amely építeni ésA projekt idővonalainak kezelése-tetszikUDN feladatkezelő. Mert nem csak időt takarít meg rajz a timeline (mert akkor nem kell, hogy megpróbálja feltörni egyesítés sejteket és add képletek viszont egy táblázatot egy projekt idővonal), ez lehetővé teszi, hogy továbbra is kezelheti idővonal a projekt után kickoff. DedikáltProjektmenedzsment eszközöklehetővé teszi, hogyKönnyen alkalmazkodik az idővonalhozAhogy dolgozik, és frissíti az érdekelt feleket a változásokról és a haladásról.

A megfelelő eszközzel az idővonal az alapul szolgáló munkához kötődik, és mindig naprakészen marad. Ez lehet a különbség a pályán futó projekt és az egyik Haywire.

Hogyan lehet létrehozni egy idővonalatUDN feladatkezelő

Használat UDN feladatkezelőAz idővonaljellemzőenHozzon létre saját projekt ütemezését :

Adja meg az összes projekt lépéseit a listában szereplő feladatokként

Adja meg a kezdet és a végpontok minden feladathoz

Adjon hozzá egy feladat tulajdonosát mindegyikhez

A feladatok közötti függőségeket

Kattintson az "Idővonal" gombra, hogy megtekinthesse listáját a vizuális idővonalra.

Tipp:Ha már létrehozta a tervet egy táblázatban, gyorsan behozhatja aztUDN feladatkezelőa miénk segítségévelCSV importőr integráció, és ugorjon a négy lépésre.

A projekt idővonalas sablonok elindításához

A projekt idővonalának legegyszerűbb módja az aProjekt sablon. Az alábbiakban néhány projekt sablon van, amelyet aUDN feladatkezelő, amit most használhat. Minden projekt lista nézetként kezdődik, de kattintson az "Idővonal" fülre, hogy átalakítsa az idővonalra:

Termék marketing indító sablon

Eseménytervezés sablon

Termék RoadMap sablon

Általános projekt terv sablon

6. Ossza meg az érdekelt felekkel

Ne feledje, amikor hozzáadott egy listát az összes projekt érdekeltje, hogy röviden a folyamat kezdete ebben a folyamatban? Most, hogy építetted az idővonalat, fontos, hogy megosszák vele mindenkinek. Megígérhetjük, hogy izgatottak lesznek, hogy megnézzük, mennyire törődnek a terved. Minél könnyebbé teszed a projekt részét, annál több Kudos jön az utat az egész folyamat során.

Amikor aProjektmenedzsment eszközAz idővonal megteremtéséhez gyors és zökkenőmentes. Felejtsd el az e-maileket és többszörös dokumentumokat - az érdekeltek tudni fogják, hogy ki mit csinál.

Az ügyfél számára elismerést esemény, akkor szeretnénk megosztani idővonal mindenki részt vesz a projekt teljes, nem csak azok, akik közvetlen felelősséget. Bármikor, hogy valaki képes lesz nyomon követni a részét a projekt és a függőségek, anélkül, hogy ping, hogy az információt.

7. Kezelje és alkalmazza, ahogy megy

Ha valaha dolgoztál bármely projekten, tudod, hogy a dolgok nem mindig mennek a tervezettnek. Azonban, ha készen állsz alkalmazkodni, a változások nem tűnnek olyan nehéz kezelni. Az idővonalak nem csak nagyszerűek a tervezéshez; Segítenek abban is, hogy késedelemként állítsunk be, vagy elkerülhetetlenül történjenek.

A mozgó feladatok körül nem kell ijesztő vagy megzavarni az egész projektet. Ha a projekt egy része késedelembe kerül, mint a projekt tulajdonosa, akkor világosabb lesz a projekt többi részének hatása. Ezután meg kell hatalmazni mozgatni a dolgokat megfelelően, így a teljes projekt is előrelépni produktív.

MintAz egyensúly karrierjemegjegyzi, a projekt változások kezelhetők a saját konkrét lépéseket, de ha egyszer a változás végleges, itt az ideje, hogy frissítse a idővonal. Mivel az idővonalak gyorsan elmulódnak, amikor a tervek megváltoznak, támaszkodnak a Projektmenedzsment eszközAz e-mail vagy a táblázatok helyett jelentős előnyökkel jár. Mivel a projekt tulajdonosa, az Ön felelőssége, hogy kommunikálni az összes érdekelt, mi a közös az igazság egyetlen forrása (az idővonal) és meggyőződni arról, hogy mindig naprakész.

Azonnali cselekvést kell tennie.Amint a módosítás megerősítése, frissítse az idővonalát, hogy tükrözze.

Értesítse az érdekelteket.Bárki, aki hatással van a változás, hogy a projekt ütemterv megérteni hogyan befolyásolják őket, és vizuálisan is képes látni a változást a projekt ütemezését.

Meghatározza a hatását.Miután frissül az idővonal frissítéséhez, látni fogja, hogy vannak olyan időtartamok, amelyek túlzsúfoltak, és az érdekeltek túl sok feladattal rendelkeznek. Mozgathatsz egy feladatot, hogy több időt biztosítson? Valaki más átveszi a felelősséget, vagy adjon egy kézzel?

Ha becsomagoljuk az esemény példáját, azt mondjuk, hogy sikerült kiválasztania egy vendéglátót az ügyfél elismerő vacsorára. Ön arra készteti a szerződést, amikor egy hívás jön, hogy a vendéglátó cég kettős lefoglalt magukat. Sajnos új vendéglátó céget kell találnia.

Az idővonallal könnyen beállítható minden olyan feladatra vagy bármely olyan csapat tagra, amely befolyásolja ezt a változást. A pozitív része a kihívás az, hogy mi már ment keresztül, több a kezdeti feladatok és láthatjuk, hogy tükröződik az idővonalon. Bár ez egy frusztráló probléma, kezelhetőbbnek érzi magát, mert az idővonalunk megszervezték és pályán tartott.

Gyakori kérdések a projekt idővonalairól

Tudta, hogyan kell létrehozni egy jól szervezett projekt idővonal egy nagyszerű első lépés, hogy miként kell használni ezt a hatékony eszközt, de akkor is van egy pár kérdés. Nem vagy egyedül. Itt van egy pár közös kérdésre adott válaszok Az emberek a projektidős idővonalról szólnak:

Mi a különbség az idővonal és a gantt diagram között?

Gantt diagramokFókuszáljon továbbmunkafolyamatés a feladatfüggőségek. Ők több lineárisak, és nem számítanak a változásokra vagy egyszerre egyszerre. Az idővonalak rugalmasak és könnyen alkalmazkodnak a projekttervek változásaihoz. Lehetővé teszik, hogy a munkafolyamat könnyedén frissüljön. Mindkettő vizuális eszközöként szolgál.

Hogyan lehet nyomon követni a projekt előrehaladását, különösen ha több projektet irányít?

Ez keményen dolgozik a táblázatokban, de könnyebben a projektmenedzsment eszközben. Több nézet van arra, hogy egyszerre egy projektet láthatunk, vagy tudszTöbb projekt kezelése a Portfólió-stílusú nézet .

Más szóval, akkor vizualizálhatja, ha több ideje van arra, hogy konkrét feladatokon dolgozzon, és ha kapacitással állsz, akkor szükség szerint beállíthatjacsapat munkaterhelése .

A következő projekt idővonalának létrehozása magabiztosan

Nem elég ahhoz, hogy csak egy projekttervhez jöjjön létre.Meghatározza, hogyan kell végrehajtani, ugyanolyan fontos. Kialakítása idővonal hogy a terv miként fog alakulni kritikus a tervezési szakaszban, és teszi a projekt irányítása hatékonyabb.

Ezzel a lépésenkénti folyamat felhasználásával minden projektmenedzsment idővonal megtartja Önt a feladat és a kevésbé hangsúlyozva. Próbálja ki, adja hozzá a vállalkozásodhoz, és ossza meg!

A projekt idővonalainak továbblépése még tovább, hozza létre a következő idővonal használatát UDN feladatkezelő .