7つの簡単なステップでプロジェクトタイムラインを作成する方法

プロジェクトの管理？スプレッドシートの代わりにタイムラインでの作業を見るか、DOの対策リストの代わりに - の1つです。プロジェクト管理の利点。タイムラインはあなたの計画のすべての部分がどのように合うかをあなたに示すことができます。だから、なぜあなたはまだあなたがしていないのですか？正しいテクノロジがないと、プロジェクトのタイムラインを作成することができ、マニュアルにすることができます。

もうFrelet。これはあなたの役職、業界、または部署が何であるかに関係なく、プロジェクトのタイムラインを作成するためのステップバイステップの例です。次の手順に従って、運転席に入ったプロジェクトのタイムラインを構築する方法を学びます。あなた自身のプロジェクトタイムラインテンプレートを構築します。

1.プロジェクトの概要を作成します

すべてのプロジェクトの利害関係者を計画に合わせて保つために、すべてのプロジェクトは プロジェクト概要説明書 。それはロードマップとして機能し、プロジェクト全体の目的、目標、マイルストーン、そしてビジョンを説明する方法です。これはあなたの短い概要に答えるためのいくつかの質問です：

あなたのものは何ですか目標プロジェクトの場合は、内部的にも外部からですか？

どの内外の利害関係者がプロジェクトの一部ですか？彼らの役割は何ですか？

プロジェクトの時間枠は何ですか？

何とは 主要なマイルストーン プロジェクトの？

このステップを実践にしましょう。あなたは今年のクライアント感謝の夕食を計画する責任があります。イベントのあなたの個人的な目標は整理された、生産的、そしてできるだけ効率的です。あなたがそれをすることができると確信していて、それがあなたのイベントのためにまとまりのある簡単な短い短い短いブリーフを置くことからそれを理解してください。上記の4つの質問に対するあなたの答えは次のとおりです。

プロジェクトの目標は、内部的にも外部的には何ですか？

内部目標は、15,000ドル以下の影響を受けたクライアントイベントを計画することです。外部目標は、50％のRSVPレートと80％の出席率を達成することです。

どの内外の利害関係者がプロジェクトの一部ですか？

内部ステークホルダーは、イベントの計画委員会（John、Sam、Tara、Linda）、クライアント成功のVP、およびマーケティングチームです。外部的に、利害関係者は現在のすべてのクライアント、および特定のベンダー（ケータリング会社、イベント会場など）を含みます。

プロジェクトの時間枠は何ですか？

プロジェクト計画は1月15日にキックオフし、そのイベントは8月30日に行われます。

プロジェクトのマイルストーンと見なされるべきタスクはどのマイルストーンと見なされるべきですか？

登録ページを公開し、会場を保護し、特定のベンダーに署名します。

プロジェクトの短いと目標が概説されたら、後ろに取り組む準備ができており、そこに着くために取る必要がある手順をすべて見つけます。

2.あなたのDOSをリストします

プロジェクトのタイムラインを成功させるためには、プロジェクト計画プロセスを通してプロジェクト計画プロセスを通して起こる必要があるすべてのもののリストを作成する必要があります。手順の観点から大きくて小さいと考えてください。プロジェクトが時間通りに完了し、予算上のプロジェクトを完了させるのに役立つタスクは、このリストに行くべきです。

この時点で、あなたの手順のすべての順序について、またはあなたがそれらを完了する必要があるときに心配しないでください。後でそれをカバーします。

たとえば、当社のクライアント鑑賞ディナーの内訳は、次のようになります。

イベントプランを書く

予算を完成させる

イベント会場を確認してください

ケータリングを選択してください

イベントのテーマを選択してください

イベントのための創造的な概念のデザイン

RSVPページを設定します

招待状を送る

宣伝イベント

注文します

A / Vをテストする

プレゼンテーションを完成させる

すべてのイベント担保を準備し、盗聴する

チェックリストの日

より長いまたはより複雑なステップのために、それらをより小さく、ダイジェストされたサブタスクに分割します。それはあなたが一歩の真の範囲を理解するのを助けるだけでなく、それはあなたが小さな細部を忘れずにそれをもっと管理できるようにすることもできます。

私たちのイベントの例では、 "Cateringの選択"ステップが圧倒されないようにするために、このプロジェクトのこの部分を消化させることになるでしょう：

可能なコンベーターのリストを作成します

各カテアから引用符を取得します

引用符とメニューを比較します

トップピックと会います

カテアを選ぶ

契約を確定します

3.各ステップがどのくらいの時間かかるかを見積もります

プロジェクト内のすべてのステップの包括的なリストがあると、それぞれが完了するのにかかる時間を割り当てます。これを行うとき、タスクを完成させ、時間枠の全体的なフレーム内に入るのに十分な時間を与えるためのバランス。各タスクがどのくらいの時間がかかるか知っていれば、プロジェクトのロードマップを作成するために各タスクを正しく計画して順序付けることができます。

私たちのクライアント感謝イベントの例で続けて、そのサブタスクの各サブタスクとともに「ケータリングの選択」ステップを取り、そして個々のタスクがどのくらいの時間かかるかを推定しましょう。

ケータリングを選択（9週間）

可能なケータリングのリストを作成する（1週間）

各ケータリングから引用符を取得する（3週間）

引用符とメニューを比較する（1週間）

トップピック（2週間）と会う

ケータリングを選ぶ（1週間）

契約を完成させる（1週間）

私たちの時間予測に基づいて、ケータリング会社を選択するプロセスは合計9週間かかります。後方作業により、この特定のステップで始めて、プロジェクトのタイムラインを実際の日付で入力する必要があるかを判断できます。

4.依存関係をマップします

プロジェクトを実行しているように、異なるチームメイトがそれぞれの重複タスクに対して責任がある場合は、いくつかのステップを同時に処理できます。ただし、他の手順が完了するまで、他のものを開始または完了することはできません。言い換えれば、いくつかのステップは他のステップが最初に完了することに依存しています。たとえば、ケータリングを選択する前に食べ物を注文することはできません。これはA.の多くの理由の1つです タイムライン とても重要です。各ステップ、ステップがどのように重なっているか、およびそれぞれがどのようにかかるか、およびそれぞれの時間があなたをもちろんあなたに保つでしょう。

これはまた、各ステップに対して誰が責任があるのかを理解するための時期です。プロジェクトのあらゆる部分を早期に早期にどのように責任を負うかを割り当てることはあなたがタイミングまたはリソースの競合を見つけて調整するのを助け、そして将来の驚きや遅延を避けます。手順6では、プロジェクトのタイムラインを関与するものと共有する方法を学び、責任を明確にします。

私たちの例のイベントのタスクの1つは招待状を送信することです。この特定のステップは簡単なもののように思えますが、招待状を送信することさえ考える前に起こる必要がある他のいくつかがあります。招待は設計されなければならず、テーマが私たちのイベントのために選ばれるまでそれらを設計することはできません。一つのタスクが別の開始前に発生する必要があります。例えば：

イベントのテーマ （イベントプランニングチーム）→ デザインコンセプト （リンダ）→ デザインを選ぶ （イベントプランニングチーム）→ 招待状を作成します （リンダ）→ 招待状を送る （タラ）

それは時間の価値があります 各依存関係をマップします 各タスクのシーケンス（または順序）。あなたはすぐにあなたのプロジェクトパズルが一緒に来ているのを見始めるでしょう。誰が重要なのかを決定する人を決定します。イベントのテーマの最終化に取り組んでいますか？誰が招待状をデザインしますか？誰かに割り当てる前にタスクが始まるまで待つまで待ってはいけません - 競合やhiccupsを避けるためにすべてのものを早くアイロアウトしました。

良いニュースは招待状のプロセスであり、ケータリングの選択が同時に起こり得る（プロジェクトのタイムラインに表示されます）。

5.タイムラインを作成します

あなたは視覚化し始めていますかあなたのプロジェクトのタイムラインがどのように見えるかもしれません？そのイメージを頭の中にその画像（そしてすべてのタスクと期限の日程）を維持するのが実際的ではないが、それはそれらを紙（または画面上）に降ろすことが現実的です。あなたの最初の本能は、ExcelスプレッドシートまたはPowerPointを開くことですが、待ってください。どちらもプロジェクトを計画または管理するように設計されていないので、一部に走るより良いツールを選択することによって避けることができる課題。

代わりに、構築するように設計されたプロジェクト管理ツールを選択します。プロジェクトのタイムラインを管理する -お気に入り UDNタスクマネージャー。タイムラインを描く時間を節約するだけでなく、プロジェクトのタイムラインへのスプレッドシートをスプレッドシートをオンにするためにプルメラを付けることを試みる必要はないため、プロジェクトのキックオフ後にタイムラインを管理することができます。ひたむきなプロジェクト管理ツールあなたを許可してください タイムラインを簡単に調整します あなたが働いているように、そしてあなたの利害関係者を変更と進歩で更新する。

正しいツールを使えば、あなたのタイムラインはあなたの基礎となる仕事に結び付けられ、常に最新のものになります。トラック上で実行されているプロジェクトとHaywireになるプロジェクトの違いです。

タイムラインを作成する方法 UDNタスクマネージャー

使用する UDNタスクマネージャータイムライン 特徴独自のプロジェクトスケジュールを作成します：

すべてのプロジェクトステップをリスト内のタスクとして入力してください

各タスクに開始日と終了日を追加します

それぞれのタスクの所有者を追加します

タスク間の依存関係を引き出す

[タイムライン]ビューをクリックして、リストを表示します。

ヒント： スプレッドシートに計画を作成している場合は、それをすばやくインポートできます。 UDNタスクマネージャー私たちのものを使う CSVインポーター統合 そしてステップ4にスキップします。

あなたが始めたプロジェクトタイムラインテンプレート

プロジェクトのタイムラインをすばやく設定する最も簡単な方法は、 プロジェクトテンプレート 。以下は、によって作成されたプロジェクトテンプレートの数の2つです。 UDNタスクマネージャーあなたは今使うことができることです。各プロジェクトはリストビューとして始まりますが、「タイムライン」タブをクリックしてタイムラインに変換できます。

製品マーケティングの起動テンプレート

イベントプランニングテンプレート

製品ロードマップテンプレート

一般プロジェクト計画テンプレート

6.ステークホルダーと共有する

あなたがこのプロセスの最初にすべてのプロジェクトの利害関係者のリストをあなたの短時間に追加したときに覚えていますか？今すぐあなたのタイムラインを建てたので、関与するすべての人と共有することが重要です。あなたの計画がどれほどクリアなのかを見るために彼らが興奮することを約束することができます。プロジェクトの一部を簡単にしますが、プロセス全体を通してもっとkudosがあなたの道をやって来ます。

Aを使用するときプロジェクト管理ツールタイムラインを構築するために、それを共有することは迅速かつシームレスです。電子メールと複数のドキュメントを忘れて、あなたの利害関係者はいつ何をしているのかを知るでしょう。

クライアント鑑賞イベントの場合、当社は、即時責任を持つ人々だけでなく、プロジェクト全体に関わる全員とのタイムラインを共有したいと思います。いつでも、誰かがあなたに情報を提唱することなくプロジェクトの部分とその依存関係の一部を追跡することができるでしょう。

あなたのように管理し、適応します

あなたがいかなるプロジェクトでも働いたことがあるならば、あなたは物事がいつも計画通りに行かないことを知っています。しかし、適応する準備ができたら、変更が困難なようです。タイムラインは計画に最適ではありません。彼らはまたあなたが遅れや変化を必然的に起こるように調整するのに役立ちます。

移動タスクの移動は、プロジェクト全体を困難または混乱させる必要はありません。プロジェクトの所有者としてプロジェクトの一部が遅延に遭遇した場合、あなたはプロジェクトの残りの影響を明確にするでしょう。それから、それに応じて物事を動かすように力が与えられるでしょう。

として バランスのキャリア 注意事項、プロジェクトの変更は独自の特定のステップで管理できますが、変更が最終的なものであると、タイムラインを更新する時が来ました。計画が変わったときにタイムラインが時代遅れになるので、プロジェクト管理ツール電子メールまたはスプレッドシートではなく、大きな利点を提供します。プロジェクトの所有者として、すべてのTruthのソースがあることがすべて（あなたのタイムライン）とコミュニケーションをとるというあなたの責任です。

即時行動を起こす。 変更が確認されるとすぐに、それを反映するようにタイムラインを更新してください。

ステークホルダーに通知する。 プロジェクトのタイムラインへの変更の影響を受ける人は誰でも、それがどのように影響するかを理解し、プロジェクトのタイムラインの変更を視覚的に見ることができます。

影響を決定します。 タイムラインが更新されると、あまりにも多くのタスクを持つステークホルダーがある期間があるかどうかを確認できます。もっと時間を確保するためにタスクを動かすことができますか？他の誰かがその責任を引き継ぐか、手を貸すことができますか？

イベントの例をまとめるために、あなたがクライアント感謝の夕食のためのケータリングを選ぶことができたとしましょう。ケータリング会社が自分自身を二重予約したという通話が来たときに契約を確定しようとしています。残念ながら、あなたは新しいケータリング会社を見つけなければなりません。

タイムラインでは、この変更によって影響を受けるタスクやチームメンバーのための期限を調整することは簡単です。この課題の積極的な部分は、すでにいくつかの最初のタスクを経験し、タイムラインに反映されていることがわかります。これはイライラする問題ですが、私たちのタイムラインが私たちに編成され、トラックを握っていたので、より管理性が高いと感じます。

プロジェクトタイムラインに関する一般的な質問

よく整理されたプロジェクトのタイムラインを作成する方法を知ることは、この強力なツールの使用方法を理解するための素晴らしい最初のステップですが、それでももう少し質問があるかもしれません。あなたは一人じゃない。プロジェクトのタイムラインについて人々が持っているカップルの一般的な質問に対する回答は次のとおりです。

タイムラインとガントチャートの違いは何ですか？

ガントチャート もっと焦点を当てる ワークフロー そしてタスクの依存関係それらはより直線的であり、一度に起こっている変化や複数のものを説明しません。タイムラインは柔軟で、プロジェクト計画の変更に簡単に適応します。彼らはワークフローを楽に更新することを可能にします。どちらもビジュアルツールとして機能します。