Hoe een projecttijdlijn in 7 eenvoudige stappen te maken

Een project beheren? Werk in een tijdlijn bekijken - in plaats van een spreadsheet of ongeorganiseerde to-do lijst-is een van deVoordelen van projectbeheer. Een tijdlijn kan u laten zien hoe alle stukken van uw plan bij elkaar passen. Dus, waarom heb je er nog geen gemaakt? Zonder de juiste technologie kan het maken van een projecttijdlijn rommelig en handmatig zijn.

Fret niet meer. Hier is een stapsgewijze voorbeeld om een ​​projecttijdlijn te maken - ongeacht wat uw functie, industrie of afdeling is. Volg deze stappen en leer projecttijdlijnen te bouwen die u op de bestuurdersstoel enBouw je eigen tijdlijntime-template .

1. Maak een projectbrief

Om alle project-belanghebbenden uitgelijnd op het plan te houden, moet elk project beginnen met eenProject Brief. Het dient als een routekaart en is een manier om het doel, doelen, mijlpalen en visie van het algemene project uit te leggen. Hier zijn een paar vragen om te antwoorden in uw korte:

Wat zijn jouwdoelenVoor het project, zowel intern als extern?

Welke interne en externe stakeholders maken deel uit van het project? Wat zijn hun rollen?

Wat is het tijdsbestek voor het project?

Wat zijn deBelangrijkste mijlpalenvan het project?

Laten we deze stap in de praktijk brengen. Je bent verantwoordelijk voor het plannen van het klantgerichte diner van dit jaar. Uw persoonlijke doel voor het evenement is om te zijngeorganiseerd, productief en efficiënt mogelijk. Je bent ervan overtuigd dat je het kunt doen en begrijpt het allemaal begint met het samenstellen van een samenhangende korting voor je evenement. Uw antwoorden op de hierboven vermelde vragen zijn:

Wat zijn je doelen voor het project, zowel intern als extern?

Het interne doel is om een ​​clientgebeurtenis van een high-impact te plannen onder de $ 15.000. Het externe doel is om een ​​50% RSVP-tarief en 80% aanwezigheidsnelheid te bereiken.

Welke interne en externe stakeholders maken deel uit van het project?

De interne belanghebbenden zijn de planningscommissie van het evenement (John, Sam, Tara, Linda), het succes van de VP van klant en het marketingteam. Extern bevatten de stakeholders alle huidige klanten en bepaalde leveranciers (cateringbedrijf, evenementenlocatie, enz.).

Wat is het tijdsbestek voor het project?

De projectplanning begint op 15 januari en het evenement zal gebeuren op 30 augustus.

Welke taken moeten in het project worden beschouwd als mijlpalen?

De registratiepagina publiceren, de locatie beveiligen en bepaalde leveranciers ondertekenen.

Zodra u uw project kort en doelen hebt geschetst, bent u klaar om achteruit te werken en alle stappen uit te zoeken die u moet nemen om er te komen en kunt u beginnen met het maken van een projecttijdlijn.

2. Maak een lijst van uw aan-dos

Om een ​​succesvolle projecttijdlijn te hebben, moet u een lijst maken van alles wat zich moet gebeuren tijdens het projectplanningsproces helemaal tot aan uw uiteindelijke leverbare, of het nu gaat om een ​​rapport of een evenement. Denk zowel groot als klein in termen van stappen. Alle taken die u zullen helpen bij het afronden van uw project op tijd en budget moeten op deze lijst gaan.

Maak je op dit moment niet te veel zorgen over de volgorde van al je stappen of wanneer je ze klaar wilt maken - we dekken dat later.

Bijvoorbeeld, de uitsplitsing voor onze klantwaardering diner kan er als volgt uitzien:

Schrijf een evenementplan

Finaliseer budget

Bevestig evenementenlocatie

Selecteer catering

Kies Event Theme

Ontwerp creatieve concepten voor gebeurtenis

Stel een RSVP-pagina in

Uitnodigingen versturen

Adverteer evenement

Order swag

Test a / v

Finaliseren presentaties

Alles voorbereiden Collateral en Swag

Dag-van checklist

Voor langere of meer complexe stappen, breek ze dan in kleinere, gemakkelijk te verteren subtekens. Niet alleen zal het je helpen om de ware reikwijdte van een stap achter te komen, maar het zorgt er ook voor dat je geen klein detail vergeet en het beheersbaarder maakt.

In ons evenementvoorbeeld, om de "select catering" stap minder overweldigend te maken, zouden we dit deel van het project in verteerbare stukken splitsen:

Maak een lijst met mogelijke cateraars

Krijg citaten van elke cateraar

Vergelijk citaten en menu's

Meet Top Picks

Kies Cateraar

Contract afronden

3. Schat hoe lang elke stap zal duren

Zodra u een uitgebreide lijst hebt van elke stap in uw project, wijst u vervolgens een hoeveelheid tijd toe die elk zal duren om te voltooien. Bij dit doen, balans, het geven van uw team voldoende tijd om taken af ​​te werken en binnen uw algehele tijdframe te blijven. Zodra u weet hoeveel tijd elke taak zal duren, kunt u elke taak goed plannen en volgt om een ​​projectroutekap te maken.

Doorgaan met het voorbeeld van onze klantwaardering, laten we de stap "Selecteer catering" nemen, samen met elk van zijn subtaken en schatten hoeveel tijd de afzonderlijke taken zullen nemen.

Selecteer Catering (9 weken)

Maak een lijst met mogelijke cateraars (1 week)

Krijg citaten van elke cateraar (3 weken)

Vergelijk Quotes and Menu's (1 week)

Ontmoet met Top Picks (2 weken)

Kies Cateraar (1 week)

Contract afronden (1 week)

Op basis van onze tijdprojecties zal het proces van het selecteren van een cateringbedrijf in totaal negen weken duren. Door achteruit te werken, kunt u bepalen wanneer u op deze specifieke stap moet beginnen en uw projecttijdlijn in te vullen met de werkelijke data.

4. Plattegrond afhankelijkheden

Terwijl u een project uitvoert, kunnen sommige stappen tegelijkertijd worden gewerkt - vooral als verschillende teamgenoten verantwoordelijk zijn voor elk van de overlappende taken. Anderen kunnen echter niet worden gestart of voltooid totdat een andere stap is voltooid. Met andere woorden, sommige stappen zijn afhankelijk van anderen die als eerste worden voltooid. U kunt bijvoorbeeld geen voedsel bestellen voordat u de cateraar hebt geselecteerd. Dit is een van de vele redenen waarom eentijdlijnis zo belangrijk. Visueel zien van elke stap, hoe de stappen overlappen, en de hoeveelheid tijd die elk nodig heeft, houdt u op natuurlijk.

Dit is ook de tijd om erachter te komen wie verantwoordelijk is voor elke stap. Wordt toegewezen wie verantwoordelijk is voor wat voor elk deel van het project vroegtijdig zal helpen om timing of resource conflicten te herkennen en aan te passen en toekomstige verrassingen en vertragingen te vermijden. In stap 6 leert u hoe u uw projecttijdlijn met de betrokkenen kunt delen, waardoor verantwoordelijkheden kristalhelder is.

Een van de taken voor ons voorbeeldevenement is om uitnodigingen uit te zenden. Hoewel deze specifieke stap een gemakkelijke stap lijkt, zijn er verschillende andere dingen die nodig zijn voordat we zelfs kunnen nadenken over het verzenden van uitnodigingen. De uitnodigingen moeten worden ontworpen, en we kunnen ze niet ontwerpen totdat een thema is gekozen voor ons evenement. Eén taak moet plaatsvinden voordat een andere start. Bijvoorbeeld:

Gebeurtenisthema(Evenementenplanningsteam) →Ontwerpconcepten(Linda) →Kies ontwerp(Evenementenplanningsteam) →Maak een uitnodiging(Linda) →Uitnodigingen versturen(Tara)

Het is de tijd waard omKaart elke afhankelijkheiden de sequentie (of bestelling) van elke taak. Je begint snel je project puzzel bij elkaar te zien. Beslissen wie zal doen wat ook cruciaal is. Wie zal werken aan het finaliseren van het evenementthema? Wie zal de uitnodigingen ontwerpen? Wacht niet totdat het tijd is voor een taak om te beginnen voordat het aan iemand toewijst - krijg alles vroeg opgeborgen om conflicten of hikken te voorkomen.

Het goede nieuws is dat het uitnodigingsproces en de catering selecties tegelijkertijd kunnen gebeuren (die op onze projecttijdlijn wordt getoond).

5. Maak je tijdlijn

Begin je te visualiserenhoe je projecttijdlijn eruit zou kunnen zien? Hoewel het niet praktisch is om dat beeld (en al die taken en verschuldigde data) in je hoofd te houden, is het realistisch om ze op papier (of op het scherm) te krijgen. Je eerste instinct is misschien om een ​​Excel-spreadsheet of PowerPointpoint te openen - maar wacht. Omdat noch ontworpen waren om projecten te plannen of te beheren, sta je erover tegen Uitdagingen die u kunt vermijden door een betere tool te kiezen .

Kies in plaats daarvan voor een tool voor projectbeheer die is ontworpen om te bouwen enBeheer projecttijdlijnen-Leuk vindenUdn taakmanager. Niet alleen bespaart het tijd om je tijdlijn te tekenen (omdat je niet hoeft te hacken om cellen samen te voegen en formules toe te voegen om een ​​spreadsheet in een project-tijdlijn te maken), kunt u doorgaan met het beheren van uw tijdlijn na het starten van het project. ToegewijdProject Management ToolsSta je toePas uw tijdlijn eenvoudig aanAls u werkt en uw belanghebbenden bijwerkt op wijzigingen en voortgang.

Met de juiste tool wordt uw tijdlijn gebonden aan uw onderliggende werk en blijft altijd op de hoogte. Het kan het verschil zijn tussen een project dat op het goede spoor loopt en één gaat haywire.

Hoe een tijdlijn te maken inUdn taakmanager

Gebruiken Udn taakmanagerTijdlijnkenmerkenMaak uw eigen projectschema :

Voer al uw projectstappen in als taken in een lijst

Start- en einddatums toevoegen aan elke taak

Voeg een taakbezitter toe voor elke

Trek afhankelijkheden tussen taken

Klik op "Tijdlijn" -weergave om uw lijst te bekijken die is vertaald in een visuele tijdlijn.

Tip:Als u uw plan al in een spreadsheet hebt gemaakt, kunt u het snel invoeren inUdn taakmanagergebruik van onzeCSV-importeurintegratieen ga naar stap vier.

Project-tijdlijnsjablonen om u op weg te helpen

De eenvoudigste manier om snel een projecttijdlijn op te zetten, is om te beginnen met eenProjectsjabloon. Hieronder staan ​​een paar projectsjablonen, gemaakt doorUdn taakmanager, dat u nu kunt gebruiken. Elk project start als een lijstweergave, maar u kunt op het tabblad "Tijdlijn" klikken om het in een tijdlijn te converteren:

Productmarketing Start Sjabloon

Evenement planningssjabloon

Product Roadmap-sjabloon

Algemene projectplan Sjabloon

6. Deel het met stakeholders

Vergeet niet wanneer u een lijst met alle projectstakeholders aan uw korte aan het begin van dit proces hebt toegevoegd? Nu je je tijdlijn hebt gebouwd, is het belangrijk om het te delen met alle betrokkenen. We kunnen beloven dat ze opgewonden zullen zijn om te zien hoe duidelijk je plan is. Hoe gemakkelijker je deel uitmaakt van het project, hoe meer kudo's je weg zullen komen tijdens het hele proces.

Wanneer u eenProject Management ToolOm je tijdlijn te bouwen, het delen is snel en naadloos. Vergeet e-mails en meerdere documenten-in een mum van tijd, uw stakeholders zullen weten wie erbij doet wanneer.

Voor het klantgerichte evenement willen we onze tijdlijn delen met iedereen die betrokken is bij het hele project, niet alleen degenen die onmiddellijk verantwoordelijkheden hebben. Op elk moment zal iemand hun deel van het project en de afhankelijkheden ervan kunnen volgen zonder u te hoeven pingen voor informatie.

7. Beheer en pas aan terwijl je gaat

Als je ooit aan een project hebt gewerkt, weet je dat dingen niet altijd gaan zoals gepland. Wanneer u echter bereid bent om aan te passen, lijken wijzigingen niet zo moeilijk om aan te pakken. Tijdlijnen zijn niet alleen geweldig voor de planning; Ze zullen u ook helpen zich aan te passen als vertragingen of veranderingen die onvermijdelijk zijn gebeuren.

Moving taken rondom hoeven het hele project niet te ontmoedigen of te verstoren. Als een deel van het project in een vertraging draait, als de projecteigenaar, heeft u duidelijkheid over de impact van de rest van het project. Dan zit je bevoegd om de dingen dienovereenkomstig rond te brengen, zodat het algemene project nog steeds productief kan bewegen.

ZoalsDe balanstationalOpmerkingen, projectwijzigingen kunnen binnen hun eigen specifieke stappen worden beheerd, maar zodra de wijziging definitief is, is het tijd om uw tijdlijn bij te werken. Omdat timelines snel verouderd zijn wanneer plannen veranderen, afhankelijk zijn van een Project Management Tool, in plaats van e-mail of spreadsheets, biedt een groot voordeel. Als de projecteigenaar is het jouw verantwoordelijkheid om alle belanghebbenden te communiceren wat de enige bron van de waarheid is (je tijdlijn) en zorg ervoor dat het altijd wordt bijgewerkt.

Neem onmiddellijk actie.Zodra de wijziging is bevestigd, kunt u uw tijdlijn bijwerken om het weer te geven.

Stakeholders informeren.Iedereen die wordt beïnvloed door de verandering in uw projecttijdlijn moet begrijpen hoe het beïnvloedt en in staat is om de wijziging van de projecttijdlijn te zien.

Bepaal de impact.Zodra uw tijdlijn wordt bijgewerkt, kunt u zien of er tijdsperioden zijn die overvolle en belanghebbenden zijn die te veel taken hebben. Kun je een taak verplaatsen om meer tijd te garanderen? Kan iemand anders die verantwoordelijkheid overnemen of een handje lenen?

Om ons evenementvoorbeeld in te pakken, laten we zeggen dat u erin geslaagd bent om een ​​cateraar te kiezen voor het bedrag van de klant waardering. U staat op het punt om het contract af te ronden wanneer een oproep in de gaten komt die het cateringbedrijf zelf heeft geboekt. Helaas moet u een nieuw cateringbedrijf vinden.

Met een tijdlijn is het eenvoudig om de vervaldatums voor elke taak of een teamleden die door deze verandering worden beïnvloed. Het positieve deel van deze uitdaging is dat we al een aantal van de initiële taken hebben doorgemaakt en kunnen zien dat weerspiegeld is op de tijdlijn. Hoewel dit een frustrerend probleem is, voelt het meer beheersbaar omdat onze tijdlijn ons georganiseerd en op het goede spoor heeft gehouden.

Gemeenschappelijke vragen over projecttijdlijnen

Weten hoe je een goed georganiseerde projecttijdlijn kunt maken, is een geweldige eerste stap om te begrijpen hoe je deze krachtige tool kunt gebruiken, maar je hebt misschien nog een paar vragen. Je bent niet alleen. Hier zijn antwoorden op een paar gemeenschappelijke vragen die mensen hebben over projecttijdlijnen:

Wat is het verschil tussen een tijdlijn en een Gantt-diagram?

Gantt-grafiekenfocus meer opworkflowen taakafhankelijkheden. Ze zijn lineair en maken geen rekening met veranderingen of meerdere dingen die tegelijkertijd gebeuren. Tijdlijnen zijn flexibel en passen zich gemakkelijk aan te passen aan wijzigingen in projectplannen. Ze laten de workflow moeiteloos bijgewerkt. Beide dienen als visuele tools.

Hoe kunt u de voortgang van het project volgen, vooral als u meerdere projecten beheert?

Dit is moeilijk om te doen in spreadsheets, maar eenvoudiger in een projectmanagementtool. Er zijn meerdere weergaven om één project tegelijk te kunnen zien, of dat kanMeerdere projecten beherendoor eenportfolio-achtige weergave .

Met andere woorden, u kunt visualiseren wanneer u meer tijd hebt om aan specifieke taken te werken en wanneer u een capaciteit hebt, kunt u zich aanpassen indien nodig om uwDe werklast van het team .

Maak uw volgende projecttijdvertrouwen

Het is niet genoeg om gewoon een projectplan te bedenken.Bepalen hoe het moet worden uitgevoerd, is net zo belangrijk. Het ontwikkelen van een tijdlijn van hoe het plan zal evolueren is cruciaal voor de planningsfase en maakt het beheren van het project efficiënter.

Met behulp van dit stapsgewijze proces voor elke tijdlijn van het projectbeheer houdt u op taak en minder gestrest. Probeer het uit, pas het aan uw bedrijf aan en deel het!

Om uw project tijdlijnen nog verder te nemen, maakt u uw volgende tijdlijn met behulp van Udn taakmanager .