So erstellen Sie eine Projektzeitleiste in 7 einfachen Schritten

Ein Projekt verwalten? Ansicht der Arbeit in einer Timeline - anstelle einer Tabellenkalkulation oder einer unorganisierten To-Do-Liste - ist einer der Vorteile des Projektmanagements . Eine Timeline kann Ihnen zeigen, wie alle Teile Ihres Plans zusammenpassen. Warum hast du noch keinen gemacht? Das Erstellen einer Projektzeitleiste kann ohne die richtige Technologie unordentlich und manuell erstellen.

Fret nicht mehr. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Beispiel, um eine Projekt-Timeline zu erstellen, unabhängig davon, was Ihre Berufsbezeichnung, Industrie oder Abteilung ist. Gehen Sie folgendermaßen vor Bauen Sie Ihre eigene Projekt-Timeline-Vorlage auf .

1. Erstellen Sie ein Projekt kurz

Um alle auf dem Plan ausgerichteten Projektinhaber zu halten, sollte jedes Projekt mit einem beginnen Project Brief. . Es dient als Roadmap und ist ein Weg, um den Zweck, den Ziele, Meilensteinen und die Vision des Gesamtprojekts zu erklären. Hier sind einige Fragen, um in Ihrem Kurz zu beantworten:

Was sind deine Tore Für das Projekt, sowohl intern als auch extern?

Welche internen und externen Stakeholder sind Teil des Projekts? Was sind ihre Rollen?

Was ist der Zeitrahmen für das Projekt?

Was sind die Wichtige Meilensteine von dem Projekt?

Lassen Sie uns diesen Schritt in die Praxis bringen. Sie sind dafür verantwortlich, das diesjährige Kundenbewertungsabendessen zu planen. Ihr persönliches Ziel für die Veranstaltung soll als sein organisiert, produktiv und effizient wie möglich . Sie sind zuversichtlich, dass Sie es tun können, und verstehen Sie alles, indem Sie einen zusammenhängenden Brief für Ihre Veranstaltung zusammenstellen. Ihre Antworten auf die vier oben aufgeführten Fragen sind:

Was sind Ihre Ziele für das Projekt, sowohl intern als auch extern?

Das interne Ziel ist es, ein mit hoher Auswirkender Clientereignis unter 15.000 US-Dollar zu planen. Das externe Ziel ist es, eine 50% ige RSVP-Rate und 80% Teilungsrate zu erreichen.

Welche internen und externen Stakeholder sind Teil des Projekts?

Die internen Stakeholder sind das Planungskomitee des Events (John, Sam, Tara, Linda), der VP des Kundenerfolgs, und das Marketingteam. Äußerlich umfassen die Stakeholder alle aktuellen Kunden und bestimmte Anbieter (Cateringunternehmen, Veranstaltungsort usw.).

Was ist der Zeitrahmen für das Projekt?

Die Projektplanung beginnt am 15. Januar und die Veranstaltung wird am 30. August passieren.

Welche Aufgaben sollten als Meilensteine ​​im Projekt betrachtet werden?

Veröffentlichen der Registrierungsseite, sichern den Veranstaltungsort und die Unterzeichnung bestimmter Anbieter.

Sobald Sie Ihre Projektliste und Ziele umrissen haben, sind Sie bereit, rückwärts zu arbeiten und alle Schritte herauszufinden, die Sie benötigen, um dorthin zu gelangen, und Sie können mit dem Erstellen einer Projekt-Timeline anfangen.

2. Listen Sie Ihre To-DOS auf

Um eine erfolgreiche Projektzeitleiste zu haben, müssen Sie eine Liste von allem erstellen, die während des gesamten Projektierungsprozesses auf dem gesamten Finale zulässig sein muss, unabhängig davon, ob es sich um einen Bericht oder ein Ereignis handelt. Denken Sie sowohl groß als auch klein in Bezug auf Schritte nach. Alle Aufgaben, mit denen Sie Ihr Projekt erhalten, das rechtzeitig abgeschlossen ist, und das Budget sollte auf dieser Liste gehen.

Sorgen Sie sich an dieser Stelle nicht zu sehr um die Reihenfolge aller Ihrer Schritte oder wenn Sie sie tun müssen, werden wir das später abdecken.

Zum Beispiel könnte der Zusammenbruch unseres Kundenbewertungsabendessens so aussehen:

Schreibe einen Eventplan

Budget abschließen

Veranstaltungsort bestätigen

Catering auswählen

Wählen Sie Ereignisthema.

Design kreative Konzepte für Ereignis

Richten Sie eine RSVP-Seite ein

Einladungen verschicken

Event werben

Bestellen Sie Swag.

Test a / v

Präsentationen fertigstellen.

Bereiten Sie alle Ereignissicherheiten und SWAG vor

Tag der Checkliste

Brechen Sie für längere oder komplexere Schritte in kleinere, leicht verdauige Unteraufgaben. Es wird nicht nur dabei helfen, den wahren Umfang eines Schritts herauszufinden, aber es wird auch sicherstellen, dass Sie keine kleinen Details vergessen und es anwenden, es überschaubarer zu machen.

In unserem Ereignisbeispiel, um den "SELECT CATERING" -Stringer weniger überwältigend zu machen, würden wir diesen Teil des Projekts in verdauliche Stücke aufteilen:

Erstellen Sie eine Liste möglicher Caterer

Zitate von jedem Caterer bekommen

Zitate und Menüs vergleichen

Treffen Sie sich mit Top-Picks

Wählen Sie Caterer

Vertrag abschließen

3. Schätzen Sie, wie lange jeder Schritt dauert

Sobald Sie in Ihrem Projekt eine umfassende Liste von jedem Schritt in Ihrem Projekt haben, werden Sie dann einen Zeitraum zuordnen, der jeweils abgeschlossen ist. BALANCE BALANCE, BALANCE Ihr Team ausreichend Zeit, um Aufgaben abzuschließen und innerhalb Ihres gesamten Zeitrahmens zu bleiben. Sobald Sie wissen, wie viel Zeit jede Aufgabe dauert, können Sie jede Aufgabe ordnungsgemäß planen und sequenzieren, um ein Projekt-Roadmap zu erstellen.

Lassen Sie uns mit unserem Anerkennungsveranstaltungsprogramm fortfahren, nehmen wir den Schritt "Catering" zusammen mit jedem seiner Unteraufgaben, und schätzen Sie, wie viel Zeit die einzelnen Aufgaben dauern wird.

Wählen Sie Catering (9 Wochen)

Erstellen Sie eine Liste möglicher Caterer (1 Woche)

Zitate von jedem Caterer erhalten (3 Wochen)

Zitate und Menüs vergleichen (1 Woche)

Treffen mit Top-Picks (2 Wochen)

Wählen Sie Caterer (1 Woche)

Vertrag abschließen (1 Woche)

Basierend auf unseren Zeitvorsprüngen wird der Prozess der Auswahl eines Cateringunternehmens insgesamt neun Wochen dauern. Durch das Arbeiten von hinten können Sie feststellen, wann Sie in diesem speziellen Schritt starten müssen, und geben Sie Ihre Projektzeitleiste mit den tatsächlichen Terminen ein.

4. Abhängigkeiten kennzeichnen

Wenn Sie ein Projekt ausführen, können einige Schritte gleichzeitig bearbeitet werden - insbesondere wenn verschiedene Teamkollegen für jede der überlappenden Aufgaben verantwortlich sind. Andere können jedoch nicht gestartet oder abgeschlossen werden, bis ein anderer Schritt abgeschlossen ist. Mit anderen Worten, einige Schritte sind von anderen abhängig, die zuerst abgeschlossen werden. Zum Beispiel können Sie Nahrung nicht bestellen, bevor Sie den Caterer ausgewählt haben. Dies ist einer der vielen Gründe, warum ein Zeitleiste ist so wichtig. Jeder Schritt visuell sehen, wie sich die Schritte überlappen, und die Zeit, die jeweils eins nimmt, auf dem Weg.

Dies ist auch die Zeit, um herauszufinden, wer für jeden Schritt verantwortlich ist. Zuweisen von WHO, der dafür verantwortlich ist, was zu jedem Teil des Projekts frühzeitig ist, hilft Ihnen, Timing- oder Ressourcenkonflikte zu erkennen und anzupassen und zukünftige Überraschungen und Verzögerungen zu vermeiden. In Schritt 6 erfahren Sie, wie Sie Ihre Projektzeitleiste mit den Beteiligten teilen, die Verantwortung kristallklar machen.

Eine der Aufgaben für unser Beispiel Ereignis ist es, Einladungen auszusenden. Während dieser besondere Schritt wie ein einfacher erscheint, gibt es mehrere andere Dinge, die passieren müssen, bevor wir sogar über das Senden von Einladungen nachdenken können. Die Einladungen müssen entworfen werden, und wir können sie nicht entwerfen, bis ein Thema für unsere Veranstaltung ausgewählt wurde. Eine Aufgabe muss vor dem anderen Start auftreten. Zum Beispiel:

Ereignisthema (Event-Planungsteam) → Konzeptkonzepte (Linda) → → Design auswählen (Event-Planungsteam) → Einladung erstellen (Linda) → → Einladungen verschicken (Tara)

Es ist die Zeit wert zu Machen Sie jede Abhängigkeit aus und die Reihenfolge (oder Ordnung) jeder Aufgabe. Sie werden schnell anfangen, Ihr Projekt-Rätsel miteinander zu sehen. Entscheidend, wer das tun wird, was auch kritisch ist. Wer wird daran arbeiten, das Event-Theme abzuschließen? Wer wird die Einladungen entwerfen? Warten Sie nicht, bis es an der Zeit ist, eine Aufgabe zu beginnen, bevor Sie es jemandem zuweisen - erhalten Sie alles, was Ihnen früh gebügelt wird, um Konflikte oder Schluckauf zu vermeiden.

Die gute Nachricht ist der Einladungsprozess und die Auswahl der Verpflegung können gleichzeitig passieren (was in unserer Projektzeitleiste angezeigt wird).

5. Erstellen Sie Ihre Timeline

Fangen Sie an, sich zu visualisieren wie Ihr Projekt-Timeline aussehen könnte ? Während es nicht praktisch ist, dieses Image (und all diese Aufgaben und Fälligkeiten) in Ihrem Kopf zu halten, ist es realistisch, sie auf Papier (oder auf dem Bildschirm) herunterzulassen. Ihr erster Instinkt könnte sein, eine Excel-Tabelle oder einen PowerPoint zu öffnen, aber warten Sie. Da weder Projekte, Projekte zu planen oder zu verwalten, werden Sie in einigen Herausforderungen, die Sie vermeiden könnten, indem Sie ein besseres Werkzeug auswählen .

Entscheiden Sie sich stattdessen für ein Projektmanagement-Tool, das zum Bauen und Projektzeiten verwalten -wie UDN-Task-Manager . Es spart nicht nur die Zeit, um Ihre Timeline zu zeichnen Engagiert Projektmanagement-Tools. Dir es erlauben Passen Sie Ihre Timeline leicht an Wie Sie arbeiten, und aktualisieren Sie Ihre Stakeholder auf Änderungen und Fortschritt.

Mit dem richtigen Werkzeug wird Ihre Timeline an Ihre zugrunde liegende Arbeit gebunden und bleibt immer auf dem neuesten Stand. Es kann der Unterschied zwischen einem Projekt sein, das auf der Strecke läuft, und einem Gehen von Heuwire.

So erstellen Sie eine Timeline in UDN-Task-Manager

Verwenden UDN-Task-Manager Timeline. Feature bis Erstellen Sie Ihren eigenen Projektplan :

Geben Sie alle Ihre Projektschritte als Aufgaben in einer Liste ein

Fügen Sie zu jeder Aufgabe Start- und Enddatum hinzu

Fügen Sie einen Task-Besitzer für jeden hinzu

Abhängigkeiten zwischen Aufgaben ziehen

Klicken Sie auf "Timeline", um Ihre Liste anzuzeigen, um in eine visuelle Timeline übersetzt zu werden.

Tipp: Wenn Sie Ihren Plan bereits in einer Tabelle erstellt haben, können Sie ihn schnell importieren UDN-Task-Manager mit unserem. CSV-Importeurintegration. und springen zu Schritt vier.

Projekt-Timeline-Vorlagen, um Sie zu beginnen

Der einfachste Weg, um eine Projekt-Timeline schnell einzurichten, ist, schnell mit einem zu beginnen Projektvorlage . Unten sind ein paar Projektvorlagen, die von erstellt wurden UDN-Task-Manager , das Sie jetzt verwenden können. Jedes Projekt beginnt als Listenansicht, Sie können jedoch auf die Registerkarte "Timeline" klicken, um sie in eine Timeline umzuwandeln:

Produktmarketing-Startvorlage

Ereignisplanung Vorlage

Produkt-Roadmap-Vorlage

Allgemeine Projektplanvorlage

6. Teilen Sie es mit Stakeholdern

Denken Sie daran, wenn Sie zu Beginn dieses Prozesses eine Liste aller Projekt-Stakeholder hinzugefügt haben? Nun, da Sie Ihre Timeline gebaut haben, ist es wichtig, es mit allen Beteiligten zu teilen. Wir können versprechen, dass sie begeistert sein, um zu sehen, wie klar Ihr Plan ist. Je leichter Sie ihren Teil des Projekts erstellen, desto mehr Kudos werden während des gesamten Prozesses Ihr Weg kommen.

Wenn Sie a verwenden Projektmanagement-Tool Um Ihre Timeline aufzubauen, ist es schnell und nahtlos. Vergessen Sie E-Mails und mehrere Dokumente in kürzester Zeit, Ihre Stakeholder werden wissen, wer das tut, wann.

Für das Anerkennungsereignis der Kunden werden wir unsere Timeline mit allen an dem gesamten Projekt teilen, nicht nur diejenigen, die unmittelbare Verantwortung haben. Zu jeder Zeit kann jemand ihren Teil des Projekts und deren Abhängigkeiten nachverfolgen, ohne dass Sie nach Informationen pingen müssen.

7. Verwalten und anpassen, wie Sie gehen

Wenn Sie jemals an jedem Projekt gearbeitet haben, wissen Sie, dass die Dinge nicht immer wie geplant gehen. Wenn Sie sich jedoch aufpassen möchten, scheinen sich Änderungen nicht so schwer zu handhaben. Die Zeitpläne sind nicht nur großartig für die Planung; Sie helfen auch, sich als Verzögerungen anzupassen oder sich unvermeidlich zu ändern.

Bewegende Aufgaben in der Umgebung müssen nicht entmutigend sein oder das gesamte Projekt stören. Wenn ein Teil des Projekts in eine Verzögerung läuft, haben Sie als Projektinhaber eine Klarheit über die Auswirkungen des Restes des Projekts. Dann werden Sie befähigt, die Dinge entsprechend zu bewegen, so dass das Gesamtprojekt immer noch produktiv weiterleiten kann.

Als Die Gleichgewichtskarriere Hinweise, Projektänderungen können in ihren eigenen spezifischen Schritten verwaltet werden, wenn jedoch die Änderung endgültig ist, ist es an der Zeit, Ihre Timeline zu aktualisieren. Da Zeitpläne schnell verfolgen, wenn sich die Pläne ändern, sich auf a verlassen Projektmanagement-Tool , anstatt E-Mail- oder Tabellenkalkulationen, bietet einen großen Vorteil. Als Projektinhaber ist es in Ihrer Verantwortung, allen Stakeholdern zu kommunizieren, was die einzige Quelle der Wahrheit (Ihre Timeline) ist, und stellen Sie sicher, dass es immer aktualisiert wird.

Sofort handeln. Sobald die Änderung bestätigt ist, aktualisieren Sie Ihre Timeline, um sie wiederzugeben.

Interessengruppen benachrichtigen. Jeder, der von der Änderung an Ihrer Projektzeitleiste betroffen ist, sollte verstehen, wie sich er auswirkt und visuell die Änderung der Projektzeitleiste ansehen kann.

Bestimmen Sie die Wirkung. Sobald Ihre Timeline aktualisiert wird, können Sie sehen, ob es Zeit gibt, die überfüllten Zeiträume und Stakeholder, die zu viele Aufgaben haben, vorhanden sind. Können Sie eine Aufgabe verschieben, um mehr Zeit zu gewährleisten? Kann jemand anderes diese Verantwortung übernehmen oder eine Hand leihen?

Um unser Veranstaltungsbeispiel einzuschließen, können Sie sagen, dass Sie einen Caterer für das Anerkennung des Kunden zu wählen. Sie dabei sind dabei, den Vertrag abzuschließen, wenn ein Anruf eingeht, in dem sich das Cateringunternehmen selbst verdoppelt. Leider müssen Sie ein neues Catering-Unternehmen finden.

Mit einer Timeline ist es einfach, Fälligkeiten für jede Aufgabe oder von Teammitgliedern einzustellen, die von dieser Änderung ausgewirkt werden. Der positive Teil dieser Herausforderung besteht darin, dass wir bereits mehrere der anfänglichen Aufgaben durchgemacht haben und sehen, was sich auf der Zeitleiste widerspiegelt. Dies ist zwar ein frustrierendes Problem, fühlt es sich anhänglicher an, weil unsere Timeline uns organisiert und auf dem Weg aufbewahrt hat.

Häufige Fragen zu Projektzeiten

Wenn Sie wissen, wie man eine gut organisierte Projekt-Timeline erstellt, ist ein großer erster Schritt, um zu verstehen, wie Sie dieses leistungsstarke Werkzeug verwenden, aber Sie haben möglicherweise noch ein paar weitere Fragen. Du bist nicht allein. Hier sind Antworten auf ein paar übliche Fragen, die Menschen über Projektzeiten haben:

Was ist der Unterschied zwischen einer Timeline und einem Gantt-Diagramm?

Gantt-Diagramme Fokus mehr auf Arbeitsablauf und Aufgabenabhängigkeiten. Sie sind linearer und berücksichtigen nicht Änderungen oder mehrere Dinge, die gleichzeitig passieren. Die Zeitpläne sind flexibel und passen sich leicht an Änderungen in Projektplänen an. Sie ermöglichen den mühelos aktualisierten Workflow. Beide dienen als visuelle Werkzeuge.

Wie können Sie den Projektfortschritt verfolgen, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte verwalten?

Dies ist schwer in Tabellenkalkulationen zu tun, aber in einem Projektmanagement-Tool ist einfacher. Es gibt mehrere Ansichten, um ein Projekt gleichzeitig sehen zu können, oder Sie können mehrere Projekte verwalten durch ein Ansicht von Portfolio-Stil .

Mit anderen Worten, Sie können sich visualisieren, wenn Sie mehr Zeit haben, an bestimmten Aufgaben zu arbeiten, und wenn Sie in der Kapazität sind, können Sie nach Bedarf anpassen, um Ihre Die Arbeitsbelastung des Teams .

Erstellen Sie Ihre nächste Projektzeiteline sicher

Es reicht nicht aus, nur einen Projektplan zu finden. Bestimmen, wie Sie es ausführen, ist genauso wichtig . Die Entwicklung einer Zeitleiste, wie sich der Plan entwickelt, ist für die Planungsphase entscheidend und ermöglicht das Management des Projekts auch effizienter.

Verwenden dieses Schritt-für-Schritt-Prozesses für jedes Projektmanagement-Timeline hält Sie auf Aufgabe und weniger gestresst. Probieren Sie es aus, passen Sie es an Ihr Unternehmen an und teilen Sie es!

Um Ihre Projektzeiten noch weiter einzunehmen, erstellen Sie Ihre nächste Timeline mit UDN-Task-Manager .