Come creare una timeline del progetto in 7 semplici passaggi

Gestire un progetto? Visualizzazione del lavoro in una timeline, anziché un foglio di calcolo o un elenco disorganizzato, è uno deiVantaggi della gestione del progetto. Una cronologia può mostrarti come tutti i pezzi del tuo piano si adattano insieme. Quindi, perché non l'hai ancora fatto? Senza la giusta tecnologia, la creazione di una timeline del progetto può essere disordinata e manuale.

Non più. Ecco un esempio passo-passo per creare una timeline del progetto, indipendentemente dal tuo titolo, industria o dipartimento o dipartimento del tuo lavoro. Segui questi passaggi e scopri come creare timeline del progetto che ti mettono nel sedile del conducente eCostruisci il tuo modello di timeline del progetto .

1. Creare un breve progetto

Per mantenere tutti gli stakeholder del progetto allineati sul piano, ogni progetto dovrebbe iniziare con ariassunto del progetto. Serve come una tabella di marcia ed è un modo per spiegare lo scopo, gli obiettivi, le pietre miliari e la visione del progetto generale. Ecco alcune domande per rispondere nel tuo breve:

Quali sono i tuoiobiettiviPer il progetto, sia internamente che esternamente?

Quali stakeholder interni ed esterni fanno parte del progetto? Quali sono i loro ruoli?

Qual è il periodo di tempo per il progetto?

Quali sono lepietre miliaridel progetto?

Mettiamo in pratica questo passo. Sei responsabile della pianificazione della cena di apprezzamento del cliente di quest'anno. Il tuo obiettivo personale per l'evento è quello di essere comeil più possibile organizzato, produttivo ed efficiente possibile. Sei sicuro che puoi farlo, e capire tutto iniziando mettendo insieme un breve breve per il tuo evento. Le tue risposte alle quattro domande sopra elencate sono:

Quali sono i tuoi obiettivi per il progetto, sia internamente che esternamente?

L'obiettivo interno è pianificare un evento cliente ad alto impatto sotto $ 15.000. L'obiettivo esterno è quello di raggiungere un tasso RSVP del 50% e il tasso di presenza del 50%.

Quali stakeholder interni ed esterni fanno parte del progetto?

Le parti interessate interne sono il comitato di pianificazione dell'evento (John, Sam, Tara, Linda), la VP del successo del cliente e il team di marketing. Esternamente, le parti interessate comprendono tutti i clienti attuali e alcuni venditori (Azienda di catering, sede degli eventi, ecc.).

Qual è il periodo di tempo per il progetto?

La pianificazione del progetto inizia il 15 gennaio e l'evento accadrà il 30 agosto.

Quali compiti dovrebbero essere considerati pietre miliari nel progetto?

Pubblicazione della pagina di registrazione, fissare la sede e firmando determinati fornitori.

Una volta che hai delineato il tuo progetto e gli obiettivi del progetto, sarai pronto per lavorare all'indietro e capire tutti i passaggi che devi prendere per arrivare e puoi iniziare a creare una timeline del progetto.

2. Elenca i tuoi to-dos

Per avere una timeline di progetto di successo, dovrai creare un elenco di tutto ciò che dovrà accadere durante il processo di pianificazione del progetto fino al tuo finale di consegna, se è un rapporto o un evento. Pensa sia grande che piccolo in termini di passaggi. Qualsiasi attività che ti aiuterà a ottenere il tuo progetto completato in tempo e sul budget dovrebbe andare su questo elenco.

A questo punto, non preoccuparti troppo dell'ordine di tutti i tuoi passaggi o quando è necessario farli fare, ne copriremo più tardi.

Ad esempio, la rottura per la nostra cena di apprezzamento del cliente potrebbe sembrare così:

Scrivi un piano di eventi

Finalizzare il budget

Conferma la sede dell'evento

Seleziona Catering.

Scegli il tema dell'evento

Design concetti creativi per eventi

Imposta una pagina RSVP

Invia inviti

Pubblicizza evento

Ordine swag.

Prova A / V

Finalizzare le presentazioni

Prepara tutti gli eventi collaterali e swag

List di controllo di giorno

Per gradini più lunghi o più complessi, rompli in subtask più piccole e facili da digerire. Non solo ti aiuterà a capire il vero ambito di un passo, ma ti assicurerà inoltre di non dimenticare alcun piccolo dettaglio e renderlo affrontandolo più gestibile.

Nel nostro esempio dell'evento, per rendere il passo "Select Catering" meno travolgente, avremmo diviso questa parte del progetto in pezzi digeribili:

Crea un elenco di possibili catering

Ottenere citazioni da ogni catering

Confronta preventivi e menu

Incontrarsi con le migliori scelte

Scegli Catering.

Finalizzare il contratto

3. Stimare quanto tempo impiegherà ogni passo

Una volta che hai un elenco completo di ogni passo nel tuo progetto, assegnerà quindi una quantità di tempo che impiegherà per completare. Quando lo fai, saldo dando al tuo team abbastanza tempo per ottenere compiti finiti e rimanere nel tuo tempo complessivo. Una volta che sai quanto tempo prenderà ogni attività, sarai in grado di pianificare e sequenziare correttamente ogni attività per creare una tabella di marcia del progetto.

Continuando con il nostro esempio di evento di apprezzamento del cliente, prendiamo il passo "Seleziona Catering", insieme a ciascuna delle sue sottotasks e stima quanto tempo impiegano i singoli compiti.

Seleziona Catering (9 settimane)

Crea un elenco di possibili ristoratori (1 settimana)

Ottieni citazioni da ogni catering (3 settimane)

Confronta quotazioni e menu (1 settimana)

Incontra con le migliori scelte (2 settimane)

Scegli Catering (1 settimana)

Finalizza il contratto (1 settimana)

Sulla base delle nostre proiezioni del tempo, il processo di selezione di una società di catering richiederà un totale di nove settimane. Lavorando all'indietro è possibile determinare quando è necessario avviare questo particolare passaggio e compilare la timeline del progetto con le date effettive.

4. Mappare le dipendenze

Mentre stai eseguendo un progetto, alcuni passaggi possono essere lavorati simultaneamente, specialmente se diversi compagni di squadra sono responsabili per ciascuna delle attività sovrapposte. Tuttavia, altri non possono essere avviati o completati fino al termine di un altro passaggio. In altre parole, alcuni passaggi dipendono prima da altri che vengono completati prima. Ad esempio, non puoi ordinare il cibo prima di aver selezionato il Catering. Questo è uno dei tanti motivi per cui asequenza temporaleè così importante Vedere visivamente ogni passaggio, come si sovrappongono i passaggi e la quantità di tempo che ognuno prende ti terrà in corso.

Questo è anche il momento di capire chi è responsabile per ogni passaggio. Assegnazione a chi è responsabile di cosa per ogni parte del progetto presto ti aiuterà a individuare e regolare i conflitti di temporizzazione o risorse ed evitare future sorprese e ritardi. Nel passaggio 6, imparerai come condividere la timeline del tuo progetto con quelle coinvolte, rendendo le responsabilità cristalline.

Uno dei compiti per il nostro evento di esempio è quello di inviare inviti. Mentre questo particolare passo sembra un facile, ci sono molte altre cose che devono accadere prima che possiamo persino pensare di inviare inviti. Gli inviti devono essere progettati e non possiamo progettarli fino a quando un tema è stato scelto per il nostro evento. Un compito deve verificarsi prima di iniziare. Per esempio:

Tema dell'evento(Team di pianificazione degli eventi) →Concetti di design.(Linda) →Scegli Design.(Team di pianificazione degli eventi) →Creare invito(Linda) →Invia inviti(Tara)

Vale la penaMappare ogni dipendenzae la sequenza (o ordine) di ogni attività. Inizierai rapidamente a vedere il tuo puzzle del progetto che si riunisce. Decidere chi farà anche ciò che è fondamentale. Chi lavorerà per finalizzare il tema dell'evento? Chi progetterà gli inviti? Non aspettare fino a quando non è il momento di iniziare un compito prima di assegnarlo a qualcuno: prendi tutto il stirato in anticipo per evitare conflitti o singhiozzi.

La buona notizia è il processo di invito e le selezioni di catering possono accadere allo stesso tempo (che verrà mostrata sulla nostra cronologia del progetto).

5. Creare la tua cronologia

Stai cominciando a visualizzarequale potrebbe sembrare il tuo timeline del progetto? Mentre non è pratico tenere quell'immagine (e tutti quei compiti e date dovute) nella tua testa, è realistico portarli giù su carta (o sullo schermo). Il tuo primo istinto potrebbe essere quello di aprire un foglio di calcolo di Excel o PowerPoint, ma attendere. Dato che nessuno dei due è stato progettato per pianificare o gestire progetti, avrai un po ' SFIDE È possibile evitare scegliendo uno strumento migliore .

Invece, optare per uno strumento di gestione del progetto progettato per costruire eGestisci il progetto Timelines.-piaceUDN Task Manager. Non solo ti farà risparmiare tempo a disegnare la tua timeline (dal momento che non dovrai tentare di hackerare le cellule di fusione e aggiungere formule per trasformare un foglio di calcolo in una timeline di progetto), ti consentirà di continuare a gestire la tua timeline dopo il calcio d'occhio del progetto. DedicatoStrumenti di gestione del progettoConsentiti afacilmente adattare la tua cronologiaMentre lavori e aggiorni i tuoi stakeholder sui cambiamenti e sui progressi.

Con lo strumento giusto, la tua cronologia sarà legata al tuo lavoro sottostante e rimarrà sempre aggiornato. Può essere la differenza tra un progetto in esecuzione sulla pista e uno che va a fianco.

Come creare una cronologia inUDN Task Manager

Utilizzo UDN Task Manager'S Timelinecaratteristica a.Crea il tuo programma di progetto :

Inserisci tutti i passaggi del progetto come attività in un elenco

Aggiungi date di inizio e fine a ciascuna attività

Aggiungi un proprietario di un'attività per ciascuno

Disegna dipendenze tra i compiti

Fai clic su "Timeline" vista per visualizzare la tua lista tradotta in una timeline visiva.

Consiglio:Se hai già creato il tuo piano in un foglio di calcolo, puoi importarlo rapidamente inUDN Task Managerusando il nostro.Integrazione importatore CSV.e salta al passo quattro.

I modelli di timeline del progetto per iniziare

Il modo più semplice per impostare rapidamente una timeline del progetto è iniziare con aModello di progetto.. Di seguito sono riportati un paio di modelli di progetto, creato daUDN Task Manager, che puoi usare ora. Ogni progetto inizia come vista elenco, ma è possibile fare clic sulla scheda "Timeline" per convertirlo in una timeline:

Modello di lancio del marketing del prodotto

Modello di pianificazione degli eventi

Modello di roadmap del prodotto.

Modello generale del piano del progetto

6. Condividilo con gli stakeholder

Ricorda quando hai aggiunto un elenco di tutti gli stakeholder del progetto al tuo breve inizio di questo processo? Ora che hai costruito la tua cronologia, è importante condividerlo con tutti quelli coinvolti. Possiamo promettere che saranno entusiasti di vedere quanto è chiaro il tuo piano. Più facile realizza la loro parte del progetto, più KUDOS ti farà strada durante il processo.

Quando usi aStrumento di gestione del progettoPer costruire la tua cronologia, condividendolo è veloce e senza soluzione di continuità. Dimentica le e-mail e più documenti: in pochissimo tempo, i tuoi stakeholder sapranno chi sta facendo cosa da quando.

Per l'evento di apprezzamento del cliente, vorteremo condividere la nostra timeline con tutti quelli coinvolti nell'intero progetto, non solo quelli che hanno responsabilità immediate. In qualsiasi momento, qualcuno sarà in grado di monitorare la loro parte del progetto e le sue dipendenze senza dover prenderti a ping per informazioni.

7. Gestisci e adattarsi mentre vai

Se hai mai lavorato su qualsiasi progetto, sai che le cose non vanno sempre come pianificate. Tuttavia, quando sei pronto ad adattarsi, i cambiamenti non sembrano così difficili da gestire. Le timeline non sono solo fantastiche per la pianificazione; Ti aiuteranno anche ad adattarsi come ritardi o modifiche inevitabilmente accadono.

Le attività in movimento intorno non devono essere scoraggianti o interrompere l'intero progetto. Se una parte del progetto viene eseguita in ritardo, come proprietario del progetto, avrai chiarezza sull'impatto del resto del progetto. Quindi, ti consentirai di spostarti di muovere le cose di conseguenza, quindi il progetto generale può ancora andare in avanti in modo produttivo.

ComeLe carriere di equilibrioNote, le modifiche al progetto possono essere gestite all'interno dei propri passaggi specifici, ma una volta che il cambiamento è definitivo, è il momento di aggiornare la timeline. Perché le scadenze passano rapidamente quando i piani cambiano, affidando su a Strumento di gestione del progetto, piuttosto che e-mail o fogli di calcolo, offre un importante vantaggio. Come proprietario del progetto, è la tua responsabilità comunicare a tutti gli stakeholder quale è la singola fonte di verità (la tua cronologia) e assicurati che sia sempre aggiornato.

Prendere un'azione immediata.Non appena il cambiamento è confermato, aggiorna la tua timeline per rifletterlo.

Notifica le parti interessate.Chiunque sia interessato dal cambiamento alla timeline del tuo progetto dovrebbe capire come li influisce ed è in grado di vedere visivamente la modifica della timeline del progetto.

Determinare l'impatto.Una volta aggiornata la tua cronologia, sarai in grado di vedere se ci sono periodi di tempo che sono sovraffollati e stakeholder che hanno troppi compiti. Puoi spostare un compito per garantire più tempo? Qualcun altro può prendere in consegna quella responsabilità o dare una mano?

Per concludere il nostro esempio dell'evento, diciamo che sei riuscito a scegliere un catering per la cena di apprezzamento del cliente. Stai per finalizzare il contratto quando una chiamata arriva in quanto la società di catering si è prenotata a doppia prenotazione. Sfortunatamente, devi trovare una nuova società di catering.

Con una timeline, è facile regolare le date dovute per qualsiasi compito o qualsiasi membro del team che sia influenzato da questo cambiamento. La parte positiva di questa sfida è che abbiamo già attraversato molti dei compiti iniziali e possiamo vedere quello riflesso sulla timeline. Mentre questo è un problema frustrante, si sente più gestibile perché la nostra timeline ci ha tenuti organizzati e in pista.

Domande comuni su Progetto Timeline

Sapere come creare una timeline del progetto ben organizzata è un ottimo primo passo verso la comprensione del modo in cui utilizzare questo potente strumento, ma potresti ancora avere alcune altre domande. Non sei solo. Ecco le risposte a una coppia di domande comuni Le persone hanno circa il progetto Timelines:

Qual è la differenza tra una cronologia e un grafico Gantt?

Gants Gant.concentrarsi di più suflusso di lavoroe dipendenze del compito. Sono più lineari e non spiegano modifiche o più cose che accadono contemporaneamente. Le timeline sono flessibili e si adattano facilmente ai cambiamenti nei piani di progetto. Permettono al flusso di lavoro di essere aggiornato senza sforzo. Entrambi servono come strumenti visivi.

Come puoi tenere traccia dei progressi del progetto, specialmente se gestisci più progetti?

Questo è difficile da fare nei fogli di calcolo, ma più facile in uno strumento di gestione del progetto. Ci sono più viste per poter vedere un progetto alla volta, oppure puoiGestisci più progettiattraverso a.Vista in stile portafoglio .

In altre parole, è possibile visualizzare quando avrai più tempo per lavorare su compiti specifici e quando sei a titolo di capacità, puoi adattarti come necessario per nemmeno il tuocarico di lavoro della squadra .

Crea la tua prossima timeline del progetto con sicurezza

Non è abbastanza per trovare un piano di progetto.Determinare come eseguirlo è altrettanto importante. Sviluppare una cronologia di come il piano si evolverà è fondamentale per la fase di pianificazione e rende anche la gestione del progetto più efficiente.

L'utilizzo di questo processo passo-passo per ogni timeline di gestione del progetto ti terrà in attività e meno stressata. Provalo, adattarlo alla tua attività e condividilo!

Per portare ulteriormente il tuo progetto Timeline, crea la tua prossima timeline usando UDN Task Manager .