Sådan oprettes en projektstidslinje i 7 enkle trin

Håndtering af et projekt? Visning af arbejde i en tidslinje - i stedet for et regneark eller uorganiseret til-do-liste-er en af ​​deFordele ved projektledelse. En tidslinje kan vise dig, hvordan alle stykker af din plan passer sammen. Så hvorfor har du ikke lavet en endnu? Uden den rigtige teknologi kan oprettelse af en projekt tidslinje være rodet og manuel.

Fret ikke mere. Her er et trin for trin eksempel for at skabe en projekt tidslinje - uanset hvad din jobtitel, industri eller afdeling er. Følg disse trin og lær, hvordan du bygger projekttidslinjer, der sætter dig i førersædet ogByg din egen projekt tidslinje skabelon .

1. Opret et projekt kort

For at holde alle projektets interessenter justeret på planen, skal hvert projekt starte med enProjekt kort. Det tjener som køreplan og er en måde at forklare formålet, mål, milepæle og syn på det overordnede projekt. Her er et par spørgsmål til at svare på din korte:

Hvad er dumåltil projektet, både internt og eksternt?

Hvilke interne og eksterne interessenter er en del af projektet? Hvad er deres roller?

Hvad er tidsrammen for projektet?

Hvad ernøgle milepæleaf projektet?

Lad os sætte dette skridt i praksis. Du er ansvarlig for at planlægge dette års klient Vurderingsmiddag. Dit personlige mål for arrangementet er at være somorganiseret, produktiv og effektiv som muligt. Du er sikker på, at du kan gøre det, og forstå det hele starter ved at sammensætte en sammenhængende kort for din begivenhed. Dine svar på de fire spørgsmål, der er angivet ovenfor, er:

Hvad er dine mål for projektet, både internt og eksternt?

Det interne mål er at planlægge en High-Impact Client-begivenhed under $ 15.000. Det eksterne mål er at opnå en 50% RSVP-sats og 80% tilstedeværelsesrate.

Hvilke interne og eksterne interessenter er en del af projektet?

De interne interessenter er arrangementets planlægningskomité (John, Sam, Tara, Linda), VP of Client Success og Marketing Team. Eksternt omfatter interessenterne alle nuværende klienter, og visse leverandører (cateringfirma, hændelsessted osv.).

Hvad er tidsrammen for projektet?

Projektplanlægningen starter den 15. januar, og arrangementet vil ske den 30. august.

Hvilke opgaver skal betragtes som milepæle i projektet?

Udgivelse af registreringssiden, sikring af lokalet og underskriver visse leverandører.

Når du har din projektkort og mål skitseret, vil du være klar til at arbejde baglæns og finde ud af alle de trin, du skal tage for at komme derhen, og du kan begynde at oprette en projektstidslinje.

2. Liste din til-dos

For at få en vellykket projekttidslinje skal du oprette en liste over alt, hvad der skal ske i hele projektplanlægningsprocessen helt til din endelige leverbare, om det er en rapport eller en begivenhed. Tænk både store og små i form af trin. Eventuelle opgaver, der vil hjælpe dig med at få dit projekt afsluttet til tiden og på budgettet, skal gå på denne liste.

På dette tidspunkt skal du ikke bekymre dig for meget om rækkefølgen af ​​alle dine trin, eller når du har brug for at få dem færdige - vi dækker det senere.

For eksempel kan opdelingen for vores klient appreciering middag se sådan ud:

Skriv en begivenhedsplan

Færdiggøre budgettet

Bekræft begivenhedssted

Vælg Catering

Vælg Event Theme.

Design kreative koncepter til begivenhed

Opsæt en RSVP-side

Send invitationer

Annoncer event.

Bestil Swag.

Test A / V

Færdiggøre præsentationer.

Forbered alt begivenheds sikkerhedsstillelse og swag

Tjekliste

For længere eller mere komplekse trin, bryde dem i mindre, nemme at fordøje undertekster. Ikke alene vil det hjælpe dig med at finde ud af det sande omfang af et skridt, men det vil også sikre, at du ikke glemmer nogen lille detalje og gør det bedre at håndtere det mere håndterbart.

I vores begivenhedseksempel, for at gøre "Select catering" trin mindre overvældende, vil vi dele denne del af projektet til fordøjelige stykker:

Opret en liste over mulige cateringfirmaer

Få citater fra hver catering

Sammenlign citater og menuer

Mødes med toppicks

Vælg Caterer.

Færdiggør kontrakt

3. Anslå, hvor længe hvert trin vil tage

Når du har en omfattende liste over hvert trin i dit projekt, vil du derefter tildele en tid, der hver vil tage for at fuldføre. Når du gør dette, skal du give dit team nok tid til at få opgaver færdige og opholder sig i din overordnede tidsramme. Når du ved, hvor meget tid hver opgave vil tage, vil du være i stand til at planlægge og sekvere hver opgave at oprette en projektkørsel.

Fortsæt med vores klient Vurderingshændelse Eksempel, lad os tage "Select catering" -trinnet sammen med hver af sine undertekster og estimere, hvor meget tid de enkelte opgaver vil tage.

Vælg Catering (9 uger)

Opret en liste over mulige cateringfirmaer (1 uge)

Få citater fra hver caterer (3 uger)

Sammenlign citater og menuer (1 uge)

Mødes med topvalg (2 uger)

Vælg Caterer (1 uge)

Afslut kontrakt (1 uge)

Baseret på vores tidsfremskrivninger vil processen med at vælge et cateringfirma tage i alt ni uger. Ved at arbejde baglæns kan du bestemme, hvornår du skal starte på dette særlige trin og udfylde din projekttidslinje med faktiske datoer.

4. Kort ud afhængigheder

Når du kører et projekt, kan nogle trin arbejdet samtidigt - især hvis forskellige holdkammerater er ansvarlige for hver af de overlappende opgaver. Men andre kan ikke startes eller afsluttes, indtil et andet skridt er færdigt. Med andre ord er nogle trin afhængige af, at andre bliver gennemført først. For eksempel kan du ikke bestille mad, før du har valgt caterer. Dette er en af ​​de mange grunde til entidslinje.er så vigtigt. Visuelt at se hvert trin, hvordan trinene overlapper, og hvor lang tid hver enkelt tager, vil holde dig selvfølgelig.

Dette er også tid til at finde ud af, hvem der er ansvarlig for hvert trin. Tildele, hvem der er ansvarlig for, hvad en del af projektet tidligt vil hjælpe dig med at få øje på og justere timing eller ressourcekonflikter og undgå fremtidige overraskelser og forsinkelser. I trin 6 lærer du, hvordan du deler din projekttidslinje med de involverede, hvilket gør ansvaret krystalklar.

En af opgaverne for vores eksempelhændelse er at sende invitationer. Mens dette særlige skridt virker som en nem en, er der flere andre ting, der skal ske, før vi endda kan tænke på at sende invitationer. Invitationerne skal udformes, og vi kan ikke designe dem, før et tema er blevet valgt til vores begivenhed. En opgave skal forekomme, før en anden starter. For eksempel:

Event Theme.(Event Planlægning Team) →Designkoncepter(Linda) →Vælg design.(Event Planlægning Team) →Opret invitation(Linda) →Send invitationer(Tara)

Det er værd at tiden tilKort ud af hver afhængighedog sekvensen (eller rækkefølge) for hver opgave. Du vil hurtigt begynde at se dit projekt puslespil, der kommer sammen. Beslutning, hvem der vil gøre, hvad der også er kritisk. Hvem vil arbejde på at færdiggøre begivenhedstemaet? Hvem vil designe invitationerne? Vent ikke, før det er tid til en opgave at starte, før du tildeler den til nogen - få alt udstryget tidligt for at undgå konflikter eller hikke.

Den gode nyhed er invitationsprocessen og cateringvalg kan ske på samme tid (som vil blive vist på vores projekttidslinje).

5. Opret din tidslinje

Er du begyndt at visualisereHvad din projekt tidslinje kunne se ud? Mens det ikke er praktisk at holde det billede (og alle de opgaver og forfaldne datoer) i dit hoved, er det realistisk at få dem ned på papir (eller på skærmen). Dit første instinkt kan være at åbne et Excel-regneark eller PowerPoint-men vent. Da hverken var designet til at planlægge eller administrere projekter, vil du løbe ind i nogle udfordringer du kunne undgå ved at vælge et bedre værktøj .

I stedet vælg et projektstyringsværktøj, der er designet til at bygge ogAdministrer projekttidslinjer.-synes godt omUDN Task Manager. Ikke alene vil det spare dig tid på at tegne din tidslinje (da du ikke behøver at forsøge at hakke fusionsceller og tilføje formler til at vende et regneark til en projekttidslinje), vil det give dig mulighed for at fortsætte med at styre din tidslinje efter projektet Kickoff. Dedikeret.ProjektledelsesværktøjerTillad dig tilnemt tilpasse din tidslinjeSom du arbejder, og opdater dine interessenter om ændringer og fremskridt.

Med det rigtige værktøj vil din tidslinje være bundet til dit underliggende arbejde og vil altid holde sig opdateret. Det kan være forskellen mellem et projekt, der kører på sporet og en går Haywire.

Sådan oprettes en tidslinje iUDN Task Manager

Brug UDN Task Manager'S tidslinje.Funktion tilOpret din egen projektplan :

Indtast alle dine projektstrin som opgaver på en liste

Tilføj start og slutdatoer til hver opgave

Tilføj en opgaveejer for hver enkelt

Tegn afhængigheder mellem opgaver

Klik på "Timeline" visning for at se din liste oversat til en visuel tidslinje.

Tip:Hvis du allerede har oprettet din plan i et regneark, kan du hurtigt importere det tilUDN Task Managerbruger voresCSV Importør integration., og spring til trin fire.

Projekttidslinje skabeloner for at komme i gang

Den nemmeste måde at oprette en projekt tidslinje på er at starte med enProjektskabelon. Nedenfor er et par projektskabeloner, der er oprettet afUDN Task Manager, at du kan bruge nu. Hvert projekt starter som en listevisning, men du kan klikke på fanen "Tidslinje" for at konvertere den til en tidslinje:

Product Marketing Launch Skabelon

Hændelsesplanlægningskabel

Produkt roadmap skabelon

Generel projektplanskabelon

6. Del det med interessenter

Husk, når du tilføjede en liste over alle projektinteressenter til din korte i starten af ​​denne proces? Nu hvor du har bygget din tidslinje, er det vigtigt at dele det med alle involverede. Vi kan love, at de vil blive begejstrede for at se, hvor klart din plan er. Jo lettere du gør deres del af projektet, jo flere kudos vil komme din vej i hele processen.

Når du bruger enProjektstyringsværktøjFor at opbygge din tidslinje, deler den hurtig og sømløs. Glem e-mails og flere docs-på ingen tid, vil dine interessenter vide, hvem der gør hvad der ved hvornår.

For kundens Vurderingsbegivenhed vil vi gerne dele vores tidslinje med alle involverede i hele projektet, ikke kun dem, der har umiddelbare ansvarsområder. Enhver vil til enhver tid kunne spore deres del af projektet og dets afhængigheder uden at skulle pinge dig til information.

7. Administrer og tilpass som du går

Hvis du nogensinde har arbejdet på et projekt, ved du, at ting ikke altid går som planlagt. Men når du er parat til at tilpasse, virker ændringer ikke så svært at håndtere. Tidslinjer er ikke bare gode til planlægning; De vil også hjælpe dig med at justere som forsinkelser eller ændringer uundgåeligt sker.

Flytende opgaver rundt behøver ikke at være skræmmende eller forstyrre hele projektet. Hvis en del af projektet løber ind i en forsinkelse, som projektejeren, vil du have klarhed om virkningen af ​​resten af ​​projektet. Derefter vil du have beføjelse til at flytte tingene omkring i overensstemmelse hermed, så det overordnede projekt stadig kan bevæge sig fremad produktivt.

SomBalancen karriere.Bemærkninger, projektændringer kan styres inden for deres egne specifikke trin, men når ændringen er endelig, er det tid til at opdatere din tidslinje. Fordi tidslinjer går ud af dato hurtigt, når planer ændres, stole på en Projektstyringsværktøj, snarere end e-mail eller regneark, giver en stor fordel. Som projektejer er det dit ansvar at kommunikere til alle interessenter, hvad den enkelte kilde til sandhed er (din tidslinje) og sørg for, at det altid er opdateret.

Tage øjeblikkelig handling.Så snart ændringen er bekræftet, skal du opdatere din tidslinje for at afspejle den.

Underret interessenter.Enhver, der påvirkes af ændringen til din projekttidslinje, bør forstå, hvordan det påvirker dem og kan visuelt se ændringen på projektets tidslinje.

Bestemme virkningen.Når din tidslinje er opdateret, kan du se, om der er tidsperioder, der er overfyldte og interessenter, der har for mange opgaver. Kan du flytte en opgave for at sikre mere tid? Kan en anden overtage det ansvar eller låne en hånd?

For at pakke op vores begivenhedseksempel, lad os sige, at du formåede at vælge en caterer til klientens appreciering middag. Du er ved at færdiggøre kontrakten, når et opkald kommer i, at cateringfirmaet dobbeltbestilles selv. Desværre skal du finde et nyt cateringfirma.

Med en tidslinje er det nemt at justere forfaldsdatoer for enhver opgave eller ethvert holdmedlemmer, der påvirkes af denne ændring. Den positive del af denne udfordring er, at vi allerede har gået igennem flere af de oprindelige opgaver og kan se, der afspejles på tidslinjen. Mens dette er et frustrerende problem, føles det mere håndterbart, fordi vores tidslinje har holdt os organiseret og på rette spor.

Fælles spørgsmål om projekttidslinjer

At vide, hvordan man opretter en velorganiseret projekttidslinje, er et godt første skridt i retning af at forstå, hvordan du bruger dette kraftfulde værktøj, men du kan stadig have nogle få spørgsmål. Du er ikke alene. Her er svar på et par almindelige spørgsmål, folk har om projekttidslinjer:

Hvad er forskellen mellem en tidslinje og et Gantt-diagram?

Gantt Charts.fokusere mere påworkflowog opgaveafhængigheder. De er mere lineære og tegner sig ikke for ændringer eller flere ting der sker på én gang. Tidslinjer er fleksible og tilpasser sig nemt til ændringer i projektplaner. De tillader, at workflowen opdateres ubesværet. Begge tjener som visuelle værktøjer.

Hvordan kan du spore projektets fremskridt, især hvis du styrer flere projekter?

Dette er svært at gøre i regneark, men lettere i et projektstyringsværktøj. Der er flere visninger for at kunne se et projekt ad gangen, eller du kanAdministrer flere projektergennem A.View Portfolio-Style .

Med andre ord kan du visualisere, når du har mere tid til at arbejde på bestemte opgaver, og når du er i kapacitet, så kan du justere efter behov for at udgående dinholdets arbejdsbyrde .

Opret dit næste projekt Tidslinje med sikkerhed

Det er ikke nok at bare komme op med en projektplan.Bestemmelse af, hvordan du udfører det, er lige så vigtigt. Udvikling af en tidslinje for, hvordan planen vil udvikle sig, er kritisk for planlægningsfasen, og gør også at administrere projektet mere effektivt.

Brug af denne trinvise proces for hver projektledelse tidslinje vil holde dig på opgave og mindre stresset. Prøv det, tilpasse det til din virksomhed, og del det!

For at tage dine projekttidslinjer endnu mere, lav din næste tidslinje ved hjælp af UDN Task Manager .