7 basit adımda bir proje zaman çizelgesi nasıl oluşturulur
Bir projeyi yönetmek? Bir elektronik tablo yerine bir zaman çizelgesindeki çalışmayı görüntüleme veya yapılacaklar listesi listesiProje Yönetiminin Faydaları. Bir zaman çizelgesi size planınızın tüm parçalarını nasıl birbirine sığdırabilir. Peki neden henüz bir tane yapmadın? Doğru teknoloji olmadan, bir proje zaman çizelgesi oluşturmak dağınık ve manuel olabilir.
Daha fazla endişelenme. İşte bir proje zaman çizelgesi oluşturmak için adım adım bir örneği - iş unvanınız, endüstrisiniz veya departmanınız ne olursa olsun. Bu adımları izleyin ve sizi sürücü koltuğuna sokan proje zaman çizelgelerini nasıl oluşturacağınızı öğrenin veKendi Proje Zaman Çizelgesi Şablonunuzu Oluşturun .
1. Bir proje özeti oluşturun
Tüm proje paydaşlarını planda hizalanmış tutmak için, her proje ile başlamalıdır.proje tanıtımı. Yol haritası görevi görür ve genel projenin amacını, hedeflerini, kilometrelerini ve vizyonunu açıklamanın bir yoludur. İşte kısa sürede cevap vermek için birkaç soru:
Sizin nehedeflerProje için hem dahili hem de harici olarak?
Hangi iç ve dış paydaşların projenin bir parçasıdır? Rolleri neler?
Projenin zaman dilimi nedir?
Ne Anahtar kilometre taşlarıprojenin?
Bu adımı uygulamaya koyalım. Bu yılki müşteri takdir yemeğinin planlanmasından sorumlusunuz. Etkinlik için kişisel hedefiniz olduğu gibi olmaktır.Mümkün olduğunca organize, üretken ve verimli. Kendine güveniyorsun, yapabileceğin için, olayın için bir yapışma özeti bir araya getirerek her şeyin başladığını anlıyorsunuz. Yukarıda listelenen dört sorunun cevabınız şunlardır:
Hem dahili hem de dışarıda proje için hedefleriniz nelerdir?
İç hedef, 15.000 ABD Doları altında yüksek etkili bir müşteri olayı planlamaktır. Dış amaç% 50 RSVP oranı ve% 80 katılım oranı elde etmektir.
Hangi iç ve dış paydaşların projenin bir parçasıdır?
İç paydaşlar, etkinliğin planlama komitesi (John, Sam, Tara, Linda), müşteri başarısı ve pazarlama ekibidir. Dışarıdan, paydaşlar, mevcut tüm müşterileri ve bazı satıcıları (catering şirketi, olay yeri vb.) İçerir.
Proje için zaman çerçevesi nedir?
Proje planlaması 15 Ocak'ta başlıyor ve etkinlik 30 Ağustos'ta olacak.
Hangi görevler projedeki kilometre taşları olarak kabul edilmelidir?
Kayıt sayfasını yayınlamak, mekanı güvence altına almak ve belirli satıcıları imzalamak.
Projenizin özetini ve hedeflerini belirttiğinizde belirtildiğinde, geriye doğru çalışmaya hazır olacaksınız ve oraya gitmek için gereken tüm adımları çözeceksiniz ve bir proje zaman çizelgesi oluşturmaya başlayabilirsiniz.
2. DOS'unuzu listeleyin
Başarılı bir proje zaman çizelgesine sahip olmak için, bir rapor veya olay olup olmadığı, son teslimatınızın sonuna kadar proje planlama işlemi boyunca gerçekleşmesi gereken her şeyin bir listesini oluşturmanız gerekir. Hem büyük hem de küçük adımlar arasında düşün. Projenizi zamanında ve bütçeyle tamamlamanıza yardımcı olacak herhangi bir görev bu listeye devam etmelidir.
Bu noktada, tüm adımlarınızın sırası hakkında çok fazla endişelenmeyin veya bunları yapmanız gerektiğinde - bunu daha sonra kapsayacağız.
Örneğin, müşteri takdir yemeğimizin arızası şöyle görünebilir:
Bir Etkinlik Planı Yazın
Bütçeyi sonlandır
Etkinlik mekanını onayla
Catering'i seçin
Etkinlik temasını seçin
Etkinlik için yaratıcı kavramlar tasarlayın
RSVP sayfasını ayarlayın
Davetiye Gönder
Reklam etkinliği
Swag siparişi
A / v test
Sunumları sonlandır
Tüm Etkinlik Teminat ve Swag'u Hazırlayın
Kontrol listesi
Daha uzun veya daha karmaşık adımlar için, onları daha küçük, kolay, özetsiz bir alt ayarlara ayırın. Sadece bir adımın gerçek kapsamını çözmenize yardımcı olacak, aynı zamanda küçük bir detayı unutma ve daha yönetilebilir mücadele etmeyi de sağlayacak.
Etkinlik örneğimizde, "Catering'i seçin" adımını daha az ezici hale getirmek için, projenin bu bölümünü sindirilebilir parçalara bölerdik:
Muhtemel catering listesi oluşturun
Her caterinerden alıntılar alın
Tırnaklar ve Menüleri Karşılaştırın
En iyi seçtikleriyle tanışın
Caterer'ı seçin
Sözleşmeyi sonlandır
3. Her adımın ne kadar süreceğini tahmin edin
Projenizdeki her adımın kapsamlı bir listesine sahip olduğunuzda, her birinin tamamlanması gereken bir süre tahsis edersiniz. Bunu yaparken, takımınızı bitirmeyi ve genel zaman diliminizde kalması için takımınızı yeterince zaman vermeyi dengeleyin. Her görevin ne kadar zaman alacağını bildikten sonra, bir proje yol haritası oluşturmak için her görevi uygun şekilde planlayabilir ve sıralayacaksınız.
Müşteri Takdir Etkinlik Örneğimize devam ederek, "Catering'i seçin" adımını, her bir altlığın her biri ile birlikte alalım ve bireysel görevlerin ne kadar zaman alacağını tahmin edelim.
Catering'i seçin (9 hafta)
Muhtemel Savaşçıların Bir Listesi Oluşturun (1 Hafta)
Her caterinerden alıntılar alın (3 hafta)
Tırnaklar ve Menüleri Karşılaştırın (1 hafta)
En iyi seçtikleriyle tanışın (2 hafta)
Caterer (1 hafta) seçin
Sözleşmeyi Sonlandır (1 hafta)
Zaman projeksiyonlarımıza göre, bir catering şirketi seçme süreci toplam dokuz hafta sürecektir. Geriye doğru çalışarak, bu özel adımda başlamanız gerektiğini ve proje zaman çizelgenizi gerçek tarihlerle doldurmanız gerektiğini belirleyebilirsiniz.
4. Dışarıdaki bağımlılıkları yapın
Bir proje yürütürken, bazı adımlar aynı anda üzerinde çalışılabilir - özellikle örtüşen görevlerin her birinden farklı takım arkadaşlarınız sorumlu ise. Ancak, diğerleri başka bir adım bitene kadar başkaları başlatılamaz veya tamamlanamaz. Başka bir deyişle, bazı adımlar ilk önce tamamlanan başkalarına bağlıdır. Örneğin, catering'i seçmeden önce yiyecek sipariş edemezsiniz. Bu, neden bir nedenden biridir.zaman çizelgesiçok önemlidir. Her bir adımı görsel olarak görme, adımların üst üste geldiğini ve her birinin aldığı zamanın tutarını elbette sizi tutacaktır.
Bu aynı zamanda her adımdan kimin sorumlu olduğunu çözme zamanı. Projenin her bir kısmından ne kadar sorumludur? 6. adımda, proje zaman çizelgenizi dahil olanlarla nasıl paylaşacağınızı öğreneceksiniz, sorumluluklar berraklığında.
Örnek olayımız için görevlerden biri davetiyeleri göndermektir. Bu özel adım kolay bir şekilde gözükse de, davetiyeleri göndermeyi bile düşünmeden önce gerçekleşmesi gereken birkaç şey var. Davetiler tasarlanmalı ve etkinliğimiz için bir tema seçilinceye kadar onları tasarlayamayız. Bir görev başka bir başlamadan önce gerçekleşmesi gerekir. Örneğin:
Olay teması(Etkinlik Planlama Ekibi) →Tasarım kavramları(Linda) →Tasarım seç(Etkinlik Planlama Ekibi) →Davetiye oluşturmak(Linda) →Davetiye Gönder(Tara)
Zamana değerHer bağımlılığı dışarı çıkarınve her görevin sırası (veya siparişi). Projenin bulmacanızı bir araya gelmeyi hızla başlayacaksınız. Kimin ne yapacağını karar vermek de kritik. Etkinlik temasını sonlandırma konusunda kimler çalışacak? Davetiyeleri kim tasarlayacak? Birinin birisine atamadan önce başlamanın zamanı gelinceye kadar beklemeyin - çatışmaları veya hıçkırıkları önlemek için her şeyi erken ütülenmiş olsun.
İyi haber, aynı zamanda (proje zaman çizelgemizde gösterilecek) davet süreci ve catering seçimleridir.
5. Zaman çizelgenizi oluşturun
Görselleştirmeye başlıyor musunProjenin zaman çizelgenizin neye benzeyebileceğini? Bu görüntüyü korumak pratik olmasa da (ve tüm bu görevleri ve son tarihleri) kafanızdaki, onları kağıda (veya ekranda) almak gerçekçidir. İlk içgüdünüz, bir Excel elektronik tablosu veya powerpoint açmak için olabilir - ancak bekleyin. Her ikisi de projeleri planlamak veya yönetmek için tasarlandığından, bazılarına gireceksiniz. daha iyi bir araç seçerek kaçınabileceğiniz zorluklar .
Bunun yerine, inşa etmek için tasarlanmış bir proje yönetimi aracı için seçin veProje zaman çizelgelerini yönet-beğenmekUDN Görev Yöneticisi. Sadece zaman çizelgenizi çizmeyi zaman kazandırmaz (çünkü hücreleri birleştirmeye ve bir elektronik tablayı bir proje zaman çizelgesine dönüştürmek için formülleri kesmek zorunda kalmayacağınız için), proje başlangıcından sonra zaman çizelgenizi yönetmeye devam etmenize izin verecektir. ÖzelProje Yönetimi AraçlarıSize izin verZaman çizelgenizi kolayca uyarlayınÇalışırken ve paydaşlarınızı değişiklik ve ilerleme konusunda güncelleyin.
Doğru aletle, zaman çizelgenizin altta yatan işinize bağlı olacak ve her zaman güncel kalacaktır. Yolda çalışan bir proje ile biri haywire olacak bir proje arasındaki fark olabilir.
İçinde bir zaman çizelgesi nasıl oluşturulurUDN Görev Yöneticisi
Kullanmak UDN Görev YöneticisiZaman ÇizelgesiözellikKendi proje programınızı oluşturun :
Tüm projenizi bir listedeki görev olarak girin
Her göreve başlangıç ve bitiş tarihlerini ekle
Her biri için bir görev sahibi ekleyin
Görevler arasında bağımlılıklar çizin
Listenizi görsel bir zaman çizelgesine çevirmek için "Zaman Çizelgesi" görünümünü tıklayın.
Uç:Planınızı zaten bir elektronik tabloda oluşturduysanız, hızlı bir şekilde ithal edebilirsiniz.UDN Görev YöneticisikullanarakCSV ithalatçı entegrasyonuve dört adıma atlayın.
Başlamanızı sağlamak için Proje Zaman Çizelgesi Şablonları
Bir proje zaman çizelgesi oluşturmanın en kolay yolu, hızlı bir şekilde başlamaktır.Proje şablonu. Aşağıda tarafından oluşturulan birkaç proje şablonları bulunmaktadır.UDN Görev Yöneticisi, şimdi kullanabilirsiniz. Her proje liste görünümü olarak başlar, ancak bir zaman çizelgesine dönüştürmek için "Zaman Çizelgesi" sekmesini tıklayabilirsiniz:
Ürün Pazarlama Başlatma Şablonu
Etkinlik Planlama Şablonu
Ürün yol haritası şablonu
Genel Proje Planı Şablonu
6. Paydaşlarla paylaşın
Bu sürecin en başındaki tüm proje paydaşlarının bir listesini eklediğinizde mi? Şimdi zaman çizelgenizi kurduğunuzda, katılan herkesle paylaşmak önemlidir. Planınızın ne kadar net olduğunu görmek için heyecanlandıklarına söz verebiliriz. Projenin bir bölümünü daha kolaylaştırırsanız, süreç boyunca daha fazla Kudos yolunuza girecek.
KullandığınızdaProje Yönetimi AracıZaman çizelgenizi oluşturmak için, paylaşımı hızlı ve kesintisizdir. E-postaları ve birden fazla dokümanı unutun - zaman içinde, paydaşlarınız ne zaman kimin yaptığını bilecektir.
Müşteri takdir etkinliği için zaman çizelgatımızı, sadece acil sorumlulukları olanlar değil, tüm projeye katılan herkesle paylaşmak isteyeceğiz. Herhangi bir zamanda, birisi projenin bir bölümünü ve bağımlılıklarını size bilgi için ping yapmak zorunda kalmadan izleyebilecektir.
7. Gittiğiniz gibi yönetin ve uyarlayın
Hiçbir projede çalıştıysanız, işlerin her zaman planlandığı gibi gitmediğini biliyorsunuz. Ancak, uyarlamaya hazır olduğunuzda, değişiklikler idare etmek çok zor görünmüyor. Zaman çizelgeleri sadece planlama için harika değil; Ayrıca gecikmeler olarak ayarlamanıza veya kaçınılmaz olarak değişiklik yapmanıza yardımcı olacaklar.
Çevresindeki hareketli görevler, tüm projeyi gözetleme ya da bozulmak zorunda değildir. Projenin bir kısmı bir gecikmeye girerse, proje sahibi olarak, projenin geri kalanının etkisi konusunda netliğiniz olacaktır. Sonra, her şekilde bir şeyler hareket ettirmek için güçlendirileceksiniz, böylece genel proje hala üretken bir şekilde ilerleyebilir.
OlarakDenge kariyeriNotlar, proje değişiklikleri kendi kendine özgü adımlarında yönetilebilir, ancak değişiklik kesin olduğunda, zaman çizelgenizi güncelleme zamanı. Çünkü zaman çizelgeleri, planlar değiştiğinde hızlı bir şekilde güncel kalır, Proje Yönetimi Aracı, e-posta veya elektronik tablolardan ziyade, büyük bir fayda sunar. Proje sahibi olarak, tek gerçeğin kaynağının (zaman çizelgenizin) olduğuna dair tüm paydaşlara iletişim kurmak sizin sorumluluğunuzdadır ve her zaman güncellendiğinden emin olun.
Acil eylem almak.Değişiklik onaylandığı anda, yansıtmak için zaman çizelgenizi güncelleyin.
Paydaşları bildir.Proje zaman çizelgenizdeki değişimden etkilenen herkes, onları nasıl etkilediğini ve proje zaman çizelgesindeki değişikliği görsel olarak görebileceğini anlamalıdır.
Etkiyi belirler.Zaman çizelgenizin güncellendikten sonra, çok fazla görevi olan, aşırı kalabalık ve paydaşların zaman dilimlerinin olup olmadığını görebilirsiniz. Daha fazla zaman sağlamak için bir görevi taşıyabilir misiniz? Başka biri bu sorumluluğu üstlenebilir veya bir el ödünç alabilir mi?
Etkinlik örneğimizi sarmak için, müşteri takdir yemeği için bir cateriner seçmeyi başardığını söyleyelim. Catering şirketinin kendileri çift rezerve ettiğinde bir arama geldiğinde sözleşmeyi sonuçlandırmak üzeresin. Ne yazık ki, yeni bir catering şirketi bulmalısınız.
Zaman çizelgesiyle, herhangi bir görev için tarihleri veya bu değişiklikten etkilenen herhangi bir ekip üyesi için ayarlanması kolaydır. Bu zorluğun olumlu kısmı, ilk görevlerden birçoğunun birçoğundan geçtiğimiz ve zaman çizelgesine yansıyan görebildiğimizdir. Bu sinir bozucu bir problem olsa da, zaman çizelgemizin bizi organize ve yolda tuttuğu için daha yönetilebilir hissediyor.
Proje zaman çizelgeleri hakkında genel sorular
İyi organize edilmiş bir proje nasıl oluşturulacağını bilmek zaman çizelgesi, bu güçlü aracın nasıl kullanılacağını anlamaya yönelik büyük bir ilk adımdır, ancak yine de birkaç sorunuz olabilir. Yalnız değilsin. İşte birçok ortak soruların yanıtları İnsanların proje zaman çizelgeleri hakkında var:
Zaman çizelgesi ile Gantt grafiği arasındaki fark nedir?
Gantt Grafikleridaha fazla odaklanmakiş akışıve görev bağımlılıkları. Onlar daha doğrusaldır ve bir kerede meydana gelen değişiklikleri veya birden fazla şeyi hesaba katarlar. Zaman çizelgeleri esnektir ve proje planlarındaki değişikliklere kolayca adapte olur. İş akışının zahmetsizce güncellenmesine izin verirler. Her ikisi de görsel araçlar olarak hizmet eder.
Özellikle birden fazla projeyi yönetirseniz, proje ilerlemesini nasıl izleyebilirsiniz?
Bu, elektronik tablolarda yapmak zordur, ancak bir proje yönetimi aracında daha kolaydır. Bir seferde bir projeyi görebilmek için birden fazla manzara var ya daBirden fazla projeyi yönetbirportföy tarzı görünümü .
Başka bir deyişle, belirli görevlerde çalışmak için daha fazla zamanınız olduğunda ve kapasitedeyken daha fazla zamanınız olduğunda görselleştirebilirsiniz, o zamanTakımın iş yükü .
Bir sonraki proje zaman çizelgenizi güvenle oluşturun
Sadece bir proje planı bulmak için yeterli değil.Nasıl yürütüleceğinin belirlenmesi. Planın nasıl gelişeceği bir zaman çizelgesi geliştirmek, planlama aşaması için kritik öneme sahiptir ve ayrıca projeyi daha verimli yönetmektedir.
Her proje yönetimi için bu adım adım işlemi kullanmak zaman çizelgesi sizi görevde tutacak ve daha az stresli olacaktır. Deneyin, işinize uyarlayın ve paylaşın!
Proje zaman çizelgelerinizi daha da yakalamak için, kullanarak bir sonraki zaman çizelgenizi oluşturun. UDN Görev Yöneticisi .
