Hankkeen aikajanan luominen 7 yksinkertaisessa vaiheessa

Hankkeen hallinta? Työskentelyn katseleminen aikajanalla - laskentataulukon sijasta tai disorganisoidusta tehtäväluettelosta - on yksiProjektinhallinnan edut. Aikajana voi näyttää, kuinka kaikki suunnitelman kaikki palat sopivat yhteen. Joten, miksi et ole vielä tehnyt yhden? Ilman oikeaa teknologiaa hankkeen aikajanan luominen voi olla sotkuinen ja manuaalinen.

Fret ei enää. Tässä on vaiheittainen esimerkki projektin aikajanan luomisesta - riippumatta siitä, mitä työnimike, teollisuus tai osasto on. Noudata seuraavia ohjeita ja opi rakentamaan projektin aikataulut, jotka asettavat sinut kuljettajan istuimeen jaRakenna oma projektin aikajanavan malli .

1. Luo lyhyt hanke

Jotta kaikki projektien sidosryhmät ovat yhdenmukaisia ​​suunnitelmaan, jokaisen hankkeen pitäisi alkaa aHankkeen lyhyt. Se toimii etenemissuunnitelmana ja on tapa selittää yleisen projektin tarkoitus, tavoitteet, virstanpesteet ja visio. Seuraavassa on muutamia kysymyksiä vastaamaan lyhyesti:

Mitkä ovat sinuntavoitteetHankkeelle sekä sisäisesti että ulkoisesti?

Mitkä sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät ovat osa hanketta? Mitkä ovat niiden roolit?

Mikä on hankkeen aikataulus?

Mitä ovattärkeimmät tavoitteethankkeen?

Let's laita tämä askel käytäntöön. Olet vastuussa tämän vuoden asiakasarvon illallisen suunnittelusta. Tapahtuman henkilökohtainen tavoite on olla yhtäjärjestäytynyt, tuottava ja tehokas kuin mahdollista. Olet varma, että voit tehdä sen ja ymmärtää kaikki kaikki alkavat asettamalla yhteen yhtenäisen lyhyen tapahtuman. Vastauksesi edellä mainittuihin neljään kysymykseen ovat:

Mitkä ovat tavoitteesi hankkeen, sekä sisäisesti että ulkoisesti?

Sisäinen tavoite on suunnitella korkean vaikutuksen asiakastapahtuma alle 15 000 dollaria. Ulkopuolinen tavoite on saavuttaa 50% RSVP-nopeus ja 80% osallistumisaste.

Mitkä sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät ovat osa hanketta?

Sisäiset sidosryhmät ovat tapahtuman suunnittelukomitea (John, Sam, Tara, Linda), asiakas menestyksen VP ja markkinointiryhmä. Ulkopuolella sidosryhmät ovat kaikki nykyiset asiakkaat ja tietyt myyjät (catering-yritys, tapahtumapaikka jne.).

Mikä on projektin aikakehys?

Hankesuunnittelu käynnistää 15. tammikuuta ja tapahtuma tapahtuu 30. elokuuta.

Mitkä tehtävät olisi pidettävä projektissa?

Ilmoittautumissivun julkaiseminen, paikan turvaaminen ja tiettyjen toimittajien allekirjoittaminen.

Kun sinulla on projektin lyhyt ja tavoitteet, olet valmis toimimaan taaksepäin ja selvittää kaikki vaiheet, jotka sinun täytyy ottaa sinne ja voit aloittaa projektin aikajanan.

2. Luettele to-dos

Jotta voitaisiin onnistunut hankkeen aikajana, sinun on luotava luettelo kaikesta, joka on tapahtumassa koko projektisuunnitteluprosessissa aina lopulliseen toimitukseen, onko se raportti tai tapahtuma. Ajattele sekä suuria että pieniä vaiheita. Kaikki tehtävät, jotka auttavat sinua saamaan projektin valmiiksi ajoissa ja budjetin pitäisi mennä tähän luetteloon.

Tässä vaiheessa älä huoli liikaa kaikkien askeleiden järjestyksestä tai kun tarvitset ne valmiiksi - me kattavat myöhemmin.

Esimerkiksi asiakkaidemme arvostusta illallisen erittely saattaa näyttää tältä:

Kirjoita tapahtumasuunnitelma

Viimeistele budjetti

Vahvista tapahtumapaikka

Valitse catering

Valitse Tapahtuman teema

Suunnittele luovia käsitteitä tapahtumaan

Määritä RSVP-sivu

Lähettää kutsuja

Mainostaa tapahtuma

Tilata

Testaa A / V

Viimeistele esityksiä

Valmistele kaikki tapahtuman vakuudet ja swag

Päivän tarkistuslista

Pidempiä tai monimutkaisempia vaiheita rikkoa ne pienempiin, helppokäyttöisiin subasksiin. Ei vain auttaa sinua selvittämään askeleen todellisen soveltamisalan, mutta se myös varmistaa, ettet unohda pieniä yksityiskohtia ja tehdä siitä helpommin.

Tapahtuma-esimerkissämme tehdä "Valitse Catering" -vaihe vähemmän ylivoimainen, jakaamme tämän osan projektista sulattaviin kappaleisiin:

Luo luettelo mahdollisista juhloista

Hanki lainaukset kustakin ruokitusta

Vertaa lainauksia ja valikoita

Tapaa Top Picks

Valitse juhlallinen

Viimeistele sopimus

3. Arvioi kuinka kauan jokainen vaihe kestää

Kun sinulla on kattava luettelo kaikista projektisi vaiheesta, jatka sitten aikaa jokaisen kestää. Kun teet tämän, tasapaino antaa tiimisi tarpeeksi aikaa saada tehtävät valmiiksi ja pysyvät koko ajan kehyksen sisällä. Kun tiedät, kuinka paljon aikaa jokainen tehtävä kestää, voit suunnitella kunkin tehtävän oikein ja sekvenssiin luoda projektin etenemissuunnitelma.

Jatka asiakkaidemme arvostuksen tapahtumaesimerkkiin, otamme "Valitse catering" -vaihe yhdessä kunkin sen alakannan kanssa ja arvioi kuinka paljon aikaa yksittäiset tehtävät ottavat.

Valitse Catering (9 viikkoa)

Luo luettelo mahdollisista tarjouksien (1 viikko)

Saat lainausmerkit kussakin juhlallisuudesta (3 viikkoa)

Vertaa lainausmerkkejä ja valikoista (1 viikko)

Tapaa Top Picks (2 viikkoa)

Valitse juhlallinen (1 viikko)

Viimeistele sopimus (1 viikko)

Aikaennusteiden perusteella Catering Companyn valintaprosessi kestää yhteensä yhdeksän viikkoa. Työskentelemällä taaksepäin voit määrittää, milloin sinun on käynnistettävä tässä vaiheessa ja täytä projektin aikajana todellinen päivämäärät.

4. Kartta ulos riippuvuudet

Kun käytät projektia, jotkut vaiheet voidaan työskennellä samanaikaisesti - varsinkin jos eri joukkuetoverit ovat vastuussa kullekin päällekkäisistä tehtävistä. Muita ei kuitenkaan voida aloittaa tai suorittaa, ennen kuin toinen vaihe on valmis. Toisin sanoen jotkin askeleet ovat riippuvaisia ​​toisista, jotka saavat päätökseen ensin. Esimerkiksi et voi tilata ruokaa ennen kuin olet valinnut ruohonleikkurin. Tämä on yksi monista syistä, miksi aaikajanaon niin tärkeä. Nähdään visuaalisesti kunkin vaiheen, miten vaiheet ovat päällekkäisiä ja ajan määrä, joka vie sinut kurssilla.

Tämä on myös aika selvittää kuka on vastuussa jokaisesta vaiheesta. Jotka on vastuussa siitä, mitä projektin jokaisesta osasta varhaisessa vaiheessa auttaa sinua paikalla ja säätämään ajoitusta tai resurssien konflikteja ja välttämään tulevia yllätyksiä ja viivästyksiä. Vaiheessa 6 opit jakaa projektin aikataulun asianomaisilla, tekemällä vastuuta kristallinkirkas.

Yksi esimerkkitapahtumamme tehtävistä on lähettää kutsuja. Vaikka tämä askel tuntuu helppoa, on olemassa useita muita asioita, jotka tarvitsevat tapahtua ennen kuin voimme edes ajatella kutsujen lähettämistä. Kehitteet on suunniteltava, emmekä voi suunnitella niitä, ennen kuin teema on valittu tapahtumamme puolesta. Yksi tehtävä on tapahduttava ennen toista alkua. Esimerkiksi:

Tapahtuman teema(Tapahtumasuunnittelija) →Suunnittelukonseptit(Linda) →Valitse malli(Tapahtumasuunnittelija) →Luo kutsu(Linda) →Lähettää kutsuja(Tara)

On aika olla aikaaKartta jokaisesta riippuvuudestaja kunkin tehtävän sekvenssi (tai tilaus). Aloitat nopeasti nähdä projektisi palapeli yhdessä. Päättäminen, kuka tekee myös kriittistä. Kuka työskentelee tapahtuman teeman viimeistelyssä? Kuka suunnittelee kutsut? Älä odota, kunnes on aika aloittaa ennen sen määrittämistä jollekin - saat kaiken silityksen aikaisin välttää konflikteja tai hikkauksia.

Hyvä uutinen on kutsuprosessi ja catering-valinnat voivat tapahtua samanaikaisesti (joka näkyy projektin aikajanalla).

5. Luo aikajana

Aloitatko visualisoidaMikä projektin aikajana voisi näyttää? Vaikka ei ole käytännöllistä pitää tämä kuva (ja kaikki nämä tehtävät ja päivämäärät) päänne, on realistista saada ne alas paperille (tai näytöllä). Ensimmäinen vaisto voi olla avata Excel-laskentataulukko tai PowerPoint-mutta odottaa. Koska kumpikaan ei ole suunniteltu suunnittelemaan tai hallitsemaan hankkeita, jostakin Haasteet, joita voit välttää valitsemalla paremman työkalun .

Sen sijaan valitse projektinhallintatyökalu, joka on suunniteltu rakentamaan jaHankkeen aikataulujen hallinta-KutenUDN-tehtävähallinta. Ei vain säästää aikaa piirtää aikajanaasi (koska sinun ei tarvitse yrittää hakata sulatussoluja ja lisätä kaavoja laskentataulukon kääntämiseksi projektin aikajanalle), jonka avulla voit jatkaa aikataulun hallintaa projektin kickoffin jälkeen. OmistettuProjektinhallintatyökalutAnna sinunMukauta helposti aikajanaKun työskentelet ja päivitä sidosryhmät muutoksista ja edistymisestä.

Oikealla työkalulla aikajana sidotaan taustalla olevaan työhön ja pysyy aina ajan tasalla. Se voi olla radalla käynnissä olevan projektin ja yhden haywiren välillä.

Miten luoda aikajanaUDN-tehtävähallinta

Käyttää UDN-tehtävähallintaAikajanaominaisuusLuo oma hankkeen aikataulu :

Syötä kaikki projektin vaiheet luettelossa

Lisää aloitus- ja lopeta päivämäärät jokaiseen tehtävään

Lisää tehtävä omistaja jokaiselle

Piirrä riippuvuudet tehtävien välillä

Napsauta "Aikajana" nähdäksesi luettelon käännettynä Visual Aikajana.

Kärki:Jos olet jo luonut suunnitelman laskentataulukossa, voit tuoda sen nopeastiUDN-tehtävähallintaKäyttämällä meidänCSV: n tuojan integraatioja siirry neljään vaiheeseen.

Projektin aikajanalle malleja pääset alkuun

Helpoin tapa perustaa projektin aikajana nopeasti alkaa aProjektimalli. Alla on pari projektimalleja, jotka on luonutUDN-tehtävähallinta, että voit käyttää nyt. Jokainen projekti käynnistyy luettelonäkymänä, mutta voit muuntaa sen aikajanalle:

Tuotteen markkinointimalli

Tapahtumasuunnittelema

Tuotteen etenemissuunnitelma

Yleinen hankkeen suunnitelma mallipohja

6. Jaa se sidosryhmien kanssa

Muista, kun lisäsi luettelon kaikista projektin sidosryhmistä lyhyesti tämän prosessin alussa? Nyt kun olet rakentanut aikajanasi, on tärkeää jakaa se kaikkien mukana. Voimme luvata, että he ovat innoissaan nähdäksesi, kuinka selkeä suunnitelma on. Mitä helpommin teet osansa projektista, sitä enemmän Kudos tulee olemaan tienne koko prosessin ajan.

Kun käytät aProjektinhallintatyökaluVoit rakentaa aikajanasi ja jakaa se on nopeaa ja saumatonta. Unohda sähköpostit ja useita asiakirjoja - ei ajoissa, sidosryhmit tietävät, kuka tekee mitä milloin.

Asiakkaan arvostustapahtumaan haluamme jakaa aikataulun koko hankkeen mukana olevilla, ei pelkästään niille, joilla on välittömiä velvollisuuksia. Joka tapauksessa joku pystyy seuraamaan osaa hankkeesta ja sen riippuvuuksista ilman, että sinun on pyydettävä sinua.

7. Hallitse ja sopeutua

Jos olet koskaan työskennellyt projektissa, tiedät, että asiat eivät aina mene suunnitellusti. Kuitenkin, kun olet valmis sopeutumaan, muutokset eivät näytä olevan niin vaikealta käsitellä. Aikataulut eivät ole vain hienoja suunnittelua varten; Ne auttavat sinua myös säätämään viivästyksiä tai muutoksia väistämättä.

Liikkuvien tehtävien ympärillä ei tarvitse olla pelottava tai häiritse koko projektia. Jos osa hankkeesta kulkee viiveenä, projektin omistajaksi, sinulla on selkeys muun projektin vaikutuksista. Sitten sinulla on valtuudet siirtää asioita sen mukaisesti, joten kokonaisprojekti voi edelleen edetä tuottavasti.

KutenBalance Uratoteaa, projekti muutoksia voidaan hallita omia erityisiä toimia, mutta kun muutos on lopullinen, on aika päivittää aikajanalla. Koska aikataulut vanhenevat nopeasti, kun suunnitelmat muuttuvat tukeutuen ProjektinhallintatyökaluSen sijaan sähköposti tai taulukoita, tarjoaa merkittävä etu. Projektin omistaja, se on sinun vastuullasi tiedottaa kaikille sidosryhmille, mitä yksittäinen lähde totuus on (aikajanalla) ja varmista, että se on aina ajan tasalla.

Ryhtymään välittömästi toimiin.Heti kun muutos on vahvistettu, päivitä aikajana vastaamaan sitä.

Ilmoita sidosryhmät.Jokainen, joka on muutos vaikuttaa omaan projektin aikataulu pitäisi ymmärtää, miten se vaikuttaa heidän ja pystyä näkemään muutoksen projektin aikajanalla.

Vaikutusten arvioimiseksi.Kun aikajanalla päivitetään, voit nähdä, onko ajanjaksoja, jotka ovat liian täynnä ja sidosryhmien on liikaa tehtäviä. Voit siirtää tehtäväksi varmistaa enemmän aikaa? Voiko joku muu ottaa tämän vastuun tai ojentaa auttava käsi?

Kääriä tapahtumallemme Esimerkiksi sanokaamme olet onnistunut valitsemaan pitopalvelu asiakkaan arvostusta illallinen. Olet juuri saamassa valmiiksi sopimuksen, kun puhelu tulee, että catering-yhtiö kaksinkertainen varattu itse. Valitettavasti sinun täytyy löytää uusi catering-yritys.

Ja aikataulu on helppo säätää eräpäivät tahansa tehtävään tai tiimin jäsenet on vaikutuksia tämän muutoksen. Positiivisen osa tätä haastetta on se, että olemme jo käynyt läpi useita alkuperäisen tehtävät ja näkee, että heijastunut aikajanalla. Vaikka tämä on turhauttavaa ongelma, se tuntuu helpommin hallittavissa, koska meidän aikajanalla on pitänyt meidät järjestetty ja raiteilleen.

Yleisiä kysymyksiä projektista aikatauluja

Osata luoda hyvin organisoitu projektin aikataulu on suuri ensimmäinen askel ymmärtämään kuinka käyttää tätä tehokasta työkalua, mutta ehkä vielä muutama kysymys. Et ole yksin. Vastauksia pari yleisiin kysymyksiin ihmisillä on projektista aikajanaa:

Mitä eroa on aikajana ja janakaaviota?

Gantt Chartskeskittyä enemmäntyönkulkuja tehtävä riippuvuuksia. Ne ovat lineaarisia ja ei oteta huomioon muutoksia tai useita asioita tapahtuu kerralla. Aikatauluja ovat joustavia ja sopeutua helposti muutoksiin hankesuunnitelmia. Ne mahdollistavat työnkulun päivitetään vaivattomasti. Molemmat toimivat visuaalisia työkaluja.

Kuinka voit seurata projektin etenemistä, varsinkin jos olet hallintaan useita projekteja?

Tämä on vaikea tehdä taulukkolaskenta, mutta helpointa projektinhallintatyökalu. On useita näkymiä pystyä näkemään yhden projektin kerrallaan, tai voitHallitse useita hankkeitakauttaPortfolio-tyylinäkymä .

Toisin sanoen, voit visualisoida kun sinulla on enemmän aikaa työskennellä erityistehtäviä ja kun olet kapasiteettia, niin voit säätää tarpeen mukaan jopa ulosjoukkueen työmäärä .

Luo seuraava projektin aikataulu luottavaisesti

Se ei riitä, että vain keksiä hankesuunnitelman.Määritettäessä, miten toteuttaa se on aivan yhtä tärkeää. Kehittämällä aikajanan, miten suunnitelma kehittyvät on kriittinen suunnitteluvaiheessa, ja tekee myös hankkeen johtamisesta tehokkaampaa.

Käyttämällä tätä askel-askeleelta prosessin jokaiselle projektinhallinnan aikajanalla pitää sinut tehtävään ja vähemmän stressaantunut. Kokeile, mukauttaa sen liiketoimintaa, ja jakaa sen!

Ottaa projektin aikataulut entisestään, luo seuraava aikajanalla käyttämällä UDN-tehtävähallinta .