ما هي خطة إدارة الأزمات؟ (6 خطوات لإنشاء واحد)

ملخص

تحدد خطة إدارة الأزمات كيفية استجابة عملك إذا حدثت أزمة. في خطة الأزمات الخاصة بك، ستحدد الأزمات التي من المرجح أن تؤثر على شركتك وما سيكون تأثير الأعمال. ستعد ردود التخطيط لكل أزمة فريقك وتقليل الأضرار الطويلة الأجل التي لحقت بمؤسستك.

صورة هذا: أنت تالف موظفيك لتراجع الشركة السنوية. لا يمكنك الانتظار حتى يرد الجميع على الألعاب وأنشطة بناء الفريقوبعد يبدأ الحدث غدا وتريد كل تفاصيل عطلة نهاية الأسبوع للتشغيل بسلاسة.

ستعقد غالبية الأنشطة في الهواء الطلق، لذلك عندما ضرب العواصف الرعدية في المدينة فجأة، أنت الذعر! كنت تركز حتى تخطيط الحدث الذي لم تفكر في خطة احتياطية للطقس السيئ. تغيير الأشياء في اللحظة الأخيرة سوف تؤدي إلى آلاف الدولارات المفقودة.

ما هو الدرس؟ كونهقائد جيديتطلب أكثر من إيجابية ومهارات الاتصال الصلبة. معرفة كيفية التخطيط لكل من الأوقات الجيدة والسيئة يبني الثقة مع فريقك ويظهر الاستعداد.

إدارة الأزمات جزء أساسي من أي خطة عمل لأنه بدونها، لن يتم إعداد فريقك عند حدوث غير متوقع. في الدليل أدناه، سنناقش ما هي خطة إدارة الأزمات وكيفية إعداد شركتك لأوقات غير مؤكدة.

ما هي خطة إدارة الأزمات؟

تحدد خطة إدارة الأزمات كيفية تفاعل عملك إذا حدثت أزمة. يجب أن تحدد الخطة من سيتخذ إجراءات وما ستكون أدوارها. الهدف من خطة إدارة الأزمات هو تقليل الضرر واستعادة العمليات التجارية في أسرع وقت ممكن.

خطة إدارة الأزمات الخاصة بك هي وثيقة معيشة يمكن أن يشير فريقك إلى التحديث بشكل متكرر. هناك طرق مختلفة لتحديد خطتك، لكن خطة الأزمات النموذجية تبدو قائمة مرجعية. عندما تحدث الحوادث، يمكن لفريقك التحقق من العناصر التي يجب القيام بها للرد على الأزمة.

لا توجد طريقة لمعرفة نوع الأزمة التي قد تحدث ومتى، ولكن أداءتحليل المخاطريمكن أن تعطيك فكرة معممة عن التهديدات المحتملة قد تواجه شركتك.

على سبيل المثال، قد تكون شركة تسويق وسائل التواصل الاجتماعي أكثر عرضة للخطر من أجل سوء الحظائر التنظيمية التي تتطلب اعتذارا عاما، في حين أن شركة التكنولوجيا قد تكون أكثر عرضة للخطر من أجل cyberattack. يمكن أن تساعدك هذه الصناعة أيضا في تحديد الأزمات المحتملة ومعرفة كيفية مكافحةها.

6 خطوات لإنشاء خطة إدارة الأزمات

للكفاءة والفعالية إنشاء خطة لإدارة الأزمات، اقتحمها إلى خطوات أصغر وأكثر واقعية. هذا يمكن أن يساعدك في تحديد المخاطر المحتملة دون أن تغلب على الأزمة المحتملة ككل. لتنظيم خطتك، استخدم قالب إدارة الأزمات مع الخطوات الست التالية:

1. تحديد فريق قيادة الأزمات الخاص بك

قبل أن تتمكن من اتخاذ الخطوة الأولى في تخطيط إدارة الأزمات، اختر فريقا من القادة للتعاون خلال عملية تخطيط الأزمات. يجب أن يشمل فريقك الأشخاص الذين سيتخذون إجراءات أثناء الأزمة. ضع هذا الفريق معا في بداية تخطيط إدارة الأزمات، بحيث يعرف الجميع إتصال إستراتيجية الأزمات الخاصة بك.

2. تقييم المخاطر

لبدء عملية التخطيط، يكون لها جلسة عصف ذهني لتقييم المخاطر المختلفة قد تواجه شركتك. كما ذكر أعلاه، يمكنك أن تنطلق جلسة العصف الذهني عن طريق النظر إلى المخاطر المرتبطة بحقل عملك.

إستخدمسجل المخاطرلتحديد وتحليل احتمالية المخاطر التي تحدث. يمكن لسجل المخاطر القضاء على تأخير التقدم والتحضير للنكسات المحتملة. يمكن أن يساعدك أيضا في تصور المخاطر التي من المرجح أن تحدث حتى تتمكن من التخطيط للاستجابة لهذه المخاطر.

3. تحديد تأثير الأعمال

بمجرد تحديد مخاطر الاحتمالات العالية التي يمكن أن تؤثر على شركتك، حدد تأثير الأعمال لهذه المخاطر بمساعدة فريق قيادة الأزمات الخاصة بك. يمكن لكل مخاطر أن يسبب نتائج مختلفة، لذلك من المهم تحليلها بشكل منفصل. قد تشمل آثار الأعمال المحتملة استنزاف العملاء أو السمعة التالفة أو المبيعات المتأخرة أو الدخل المفقود أو الغرامات التنظيمية.

4. خطة الاستجابة

بعد ذلك، خذ كل مخاطر حددته وتحديد الإجراءات التي سيحتاج إليها فريقك إلى الاستجابة للتهديد إذا حدث ذلك. على سبيل المثال، إذا كنت تعمل في البرامج وتجارب شركتك إلكترونية، فقد تحتاج إلى شخص ما لتأمين الشبكة، شخص ما لإطلاق الأخبار لعملائك، وشخص آخر للتعامل مع تقييم الأضرار.

5. تعزيز الخطة

بمجرد أن تشعر بالشعور بفيرغيا بالتهديدات قد تواجه شركتك، فإن تأثير الأعمال، وكيفية الاستجابة، وتصلب خطتك. خطة إدارة الأزمات هي أكثر من استراتيجية مكتوبة أو شفهية. يجب أن تشمل العناصر الرئيسية مثل بروتوكول التنشيط وجهات الاتصال في حالات الطوارئ، والتي سنناقشها بمزيد من التفاصيل أدناه. ستحتاج أيضا إلى التعاون مع أصحاب المصلحة الرئيسيين حتى يفهم الجميع ما يجب القيام به ومتى.

6. مراجعة وتحديث

بمجرد اكتمال خطة الأزمات، مراجعة المنتج النهائي لضمان عدم وجود فجوات. إعادة النظر في خطة إدارة الأزمات الخاصة بك وتحديثها مرة واحدة على الأقل في السنة لأن المخاطر المحتملة يمكن أن تتغير مع مرور الوقت.

ما يجب تضمينه في خطة إدارة الأزمات

يجب أن تتضمن خطة إدارة الأزمات الخاصة بك العناصر أدناه. أثناء إنشاء خطة إدارة الأزمات الخاصة بك، استخدم قائمة المراجعة هذه لضمان عدم التغاضي عن التفاصيل المهمة.

تحليل المخاطر

سيقوم تحليل المخاطر بتحديد جسديا للمخاطر المحتملة قد تواجه شركتك ووضعها في ترتيب الاحتمال. بما في ذلك إدارة المخاطر في خطة استجابة الطوارئ الخاصة بك مفيدة لأن القادة الجدد يمكنهم الرجوع إليها إذا تحولت الإدارة.

بروتوكول التنشيط

يحدد بروتوكول التنشيط متى يجب اتخاذ إجراء إذا حدثت أزمة. على سبيل المثال، قد تقرر أن أعضاء فريقك يجب عليهم التمسك باتخاذ إجراء حتى تصل الأزمة إلى مستوى معين من تأثير الأعمال. بمجرد حدوث هذا التأثير التجاري، فإنه يؤدي إلى استجابة فريق إدارة الأزمات.

جهة اتصال للطوارئ

قم بتضمين معلومات الاتصال الطارئة الرئيسية لتسريع عملية الاستجابة للأزمات التي تتطلب مساعدة خارجية. قد تتضمن قائمة جهات اتصال الطوارئ الخاصة بك إنفاذ القانون المحلي، والمستجيبين الأوائل المستشفى، وإدارة الإطفاء بالإضافة إلى خدمات السباكة، والكهرباء، ومراقبة السموم، وأي خدمات أخرى تتعلق بالمخاطر التي حددتها في تحليلك.

إجراءات الاستجابة

في حين أن بروتوكول التنشيط يحدد بالضبط عندما ينبغي لفريق الاستجابة للأزمات أن يستجيب للأزمة، فإن إجراءات الاستجابة تخطيط خطط العمل لكل شخص عند النزاع. إستخدمأدوار ومسؤوليات مصفوفةتعرف أيضا باسم مخطط RACI، لتوضيح مواقع صنع القرار في خطة استجابة الأزمات الخاصة بك. على سبيل المثال، يمكن أن يساعد مخطط Raci في تحديد فريق الاستجابة الذي يحدد من المسؤول عن التواصل مع الجمهور ومن المسؤول عن التحدث إلى الموظفين.

استراتيجية الاتصالات الخارجية

عندما تحدث الأزمة، قد لا تكون عملياتك الداخلية هي الأشياء الوحيدة المتأثرة. بمجرد أن تكون الأزمة واسعة الانتشار بما فيه الكفاية، ستحتاج إلى شرح الوضع لأصحاب المصلحة الخارجيين الرئيسيين والجمهور. يجب أن تتضمن استراتيجية اتصال الأزمات الخارجية تفاصيل حول من سيوفر المعلومات وكذلك من المسؤول عن التعامل مع التعليقات.

تقييم بعد الأزمات

يتذكر تقييم ما بعد الأزمات فريقك لمتابعة وتقييم ما الذي سارته بشكل جيد وما لم يحدث. يمكنك بعد ذلك تحديث خطة الأزمات الخاصة بك معالدروس المستفادةلتحسين إجراءات الاستجابة الخاصة بك وتقليل تأثير الأعمال.

أمثلة خطة إدارة الأزمات

على الرغم من عدم وجود طريقة للتنبؤ بكل أزمة، يمكنك تعميم أنواع الأزمات في فئات وإجراء خطط بناء على ما قد يحدث. وبعض أمثلة إدارة الأزمات تشمل:

خسارة مالية:عندما تعاني شركتك من خسارة مالية، قد تضطر إلى الإعلان عن الإفلاس أو وضع الموظفين. يمكنك التخطيط لهذا السيناريو دون معرفة السبب الأولي للأزمة المالية.

الفشل التكنولوجي:يمكن أن يغادر ميشاب التكنولوجيا لعملائك دون إمكانية الوصول إلى فترة زمنية ممتدة. يؤثر هذا النوع من الأزمات على سمعتك وخط أسفلك، لذلك من المهم التحضير لهذا الموقف.

كارثة طبيعية:يمكنك الاستعداد لبعض الكوارث الطبيعية القائمة على المكان الذي توجد فيه. على سبيل المثال، إذا كانت شركتك في جنوب شرق الولايات المتحدة، فيمكنك إنشاء خطة للأزمة للأعاصير التي تنطوي على عمليات الإخلاء واتصال العملاء والتعافي من الكوارث وأكثر من ذلك.

التغييرات التشغيلية:في حين أن الأمر قد لا يبدو وكأنه أزمة تقليدية، يجب أن يكون لديك خطة في مكانها للتحضير لتحويل كبير غير متوقع في القيادة. بالإضافة إلى ذلك، قد تتأثر عملية العمليات الخاصة بك إذا كان عليك الاستلام الكثير من الموظفين، وقد يحتاج الجمهور إلى معرفة.

Mishap التنظيمي:هناك دائما فرصة أن تتهم شركتك بصعوبة أو مخالفات، وفي هذه الحالة الأزمة، ستحتاج إلى خطة لكيفية الاستجابة. قد تتضمن خطة الأزمة هذه إصدار اعتذار علني وأحسب كيفية التعافي.

لماذا تحتاج إلى خطة إدارة الأزمات؟

خطة إدارة الأزمات تعد مؤسستك للحصول على كارثة أو حدث غير متوقع. مع خطة في مكانها، يمكنك تقليل تأثير الأزمة على موظفيك وعمليات عملك. عندما يتم تدريب الفريق بشكل صحيح على غير متوقع، هناك فرصة أقل للأضرار طويلة الأجل.

إذا كنت زعيما للمؤسسة، فإن الأمر متروك لك للعمل مع أعضاء آخرين من الإدارة العليا والتوصل إلى استراتيجية إدارة الطوارئ التي تعمل من أجلك. قد لا تعرف من أين تبدأ في البداية، لكن برنامج تخطيط المشاريع يمكن أن تساعدك على التنقل في هذا الإقليم المجهول.

يمكن أن تساعد خطة إدارة الأزمات المنظمة بشكل جيد على استرداد شركتك بعد حدوث كارثة.

إعداد فريقك مع إدارة الأزمات

عندما يكون لديك الأدوات المناسبة تحت تصرفكم، من السهل إنشاء خطة إدارة الأزمات. استخدام تخطيط المشروع لتنظيم الخاص بكخطة عملمثل مشروعها الخاص، مع أدوار الفريق، بروتوكول التنشيط وإجراءات الاستجابة والمزيد.

جعل خطة الأزمات الخاصة بك سهلة الفهم والاستيلاء على الجميع في شركتك يمكن أن تزيد من التأهب والمساعدة في الانتعاش في حالة أزمة.