O que é um plano de gerenciamento de crises? (6 passos para criar um)

Resumo

Um plano de gerenciamento de crises descreve como sua empresa responderá se ocorrer uma crise. Em seu plano de crise, você determinará quais crises são mais prováveis ​​de afetar sua empresa e qual será o impacto do negócio. Respostas de planejamento para cada crise prepararão sua equipe e reduzirão os danos a longo prazo para sua organização.

Imagine isto: você está apaixonando seus funcionários para o retiro anual da empresa. Você não pode esperar que todos se liguem sobre os jogos etime construindo atividades. O evento começa amanhã e você quer que cada detalhe do fim de semana funcione sem problemas.

A maioria das atividades será realizada ao ar livre, então, quando tempestades de repente atingiram a cidade, você pânico! Você estava tão focado em planejar o evento que você não considerou um plano de backup para o mau tempo. Mudar as coisas de última hora resultarão em milhares de dólares perdidos.

Qual é a lição? Começar umbom líderrequer mais do que positividade e habilidades de comunicação sólida. Sabendo de planejar os bons e bons e buzas de confiança com sua equipe e mostra a preparação.

A gestão de crises é uma parte essencial de qualquer plano de negócios, porque sem ela, sua equipe não será preparada quando o inesperado acontece. No guia abaixo, discutiremos o que é um plano de gerenciamento de crises e como preparar sua empresa por tempos incertos.

O que é um plano de gerenciamento de crises?

Um plano de gerenciamento de crises descreve como sua empresa reagirá se ocorrer uma crise. O plano deve identificar quem tomará medidas e quais serão seus papéis. O objetivo de um plano de gerenciamento de crises é minimizar os danos e restaurar as operações comerciais o mais rápido possível.

Seu plano de gerenciamento de crises é um documento vivo que sua equipe pode se referir e atualizar com freqüência. Existem várias maneiras de delinear seu plano, mas um plano de crise típico parece uma lista de verificação. Quando ocorrem relógios, sua equipe pode conferir quais itens precisam ser feitos para responder à crise.

Não há como saber que tipo de crise pode ocorrer e quando, mas realizando umanálise de riscoPode dar-lhe uma ideia generalizada das ameaças potenciais que sua empresa pode enfrentar.

Por exemplo, uma empresa de marketing de mídia social pode ser mais riscos para um acidente organizacional que requer um pedido de desculpas pública, enquanto uma empresa de tecnologia pode estar mais em risco de uma atitude cibernética. A indústria em que você também pode ajudá-lo a determinar as crises potenciais e a descobrir como combatê-las.

6 etapas para criar um plano de gerenciamento de crises

Para criar eficientemente e efetivamente um plano de gerenciamento de crises, quebre-o em etapas menores e mais atingíveis. Isso pode ajudá-lo a identificar prováveis ​​riscos sem ficar sobrecarregado pela crise potencial como um todo. Para organizar seu plano, use um modelo de gerenciamento de crises com as seguintes seis etapas:

1. Identifique sua equipe de liderança de crise

Antes de poder dar o primeiro passo no planejamento de gerenciamento de crises, escolha uma equipe de líderes para colaborar durante o processo de planejamento de crises. Sua equipe deve incluir as pessoas que tomarão medidas durante uma crise. Coloque esta equipe juntos no início do planejamento de gerenciamento de crises para que todos saibam os meandros da sua estratégia de crise.

2. Avalie o risco

Para iniciar o processo de planejamento, tenha uma sessão de brainstorming para avaliar vários riscos que sua empresa possa enfrentar. Como mencionado acima, você pode começar sua sessão de brainstorming olhando riscos associados ao seu campo de trabalho.

Use umregistro de riscospara identificar e analisar a probabilidade de ocorrer riscos. Um registro de risco pode eliminar atrasos de progresso e se preparar para potenciais contratempos. Também pode ajudá-lo a visualizar quais riscos são mais propensos a ocorrer para que você possa planejar uma resposta para esses riscos.

3. Determine o impacto dos negócios

Depois de identificar os riscos de alta probabilidade que podem afetar sua empresa, determine o impacto dos negócios desses riscos com a ajuda de sua equipe de liderança de crise. Cada risco pode causar resultados diferentes, por isso é importante analisá-los separadamente. Os impactos comerciais potenciais podem incluir a atrito do cliente, reputação danificada, vendas atrasadas, renda perdida ou multas regulatórias.

4. Planeje a resposta

Em seguida, pegue cada risco que você identificou e determine quais ações sua equipe precisaria tomar para responder à ameaça se isso acontecer. Por exemplo, se você trabalha em software e sua empresa experimentar um Cyberattack, você pode precisar de alguém para garantir a rede, alguém para liberar as notícias para seus clientes e outra pessoa para lidar com a avaliação de danos.

5. solidificar o plano

Uma vez que você tenha feito sentido verbalmente as ameaças que sua empresa pode enfrentar, o impacto dos negócios e como responder, solidificar seu plano. Um plano de gestão de crises é mais do que uma estratégia escrita ou verbal. Deve incluir itens-chave, como um protocolo de ativação e contatos de emergência, que discutiremos mais detalhadamente abaixo. Você também precisará colaborar com as principais partes interessadas para que todos entendam o que fazer e quando.

6. Revise e atualize

Uma vez que seu plano de crise esteja completo, revise o produto final para garantir que não haja lacunas. Revisitar seu plano de gerenciamento de crises e atualizá-lo pelo menos uma vez por ano, porque os riscos potenciais podem mudar com o tempo.

O que incluir em um plano de gerenciamento de crises

Seu plano de gerenciamento de crises deve incluir os itens abaixo. Ao criar seu plano de gerenciamento de crises, use esta lista de verificação para garantir que você não tenha esquecido os detalhes importantes.

Análise de risco

Uma análise de risco delineará fisicamente os riscos potenciais que sua empresa pode enfrentar e colocá-las em ordem de probabilidade. Incluindo o gerenciamento de riscos em seu plano de resposta de emergência é útil porque novos líderes podem se referir a ele se a gerência muda.

Protocolo de ativação

O protocolo de ativação determina quando a ação deve ser tomada se uma crise ocorrer. Por exemplo, você pode decidir que os membros da sua equipe devem se apossar de agir até que uma crise atinja um certo nível de impacto nos negócios. Uma vez que ocorre esse impacto comercial, ele desencadeia a equipe de gerenciamento de crises para responder.

Contatos de emergência

Inclua as principais informações de contato de emergência para acelerar o processo de resposta para crises que exigem ajuda externa. Sua lista de contatos de emergência pode incluir a aplicação da lei local, os primeiros socorristas hospitalares e o corpo de bombeiros, além de serviços de encanamento, eletricistas, controle de envenenamento e quaisquer outros serviços relacionados aos riscos que você identificou em sua análise.

Procedimentos de resposta

Enquanto um protocolo de ativação define exatamente quando sua equipe de resposta de crise deve responder a uma crise, os procedimentos de resposta delíram os planos de ação para cada pessoa quando acionados. Use umMatriz de funções e responsabilidades, também conhecido como um gráfico de raci, para esclarecer as posições de decisão em seu plano de resposta à crise. Por exemplo, um gráfico de raci pode ajudar a equipe de resposta a determinar quem é responsável por se comunicar com o público e quem é responsável por falar com os funcionários.

Estratégia de Comunicação de Crise Externa

Quando ocorre uma crise, suas operações internas podem não ser as únicas coisas impactadas. Uma vez que uma crise é generalizada o suficiente, você precisará explicar a situação para as principais partes interessadas externas e o público. Sua estratégia de comunicação de crise externa deve incluir detalhes sobre quem entregará as informações, bem como quem é responsável pelo tratamento de feedback.

Avaliação pós-crise

Uma avaliação pós-crise lembra sua equipe para acompanhar e avaliar o que correu bem e o que não fez. Você pode então atualizar seu plano de crise comlições aprendidaspara melhorar seus procedimentos de resposta e reduzir o impacto dos negócios.

Exemplos de Plano de Gestão de Crises

Embora não haja maneira de prever todas as crises, você pode generalizar os tipos de crises em categorias e fazer planos com base no que pode acontecer. Alguns exemplos de gerenciamento de crises incluem:

Perda financeira:Quando sua empresa sofre de uma perda financeira, você pode ter que anunciar a falência ou estabelecer funcionários. Você pode planejar esse cenário sem saber a causa inicial da crise financeira.

Falha tecnológica:Um acidente de tecnologia poderia deixar seus clientes sem acesso por um longo período de tempo. Esse tipo de crise afeta sua reputação e sua linha de fundo, por isso é importante se preparar para esta situação.

Desastre natural:Você pode se preparar para alguns desastres naturais com base em onde você está localizado. Por exemplo, se sua empresa estiver no sudeste dos Estados Unidos, você pode criar um plano de crise para furacões que envolve evacuações, comunicação do cliente, recuperação de desastres e muito mais.

Mudanças operacionais:Embora possa não parecer uma crise tradicional, você deve ter um plano para se preparar para uma mudança importante inesperada na liderança. Além disso, seu processo de operações pode ser afetado se você tiver que estabelecer muitos funcionários, e o público pode precisar saber.

Midrap organizacional:Há sempre a chance de sua empresa ser acusada de má conduta ou transgressão, e nesta situação de crise, você precisará de um plano para responder. Este plano de crise pode envolver a emissão de desculpas e descobrir como se recuperar.

Por que você precisa de um plano de gerenciamento de crises?

Um plano de gestão de crises prepara sua organização para um desastre ou evento imprevisto. Com um plano no lugar, você pode diminuir o impacto da crise em seus funcionários e suas operações comerciais. Quando a equipe é devidamente treinada para o inesperado, há menos chance de danos a longo prazo.

Se você é o líder de uma organização, cabe a você trabalhar com outros membros da alta administração e apresentar a estratégia de gerenciamento de emergência que funciona para você. Você pode não saber por onde começar no começo, masSoftware de planejamento de projetospode ajudá-lo a navegar neste território desconhecido.

Um plano de gerenciamento de crises bem organizado poderia ajudar sua empresa a recuperar após ocorrer um desastre.

Prepare seu time com gerenciamento de crises

Quando você tem as ferramentas certas à sua disposição, é fácil criar um plano de gerenciamento de crises. Use o planejamento do projeto para estruturar seuplano de açãoComo seu próprio projeto, com funções de equipe, um protocolo de ativação, procedimentos de resposta e muito mais.

Fazer o seu plano de crise fácil de entender e acessível a todos em sua empresa pode aumentar a preparação e ajudar na recuperação em caso de crise.