Cos'è un piano di gestione delle crisi? (6 passaggi per crearne uno)
Sommario
Un piano di gestione delle crisi delinea il modo in cui la tua azienda risponderà se si verifica una crisi. Nel tuo piano di crisi, determinerà quali crisi hanno maggiori probabilità di influenzare la tua azienda e ciò che sarà l'impatto del business. La pianificazione delle risposte per ogni crisi preparerà il tuo team e ridurrà il danno a lungo termine fatto alla tua organizzazione.
Immagina questo: stai recitando i tuoi dipendenti per il ritiro della società annuale. Non puoi aspettare che tutti abbondano sui giochi eAttività di team. L'evento inizia domani e vuoi che ogni dettaglio del weekend funzioni senza intoppi.
La maggior parte delle attività si terrà all'aperto, quindi quando i temporali improvvisamente colpiscono la città, il panico! Sei stato così focalizzato sulla pianificazione dell'evento che non hai considerato un piano di backup per il maltempo. Cambiare le cose dell'ultimo minuto comporterà migliaia di dollari persi.
Qual è la lezione? Essere unbuon capoRichiede più della positività e delle competenze di comunicazione solide. Sapendo come pianificare sia i bei tempi che le cattive build fiducia con la tua squadra e mostra la preparazione.
La gestione delle crisi è una parte essenziale di qualsiasi piano aziendale perché senza di essa, il tuo team non sarà preparato quando accade l'inaspettato. Nella guida qui sotto, discuteremo cosa sia un piano di gestione delle crisi e come preparare la tua azienda per tempi incerti.
Cos'è un piano di gestione delle crisi?
Un piano di gestione delle crisi delinea il profilo del tuo business reagirà se si verifica una crisi. Il piano dovrebbe identificare chi agirà e quali saranno i loro ruoli. L'obiettivo di un piano di gestione delle crisi è di ridurre al minimo i danni e ripristinare le operazioni aziendali il più rapidamente possibile.
Il tuo piano di gestione delle crisi è un documento vivente che il tuo team può fare riferimento e aggiornare frequentemente. Ci sono vari modi per delineare il tuo piano, ma un piano di crisi tipico sembra una lista di controllo. Quando si verificano i minisca, la tua squadra può controllare quali oggetti devono essere fatti per rispondere alla crisi.
Non c'è modo di sapere che tipo di crisi potrebbe verificarsi e quando, ma eseguendo aanalisi del rischioPuoi darti un'idea generalizzata delle potenziali minacce che la tua azienda potrebbe affrontare.
Ad esempio, una società di social media marketing può essere più a rischio per un incidente organizzativo che richiede scuse pubbliche, mentre una società tecnologica potrebbe essere più a rischio per un cyberattacco. L'industria che ti trovi può anche aiutarti a determinare potenziali crisi e capire come combatterli.
6 passaggi per creare un piano di gestione delle crisi
Per creare in modo efficiente ed efficace un piano di gestione delle crisi, interromperlo in passaggi più piccoli e più raggiungibili. Questo può aiutarti a identificare i rischi probabili senza essere travolti dalla potenziale crisi nel suo complesso. Per organizzare il piano, utilizzare un modello di gestione delle crisi con i seguenti sei passaggi:
1. Identifica il tuo team di leadership crisi
Prima di poter effettuare il primo passo nella pianificazione della gestione delle crisi, scegliere un team di leader per collaborare durante il processo di pianificazione delle crisi. La tua squadra dovrebbe includere le persone che agiranno durante una crisi. Metti questa squadra insieme all'inizio della pianificazione della gestione delle crisi in modo che tutti conoscono gli ins and outs della tua strategia di crisi.
2. Valutare il rischio
Per iniziare il processo di pianificazione, avere una sessione di brainstorming per valutare vari rischi che la tua azienda può affrontare. Come accennato in precedenza, puoi dare il via della tua sessione di brainstorming guardando i rischi associati al tuo campo di lavoro.
Usare unRegistro dei rischiidentificare e analizzare la probabilità di rischi che si verificano. Un registro dei rischi può eliminare i ritardi di avanzamento e prepararsi per potenziali battute d'arresto. Può anche aiutarti a visualizzare quali rischi sono più probabilità di verificarsi in modo da poter pianificare una risposta per questi rischi.
3. Determinare l'impatto aziendale
Una volta identificati i rischi ad alta probabilità che potrebbero influire sulla tua azienda, determinare l'impatto aziendale di questi rischi con l'aiuto del tuo team di leadership crisi. Ogni rischio può causare diversi risultati, quindi è importante analizzarli separatamente. I potenziali impatti aziendali possono includere l'attrito del cliente, la reputazione danneggiata, le vendite ritardate, i redditi persi o le multe regolatorie.
4. Pianifica la risposta
Successivamente, prendi ogni rischio che hai identificato e determinare quali azioni il tuo team avrebbe bisogno di prendere per rispondere alla minaccia se succede. Ad esempio, se lavori nel software e la tua azienda sperimenta un cyberattack, potresti aver bisogno che qualcuno protegga la rete, qualcuno per rilasciare le notizie ai tuoi clienti e un'altra persona per gestire la valutazione dei danni.
5. Solidificare il piano
Una volta che hai effettuato un senso verbalmente delle minacce, la tua azienda può affrontare, l'impatto aziendale e come rispondere, solidificare il tuo piano. Un piano di gestione delle crisi è più di una strategia scritta o verbale. Dovrebbe includere elementi chiave come un protocollo di attivazione e contatti di emergenza, che discuteremo più dettagliatamente di seguito. Dovrai anche collaborare con le principali parti interessate in modo che tutti capiscano cosa fare e quando.
6. Revisione e aggiornamento
Una volta completato il tuo piano di crisi, rivedere il prodotto finale per assicurarti che non ci siano lacune. Rivita il piano di gestione delle crisi e aggiornalo almeno una volta all'anno perché i potenziali rischi possono cambiare con il tempo.
Cosa includere in un piano di gestione delle crisi
Il tuo piano di gestione delle crisi dovrebbe includere gli articoli qui sotto. Mentre crei il piano di gestione delle crisi, usa questa lista di controllo per assicurarti di non aver trascurato i dettagli importanti.
Analisi del rischio
Un'analisi del rischio delinea fisicamente i potenziali rischi che la tua azienda può affrontare e metterli in ordine di probabilità. L'inclusione della gestione dei rischi nel tuo piano di risposta alle emergenze è utile perché i nuovi leader possono riferirsi a esso se i cambiamenti di gestione.
Protocollo di attivazione
Il protocollo di attivazione determina quando si dovrebbe intraprendere azioni se si verifica una crisi. Ad esempio, è possibile decidere che i membri del tuo team dovrebbero resistere all'azione fino a quando una crisi raggiunge un certo livello di impatto commerciale. Una volta che l'impatto commerciale avviene, innesca il team di gestione delle crisi a rispondere.
Contatti di emergenza
Includere le principali informazioni di contatto di emergenza per accelerare il processo di risposta per le crisi che richiedono una guida esterna. La tua lista di contatti di emergenza può includere forze dell'ordine locale, i primi soccorritori dell'ospedale e dei vigili del fuoco e dei servizi idraulici, dei servizi idraulici, degli elettricisti, del controllo del veleno e di qualsiasi altro servizio relativo ai rischi che hai identificato nella tua analisi.
Procedure di risposta
Mentre un protocollo di attivazione definisce esattamente quando il tuo team di risposta crisi dovrebbe rispondere a una crisi, le procedure di risposta delineano i piani d'azione per ogni persona quando si attiva. Usare unRuoli e responsabilità Matrix, noto anche come grafico di racci, per chiarire le posizioni decisionali nel piano di risposta della crisi. Ad esempio, un grafico RACI può aiutare il team di risposta a determinare chi è responsabile per comunicare con il pubblico e che è responsabile del parlare con i dipendenti.
Strategia di comunicazione crisi esterna
Quando si verifica una crisi, le tue operazioni interne potrebbero non essere le uniche cose interessate. Una volta che una crisi è abbastanza diffusa, dovrai spiegare la situazione per le principali parti interessate esterne e il pubblico. La tua strategia di comunicazione della crisi esterna dovrebbe includere dettagli su chi consegnerà le informazioni e chi è responsabile della gestione dei feedback.
Valutazione post-crisi
Una valutazione post-crisi ricorda al tuo team di seguire e valutare ciò che è andato bene e cosa no. Puoi quindi aggiornare il tuo piano di crisi conlezioni imparatePer migliorare le procedure di risposta e ridurre l'impatto aziendale.
Esempi di piani di gestione delle crisi
Anche se non c'è modo di prevedere ogni crisi, è possibile generalizzare i tipi di crisi in categorie e fare piani in base a ciò che può accadere. Alcuni esempi di gestione delle crisi includono:
Perdita finanziaria:Quando la tua azienda soffre di una perdita finanziaria, potrebbe essere necessario annunciare il fallimento o disporre dei dipendenti. Puoi pianificare questo scenario senza conoscere la causa iniziale della crisi finanziaria.
Fallimento tecnologico:Una tecnologia Mishap potrebbe lasciare i tuoi clienti senza accesso per un lungo periodo di tempo. Questo tipo di crisi influisce sulla tua reputazione e alla tua linea di fondo, quindi è importante prepararsi a questa situazione.
Disastro naturale:Puoi prepararti per alcuni disastri naturali basati su dove ti trovi. Ad esempio, se la tua azienda è negli Stati Uniti sud-orientale, è possibile creare un piano di crisi per gli uragani che coinvolge evacuazioni, comunicazione dei clienti, disaster recovery e altro ancora.
Modifiche operative:Mentre potrebbe non sembrare una crisi tradizionale, dovresti avere un piano in atto per prepararsi a un maggiorimento inaspettato nella leadership. Inoltre, il processo di operazioni può essere interessato se devi licenziare molti dipendenti e il pubblico potrebbe dover sapere.
Mishap organizzativo:C'è sempre la possibilità che la tua azienda sarà accusata di cattiva condotta o illecita, e in questa situazione di crisi, avrai bisogno di un piano per come rispondere. Questo piano di crisi può comportare il rilascio di scuse pubbliche e capire come recuperare.
Perché hai bisogno di un piano di gestione delle crisi?
Un piano di gestione delle crisi prepara la tua organizzazione per un disastro o un evento imprevisto. Con un piano in atto, puoi ridurre l'impatto della crisi sui tuoi dipendenti e alle tue operazioni aziendali. Quando la squadra è adeguatamente formata per l'inaspettato, c'è meno possibilità di danni a lungo termine.
Se sei il leader di un'organizzazione, dipende da te lavorare con altri membri della gestione senior e inventare la strategia di gestione delle emergenze che funziona per te. Potresti non sapere da dove iniziare all'inizio, maSoftware di pianificazione del progettoPuò aiutarti a navigare in questo territorio inesplorato.
Un piano di gestione delle crisi ben organizzato potrebbe aiutare la tua azienda a recuperare dopo che si verifica un disastro.
Prepara la tua squadra con la gestione delle crisi
Quando hai i giusti strumenti a tua disposizione, è facile creare un piano di gestione delle crisi. Usa la pianificazione del progetto per strutturare il tuopiano d'azioneCome il suo progetto, con i ruoli di squadra, un protocollo di attivazione, procedure di risposta e altro ancora.
Rendere il tuo piano di crisi facile da capire e accessibile a tutti nella tua azienda può aumentare la preparazione e aiutare con il recupero in caso di crisi.
