Vad är en krishanteringsplan? (6 steg för att skapa en)

Sammanfattning

En krishanteringsplan beskriver hur ditt företag kommer att svara om en kris uppstår. I din krisplan bestämmer du vilka kriser som sannolikt kommer att påverka ditt företag och vad affärsverket kommer att vara. Planeringssvar för varje kris kommer att förbereda ditt team och minska den långsiktiga skadan som gjorts till din organisation.

Bild det här: Du hyper upp dina anställda för det årliga företaget Retreat. Du kan inte vänta på att alla ska binda över spel ochlagbyggnadsaktiviteter. Evenemanget börjar imorgon och du vill ha varje detalj i helgen att springa smidigt.

Majoriteten av aktiviteterna kommer att hållas utomhus, så när åskväder plötsligt hit Town, är du panik! Du var så fokuserad på att planera händelsen att du inte övervägde en backupplan för dåligt väder. Att ändra saker sista minuten kommer att resultera i tusentals dollar förlorade.

Vad är lektionen? Vara enbra ledarekräver mer än positivitet och fasta kommunikationsförmåga. Att veta hur man planerar för både de goda tiderna och Bad bygger förtroende med ditt lag och visar beredskap.

Krishantering är en viktig del av någon affärsplan, för utan det kommer ditt lag inte att förberedas när det oväntade händer. I guiden nedan diskuterar vi vad en krishanteringsplan är och hur man förbereder ditt företag för osäkra tider.

Vad är en krishanteringsplan?

En krishanteringsplan beskriver hur ditt företag kommer att reagera om en kris uppstår. Planen ska identifiera vem som ska vidta åtgärder och vad deras roller kommer att vara. Målet med en krishanteringsplan är att minimera skador och återställa affärsverksamheten så fort som möjligt.

Din krishanteringsplan är ett levande dokument som ditt lag kan referera till och uppdatera ofta. Det finns olika sätt att skissera din plan, men en typisk krisplan ser ut som en checklista. När olyckor uppstår kan ditt lag kolla vilka föremål som behöver göras för att svara på krisen.

Det finns inget sätt att veta vilken typ av kris som kan uppstå och när, men utföra enriskanalyskan ge dig en generell idé om de potentiella hot som ditt företag kan möta.

Till exempel kan ett social media marknadsföringsföretag vara mer risk för en organisatorisk olycka som kräver en offentlig ursäkt, medan ett tekniskt företag kan vara mer risk för en cyberattack. Branschen du är i kan också hjälpa dig att bestämma potentiella kriser och räkna ut hur man bekämpar dem.

6 steg för att skapa en krishanteringsplan

För att effektivt och effektivt skapa en krishanteringsplan, bryta den upp i mindre, mer uppnåliga steg. Detta kan hjälpa dig att identifiera sannolika risker utan att bli överväldigad av den potentiella krisen som helhet. För att organisera din plan, använd en krishanteringsmall med följande sex steg:

1. Identifiera ditt kris ledarskapsteam

Innan du kan ta det första steget i krishanteringsplanering, välj ett team av ledare att samarbeta med under krisplaneringsprocessen. Ditt team ska innehålla de personer som ska vidta åtgärder under en kris. Sätt det här laget tillsammans i början av krishanteringsplaneringen så att alla vet insatserna i din krisstrategi.

2. Bedöm risk

För att börja planera processen, ha en brainstorming session för att bedöma olika risker som ditt företag kan möta. Som nämnts ovan kan du sparka av din brainstorming-session genom att titta på risker i samband med ditt jobbfält.

Använda enRiskregisteratt identifiera och analysera sannolikheten för risker som uppstår. Ett riskregister kan eliminera framstegsfördröjningar och förbereda sig för potentiella motgångar. Det kan också hjälpa dig att visualisera vilka risker som sannolikt kommer att uppstå så att du kan planera ett svar på dessa risker.

3. Bestäm affärseffekten

När du har identifierat de hög sannolikhetsrisker som kan påverka ditt företag, bestämma affärseffekten av dessa risker med hjälp av ditt krisledningsgrupp. Varje risk kan orsaka olika resultat, så det är viktigt att analysera dem separat. Potentiella företagsekonomer kan innefatta kundavskrivning, skadat rykte, försenad försäljning, förlorad inkomst eller regleringsböter.

4. Planera svaret

Därefter, ta varje risk du har identifierat och bestämma vilka åtgärder ditt lag skulle behöva ta för att svara på hotet om det händer. Om du till exempel arbetar i programvara och ditt företag upplever en cyberattack, kan du behöva någon för att säkra nätverket, någon att släppa nyheterna till dina kunder och en annan person att hantera skadeståndsansökan.

5. Ställande planen

När du har muntligt gjort känslan av de hot som ditt företag kan möta, förstärker affärsverksamheten och hur man svarar, stärkt din plan. En krishanteringsplan är mer än en skriftlig eller verbal strategi. Det ska innehålla nyckelposter som ett aktiveringsprotokoll och nödkontakter, som vi kommer att diskutera mer detaljerat nedan. Du måste också samarbeta med viktiga intressenter så att alla förstår vad man ska göra och när.

6. Granska och uppdatera

När din krisplan är klar, granska slutprodukten för att säkerställa att det inte finns några luckor. Revisit din krishanteringsplan och uppdatera den minst en gång om året eftersom potentiella risker kan förändras med tiden.

Vad att inkludera i en krishanteringsplan

Din krishanteringsplan bör innehålla objekten nedan. När du skapar din krishanteringsplan, använd den här checklistan för att du inte har förbisett de viktiga detaljerna.

Riskanalys

En riskanalys kommer fysiskt att skissera de potentiella riskerna som ditt företag kan möta och sätta dem i sannolikhet. Inklusive riskhantering i din nödsituationsplan är till hjälp eftersom nya ledare kan hänvisa till det om hanteringsskift.

Aktiveringsprotokoll

Aktiveringsprotokollet bestämmer när åtgärden ska tas om en kris uppstår. Till exempel kan du bestämma att dina lagmedlemmar ska hålla fast vid att vidta åtgärder tills en kris når en viss nivå av affärsverksamhet. När den affärsverksamheten uppstår, triggar den krishanteringsgruppen att svara.

Nödkontakter

Inkludera den viktigaste nödkontaktinformationen för att påskynda svarprocessen för kriser som kräver extern hjälp. Din akutkontaktlista kan innehålla lokal brottsbekämpning, sjukhus första respondenter och brandkåren samt VVS-tjänster, elektriker, giftkontroll och andra tjänster relaterade till de risker du har identifierat i din analys.

Svarprocedurer

Medan ett aktiveringsprotokoll definierar exakt när ditt krisresponseam ska svara på en kris, beskriver svarprocedurerna handlingsplanerna för varje person när den utlöses. Använda enroller och ansvarsmatris, även känd som ett Raci-diagram, för att klargöra beslutspositionerna i din krisresponsplan. Till exempel kan ett Raci-diagram hjälpa svaret att bestämma vem som är ansvarig för att kommunicera med allmänheten och som ansvarar för att prata med anställda.

Extern kris Kommunikationsstrategi

När en kris uppstår kanske din interna verksamhet inte är de enda saker som påverkas. När en kris är utbredd nog, måste du förklara situationen för att centrala externa intressenter och allmänheten. Din externa kriskommunikationsstrategi bör innehålla detaljer om vem som ska leverera informationen såväl som som har ansvaret för hantering av feedback.

Efterkrisbedömning

En efterkrisbedömning påminner ditt team att följa upp och bedöma vad som gick bra och det gjorde det inte. Du kan sedan uppdatera din krisplan medlärdomarFör att förbättra dina svarprocedurer och minska företagets påverkan.

Crisis Management Plan Exempel

Även om det inte finns något sätt att förutsäga varje kris, kan du generalisera typer av kriser i kategorier och göra planer baserat på vad som kan hända. Vissa krishanteringsexempel är:

Ekonomisk förlust:När ditt företag lider av en ekonomisk förlust, kan du behöva meddela konkurs eller lägga av anställda. Du kan planera för detta scenario utan att veta den ursprungliga orsaken till finanskrisen.

Tekniskt misslyckande:En Technology Mishap kan lämna dina kunder utan tillgång under en längre tid. Denna typ av kris påverkar ditt rykte och din botten, så det är viktigt att förbereda sig för denna situation.

Naturkatastrof:Du kan förbereda dig för vissa naturkatastrofer baserade på var du befinner dig. Om ditt företag är i sydöstra USA kan du till exempel skapa en krisplan för orkaner som involverar evakueringar, kundkommunikation, katastrofåterställning och mer.

Operativa ändringar:Medan det kanske inte verkar som en traditionell kris, borde du ha en plan för att förbereda sig för ett oväntat stort skifte i ledarskap. Dessutom kan din verksamhetsprocess påverkas om du måste lägga av många anställda, och allmänheten kan behöva veta.

Organisatorisk Mishap:Det finns alltid chansen att ditt företag kommer att anklagas för missförhållanden eller felaktighet, och i denna krisituation behöver du en plan för hur man svarar. Denna krisplan kan innebära att man utfärdar en offentlig ursäkt och räkna ut hur man återhämtar sig.

Varför behöver du en krishanteringsplan?

En krishanteringsplan förbereder din organisation för en katastrof eller oförutsedd händelse. Med en plan på plats kan du minska krisens inverkan på dina anställda och din affärsverksamhet. När laget är ordentligt utbildat för det oväntade, är det mindre chans för långsiktig skada.

Om du är ledare för en organisation är det upp till dig att arbeta med andra ledande befattningshavare och komma med den akuthanteringsstrategi som fungerar för dig. Du kanske inte vet var du ska börja först, menProjektplaneringsprogramvarakan hjälpa dig att navigera detta oskärmade territorium.

En välorganiserad krishanteringsplan kan hjälpa ditt företag att återhämta sig efter att en katastrof inträffar.

Förbered ditt team med krishantering

När du har rätt verktyg till ditt förfogande är det enkelt att skapa en krishanteringsplan. Använd projektplanering för att strukturera dinhandlingsplanLiksom sitt eget projekt, med lagroller, ett aktiveringsprotokoll, svarprocedurer och mer.

Att göra din krisplan lätt att förstå och tillgänglig för alla i ditt företag kan öka beredskap och hjälp med återhämtning i händelse av en kris.