Hva er en krisestyringsplan? (6 trinn for å lage en)
Sammendrag
En krisestyringsplan skisserer hvordan virksomheten din vil reagere hvis en krise oppstår. I krisen planlegger du hvilke kriser som mest sannsynlig vil påvirke firmaet ditt og hva virksomheten vil være. Planleggingsresponser for hver krise vil forberede laget ditt og redusere langsiktig skade som er gjort i organisasjonen din.
Bilde dette: Du hyr opp dine ansatte for det årlige selskapet Retreat. Du kan ikke vente på at alle skal binde seg over spill og Team-bygningsaktiviteter . Arrangementet starter i morgen, og du vil at hver eneste detalj i helgen skal løpe jevnt.
Flertallet av aktivitetene vil bli holdt utendørs, så når tordenvær plutselig rammet byen, panikk deg! Du var så fokusert på å planlegge arrangementet at du ikke vurderte en backup plan for dårlig vær. Endring av ting siste øyeblikk vil resultere i tusenvis av dollar tapt.
Hva er leksjonen? Være en god leder krever mer enn positivitet og solide kommunikasjonsferdigheter. Å vite hvordan du planlegger for både de gode tider og dårlige bygger tillit med teamet ditt og viser beredskap.
Crisis Management er en viktig del av enhver forretningsplan fordi uten det, vil teamet ditt ikke bli forberedt når det uventede skjer. I veiledningen nedenfor diskuterer vi hva en krisestyringsplan er og hvordan du skal forberede din bedrift for usikre tider.
Hva er en krisestyringsplan?
En krisestyringsplan skisserer hvordan virksomheten din vil reagere hvis en krise oppstår. Planen bør identifisere hvem som skal handle og hva deres roller vil være. Målet med en krisestyringsplan er å minimere skade og gjenopprette forretningsvirksomhet så raskt som mulig.
Din Crisis Management Plan er et levende dokument teamet ditt kan referere til og oppdatere ofte. Det finnes ulike måter å skissere planen din, men en typisk krisestang ser ut som en sjekkliste. Når uhell oppstår, kan laget ditt sjekke hvilke elementer som må gjøres for å svare på krisen.
Det er ingen måte å vite hvilken type krise som kan oppstå, og når, men utfører en risikoanalyse Kan gi deg en generalisert ide om de potensielle truslene din bedrift kan møte.
For eksempel kan et sosialt medie markedsføring selskap være mer risiko for et organisatorisk uhell som krever en offentlig unnskyldning, mens et teknisk selskap kan være mer utsatt for en cyberattack. Bransjen du er i, kan også hjelpe deg med å bestemme potensielle kriser og finne ut hvordan du bekjemper dem.
6 trinn for å skape en krisestyringsplan
For å effektivt og effektivt skape en krisestyringsplan, bryt den opp i mindre, mer oppnåelige trinn. Dette kan hjelpe deg med å identifisere sannsynlige risikoer uten å bli overveldet av den potensielle krisen som helhet. For å organisere planen din, bruk en krisestyringsmal med følgende seks trinn:
1. Identifiser ditt kriseledelsesgruppe
Før du kan ta det første trinnet i krisestyringsplanlegging, velg et team av ledere for å samarbeide med under krisen planlegging prosessen. Teamet ditt bør inkludere de som vil iverksette tiltak under en krise. Sett dette laget sammen i begynnelsen av krisestyringsplanlegging, slik at alle kjenner ins og outs av krisestrategien din.
2. Vurder risiko
For å starte planleggingsprosessen, har en brainstorming økt for å vurdere ulike risikoer at firmaet ditt kan møte. Som nevnt ovenfor kan du sparke din brainstorming-sesjon ved å se på risiko knyttet til jobbfeltet ditt.
Bruk en Risiko Registrer å identifisere og analysere sannsynligheten for risiko som oppstår. Et risikoregister kan eliminere fremdriftsforsinkelser og forberede seg på potensielle tilbakeslag. Det kan også hjelpe deg med å visualisere hvilke risikoer som er mest sannsynlig, slik at du kan planlegge et svar på disse risikoene.
3. Bestem forretningsmessig innvirkning
Når du har identifisert de høye sannsynlighetsrisikoen som kan påvirke firmaet, bestemme forretningsmessig påvirkning av disse risikoene ved hjelp av ditt kriseledelsesgruppe. Hver risiko kan forårsake forskjellige resultater, så det er viktig å analysere dem separat. Potensielle forretningsmessige konsekvenser kan omfatte kundens slitasje, skadet rykte, forsinket salg, tapt inntekt eller regulatoriske bøter.
4. Planlegg svaret
Deretter tar du hver risiko du har identifisert og avgjøre hvilke handlinger som teamet ditt trenger å ta for å svare på trusselen hvis det skjer. For eksempel, hvis du jobber i programvare, og bedriften din opplever en cyberattack, kan du trenge noen til å sikre nettverket, noen til å frigjøre nyheten til kundene dine, og en annen person til å håndtere skadevurdering.
5. Solidify planen
Når du har muntlig gjort mening om truslene, kan firmaet ditt møte, forretningsvirkningen, og hvordan du svarer, størkner planen din. En krisestyringsplan er mer enn en skriftlig eller verbal strategi. Det bør inneholde viktige elementer som en aktiveringsprotokoll og nødkontakter, som vi diskuterer nærmere nedenfor. Du må også samarbeide med viktige interessenter, slik at alle forstår hva de skal gjøre og når.
6. Gjennomgå og oppdatere
Når krisen planen er fullført, vurder det endelige produktet for å sikre at det ikke er noen hull. Revisit din krisestyringsplan og oppdatere den minst en gang i året fordi potensielle risikoer kan endres med tiden.
Hva å inkludere i en krisestyringsplan
Din krisestyringsplan bør inneholde elementene nedenfor. Når du lager din krisestyringsplan, bruk denne sjekklisten for å sikre at du ikke har oversett viktige detaljer.
Risikoanalyse
En risikoanalyse vil fysisk skissere de potensielle risikoen din bedrift kan møte og sette dem i orden. Inkludert risikostyring i beredskapsplanen er nyttig fordi nye ledere kan referere til det hvis ledelsen skifter.
Aktiveringsprotokoll
Aktiveringsprotokollen bestemmer når handling skal tas dersom en krise oppstår. For eksempel kan du bestemme at gruppemedlemmene dine skal holde seg av på å handle til en krise når et visst nivå av forretningsmessig innvirkning. Når denne virksomheten oppstår, utløser det krisestyringsgruppen til å svare.
Nødkontakter
Ta med hovedkontaktinformasjonen for å øke hastigheten på responsprosessen for kriser som krever ekstern hjelp. Nødkontaktlisten din kan omfatte lokal rettshåndhevelse, sykehusets første respondenter og brannvesenet samt rørleggerarbeid, elektrikere, giftkontroll og andre tjenester relatert til risikoen du har identifisert i analysen din.
Responseprosedyrer
Mens en aktiveringsprotokoll definerer nøyaktig når krisesponsgruppen din skal svare på en krise, skisseres responsprosedyrene handlingsplanene for hver person når de utløses. Bruk en Roller og ansvarsmatrise , Også kjent som et RACI-diagram, for å klargjøre beslutningsposisjonene i din krisesponsplan. For eksempel kan et RACI-diagram hjelpe svargruppen å bestemme hvem som er ansvarlig for å kommunisere med publikum, og hvem som er ansvarlig for å snakke med ansatte.
Ekstern krisekommunikasjonsstrategi
Når en krise oppstår, kan dine interne operasjoner kanskje ikke være de eneste tingene som er påvirket. Når en krise er utbredt nok, må du forklare situasjonen for viktige eksterne interessenter og publikum. Din eksterne krisekommunikasjonsstrategi bør inneholde detaljer om hvem som vil levere informasjonen, så vel som hvem som har ansvaret for å håndtere tilbakemelding.
Post-krisevurdering
En Post-Crisis-vurdering påminner at teamet ditt skal følge opp og vurdere hva som gikk bra og hva gjorde det ikke. Du kan da oppdatere krisen din med Leksjoner lært For å forbedre responsprosedyrene dine og redusere forretningsvirkningen.
Krisestyringsplan Eksempler
Selv om det ikke er mulig å forutsi hver krise, kan du generalisere typer kriser i kategorier og lage planer basert på hva som kan skje. Noen krisestyring eksempler inkluderer:
Økonomisk tap: Når bedriften lider av et økonomisk tap, må du kanskje kunngjøre konkurs eller legge av ansatte. Du kan planlegge for dette scenariet uten å vite den første årsaken til finanskrisen.
Teknologisk feil: En teknologi mishap kan forlate kundene dine uten tilgang i lengre tid. Denne typen krise påvirker ditt omdømme og bunnlinjen, så det er viktig å forberede seg på denne situasjonen.
Naturkatastrofe: Du kan forberede deg på noen naturkatastrofer basert på hvor du befinner deg. For eksempel, hvis firmaet ditt er i det sørøstlige USA, kan du lage en kriseplan for orkaner som involverer evakueringer, kundekommunikasjon, katastrofeutvinning og mer.
Operasjonelle endringer: Mens det kanskje ikke virker som en tradisjonell krise, bør du ha en plan på plass for å forberede seg på et uventet stort skifte i lederskap. I tillegg kan driftsprosessen bli påvirket dersom du må legge av mange ansatte, og offentligheten kan trenge å vite.
Organisatorisk uhell: Det er alltid sjansen for at bedriften din vil bli anklaget for mislighold eller forseelse, og i denne krisesituasjonen trenger du en plan for hvordan du svarer. Denne krisen planen kan innebære å utstede en offentlig unnskyldning og finne ut hvordan man gjenoppretter.
Hvorfor trenger du en krisestyringsplan?
En krisestyringsplan forbereder organisasjonen din for en katastrofe eller uforutsette hendelse. Med en plan på plass kan du redusere virkningen av krisen på dine ansatte og din forretningsvirksomhet. Når laget er riktig opplært for det uventede, er det mindre sjanse for langvarig skade.
Hvis du er leder av en organisasjon, er det opp til deg å jobbe med andre medlemmer av toppledelsen og komme opp med nødhåndteringsstrategien som fungerer for deg. Du kan ikke vite hvor du skal begynne først, men Prosjektplanlegging programvare kan hjelpe deg med å navigere i dette ukjente territoriet.
En velorganisert krisestyringsplan kan hjelpe bedriften din til å gjenopprette etter en katastrofe oppstår.
Forbered ditt lag med krisestyring
Når du har de riktige verktøyene til din disposisjon, er det enkelt å lage en krisestyringsplan. Bruk prosjektplanlegging til å strukturere din handlingsplan Som sitt eget prosjekt, med lagroller, en aktiveringsprotokoll, responsprosedyrer og mer.
Å gjøre krisen planen enkel å forstå og tilgjengelig for alle i din bedrift, kan øke beredskapen og hjelpe med utvinning i tilfelle en krise.
