Apa itu rencana manajemen krisis? (6 langkah untuk membuat satu)

Ringkasan

Rencana manajemen krisis menguraikan bagaimana bisnis Anda akan merespons jika terjadi krisis. Dalam rencana krisis Anda, Anda akan menentukan krisis apa yang paling mungkin memengaruhi perusahaan Anda dan apa dampak bisnis. Respons perencanaan untuk setiap krisis akan mempersiapkan tim Anda dan mengurangi kerusakan jangka panjang yang dilakukan pada organisasi Anda.

Bayangkan ini: Anda menghiput karyawan Anda untuk retret perusahaan tahunan. Anda tidak sabar menunggu semua orang untuk mengikat permainan danKegiatan Bangunan Tim. Acara dimulai besok dan Anda ingin setiap detail akhir pekan untuk berjalan dengan lancar.

Mayoritas kegiatan akan diadakan di luar ruangan, jadi ketika badai tiba-tiba menabrak kota, Anda panik! Anda sangat fokus pada perencanaan acara yang Anda tidak mempertimbangkan rencana cadangan cuaca buruk. Mengubah hal-hal menit terakhir akan menghasilkan ribuan dolar yang hilang.

Berapa pelajarannya? Menjadipemimpin yang baikmembutuhkan lebih dari kepositifan dan keterampilan komunikasi yang solid. Mengetahui cara merencanakan masa-masa indah dan buruk membangun kepercayaan dengan tim Anda dan menunjukkan kesiapsiagaan.

Manajemen krisis adalah bagian penting dari rencana bisnis apa pun karena tanpanya, tim Anda tidak akan siap ketika yang tak terduga terjadi. Dalam panduan di bawah ini, kami akan membahas apa rencana manajemen krisis dan bagaimana mempersiapkan perusahaan Anda untuk waktu yang tidak pasti.

Apa itu rencana manajemen krisis?

Rencana manajemen krisis menguraikan bagaimana bisnis Anda akan bereaksi jika terjadi krisis. Rencana tersebut harus mengidentifikasi siapa yang akan mengambil tindakan dan apa peran mereka. Tujuan dari rencana manajemen krisis adalah untuk meminimalkan kerusakan dan memulihkan operasi bisnis secepat mungkin.

Rencana manajemen krisis Anda adalah dokumen hidup yang dapat dirujuk tim Anda dan sering diperbarui. Ada berbagai cara untuk menguraikan rencana Anda, tetapi rencana krisis khas terlihat seperti daftar periksa. Ketika kecelakaan terjadi, tim Anda dapat memeriksa barang apa yang perlu dilakukan untuk menanggapi krisis.

Tidak ada cara untuk mengetahui jenis krisis apa yang dapat terjadi dan kapan, tetapi melakukan aanalisis resikodapat memberi Anda gambaran umum tentang potensi ancaman yang mungkin dihadapi perusahaan Anda.

Misalnya, perusahaan pemasaran media sosial mungkin lebih berisiko untuk kecelakaan organisasi yang membutuhkan permintaan maaf publik, sementara perusahaan teknologi mungkin lebih berisiko terkena cyberatcack. Industri Anda berada juga dapat membantu Anda menentukan potensi krisis dan mencari cara untuk memerangi mereka.

6 Langkah untuk Membuat Rencana Manajemen Krisis

Untuk secara efisien dan efektif menciptakan rencana manajemen krisis, memecahnya menjadi langkah-langkah yang lebih kecil dan lebih dapat dicapai. Ini dapat membantu Anda mengidentifikasi kemungkinan risiko tanpa kewalahan oleh potensi krisis secara keseluruhan. Untuk mengatur rencana Anda, gunakan template manajemen krisis dengan enam langkah berikut:

1. Identifikasi tim kepemimpinan krisis Anda

Sebelum Anda dapat mengambil langkah pertama dalam perencanaan manajemen krisis, pilih tim pemimpin untuk berkolaborasi dengan selama proses perencanaan krisis. Tim Anda harus memasukkan orang-orang yang akan mengambil tindakan selama krisis. Kumpulkan tim ini di awal perencanaan manajemen krisis sehingga semua orang tahu seluk beluk strategi krisis Anda.

2. Nilai Risiko

Untuk memulai proses perencanaan, memiliki sesi brainstorming untuk menilai berbagai risiko yang mungkin dihadapi perusahaan Anda. Seperti disebutkan di atas, Anda dapat memulai sesi brainstorming Anda dengan melihat risiko yang terkait dengan bidang pekerjaan Anda.

GunakanDaftar Risikountuk mengidentifikasi dan menganalisis probabilitas risiko yang terjadi. Daftar risiko dapat menghilangkan keterlambatan kemajuan dan mempersiapkan potensi kemunduran. Ini juga dapat membantu Anda memvisualisasikan risiko mana yang paling mungkin terjadi sehingga Anda dapat merencanakan respons terhadap risiko ini.

3. Tentukan dampak bisnis

Setelah Anda mengidentifikasi risiko probabilitas tinggi yang dapat memengaruhi perusahaan Anda, menentukan dampak bisnis dari risiko-risiko ini dengan bantuan tim kepemimpinan krisis Anda. Setiap risiko dapat menyebabkan hasil yang berbeda, jadi penting untuk menganalisisnya secara terpisah. Dampak bisnis potensial dapat mencakup gesekan pelanggan, reputasi yang rusak, penjualan yang tertunda, kehilangan pendapatan, atau denda peraturan.

4. Rencanakan tanggapan

Selanjutnya, ambil setiap risiko yang telah Anda identifikasi dan tentukan tindakan apa yang perlu diambil tim Anda untuk menanggapi ancaman jika itu terjadi. Misalnya, jika Anda bekerja dalam perangkat lunak dan perusahaan Anda mengalami cyberattack, Anda mungkin membutuhkan seseorang untuk mengamankan jaringan, seseorang untuk merilis berita kepada pelanggan Anda, dan orang lain untuk menangani penilaian kerusakan.

5. Memadatkan rencana

Setelah Anda secara lisan membuat rasa ancaman yang mungkin dihadapi perusahaan Anda, dampak bisnis, dan bagaimana merespons, memperkuat rencana Anda. Rencana manajemen krisis lebih dari sekadar strategi tertulis atau verbal. Ini harus mencakup item-item utama seperti protokol aktivasi dan kontak darurat, yang akan kita bahas lebih detail di bawah ini. Anda juga harus berkolaborasi dengan pemangku kepentingan utama sehingga setiap orang memahami apa yang harus dilakukan dan kapan.

6. Tinjau dan Perbarui

Setelah rencana krisis Anda selesai, tinjau produk akhir untuk memastikan tidak ada celah. Tinjau kembali rencana manajemen krisis Anda dan perbarui setidaknya setahun sekali karena potensi risiko dapat berubah seiring waktu.

Apa yang harus dimasukkan dalam Rencana Manajemen Krisis

Rencana manajemen krisis Anda harus mencakup item di bawah ini. Saat Anda membuat rencana manajemen krisis Anda, gunakan daftar periksa ini untuk memastikan Anda belum mengabaikan detail penting.

Analisis resiko

Analisis risiko secara fisik akan menguraikan potensi risiko yang mungkin dihadapi perusahaan Anda dan menempatkan mereka dalam urutan probabilitas. Termasuk manajemen risiko dalam rencana tanggap darurat Anda sangat membantu karena pemimpin baru dapat merujuknya jika manajemen bergeser.

Protokol aktivasi

Protokol aktivasi menentukan ketika tindakan harus diambil jika terjadi krisis. Misalnya, Anda dapat memutuskan bahwa anggota tim Anda harus menunda mengambil tindakan sampai krisis mencapai tingkat dampak bisnis tertentu. Setelah dampak bisnis itu terjadi, ia memicu tim manajemen krisis untuk merespons.

Kontak darurat

Sertakan informasi kontak darurat utama untuk mempercepat proses respons untuk krisis yang membutuhkan bantuan eksternal. Daftar kontak darurat Anda dapat mencakup penegak hukum setempat, responden pertama di rumah sakit, dan pemadam kebakaran serta layanan pipa, listrik, kontrol racun, dan layanan lain yang terkait dengan risiko yang Anda identifikasi dalam analisis Anda.

Prosedur respons

Sementara protokol aktivasi mendefinisikan persis ketika tim respons krisis Anda harus menanggapi krisis, prosedur respons menguraikan rencana aksi untuk setiap orang ketika dipicu. GunakanPeran dan Tanggung Jawab Matriks, juga dikenal sebagai grafik RACI, untuk mengklarifikasi posisi pengambilan keputusan dalam rencana respons krisis Anda. Misalnya, grafik RAB dapat membantu tim respons menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk berkomunikasi dengan publik dan yang bertanggung jawab untuk berbicara dengan karyawan.

Strategi Komunikasi Krisis Eksternal

Ketika krisis terjadi, operasi internal Anda mungkin bukan satu-satunya hal yang terkena dampak. Setelah krisis sudah cukup luas, Anda harus menjelaskan situasinya kepada pemangku kepentingan eksternal utama dan publik. Strategi komunikasi krisis eksternal Anda harus mencakup perincian tentang siapa yang akan memberikan informasi serta siapa yang bertanggung jawab menangani umpan balik.

Penilaian pasca-krisis

Penilaian pasca-krisis mengingatkan tim Anda untuk menindaklanjuti dan menilai apa yang berjalan dengan baik dan apa yang tidak. Anda kemudian dapat memperbarui rencana krisis Anda denganPelajaran yang DipakaiUntuk meningkatkan prosedur respons Anda dan mengurangi dampak bisnis.

Contoh Rencana Manajemen Krisis

Meskipun tidak ada cara untuk memprediksi setiap krisis, Anda dapat menggeneralisasi jenis krisis ke dalam kategori dan membuat rencana berdasarkan apa yang mungkin terjadi. Beberapa contoh manajemen krisis meliputi:

Kerugian keuangan:Ketika perusahaan Anda menderita kerugian finansial, Anda mungkin harus mengumumkan kebangkrutan atau meletakkan karyawan. Anda dapat merencanakan skenario ini tanpa mengetahui penyebab awal krisis keuangan.

Kegagalan teknologi:Sebuah kecelakaan teknologi dapat meninggalkan pelanggan Anda tanpa akses untuk waktu yang lama. Jenis krisis ini memengaruhi reputasi Anda dan garis bawah Anda, jadi penting untuk mempersiapkan situasi ini.

Bencana alam:Anda dapat mempersiapkan beberapa bencana alam berdasarkan di mana Anda berada. Misalnya, jika perusahaan Anda berada di Amerika Serikat tenggara, Anda dapat membuat rencana krisis untuk badai yang melibatkan evakuasi, komunikasi pelanggan, pemulihan bencana, dan banyak lagi.

Perubahan operasional:Meskipun mungkin tidak tampak seperti krisis tradisional, Anda harus memiliki rencana untuk mempersiapkan perubahan besar yang tak terduga dalam kepemimpinan. Selain itu, proses operasi Anda mungkin terpengaruh jika Anda harus memberhentikan banyak karyawan, dan publik mungkin perlu tahu.

MISHAP organisasi:Selalu ada kemungkinan perusahaan Anda akan dituduh melakukan pelanggaran atau kesalahan, dan dalam situasi krisis ini, Anda akan memerlukan rencana untuk menanggapi. Rencana krisis ini dapat melibatkan penerbitan permintaan maaf publik dan mencari tahu bagaimana memulihkan.

Mengapa Anda membutuhkan rencana manajemen krisis?

Rencana manajemen krisis mempersiapkan organisasi Anda untuk acara bencana atau tak terduga. Dengan rencana di tempat, Anda dapat mengurangi dampak krisis pada karyawan Anda dan operasi bisnis Anda. Ketika tim dilatih dengan benar untuk yang tak terduga, ada kemungkinan kerusakan jangka panjang.

Jika Anda adalah pemimpin organisasi, terserah Anda untuk bekerja dengan anggota manajemen senior lainnya dan menghasilkan strategi manajemen darurat yang bekerja untuk Anda. Anda mungkin tidak tahu harus mulai dari mana, tetapiPerangkat lunak perencanaan proyekdapat membantu Anda menavigasi wilayah yang belum dipetakan ini.

Rencana manajemen krisis yang terorganisir dengan baik dapat membantu perusahaan Anda pulih setelah bencana terjadi.

Persiapkan tim Anda dengan manajemen krisis

Ketika Anda memiliki alat yang tepat yang Anda inginkan, mudah untuk membuat rencana manajemen krisis. Gunakan perencanaan proyek untuk menyusunrencana aksiSeperti proyeknya sendiri, dengan peran tim, protokol aktivasi, prosedur respons, dan banyak lagi.

Membuat rencana krisis Anda mudah dimengerti dan dapat diakses oleh semua orang di perusahaan Anda dapat meningkatkan kesiapan dan bantuan dengan pemulihan jika terjadi krisis.