แผนการจัดการวิกฤตคืออะไร? (6 ขั้นตอนในการสร้างหนึ่ง)
สรุป
แผนการจัดการวิกฤตสรุปว่าธุรกิจของคุณจะตอบสนองอย่างไรหากเกิดวิกฤติเกิดขึ้น ในแผนวิกฤตของคุณคุณจะกำหนดว่าวิกฤตใดที่มีแนวโน้มมากที่สุดที่จะส่งผลกระทบต่อ บริษัท ของคุณและสิ่งที่ส่งผลกระทบต่อธุรกิจ การวางแผนการตอบสนองต่อวิกฤตแต่ละครั้งจะเตรียมทีมของคุณและลดความเสียหายในระยะยาวที่ทำกับองค์กรของคุณ
รูปภาพนี้: คุณกำลังจัดการกับพนักงานของคุณสำหรับการล่าถอยของ บริษัท ประจำปี คุณไม่สามารถรอให้ทุกคนผูกพันกับเกมและ กิจกรรมการสร้างทีม . เหตุการณ์เริ่มต้นในวันพรุ่งนี้และคุณต้องการทุกรายละเอียดของวันหยุดสุดสัปดาห์ให้ทำงานได้อย่างราบรื่น
กิจกรรมส่วนใหญ่จะจัดขึ้นนอกอาคารดังนั้นเมื่อพายุฝนฟ้าคะนองทันใดนั้นฮิตเมืองคุณตกใจ! คุณมุ่งเน้นไปที่การวางแผนกิจกรรมที่คุณไม่ได้พิจารณาแผนสำรองสำหรับสภาพอากาศเลวร้าย การเปลี่ยนสิ่งต่าง ๆ ในนาทีสุดท้ายจะส่งผลให้เกิดการสูญเสียเงินหลายพันดอลลาร์
บทเรียนคืออะไร เป็น ผู้นำที่ดี ต้องการมากกว่าความเหมาะสมและทักษะการสื่อสารที่มั่นคง รู้วิธีวางแผนสำหรับทั้งช่วงเวลาที่ดีและสร้างความเชื่อมั่นกับทีมของคุณและแสดงความพร้อม
การจัดการวิกฤตเป็นส่วนสำคัญของแผนธุรกิจใด ๆ เพราะถ้าไม่มีมันทีมของคุณจะไม่เตรียมพร้อมเมื่อสิ่งที่คาดไม่ถึงเกิดขึ้น ในคู่มือด้านล่างเราจะพูดถึงสิ่งที่แผนการจัดการวิกฤตคืออะไรและวิธีการเตรียม บริษัท ของคุณสำหรับเวลาที่ไม่แน่นอน
แผนการจัดการวิกฤตคืออะไร?
แผนการจัดการวิกฤตแสดงว่าธุรกิจของคุณจะตอบสนองอย่างไรหากเกิดวิกฤติเกิดขึ้น แผนควรระบุว่าใครจะดำเนินการและสิ่งที่บทบาทของพวกเขาจะเป็น เป้าหมายของแผนการจัดการวิกฤตคือการลดความเสียหายและเรียกคืนการดำเนินธุรกิจโดยเร็วที่สุด
แผนการจัดการวิกฤตของคุณเป็นเอกสารการใช้ชีวิตที่ทีมของคุณสามารถอ้างถึงและอัปเดตได้บ่อยครั้ง มีหลายวิธีในการร่างแผนของคุณ แต่แผนวิกฤตทั่วไปดูเหมือนรายการตรวจสอบ เมื่ออุบัติเหตุเกิดขึ้นทีมของคุณสามารถตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำเพื่อตอบสนองต่อวิกฤต
ไม่มีวิธีที่จะรู้ว่าวิกฤติประเภทใดที่อาจเกิดขึ้นและเมื่อใด แต่การแสดง การวิเคราะห์ความเสี่ยง สามารถให้ความคิดทั่วไปเกี่ยวกับภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นที่ บริษัท ของคุณอาจเผชิญ
ตัวอย่างเช่น บริษัท การตลาดโซเชียลมีเดียอาจมีความเสี่ยงมากขึ้นสำหรับโครงการอุบัติเหตุขององค์กรที่ต้องขออภัยในที่สาธารณะในขณะที่ บริษัท เทคโนโลยีอาจมีความเสี่ยงต่อการเล่นคาร์เบอต อุตสาหกรรมที่คุณอยู่ยังสามารถช่วยคุณกำหนดวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นและคิดออกวิธีการต่อสู้กับพวกเขา
6 ขั้นตอนในการสร้างแผนการจัดการวิกฤต
เพื่อสร้างแผนการจัดการวิกฤตอย่างมีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพทำลายมันเป็นขั้นตอนเล็ก ๆ และสามารถบรรลุได้มากขึ้น สิ่งนี้สามารถช่วยคุณระบุความเสี่ยงที่น่าจะเป็นไปได้โดยไม่ได้รับผลกระทบจากวิกฤตที่อาจเกิดขึ้นโดยรวม ในการจัดระเบียบแผนของคุณให้ใช้เทมเพลตการจัดการวิกฤตด้วยหกขั้นตอนต่อไปนี้:
1. ระบุทีมผู้นำวิกฤตของคุณ
ก่อนที่คุณจะสามารถทำตามขั้นตอนแรกในการวางแผนการจัดการวิกฤตเลือกทีมผู้นำเพื่อทำงานร่วมกันในระหว่างกระบวนการวางแผนวิกฤต ทีมของคุณควรรวมถึงคนที่จะดำเนินการในช่วงวิกฤต นำทีมนี้เข้าด้วยกันในช่วงเริ่มต้นของการวางแผนการจัดการวิกฤตดังนั้นทุกคนรู้ถึงกลยุทธ์วิกฤตของคุณ
2. ประเมินความเสี่ยง
ในการเริ่มต้นกระบวนการวางแผนมีเซสชั่นการระดมสมองเพื่อประเมินความเสี่ยงต่าง ๆ ที่ บริษัท ของคุณอาจเผชิญ ดังที่ได้กล่าวมาแล้วคุณสามารถเริ่มเซสชั่นการระดมความคิดของคุณได้โดยดูความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับงานของคุณ
ใช้ การลงทะเบียนความเสี่ยง เพื่อระบุและวิเคราะห์ความน่าจะเป็นของความเสี่ยงที่เกิดขึ้น การลงทะเบียนความเสี่ยงสามารถกำจัดความล่าช้าความก้าวหน้าและเตรียมพร้อมสำหรับความพ่ายแพ้ที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังสามารถช่วยให้คุณเห็นภาพว่าความเสี่ยงใดมีแนวโน้มที่จะเกิดขึ้นดังนั้นคุณสามารถวางแผนการตอบสนองต่อความเสี่ยงเหล่านี้ได้
3. กำหนดผลกระทบทางธุรกิจ
เมื่อคุณระบุความเสี่ยงความเป็นไปได้สูงที่อาจส่งผลกระทบต่อ บริษัท ของคุณกำหนดผลกระทบทางธุรกิจของความเสี่ยงเหล่านี้ด้วยความช่วยเหลือของทีมผู้นำวิกฤตของคุณ ความเสี่ยงแต่ละครั้งอาจทำให้เกิดผลลัพธ์ที่แตกต่างกันดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญในการวิเคราะห์แยกต่างหาก ผลกระทบทางธุรกิจที่อาจเกิดขึ้นอาจรวมถึงการขัดสีของลูกค้าชื่อเสียงที่เสียหายการขายล่าช้ารายได้ที่หายไปหรือค่าปรับกำกับดูแล
4. วางแผนการตอบสนอง
ถัดไปใช้ความเสี่ยงแต่ละครั้งที่คุณระบุและกำหนดสิ่งที่ทีมงานของคุณจะต้องตอบสนองต่อการคุกคามหากเกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นหากคุณทำงานในซอฟต์แวร์และ บริษัท ของคุณมีประสบการณ์การเล่นคาร์เบ็ตคุณอาจต้องการใครสักคนเพื่อรักษาเครือข่ายให้ใครบางคนที่จะปล่อยข่าวให้กับลูกค้าของคุณและอีกคนหนึ่งในการจัดการการประเมินความเสียหาย
5. แข็งแผน
เมื่อคุณได้สัมผัสกับการคุกคามที่ บริษัท ของคุณอาจเผชิญผลกระทบทางธุรกิจและวิธีการตอบสนองต่อแผนของคุณ แผนการจัดการวิกฤตเป็นมากกว่ากลยุทธ์ที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือทางวาจา ควรมีรายการสำคัญเช่นโปรโตคอลการเปิดใช้งานและผู้ติดต่อฉุกเฉินซึ่งเราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง คุณจะต้องร่วมมือกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญเพื่อให้ทุกคนเข้าใจสิ่งที่ต้องทำและเมื่อ
6. ตรวจสอบและอัปเดต
เมื่อแผนวิกฤตของคุณเสร็จสมบูรณ์ตรวจสอบผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีช่องว่าง ทบทวนแผนการจัดการวิกฤตของคุณและอัปเดตอย่างน้อยปีละครั้งเนื่องจากความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามกาลเวลา
สิ่งที่ต้องรวมไว้ในแผนการจัดการวิกฤต
แผนการจัดการวิกฤตของคุณควรมีรายการด้านล่าง ในขณะที่คุณสร้างแผนการจัดการวิกฤตของคุณให้ใช้รายการตรวจสอบนี้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้มองข้ามรายละเอียดที่สำคัญ
การวิเคราะห์ความเสี่ยง
การวิเคราะห์ความเสี่ยงจะร่างความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น บริษัท ของคุณอาจเผชิญและวางไว้ตามลำดับความน่าจะเป็น รวมถึงการบริหารความเสี่ยงในแผนการตอบสนองฉุกเฉินของคุณมีประโยชน์เนื่องจากผู้นำใหม่สามารถอ้างถึงได้หากการเปลี่ยนแปลงการจัดการ
โปรโตคอลการเปิดใช้งาน
โปรโตคอลการเปิดใช้งานกำหนดเมื่อควรดำเนินการหากเกิดวิกฤต ตัวอย่างเช่นคุณอาจตัดสินใจว่าสมาชิกในทีมของคุณควรหยุดการดำเนินการจนกว่าวิกฤตจะถึงผลกระทบทางธุรกิจในระดับหนึ่ง เมื่อผลกระทบทางธุรกิจเกิดขึ้นมันจะกระตุ้นให้ทีมผู้บริหารวิกฤตตอบสนอง
ติดต่อฉุกเฉิน
รวมข้อมูลการติดต่อฉุกเฉินหลักเพื่อเร่งกระบวนการตอบกลับสำหรับวิกฤตที่ต้องการความช่วยเหลือจากภายนอก รายชื่อผู้ติดต่อฉุกเฉินของคุณอาจรวมถึงการบังคับใช้กฎหมายในท้องถิ่นผู้ตอบสนองคนแรกของโรงพยาบาลและแผนกดับเพลิงรวมถึงบริการประปาช่างไฟฟ้าการควบคุมพิษและบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับความเสี่ยงที่คุณระบุไว้ในการวิเคราะห์ของคุณ
ขั้นตอนการตอบสนอง
ในขณะที่โปรโตคอลการเปิดใช้งานกำหนดเมื่อทีมตอบสนองวิกฤตของคุณควรตอบสนองต่อวิกฤตขั้นตอนการตอบสนองร่างแผนปฏิบัติการสำหรับแต่ละคนเมื่อเรียกใช้ ใช้ บทบาทและความรับผิดชอบเมทริกซ์ , หรือที่เรียกว่าชาร์ต RACI เพื่อชี้แจงตำแหน่งการตัดสินใจในแผนการตอบสนองของวิกฤตของคุณ ตัวอย่างเช่นแผนภูมิ RACI สามารถช่วยให้ทีมตอบกลับตัดสินว่าใครรับผิดชอบต่อการสื่อสารกับประชาชนและผู้รับผิดชอบในการพูดคุยกับพนักงาน
กลยุทธ์การสื่อสารวิกฤตภายนอก
เมื่อเกิดวิกฤตการดำเนินงานภายในของคุณอาจไม่ใช่สิ่งเดียวที่ได้รับผลกระทบ เมื่อวิกฤตการณ์นั้นแพร่หลายพอคุณจะต้องอธิบายสถานการณ์ให้กับผู้มีส่วนได้เสียภายนอกและประชาชน กลยุทธ์การสื่อสารวิกฤตของวิกฤตของคุณควรมีรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ที่จะส่งข้อมูลเช่นเดียวกับที่รับผิดชอบการจัดการข้อเสนอแนะ
การประเมินหลังวิกฤต
การประเมินหลังวิกฤตเตือนให้ทีมของคุณติดตามและประเมินสิ่งที่เป็นไปด้วยดีและไม่ทำอะไร จากนั้นคุณสามารถอัปเดตแผนวิกฤตของคุณด้วย บทเรียนที่เรียนรู้ เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการตอบสนองของคุณและลดผลกระทบทางธุรกิจ
ตัวอย่างแผนการจัดการวิกฤต
แม้ว่าจะไม่มีทางที่จะทำนายทุกวิกฤตคุณสามารถสรุปประเภทของวิกฤตเป็นหมวดหมู่และวางแผนตามสิ่งที่อาจเกิดขึ้น ตัวอย่างการจัดการวิกฤตบางอย่างรวมถึง:
การสูญเสียทางการเงิน:[254255]เมื่อ บริษัท ของคุณทนทุกข์ทรมานจากการสูญเสียทางการเงินคุณอาจต้องประกาศล้มละลายหรือเลิกจ้างพนักงาน คุณสามารถวางแผนสำหรับสถานการณ์นี้ได้โดยไม่ทราบสาเหตุเริ่มต้นของวิกฤตการณ์ทางการเงิน
ความล้มเหลวทางเทคโนโลยี:[254255]อุบัติเหตุทางเทคโนโลยีอาจทำให้ลูกค้าของคุณไม่สามารถเข้าถึงได้เป็นระยะเวลานาน วิกฤตประเภทนี้ส่งผลต่อชื่อเสียงของคุณและบรรทัดล่างของคุณดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญในการเตรียมตัวสำหรับสถานการณ์นี้
ภัยพิบัติทางธรรมชาติ:[254255]คุณสามารถเตรียมความพร้อมสำหรับภัยพิบัติทางธรรมชาติบางอย่างตามที่คุณอยู่ ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ของคุณอยู่ในสหรัฐอเมริกาตะวันออกเฉียงใต้คุณสามารถสร้างแผนวิกฤตสำหรับพายุเฮอริเคนที่เกี่ยวข้องกับการอพยพการสื่อสารลูกค้าการกู้คืนความเสียหายและอื่น ๆ
การเปลี่ยนแปลงการดำเนินงาน:[254255]ในขณะที่มันอาจดูเหมือนว่าจะเกิดวิกฤตแบบดั้งเดิมคุณควรมีแผนเพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญที่ไม่คาดคิดในการเป็นผู้นำ นอกจากนี้กระบวนการดำเนินงานของคุณอาจได้รับผลกระทบหากคุณต้องเลิกจ้างพนักงานจำนวนมากและสาธารณชนอาจต้องรู้
องค์กรอุบัติเหตุ:[254255]มีโอกาสเสมอว่า บริษัท ของคุณจะถูกกล่าวหาว่าประพฤติมิชอบหรือทำผิดและในสถานการณ์วิกฤตินี้คุณจะต้องมีแผนสำหรับวิธีการตอบสนอง แผนวิกฤตนี้อาจเกี่ยวข้องกับการขอโทษและการหาวิธีการกู้คืน
ทำไมคุณต้องมีแผนการจัดการวิกฤต
แผนการจัดการวิกฤตเตรียมองค์กรของคุณสำหรับเหตุการณ์ภัยพิบัติหรือการคาดไม่ถึง ด้วยแผนในสถานที่คุณสามารถลดผลกระทบของวิกฤตต่อพนักงานและการดำเนินธุรกิจของคุณ เมื่อทีมงานได้รับการฝึกฝนอย่างเหมาะสมสำหรับสิ่งที่ไม่คาดคิดมีโอกาสเกิดความเสียหายในระยะยาวน้อยลง
หากคุณเป็นผู้นำขององค์กรขึ้นอยู่กับคุณที่จะทำงานร่วมกับสมาชิกคนอื่น ๆ ของผู้บริหารระดับสูงและคิดกลยุทธ์การจัดการเหตุฉุกเฉินที่เหมาะกับคุณ คุณอาจไม่รู้ว่าจะเริ่มต้นที่ไหนในตอนแรก แต่ ซอฟต์แวร์การวางแผนโครงการ สามารถช่วยให้คุณนำทางอาณาเขตที่ไม่ได้จดแผนที่นี้
แผนการจัดการวิกฤตที่มีการจัดระเบียบอย่างดีสามารถช่วยให้ บริษัท ของคุณฟื้นตัวหลังจากเกิดภัยพิบัติ
เตรียมทีมของคุณด้วยการจัดการวิกฤต
เมื่อคุณมีเครื่องมือที่เหมาะสมในการกำจัดของคุณมันเป็นเรื่องง่ายที่จะสร้างแผนการจัดการวิกฤต ใช้การวางแผนโครงการเพื่อจัดโครงสร้างของคุณ แผนปฏิบัติการ เช่นเดียวกับโครงการของตัวเองด้วยบทบาทของทีม, โปรโตคอลการเปิดใช้งาน, ขั้นตอนการตอบสนองและอื่น ๆ
การทำให้วิกฤตวิกฤติของคุณเข้าใจง่ายและเข้าถึงได้ทุกคนใน บริษัท ของคุณสามารถเพิ่มความพร้อมและช่วยในการฟื้นฟูในกรณีที่เกิดวิกฤติ