Hvad er en krisestyringsplan? (6 trin til at oprette en)

Resumé

En krisestyringsplan skitserer, hvordan din virksomhed vil reagere, hvis en krise opstår. I din kriseplan vil du bestemme, hvilke kriser der højst sandsynligt vil påvirke din virksomhed, og hvad virksomhedens indvirkning vil være. Planlægningssvar for hver krise vil forberede dit hold og reducere den langsigtede skade på din organisation.

Billede dette: Du hyping op dine medarbejdere for det årlige selskab tilbagetog. Du kan ikke vente på, at alle skal binde over spil ogTeamopbygning. Hændelsen starter i morgen, og du vil have hver detalje i weekenden til at løbe glat.

Størstedelen af ​​aktiviteterne vil blive holdt udendørs, så når tordenvejr pludselig ramte byen, er du panik! Du var så fokuseret på at planlægge begivenheden, at du ikke overvejede en backup plan for dårligt vejr. Ændring af ting sidste minut vil resultere i tusindvis af dollars tabt.

Hvad er lektionen? At være enGod leder.kræver mere end positivitet og solide kommunikationsfærdigheder. At vide, hvordan man planlægger både de gode tider og dårlige bygger, stoler på dit hold og viser beredskab.

Krisestyring er en væsentlig del af enhver forretningsplan, fordi uden det vil dit hold ikke blive forberedt, når det uventede sker. I vejledningen nedenfor diskuterer vi, hvad en krisestyringsplan er, og hvordan man forbereder din virksomhed for usikre tider.

Hvad er en krisestyringsplan?

En krisestyringsplan skitserer, hvordan din virksomhed vil reagere, hvis der opstår en krise. Planen skal identificere, hvem der vil handle og hvad deres roller vil være. Målet med en krisestyringsplan er at minimere skade og genoprette forretningsaktiviteterne så hurtigt som muligt.

Din krisestyringsplan er et levende dokument, som dit hold kan henvise til og opdatere ofte. Der er forskellige måder at skitsere din plan på, men en typisk kriseplan ligner en tjekliste. Når der opstår uheld, kan dit hold tjekke, hvilke varer der skal gøres for at reagere på krisen.

Der er ingen måde at vide, hvilken type krise der kan opstå, og hvornår, men udfører enrisikoanalyseKan give dig en generaliseret ide om de potentielle trusler, som din virksomhed kan stå over for.

For eksempel kan et sociale mediemarkedsføringsfirma være mere risiko for et organisatorisk uheld, der kræver en offentlig undskyldning, mens et teknisk selskab kan være mere i fare for en cyberangreb. Industrien du er i kan også hjælpe dig med at bestemme potentielle kriser og finde ud af, hvordan man bekæmper dem.

6 trin til at oprette en krisestyringsplan

For effektivt og effektivt at skabe en krisestyringsplan, bryde den op i mindre, mere opnåelige trin. Dette kan hjælpe dig med at identificere sandsynlige risici uden at blive overvældet af den potentielle krise som helhed. For at organisere din plan skal du bruge en krisestyringsskabelon med følgende seks trin:

1. Identificer dit krise lederskab team

Før du kan tage det første skridt i krisestyringsplanlægning, skal du vælge et team af ledere for at samarbejde med i kriseplanlægningsprocessen. Dit hold skal omfatte de mennesker, der vil handle under en krise. Sæt dette hold sammen i begyndelsen af ​​krisestyringsplanlægning, så alle kender ins og outs af din krisestrategi.

2. Vurdere risiko.

For at starte planlægningsprocessen skal du have en brainstorming session for at vurdere forskellige risici, som din virksomhed kan stå over for. Som nævnt ovenfor kan du sparke din brainstorming session ved at se på risici forbundet med dit jobfelt.

Brug enRiskregisteretat identificere og analysere sandsynligheden for, at risici forekommer. Et risikostyring kan eliminere fremskridt forsinkelser og forberede sig på potentielle tilbageslag. Det kan også hjælpe dig med at visualisere, hvilke risici der er mest sandsynligt at forekomme, så du kan planlægge et svar for disse risici.

3. Bestem virksomhedens indvirkning

Når du har identificeret de høje sandsynlighedsrisiko, der kan påvirke din virksomhed, skal du bestemme forretningsmæssige konsekvenser af disse risici ved hjælp af dit kriseforsyningshold. Hver risiko kan forårsage forskellige resultater, så det er vigtigt at analysere dem separat. Potentielle forretningsmæssige konsekvenser kan omfatte kundetilførsel, beskadiget omdømme, forsinket salg, tabt indkomst eller regulerende bøder.

4. Planlæg svaret

Dernæst tager du hver risiko, du har identificeret, og afgøre, hvilke handlinger dit hold skal tage for at reagere på truslen, hvis det sker. For eksempel, hvis du arbejder i software, og din virksomhed oplever et cyberangreb, kan du have brug for nogen til at sikre netværket, nogen til at frigive nyhederne til dine kunder, og en anden person til at håndtere skadesvurdering.

5. Styrke planen

Når du har mundtet mening om de trusler, som din virksomhed kan stå over for, styrker virksomhedens indflydelse, og hvordan man svarer, størkner din plan. En krisestyringsplan er mere end en skriftlig eller mundtlig strategi. Det skal omfatte nøgleelementer som f.eks. En aktiveringsprotokol og nødkontakter, som vi diskuterer mere detaljeret nedenfor. Du skal også samarbejde med nøgleinteressenter, så alle forstår hvad de skal gøre, og hvornår.

6. Gennemgå og opdatering

Når din kriseplan er færdig, skal du gennemgå det endelige produkt for at sikre, at der ikke er huller. Revision din krisestyringsplan og opdater den mindst en gang om året, fordi potentielle risici kan ændre sig med tiden.

Hvad skal man medtage i en krisestyringsplan

Din krisestyringsplan skal indeholde nedenstående emner. Når du opretter din krisestyringsplan, skal du bruge denne tjekliste for at sikre, at du ikke har overset de vigtige detaljer.

Risikoanalyse

En risikoanalyse vil fysisk skitsere de potentielle risici, som din virksomhed kan møde og sætte dem i rækkefølge af sandsynlighed. Inklusive risikostyring i din beredskabsplan er nyttig, fordi nye ledere kan henvise til det, hvis ledelsesskiftet.

Aktiveringsprotokol

Aktiveringsprotokollen bestemmer, hvornår der skal træffes foranstaltninger, hvis der opstår en krise. Du kan f.eks. Beslutte, at dine holdmedlemmer skal holde fast på at handle, indtil en krise når et vist niveau af forretningsmæssige konsekvenser. Når den forretningsmæssige konsekvenser opstår, udløser den krisestyringsholdet for at reagere.

Nødkontakter.

Inkluder de vigtigste nødkontaktoplysninger for at fremskynde reaktionsprocessen for kriser, der kræver ekstern hjælp. Din nødkontakt liste kan omfatte lokal retshåndhævelse, hospitals første respondenter, og brandvæsenet samt VVS-tjenester, elektrikere, giftkontrol og andre tjenester relateret til de risici, du har identificeret i din analyse.

Svarprocedurer.

Mens en aktiveringsprotokol definerer præcis, når dit krisesvarshold skal reagere på en krise, skitserer svarprocedurerne handlingsplanerne for hver person, når de udløses. Brug enRoller og ansvarsmatrix, også kendt som et racioversigt, for at præcisere beslutningstagningspositionerne i din krisesvarsplan. For eksempel kan et racioversigt hjælpe svarholdet med at bestemme, hvem der er ansvarlig for at kommunikere med offentligheden, og som er ansvarlig for at tale med medarbejdere.

Ekstern krisekommunikationsstrategi

Når en krise opstår, kan dine interne operationer ikke være de eneste ting, der er påvirket. Når en krise er udbredt nok, skal du forklare situationen for vigtige eksterne interessenter og offentligheden. Din eksterne krisekommunikationsstrategi bør indeholde detaljer om, hvem der vil levere oplysningerne såvel som hvem der har ansvaret for håndtering af feedback.

Vurdering efter krise

En vurdering efter krise minder om dit hold om at følge op og vurdere, hvad der gik godt, og hvad gjorde det ikke. Du kan derefter opdatere din kriseplan mederfaringerFor at forbedre dine svarprocedurer og reducere forretningspåvirkningen.

Krisestyringsplaneksempler

Selv om der ikke er nogen måde at forudsige hver krise, kan du generalisere typer af kriser i kategorier og lave planer baseret på, hvad der kan ske. Nogle krisestyringseksempler omfatter:

Økonomisk tab:Når din virksomhed lider af et økonomisk tab, må du muligvis annoncere konkurs eller afskedige medarbejdere. Du kan planlægge for dette scenario uden at kende den første årsag til finanskrisen.

Teknologisk fejl:En teknologi uheld kunne forlade dine kunder uden adgang i længere tid. Denne type krise påvirker dit ry og din bundlinje, så det er vigtigt at forberede sig på denne situation.

Naturkatastrofe:Du kan forberede dig på nogle naturkatastrofer baseret på, hvor du er placeret. For eksempel, hvis din virksomhed er i det sydøstlige USA, kan du oprette en kriseplan for orkaner, der involverer evakueringer, kundekommunikation, katastrofeinddrivelse og meget mere.

Operationelle ændringer:Selvom det måske ikke virker som en traditionel krise, skal du have en plan på plads for at forberede sig på et uventet stort skift i lederskab. Derudover kan din operationsproces blive påvirket, hvis du skal afskedige mange medarbejdere, og offentligheden må muligvis vide.

Organisatorisk uheld:Der er altid chancen for, at din virksomhed vil blive anklaget for misbrug eller forseelse, og i denne krisesituation har du brug for en plan for, hvordan man reagerer. Denne kriseplan kan indebære udstedelse af en offentlig undskyldning og finde ud af, hvordan man kan genoprette.

Hvorfor har du brug for en krisestyringsplan?

En krisestyringsplan forbereder din organisation for en katastrofe eller uforudsete begivenhed. Med en plan på plads kan du mindske virkningen af ​​krisen på dine medarbejdere og dine forretningsaktiviteter. Når holdet er ordentligt uddannet til det uventede, er der mindre chance for langsigtet skade.

Hvis du er leder af en organisation, er det op til dig at arbejde sammen med andre medlemmer af ledende ledelse og komme op med den nødstyringsstrategi, der virker for dig. Du kan ikke vide, hvor du skal starte i starten, menProjektplanlægningssoftwarekan hjælpe dig med at navigere dette ukendte territorium.

En velorganiseret krisestyringsplan kunne hjælpe din virksomhedsgendannelse efter en katastrofe opstår.

Forbered dit team med krisestyring

Når du har de rigtige værktøjer til din rådighed, er det nemt at oprette en krisestyringsplan. Brug projektplanlægning til at strukturere dinhandlingsplanLigesom sit eget projekt, med teamroller, en aktiveringsprotokol, svarprocedurer og meget mere.

At gøre din kriseplan let at forstå og tilgængelig for alle i din virksomhed kan øge beredskab og hjælpe med opsving i tilfælde af krise.