Qu'est-ce qu'un plan de gestion de crise? (6 étapes pour en créer un)

Sommaire

Un plan de gestion de crise décrit la façon dont votre entreprise réagira si une crise survient. Dans votre plan de crise, vous déterminerez les crises les plus susceptibles d'affecter votre entreprise et de l'impact de l'entreprise. La planification des réponses pour chaque crise préparera votre équipe et réduira les dommages à long terme à votre organisation.

Imaginez ceci: vous interrogeez vos employés pour la retraite annuelle de la société. Vous ne pouvez pas attendre que tout le monde se lie sur des jeux et activités de développement de l'esprit d'équipe . L'événement commence demain et vous voulez que chaque détail du week-end fonctionne bien.

La majorité des activités seront tenues à l'extérieur, alors lorsque les orages ont soudainement frappé la ville, vous paniquez! Vous étiez tellement concentré sur la planification de l'événement que vous n'avez pas envisagé de plan de sauvegarde pour le mauvais temps. Changer les choses dernière minute entraînera des milliers de dollars perdues.

Quelle est la leçon? Être un bon meneur nécessite plus que la positivité et les compétences de communication solides. Sachant comment planifier à la fois les bons moments et les mauvaises créances de confiance avec votre équipe et de la préparation.

La gestion de crise est une partie essentielle de tout plan d'entreprise car sans cela, votre équipe ne sera pas préparée lorsque l'inattendu se produit. Dans le guide ci-dessous, nous discuterons du plan de gestion de crise et de la manière de préparer votre entreprise à des moments incertains.

Qu'est-ce qu'un plan de gestion de crise?

Un plan de gestion de crise décrit la réaction de votre entreprise si une crise se produit. Le plan devrait identifier qui prendra des mesures et ce que leurs rôles seront. L'objectif d'un plan de gestion de crise est de minimiser les dommages et rétablir les opérations commerciales le plus rapidement possible.

Votre plan de gestion de crise est un document vivant que votre équipe peut se référer et mettre à jour fréquemment. Il existe différentes manières de décrire votre plan, mais un plan de crise typique ressemble à une liste de contrôle. Lorsque des Mishaps se produisent, votre équipe peut vérifier les éléments à faire pour répondre à la crise.

Il n'y a aucun moyen de savoir quel type de crise peut survenir et quand, mais effectuer un analyse de risque Peut vous donner une idée généralisée des menaces potentielles que votre entreprise peut être confrontée.

Par exemple, une société de marketing de médias sociaux peut être plus à risque d'un MSHAP organisationnel qui nécessite des excuses publiques, tandis qu'une entreprise technique peut être plus à risque pour une cyberattaque. L'industrie de votre choix peut également vous aider à déterminer les crises potentielles et à déterminer comment les combattre.

6 étapes pour créer un plan de gestion de crise

Pour créer efficacement et efficacement un plan de gestion de crise, rompez-le en étapes plus petites et plus réalisables. Cela peut vous aider à identifier les risques probables sans être submergé par la crise potentielle dans son ensemble. Pour organiser votre plan, utilisez un modèle de gestion de crise avec les six étapes suivantes:

1. Identifiez votre équipe de leadership de crise

Avant de pouvoir prendre la première étape de la planification de la gestion de crise, choisissez une équipe de dirigeants pour collaborer au cours du processus de planification de la crise. Votre équipe devrait inclure les personnes qui agiront pendant une crise. Mettez cette équipe ensemble au tout début de la planification de la gestion de la crise afin que tout le monde connaisse les outs de votre stratégie de crise.

2. Évaluer le risque

Pour commencer le processus de planification, organisez une session de brainstorming pour évaluer diverses risques que votre entreprise peut être confrontée. Comme mentionné ci-dessus, vous pouvez lancer votre séance de brainstorming en examinant les risques associés à votre champ d'emploi.

Utiliser un registre des risques identifier et analyser la probabilité de risques survenant. Un registre des risques peut éliminer les retards de progrès et se préparer à des revers potentiels. Cela peut également vous aider à visualiser quels risques sont les plus susceptibles de se produire afin que vous puissiez planifier une réponse à ces risques.

3. Déterminer l'impact de l'entreprise

Une fois que vous avez identifié les risques de probabilité élevé susceptibles d'affecter votre entreprise, déterminez l'impact de ces risques avec l'aide de votre équipe de direction en cas de crise. Chaque risque peut causer des résultats différents, il est donc important de les analyser séparément. Les impacts commerciaux potentiels peuvent inclure une attrition client, une réputation endommagée, des ventes retardées, des revenus perdus ou des amendes réglementaires.

4. Planifiez la réponse

Ensuite, prenez chaque risque que vous avez identifié et déterminez quelles actions à votre équipe devraient prendre pour répondre à la menace si cela se produise. Par exemple, si vous travaillez dans des logiciels et que votre entreprise connaît une cyberattaque, vous aurez peut-être besoin de quelqu'un pour sécuriser le réseau, une personne à libérer les nouvelles à vos clients et une autre personne à gérer l'évaluation des dommages.

5. Solidifiez le plan

Une fois que vous avez visité verbalement les menaces que votre entreprise peut être confrontée, l'impact de l'entreprise et comment répondre, consolidez votre plan. Un plan de gestion de crise est plus qu'une stratégie écrite ou verbale. Il devrait inclure des éléments clés tels qu'un protocole d'activation et des contacts d'urgence, que nous discuterons plus en détail ci-dessous. Vous devrez également collaborer avec les principales parties prenantes afin que tout le monde comprenne quoi faire et quand.

6. Examiner et mettre à jour

Une fois que votre plan de crise est terminé, examinez le produit final pour vous assurer qu'il n'y a pas de lacunes. Revisitez votre plan de gestion de crise et mettez-le à la mettre à jour au moins une fois par an, car les risques potentiels peuvent changer avec le temps.

Quoi d'inclure dans un plan de gestion de crise

Votre plan de gestion de crise devrait inclure les éléments ci-dessous. Lorsque vous créez votre plan de gestion de crise, utilisez cette liste de contrôle pour vous assurer que vous n'avez pas négligé les détails importants.

Analyse de risque

Une analyse des risques décrit physiquement les risques potentiels que votre entreprise peut être confrontée et les mettre en ordre de probabilité. Y compris la gestion des risques dans votre plan d'intervention d'urgence est utile car de nouveaux dirigeants peuvent y faire référence si la direction change.

Protocole d'activation

Le protocole d'activation détermine lorsque des mesures doivent être prises si une crise se produit. Par exemple, vous pouvez décider que vos membres de votre équipe devraient prendre des mesures jusqu'à ce qu'une crise atteigne un certain niveau d'impact des entreprises. Une fois que cet impact commercial survient, cela déclenche l'équipe de gestion de la crise pour répondre.

Contacts d'urgence

Incluez les principales informations de contact d'urgence pour accélérer le processus de réponse pour les crises nécessitant une aide externe. Votre liste de contacts d'urgence peut inclure l'application de la loi locale, les premiers intervenants de l'hôpital et le service d'incendie ainsi que les services de plomberie, les électriciens, le contrôle des poisons et tout autre service relatif aux risques que vous avez identifiés dans votre analyse.

Procédures de réponse

Bien qu'un protocole d'activation définit exactement lorsque votre équipe d'intervention de crise devrait répondre à une crise, les procédures d'intervention décrivent les plans d'action pour chaque personne lorsqu'il est déclenché. Utiliser un Rôles et responsabilités Matrix , également appelé tableau RACI, afin de clarifier les positions décisionnelles dans votre plan de réponse à la crise. Par exemple, un graphique RACI peut aider l'équipe de réponse à déterminer qui est responsable de la communication avec le public et qui est responsable de parler aux employés.

Stratégie de communication de crise externe

Lorsqu'une crise survient, vos opérations internes peuvent ne pas être les seules choses touchées. Une fois qu'une crise est suffisamment répandue, vous devrez expliquer la situation aux principales parties prenantes externes et au public. Votre stratégie de communication de crise externe devrait inclure des détails sur qui fournira les informations ainsi que les responsables de la manipulation des commentaires.

Évaluation post-crise

Une évaluation post-crise rappelle à votre équipe de suivre et d'évaluer ce qui s'est bien passé et ce qui n'a pas fait. Vous pouvez ensuite mettre à jour votre plan de crise avec leçons apprises Pour améliorer vos procédures de réponse et réduire l'impact des entreprises.

Exemples de plan de gestion de crise

Bien qu'il n'ya aucun moyen de prédire toutes les crises, vous pouvez généraliser les types de crises dans les catégories et faire des plans en fonction de ce qui peut arriver. Certains exemples de gestion de crise comprennent:

Perte financière: Lorsque votre entreprise souffre d'une perte financière, vous devrez peut-être annoncer la faillite ou déposer des employés. Vous pouvez planifier ce scénario sans connaître la cause initiale de la crise financière.

Échec technologique: Une technologie Mishap pourrait laisser vos clients sans accès pendant une période prolongée. Ce type de crise affecte votre réputation et votre ligne de résultat, il est donc important de préparer cette situation.

Catastrophe naturelle: Vous pouvez vous préparer à des catastrophes naturelles en fonction de votre emplacement. Par exemple, si votre entreprise est dans le sud-est des États-Unis, vous pouvez créer un plan de crise pour les ouragans qui implique des évacuations, une communication client, une reprise après sinistre etc.

Changements opérationnels: Bien que cela ne semble pas être une crise traditionnelle, vous devriez avoir un plan en place pour vous préparer à un changement majeur inattendu du leadership. De plus, votre processus d'exploitation peut être affecté si vous devez licencier beaucoup d'employés et le public peut avoir besoin de savoir.

Mishap organisationnel: Il y a toujours la chance que votre entreprise soit accusée d'inconduite ou d'actes répréhensibles, et dans cette situation de crise, vous aurez besoin d'un plan pour répondre à la manière de répondre. Ce plan de crise peut impliquer d'émettre des excuses publiques et de déterminer comment récupérer.

Pourquoi avez-vous besoin d'un plan de gestion de crise?

Un plan de gestion de crise prépare votre organisation pour une catastrophe ou un événement imprévu. Avec un plan en place, vous pouvez réduire l'impact de la crise sur vos employés et vos opérations professionnelles. Lorsque l'équipe est correctement formée pour l'inattendu, il y a moins de chances de dommages à long terme.

Si vous êtes le chef d'organisation, vous devez travailler avec d'autres membres de la haute direction et proposer la stratégie de gestion des urgences qui vous convient. Vous ne savez peut-être pas où commencer au début, mais Logiciel de planification de projet[dix]peut vous aider à naviguer sur ce territoire inexploré.

Un plan de gestion de crise bien organisé pourrait aider votre entreprise à se remettre après une catastrophe.

Préparez votre équipe avec la gestion de crise

Lorsque vous avez les bons outils à votre disposition, il est facile de créer un plan de gestion de crise. Utilisez la planification de projet pour structurer votre plan d'action Comme son propre projet, avec des rôles d'équipe, un protocole d'activation, des procédures de réponse et plus encore.

Rendre votre plan de crise facile à comprendre et accessible à tous les membres de votre entreprise peut augmenter la préparation et aider à la récupération en cas de crise.