Ce este un plan de gestionare a crizelor? (6 pași pentru a crea unul)

rezumat

Un plan de gestionare a crizelor conturează modul în care afacerea dvs. va răspunde dacă apare o criză. În planul dvs. de criză, veți determina ce crize sunt cel mai probabil să vă afecteze compania și care va fi impactul afacerii. Planificarea răspunsurilor pentru fiecare criză vă vor pregăti echipa și vor reduce daunele pe termen lung efectuate organizației dvs.

Imaginați-vă acest lucru: vă hrăniți angajații dvs. pentru retragerea anuală a companiei. Nu puteți aștepta ca toată lumea să se angajeze peste jocuri șiActivități de construcție a echipei. Evenimentul începe mâine și doriți ca fiecare detaliu din weekend să funcționeze fără probleme.

Majoritatea activităților vor fi organizate în aer liber, deci atunci când furtunile dintr-o dată au lovit orașul, vă panică! Ați fost atât de concentrat pe planificarea evenimentului pe care nu l-ați considerat un plan de rezervă pentru vreme rea. Schimbarea lucrurilor Last Minute va duce la pierderea a mii de dolari.

Care este lecția? A fibun lidernecesită mai mult decât abilități de comunicare solidă. Știind cum să planificați atât timpurile bune, cât și pentru a construi încrederea cu echipa dvs. și arată pregătirea.

Gestionarea crizelor este o parte esențială a oricărui plan de afaceri, deoarece fără ea, echipa dvs. nu va fi pregătită atunci când se întâmplă neașteptate. În Ghidul de mai jos, vom discuta despre ce este un plan de gestionare a crizelor și cum să vă pregătiți compania pentru perioade incerte.

Ce este un plan de gestionare a crizelor?

Un plan de gestionare a crizelor conturează modul în care afacerea dvs. va reacționa dacă apare o criză. Planul ar trebui să identifice cine va lua măsuri și ceea ce va fi rolurile lor. Scopul unui plan de gestionare a crizelor este de a minimiza daunele și de a restabili operațiunile de afaceri cât mai repede posibil.

Planul dvs. de gestionare a crizelor este un document viu pe care echipa dvs. se poate referi și se actualizează frecvent. Există diferite modalități de a vă evidenția planul, dar un plan tipic de criză arată ca o listă de verificare. Atunci când se întâmplă probabil, echipa dvs. poate verifica ce elemente trebuie să fie făcute pentru a răspunde crizei.

Nu există nici o modalitate de a ști ce tip de criză poate apărea și când, dar efectuarea aanaliza de riscvă poate oferi o idee generalizată despre amenințările potențiale pe care compania dvs. se poate confrunta.

De exemplu, o societate de marketing social media poate fi mai expusă riscului pentru o greșeală organizațională care necesită o scuză publică, în timp ce o companie tehnică poate fi mai expusă riscului pentru un Cyberatack. Industria pe care o puteți ajuta, de asemenea, să determinați potențialele crize și să vă dați seama cum să le combateți.

6 pași pentru a crea un plan de gestionare a crizelor

Pentru a crea eficient și eficient un plan de gestionare a crizelor, sparge-o în pași mai mici și mai realizabili. Acest lucru vă poate ajuta să identificați riscurile probabile fără a fi copleșită de criza potențială ca întreg. Pentru a vă organiza planul, utilizați un șablon de gestionare a crizelor cu următorii șase pași:

1. Identificați echipa de conducere de criză

Înainte de a putea lua primul pas în planificarea gestionării crizelor, alegeți o echipă de lideri pentru a colabora cu procesul de planificare a crizelor. Echipa dvs. ar trebui să includă persoanele care vor lua măsuri în timpul unei crize. Puneți această echipă împreună la începutul planificării managementului crizelor, astfel încât toată lumea să știe Instituțiile și Outs din strategia dvs. de criză.

2. Evaluați riscul

Pentru a începe procesul de planificare, aveți o sesiune de brainstorming pentru a evalua diferitele riscuri pe care compania dvs. se poate confrunta. După cum sa menționat mai sus, puteți să vă loviți de sesiunea de brainstorming, analizând riscurile asociate câmpului dvs. de locuri de muncă.

Folosește oRegistrul de riscsă identifice și să analizeze probabilitatea apariției riscurilor. Un registru de risc poate elimina întârzierile progresului și poate pregăti pentru potențialele rezultate. De asemenea, vă poate ajuta să vizualizați ce riscuri sunt cel mai probabil să apară astfel încât să puteți planifica un răspuns pentru aceste riscuri.

3. Determinați impactul afacerii

Odată ce ați identificat riscurile de înaltă probabilitate care ar putea afecta compania dvs., determină impactul afacerii acestor riscuri cu ajutorul echipei dvs. de conducere de criză. Fiecare risc poate provoca rezultate diferite, deci este important să le analizați separat. Impacturile potențiale ale afacerilor pot include uzura clientului, reputația deteriorată, vânzările întârziate, veniturile pierdute sau amenzile de reglementare.

4. Planificați răspunsul

Apoi, luați fiecare risc pe care l-ați identificat și determinați ce acțiuni ar trebui să ia echipa pentru a răspunde la amenințarea dacă se întâmplă. De exemplu, dacă lucrați în software și compania dvs. experimentează un Cyberattack, este posibil să aveți nevoie de cineva care să asigure rețeaua, pe cineva să elibereze știrile clienților dvs. și o altă persoană pentru a gestiona evaluarea daunelor.

5. Soluționalizați planul

Odată ce ați avut adevărul asupra amenințărilor, compania dvs. se poate confrunta, impactul afacerii și cum să răspundă, să vă solidifică planul. Un plan de gestionare a crizelor este mai mult decât o strategie scrisă sau verbală. Ar trebui să includă elemente-cheie, cum ar fi un protocol de activare și contacte de urgență, pe care le vom discuta mai detaliat mai jos. De asemenea, va trebui să colaborați cu părțile interesate cheie, astfel încât toată lumea să înțeleagă ce să facă și când.

6. Revizuirea și actualizarea

Odată ce planul dvs. de criză este complet, revizuiți produsul final pentru a vă asigura că nu există lacune. Revizuiți-vă planul de gestionare a crizelor și actualizați-l cel puțin o dată pe an, deoarece riscurile potențiale se pot schimba cu timpul.

Ce să includă într-un plan de gestionare a crizelor

Planul dvs. de gestionare a crizelor ar trebui să includă articolele de mai jos. Pe măsură ce vă creați planul dvs. de gestionare a crizelor, utilizați această listă de verificare pentru a vă asigura că nu ați depășit detaliile importante.

Analiza de risc

O analiză a riscurilor va schița fizic potențialele riscuri pe care compania dvs. le poate face față și le-a pus în ordinea probabilității. Includerea gestionării riscurilor în planul dvs. de răspuns de urgență este utilă deoarece noii lideri se pot referi la acesta dacă se schimbă managementul.

Protocolul de activare

Protocolul de activare determină atunci când trebuie luate măsuri dacă apare o criză. De exemplu, puteți decide ca membrii echipei dvs. să renunțe la luarea de măsuri până când o criză atinge un anumit nivel de impact al afacerilor. Odată ce are loc impactul afacerilor, acesta declanșează echipa de gestionare a crizelor să răspundă.

Contacte de urgență

Includeți principalele informații de contact de urgență pentru a accelera procesul de răspuns pentru crize care necesită ajutor extern. Lista dvs. de contact de urgență poate include aplicarea legii locale, primii respondenți ai spitalului și departamentul de pompieri, precum și servicii sanitare, electricieni, control otrăvitor și orice alte servicii legate de riscurile pe care le-ați identificat în analiza dvs.

Proceduri de răspuns

În timp ce un protocol de activare definește exact atunci când echipa dvs. de răspuns la criză ar trebui să răspundă unei crize, procedurile de răspuns subliniază planurile de acțiune pentru fiecare persoană atunci când sunt declanșate. Folosește oRoluri și responsabilități Matrix, cunoscută și ca o diagramă RACI, pentru a clarifica pozițiile de luare a deciziilor în planul dvs. de răspuns la criză. De exemplu, o diagramă RACI poate ajuta echipa de răspuns să determine cine este responsabil pentru comunicarea cu publicul și cine este responsabil pentru a vorbi cu angajații.

Strategia de comunicare a crizelor externe

Când apare o criză, operațiunile dvs. interne nu pot fi singurele lucruri afectate. Odată ce o criză este suficient de răspândită, va trebui să explicați situația unor părți interesate externe și publicului. Strategia dvs. de comunicare a crizelor externe ar trebui să includă detalii despre cine va livra informațiile, precum și cine este responsabil de manipularea feedback-ului.

Evaluarea post-criză

O evaluare post-criză reamintește echipei dvs. să urmărească și să evalueze ceea ce a mers bine și ce nu a făcut-o. Puteți apoi să vă actualizați planul de criză culecții învățatePentru a vă îmbunătăți procedurile de răspuns și pentru a reduce impactul afacerilor.

Exemple de planuri de gestionare a crizelor

Deși nu există nici o modalitate de a prezice fiecare criză, puteți generaliza tipurile de crize în categorii și puteți face planuri bazate pe ceea ce se poate întâmpla. Unele exemple de gestionare a crizelor includ:

Pierdere financiara:Când compania dvs. suferă de o pierdere financiară, este posibil să trebuiască să anunțați falimentul sau concediați angajații. Puteți să planificați pentru acest scenariu fără a cunoaște cauza inițială a crizei financiare.

Eșec tehnologic:O greșeală de tehnologie ar putea lăsa clienții dvs. fără acces pentru o perioadă extinsă de timp. Acest tip de criză afectează reputația dvs. și linia de jos, deci este important să vă pregătiți pentru această situație.

Dezastru natural:Vă puteți pregăti pentru unele dezastre naturale bazate pe locul unde vă aflați. De exemplu, dacă compania dvs. se află în Statele Unite ale Americii, puteți crea un plan de criză pentru uraganele care implică evacuări, comunicarea clienților, recuperarea dezastrelor și multe altele.

Modificări operaționale:Deși nu poate părea o criză tradițională, ar trebui să aveți un plan pentru a vă pregăti pentru o schimbare majoră neașteptată în conducere. În plus, procesul de operare poate fi afectat dacă trebuie să renunțați la o mulțime de angajați, iar publicul poate fi necesar să știe.

Organizațional Mishap:Există întotdeauna șansa ca compania dvs. să fie acuzată de abateri sau greșeli, iar în această situație de criză veți avea nevoie de un plan de a răspunde. Acest plan de criză poate implica emiterea unei scuze publice și a imaginării modului de recuperare.

De ce aveți nevoie de un plan de gestionare a crizelor?

Un plan de gestionare a crizelor pregătește organizația dvs. pentru un dezastru sau un eveniment neprevăzut. Cu un plan în vigoare, puteți diminua impactul crizei asupra angajaților dvs. și al operațiunilor dvs. de afaceri. Când echipa este instruită corespunzător pentru neașteptate, există mai puține șanse de deteriorare pe termen lung.

Dacă sunteți liderul unei organizații, depinde de dvs. să lucrați cu alți membri ai conducerii superioare și să vină cu strategia de management de urgență care funcționează pentru dvs. Este posibil să nu știți unde să începeți la început, darProiecte de planificare a proiectelorvă poate ajuta să navigați pe acest teritoriu uncharted.

Un plan bine organizat de gestionare a crizelor ar putea ajuta compania dvs. să se recupereze după ce apare un dezastru.

Pregătiți-vă echipa cu gestionarea crizelor

Când aveți instrumentele potrivite la dispoziția dvs., este ușor să creați un plan de gestionare a crizelor. Utilizați planificarea proiectului pentru a vă structuraplan de acțiuneCa și propriul proiect, cu roluri de echipă, un protocol de activare, proceduri de răspuns și multe altele.

Efectuarea planului dvs. de criză ușor de înțeles și accesibil tuturor celor din compania dvs. poate crește pregătirea și ajutorul cu recuperarea în cazul unei crize.