Omkostningskontrol: Sådan overvåger projektudgifterne til at øge rentabiliteten

Resumé

Omkostningskontrol indebærer at identificere udgifter og finde måder at reducere dem for at øge virksomhedens overskud. I dette stykke vil vi forklare, hvilken omkostningsstyring der er, og hvordan omkostningsstyring passer ind i omkostningsstyringssystemet.

Omkostningskontrol er en væsentlig del af enhver finansiel strategi. Når overvågning af din virksomheds økonomi, hvordan kan du blive inden for budgettet?

Ligesom personlig budgettering kan du gøre en række ting, som kategorisere udgifter, bestemme områder, hvor dit team bruger de fleste penge og finder måder at begrænse udgifterne i hvert område. At gøre alt disse ting er, hvad der styrer budgettet og øger overskuddet.

De grundlæggende principper for omkostningskontrol er ens for virksomheder og personlige budgetter. I denne artikel vil vi forklare, hvilken omkostningsstyring der er, og hvordan omkostningsstyring passer ind i omkostningsstyringssystemet.

Hvad er omkostningskontrol?

Omkostningskontrol indebærer at identificere og reducere udgifter til at øge virksomhedens overskud. Omkostningskontrol kan forekomme på projektniveau eller firmaet. Her fokuserer vi på, hvordan du kan anvende omkostningsstyringsprocessen til et projekt eller en gruppe projekter.

Som projektleder bruger du omkostningskontrol til at overvåge dinressource management planog træffe foranstaltninger, når du bemærker overspending.

Et rapporteringsværktøj kan også være nyttigt at identificere, når du overstiger dinprojektbudget. Sig freelance designeren, du bragte til et nyt projekt, tog meget længere tid end forventet at redigere billeder. Når du har identificeret denne pris, kan du beslutte at ansætte en intern designer på dit næste projekt for at reducere omkostninger og drive effektivitet.

Hvorfor er omkostningskontrol vigtig?

Har dit hold en hård tid opholder sig inden for rækkevidde eller budget? Det er her, hvor omkostningskontrol kommer i spil. Selvom dit team forbliver inden for budgettet, kan omkostningskontrol hjælpe dig med at reducere dit budget yderligere, hvilket vil føre til en stigning i indkomsten.

Det giver indsigt i virksomhedens samlede udgifter ved at vise, hvilke områder der koster mest inden for virksomheden, og hvilke udgifter der opstår inden for disse områder. Omkostningskontrol kan først opstå på projektniveau for at reducere individuelle projektomkostninger i håb om, at virksomheden kan øge det samlede overskud.

Hvad er teknikker til omkostningsstyring?

Omkostningskontrol kan i første omgang ske på højere niveauer i virksomheden, men det går ofte fremad på projektniveauet. Projektniveauet er, hvor du kan vurdere de faktiske omkostninger pr. Projekt og styre disse omkostninger effektivt.

For at blive bedre til at kontrollere omkostningerne i din virksomhed, så prøv disse fem trin:

1. Planlæg dit budget

Det første skridt er at planlægge dit budget, så du kan få granulært med dine omkostningsordninger og effektivttildele ressourcer.. Gør en detaljeretProjektplan.vil resultere i lavere omkostninger afvigelser - eller færre forskelle mellem dit første budget og de faktiske udgifter.

Når du planlægger dit budget, skal du omfatte:

Antallet af holdmedlemmer, der er nødvendige for projektet

Estimeret tid projektet vil tage for at fuldføre

Materialer, der er nødvendige for projektet

Når du beregner den tid og materialer, der er nødvendige for projektet, skal du prøve at give dit budget et værelse til at udvide, hvis det er nødvendigt. Der er altid en chance for uventetProjektrisicivil forekomme, og du skal udvide dinProjekt Tidslinje.eller anmode om yderligere ressourcer.

2. Overvåg alle udgifter

Det næste skridt til projektomkostningskontrol er at overvåge projektudgifter, som de opstår. Det er lettere at tage korrigerende handling, hvis du opdager omkostningskarakter i realtid. Hvis du ikke bemærker, at du er gået over budgettet, indtil projektet er færdigt, så har du allerede brugt pengene. På det tidspunkt er alt, hvad du kan gøre, bruge oplysningerne som enlektion for fremtidige projekter .

En god måde at overvåge dine udgifter under et projekt er at indstille Projekt milepæle. På hver milepæl kan du vurdere dine udgifter og sikre, at projektet opholder sig indenforOmfanget. Derefter, hvis du bemærker omkostningsoverskridelser på et givet milepæl, kan du bestemme, hvordan du reducerer omkostningerne fremad.

3. Brug Change Control Systems

Det er vigtigt at sætte klare projektmål under projektplanlægningsfasen, men for at sikre, at du rammer disse mål, kan du have brug for enSkift kontrolproces .

Skift kontrol er et sæt trin, der administrerer eventuelle ændringer, der kommer igennem fra interessenter, mens et projekt er i gang. Dette hjælper med at forebyggeomfanget krybeFordi du kan være forberedt på ændringer, som de opstår, og justerer projektet i overensstemmelse hermed.

Trin til opsætning af et ændringsstyringssystem omfatter:

Indvielse:Ændringskontrolprocessen begynder, når en interessent anmoder om en ændring af projektet. Den egentlige anmodning kan variere - de kan variere fra tidslinjeudvidelser til nyeprojektleverancer. .

Vurdering:Projektleder eller afdelingsledning gennemgår anmodningen om grundlæggende oplysninger, såsom de nødvendige ressourcer, virkningen af ​​anmodningen, og hvem anmodningen skal overføres til. Hvis ændringsanmodningen overfører den oprindelige vurdering, bevæger den sig til analysefasen.

Analyse:Analyselsesfasen er, hvor den relevante projektledning godkender eller nægter anmodningen. I nogle tilfælde kan der være et forandringskontrolkort i kontrol med eventuelle ændringer af godkendelser. Projektledningen godkender eller afviser anmodningen og meddeler holdet. Afhængigt af projektets størrelse kan projektledningen også dokumentere ændringen på en ændringslog for at sikre, at alle projektinteressenter er opmærksomme på.

Implementering:Implementering af en ændring vil se anderledes afhængigt afHvilken scene projektet er i, men det består normalt af at opdatere projekttidslinjer og leverancer samt informere projektteamet. Du bør evaluere projektets anvendelsesområde for at sikre, at tidslinjeændringer ikke har en stor indvirkning på forventede mål.

Lukning:Når du har dokumenteret, formidlet og implementeret anmodningen, er den klar til at blive lukket. Det er nyttigt at have en formel lukningsplan på plads, så alle holdmedlemmer ved, hvor information er gemt og kan henvise til det i fremtiden.

Når du korrekt styrer ændringer i dine projekter, har du en bedre chance for at kontrollere omkostningerne. Nøjagtigt forudsiger et projekts budget og succes kræver en omhyggelig ledelse fra start til slut. Der vil altid være uundgåelige hikke undervejs, men at have systemer på plads for at forberede disse afvigelser kan være afgørende.

4. Administrer din tid

Tidsadministrationer en vigtig omkostningsstyringsmetode, fordi når den samlede tid for et projekt stiger, øges de samlede omkostninger ved projektet også. Opholder sig inden for din estimeredeProjektplanEr en af ​​de bedste måder at bo inden for projektbudget.

Gennemfør tidsstyringsstrategier for at øge produktiviteten og hjælpe holdmedlemmerne afslutte deres arbejde til tiden og på budgettet.

Nogle tidsstyringstips omfatter:

Timeboxing: Timeboxing.er en målrettet tidsstyringsstrategi, hvor du fuldfører arbejde inden for "Timeboxes". For eksempel, hvis du har brug for at skrive et blogindlæg, kan du oprette en to-timers timeboks for at skrive en oversigt. Derefter efter at have taget en pause, kan du oprette en anden tre timers timeboks for at starte det første udkast.

Tid blokering: Tid blokeringLigner Timeboxing, men i stedet for at planlægge specifik tid for hver enkelt opgave, vil du praktisere blokering af indstillede perioder af din kalender for relateret arbejde.

Pomodoro metode:Svarende til timeboxing og tidsblokerende, denPomodoro metode.Hjælper dig med at tackle arbejde inden for korte tidsrammer og derefter tage pauser mellem arbejdssessioner. Arbejd i 25 minutter og tag derefter en fem minutters pause fire gange. Derefter tage en længere 20- eller 30 minutters pause efter den fjerde arbejdssession.

Spis frøen:Mark Twain Famously sagde: "Hvis det er dit job at spise en frø, er det bedst at gøre det første om morgenen." DetSpis Frog Time Management StrategyTager inspiration fra dette citat og opfordrer dig til at tackle store eller komplekse opgaver først, før du arbejder på dit mindre vigtige eller mindre presserende arbejde.

Pareto-princippet:Ofte kaldet "80/20 reglen", denPareto-princippet.Har en grundlæggende regel: Brug 20% ​​af din tid på 80% af dit arbejde. Hvis du kan få 80% af dine opgaver ud af vejen i relativt hurtig ordre, frigiver du din arbejdsdag at tackle 20% af dit arbejde, der tager 80% af din tid.

Få ting gjort (GTD):David Allen opfundet detFå ting gjortmetode i begyndelsen af ​​2000'erne. Ifølge Allen er det første skridt til at få tingene gjort, at skrive ned alt, hvad du skal gøre. Ved at frigøre hjernekraft og i stedet stole på opgavehåndteringsværktøjer, kan du fokusere på at handle - og ikke huske, hvad du skal gøre.

Det kan virke modstridende for at fokusere din opmærksomhed på produktiviteten, når man tænker på omkostningskontrol, men projektets ydeevne er på roden af ​​pengestrømme. Hvis dit hold ikke er produktivt, vil dit projekt ikke opfylde sine frister. Hvis dit projekt ikke opfylder de frister, koster det flere penge. Hvis dit projekt koster flere penge, har din virksomhed mindre pengestrømme.

5. Spor optimeret værdi

At holde styr på din tjente værdi kan hjælpe dig med at forudsige det økonomiske resultat af et projekt. Denne omkostningsstyringsmetode tager en vis omkostningsregnskabskendskab, men det kan hjælpe dig med at forstå, hvornår variable omkostninger vil opstå og i sidste ende forhindre afvigelser i fremtidige projekter.

Tjeneste værdi er mængden af ​​arbejde, der faktisk er gennemført på et projekt. For at spore tjent værdi og se om du er på tempo, skal du multiplicere procentdelen af ​​arbejdet afsluttet af projektbudgettet. Du kan bruge følgende trin til at spore tjent værdi:

Trin 1:Bestem, hvor fuldstændig hver opgave er i form af en procentdel.

Trin 2:Bestem planlagt værdi (PV), eller dine budgetterede omkostninger ved planlagt arbejde. Dette er det autoriserede budget tildelt for at opnå det planlagte arbejde.

Trin 3:Bestemme tjent værdi (EV), eller dine budgetterede omkostninger ved udført arbejde. Dette er mængden af ​​den opgave, der faktisk er færdig.

Trin 4:Få faktiske omkostninger (AC), eller din faktiske udgifter til arbejde udført. Det er, hvor mange penge der er blevet brugt til det allerede færdige arbejde.

Trin 5:Beregn omkostningsvariation (CV) ved at trække tyndet værdi fra faktiske omkostninger (CV = EV - AC).

Trin 6:Kompilere resultater.

De første tre trin kræver at indsamle omkostningsoplysninger fra dit projekt, mens de sidste tre trin kræver beregninger og analyser. Omkostningsvariation repræsenterer prisstatus for dit projekt.

Når du kontrollerer omkostningerne, er dit CV den måling, der meddeler dig, om dit projekt udfører med en hastighed, der opfylder sit budget. Et negativt CV angiver, at projektet er overbudget.

Omkostningskontrol vs. Cost Management

Folk forvirrer ofte omkostningsstyring medCost Management., men disse er forskellige udtryk, der skal defineres ordentligt og forstås. Omkostningskontrol er en mindre proces inden for det større omkostningsstyringssystem.

Mens omkostningsbekæmpelsen indebærer at identificere udgifter og reducere disse udgifter for at øge overskuddet, omkostningsstyring er den overordnede proces med estimering, budgettering og kontrol af projektomkostninger.

Der er sandsynligvis mange mennesker, der er involveret i din virksomheds omkostningsstyringsoperation. Afhængigt af hvor stort dit hold er, kan du have forskellige mennesker, der arbejder på ressourceplanlægning og budgettering.

For korrekt kontrol af omkostningerne skal hold overvåge udgifter på forskellige niveauer i virksomheden. Dette giver hver del af virksomhedens budget mulighed for at få grundig opmærksomhed og analyse.

Overvåge og reducere projektudgifter med omkostningsbekæmpelse

Overvågning af omkostningsdata for at reducere projektudgifterne er en kedelig proces, men omkostningsstyring er afgørende for rentabiliteten.

Den bedste måde at administrere omkostningerne på er at se alle de oplysninger, du har brug for i et brugerdefineret dashboard. På den måde kan du bruge automatisering til at jonglereprojektledelseog omkostningsbekæmpelse - alt på ét sted.