Kostenbeheersing: Hoe de projectbestedingen te controleren om de winstgevendheid te verhogen

Overzicht

Kostenbeheersing omvat het identificeren van kosten en het vinden van manieren om ze te verminderen om de bedrijfswinsten te vergroten. In dit stuk leggen we uit wat kostenbeheersing is en hoe kostenbeheersing in het kostenbeheersysteem past.

Kostenbeheersing is een essentieel onderdeel van elke financiële strategie. Blijf bij het budget bij het bewaken van de financiën van uw bedrijf?

Net als persoonlijke budgettering, kunt u een verscheidenheid aan dingen doen, zoals de uitgaven categoriseren, gebieden bepalen waar uw team het meeste geld besteedt en manieren vinden om de uitgaven in elk gebied te beperken. Met succes al deze dingen is wat het budget bestuurt en de winst verhoogt.

De basisprincipes van kostenbeheersing zijn vergelijkbaar voor bedrijfs- en persoonlijke budgetten. In dit artikel zullen we uitleggen welke kostenbeheersing is en hoe kostenbeheersing in het kostenbeheersysteem past.

Wat is kostenbeheersing?

Kostenbeheersing omvat het identificeren en verminderen van de uitgaven om de bedrijfswinsten te vergroten. Kostenbeheersing kan optreden op het projectniveau of het bedrijfsbreed. Hier concentreren we ons op hoe u het kostenbeheersingsproces kunt toepassen op een project of een groep projecten.

Als projectmanager gebruikt u kostenbeheersing om uwResource Management Planen onderneem actie wanneer u overschrijdt.

Een rapportagetool kan ook nuttig zijn om te identificeren wanneer u uwproject budget. Zeg de freelance ontwerper die je hebt ingebracht bij een nieuw project duurde veel langer dan verwacht om afbeeldingen te bewerken. Zodra u deze kosten vaststelt, kunt u besluiten om een ​​interne ontwerper in uw volgende project te huren om de kosten te verlagen en efficiëntie te rijden.

Waarom is kostenbeheersing belangrijk?

Heeft uw team het moeilijk om binnen het bereik of budget te blijven? Dit is waar kostenbeheersing in het spel komt. Zelfs als uw team binnen het budget blijft, kan de kostenbeheersing u helpen uw budget verder te verminderen, wat zal leiden tot een toename van het inkomen.

Het geeft inzicht in de algehele uitgaven van het bedrijf door te laten zien welke gebieden het meest binnen het bedrijf zijn en welke kosten optreden in die gebieden. Kostenbeheersing kan eerst op het projectniveau plaatsvinden om de individuele projectkosten in de hoop te verminderen dat het bedrijf de totale winst kan verhogen.

Wat zijn de technieken voor kostenbeheersing?

Kostenbeheersing kan in eerste instantie op hogere niveaus binnen het bedrijf gebeuren, maar het gaat vaak naar voren op het projectniveau. Het projectniveau is waar u de werkelijke kosten per project kunt beoordelen en die kosten effectief kunt beheren.

Om beter te worden bij het beheersen van de kosten binnen uw bedrijf, probeer deze vijf stappen:

1. Plan uw budget

De eerste stap is om uw budget te plannen, zodat u korrelvormig kunt krijgen met uw kostenramingen en effectiefWijs middelen toe. Een gedetailleerd makenproject Planzal resulteren in lagere kostenvarianties - of minder verschillen tussen uw initiële budget en daadwerkelijke uitgaven.

Als u uw budget plant, neemt u op:

Aantal teamleden nodig voor het project

Geschatte tijd Het project zal duren om te voltooien

Materialen die nodig zijn voor het project

Bij het berekenen van de tijd en materialen die nodig zijn voor het project, probeer dan uw budget wat ruimte te geven om uit te breiden indien nodig. Er is altijd een kans dat onverwachtsProjectrisico'szal optreden en je moet je uitbreidenproject tijdlijnof vraag extra bronnen aan.

2. Monitor alle uitgaven

De volgende stap naar de projectkostencontrole is om de projectuitgaven te controleren terwijl ze voorkomen. Het is gemakkelijker om corrigerende maatregelen te nemen als u in realtime kosteneffecten opmerkt. Als u niet opmerkt dat u het budget bent gegaan totdat het project is voltooid, heeft u het geld al doorgebracht. Op dat moment, alles wat u kunt doen, is de informatie gebruiken als eenLes voor toekomstige projecten .

Een goede manier om uw uitgaven tijdens een project te bewaken, is instellen projectmijlpalen. Bij elke mijlpaal kunt u uw uitgaven beoordelen en ervoor zorgen dat het project binnen blijftdomein. Als u vervolgens de kostenoverschrijdingen op elke gegeven mijlpaal opmerkt, kunt u bepalen hoe u de kosten verlaagt.

3. Gebruik Change Control Systems

Het is belangrijk om duidelijke projectdoelen in te stellen tijdens de projectplanningsfase, maar om ervoor te zorgen dat u die doelstellingen raakt, heeft u mogelijk eenWijzig het controleproces .

Wijzigingscontrole is een reeks stappen die eventuele wijzigingen beheren die door stakeholders komen, terwijl een project aan de gang is. Dit helpt voorkomenscope kruipOmdat u kunt worden voorbereid op wijzigingen zoals deze voorkomen en het project dienovereenkomstig aanpassen.

Stappen voor het opzetten van een veranderingssysteem omvatten:

Initiation:Het wijzigingscontroleproces begint wanneer een stakeholder een wijziging aan het project vraagt. Het werkelijke verzoek kan variëren - ze kunnen variëren van tijdlijnextensies tot nieuwprojectresultaten .

Beoordeling:De projectmanager of de afdeling leidt het verzoek om basisinformatie, zoals de benodigde middelen, de impact van het verzoek en waaraan het verzoek moet worden doorgegeven. Als het wijzigingverzoek de eerste beoordeling passeert, gaat het naar de analyse-fase.

Analyse:De analyse-fase is waar het juiste projectkabel het verzoek goedkeurt of ontkent. In sommige gevallen kan er een wijzigingscontrolebord zijn in controle van eventuele wijzigingen. Het project lood keurt of neemt het verzoek goed en meldt het team. Afhankelijk van de grootte van het project kan het projectkabel ook de wijziging in een wijzigingslogboek documenteren om ervoor te zorgen dat alle stakeholders van het project bewust zijn.

Implementatie:Het implementeren van een verandering zal er anders uitzien, afhankelijk vanIn welke fase is het project erin, maar het bestaat meestal uit het bijwerken van projecttijdlijnen en deliverables, evenals het informeren van het projectteam. U moet de projectcope evalueren om ervoor te zorgen dat de tijdlijnwijzigingen geen enorme impact hebben op geprojecteerde doelen.

Sluiting:Zodra u het verzoek hebt gedocumenteerd, verspreid en geïmplementeerd, is het klaar om te worden gesloten. Het is handig om een ​​formeel sluitplan op zijn plaats te hebben, zodat alle teamleden weten waar informatie wordt opgeslagen en kan het in de toekomst verwijzen.

Wanneer u de wijzigingen in uw projecten op de juiste manier bestuurt, hebt u ook een betere kans op het beheersen van de kosten. Nauwkeurig voorspellen Het budget en succes van een project vereist een zorgvuldig management van begin tot einde. Er zal onderweg onvermijdelijke hik zijn, maar het hebben van systemen die zich voorbereiden op deze afwijkingen kan cruciaal zijn.

4. Beheer uw tijd

Tijdsbeheeris een belangrijke kostenbeheersingsmethode omdat wanneer de totale tijd van een project toeneemt, neemt de totale kosten van het project ook toe. Binnen uw geschatte verblijvenproject planningis een van de beste manieren om binnen het projectbudget te blijven.

Implementeer Time Management-strategieën om de productiviteit te verhogen en de teamleden helpen hun werk op tijd en budget af te maken.

Sommige tips voor het beheer omvatten:

TimeBoxing: Tijdvakis een doelgerichte tijdmanagementstrategie waarbij je werk binnen 'timeboxes' voltooit. Als u bijvoorbeeld een blogpost wilt schrijven, kunt u een timebox van twee uur maken om een ​​overzicht te schrijven. Dan na het nemen van een pauze, kunt u nog een timebox van drie uur maken om de eerste versie te starten.

TIJDBOKKING: Tijd blokkeringis vergelijkbaar met timeboxing, maar in plaats van specifieke tijd voor elke individuele taak te plannen, oefen je het blokkeren van set-perioden van je agenda voor gerelateerd werk.

Pomodoro-methode:Vergelijkbaar met timeboxing en tijdblokkering, dePomodoro-methodeHelpt u aan het werk binnen korte tijd frames aan te pakken en vervolgens pauzes tussen werksessies te nemen. Werk gedurende 25 minuten en neem vervolgens vier keer een pauze van vijf minuten. Dan, na de vierde werksessie, neem een ​​langere pauze van 20 of 30 minuten.

Eet de kikker:Mark Twain zei bekend: "Als het jouw taak is om een ​​kikker te eten, is het het beste om het eerst in de ochtend te doen." DeEet de strategie van de kikkertijdmanagementNeemt inspiratie uit dit citaat en moedigt u aan om eerst grote of complexe taken aan te pakken voordat u werkt aan uw minder belangrijke of minder urgente werk.

Pareto-principe:Vaak de "80/20-regel" genoemd, "Pareto-principeHeeft een fundamentele regel: besteed 20% van uw tijd aan 80% van uw werk. Als u in relatief snelle bestelling 80% van uw taken uit de weg kunt krijgen, bevrijd u uw werkdag om de 20% van uw werk te pakken die 80% van uw tijd duurt.

Dingen gedaan (GTD):David Allen uitgevonden deDingen gedaan krijgenmethode in het begin van de jaren 2000. Volgens Allen is de eerste stap om dingen gedaan te krijgen, alles op te schrijven wat u moet doen. Door Brain Power te bevrijden en in plaats daarvan te vertrouwen op taakbeheerhulpmiddelen, kunt u zich richten op actie ondernemen - en niet herinneren wat u moet doen.

Het lijkt misschien tegen intuïtief om uw aandacht te richten op de productiviteit bij het nadenken over kostenbeheersing, maar projectprestaties bevinden zich aan de wortel van de kasstroom. Als uw team niet productief is, voldoet uw project niet aan zijn deadlines. Als uw project niet aan haar deadlines voldoet, kost het meer geld. Als uw project meer geld kost, heeft uw bedrijf minder cashflow.

5. Track verdiende waarde

Het bijhouden van uw verdiende waarde kan u helpen bij het voorspellen van het financiële resultaat van een project. Deze kostenbeheersingsmethode kost een aantal kostenboekhouding, maar het kan u helpen begrijpen wanneer de variabele kosten zullen ontstaan ​​en uiteindelijk voorkomen dat varianties in toekomstige projecten voorkomen.

Verdiende waarde is de hoeveelheid werk die daadwerkelijk is voltooid op een project. Om de verdiende waarde bij te houden en te zien of u op tempo bent, moet u het percentage van het werk van het projectbudget vermenigvuldigen. U kunt de volgende stappen gebruiken om de verdiende waarde te volgen:

Stap 1:Bepaal hoe compleet elke taak in de vorm van een percentage heeft.

Stap 2:Bepaal de geplande waarde (PV) of uw gebudgetteerde kosten van geplande werkzaamheden. Dit is het geautoriseerde budget dat is toegewezen om het geplande werk te bereiken.

Stap 3:Bepaal de verdiende waarde (EV) of uw gebudgetteerde kosten van uitgevoerde werkkosten. Dit is het bedrag van de taak die daadwerkelijk is voltooid.

Stap 4:Verkrijg de werkelijke kosten (AC), of uw werkelijke kosten van uitgevoerde werk. Dit is hoeveel geld is uitgegeven aan het al gedaan werk.

Stap 5:Bereken de kostenvariantie (CV) door verdiende waarde af te trekken van de werkelijke kosten (CV = EV - AC).

Stap 6:Compileer resultaten.

De eerste drie stappen vereisen het verzamelen van kosteninformatie uit uw project, terwijl de laatste drie stappen berekeningen en analyse vereisen. Kostenvariantie vertegenwoordigt de kostenstatus van uw project.

Bij het beheersen van de kosten is uw CV de meting die u op de hoogte stelt als uw project op een tarief uitvoert die voldoet aan zijn budget. Een negatieve CV geeft aan dat het project voorbij is.

Kostenbeheersing versus kostenbeheer

Mensen verwarren vaak kostenbeheersing metkostenbeheer, maar dit zijn verschillende termen die goed moeten worden gedefinieerd en begrepen. Kostenbeheersing is een kleiner proces binnen het grotere kostenbeheersysteem.

Hoewel de kostenbeheersing inhoudt om kosten te identificeren en de kosten te verminderen om de winst te vergroten, kostenbeheer is het algemene proces van het schatten, budgetteren en het beheersen van projectkosten.

Er zijn waarschijnlijk veel mensen die betrokken zijn bij de kostenbeheersing van uw bedrijf. Afhankelijk van hoe groot je team is, heb je misschien verschillende mensen die werken aan hulpbronnenplanning en budgettering.

Om de kosten goed te controleren, moeten teams de uitgaven op verschillende niveaus binnen het bedrijf volgen. Dit maakt elk deel van het bedrijfsbudget mogelijk om grondige aandacht en analyse te ontvangen.

Monitor en verminder de projectkosten met kostenbeheersing

Monitoring van kostengegevens om de projectkosten te verminderen is een vervelend proces, maar het kostprijsbeheer is cruciaal voor winstgevendheid.

De beste manier om kosten te beheren is om alle informatie die u nodig hebt in een aanpasbaar dashboard te bekijken. Op die manier kunt u automatisering gebruiken om te jonglerenproject managementen kostenbeheersing - allemaal op één plaats.