Controlul costurilor: Cum se monitorizează cheltuielile proiectului pentru a crește rentabilitatea

rezumat

Controlul costurilor implică identificarea cheltuielilor și găsirea unor modalități de reducere a acestora pentru a crește profiturile companiei. În această piesă, vom explica ce control al costurilor este și modul în care controlul costurilor se potrivește în sistemul de management al costurilor.

Controlul costurilor reprezintă o parte esențială a oricărei strategii financiare. Când monitorizați finanțele companiei dvs., cum puteți rămâne în buget?

La fel ca bugetul personal, puteți face o varietate de lucruri, cum ar fi clasificarea cheltuielilor, determinați zonele în care echipa dvs. cheltuiește cei mai mulți bani și găsiți modalități de a limita cheltuielile în fiecare zonă. Făcând cu succes toate aceste lucruri, este ceea ce controlează bugetul și crește profiturile.

Principiile de bază ale controlului costurilor sunt similare pentru bugetele corporative și personale. În acest articol, vom explica ce control al costurilor este și modul în care controlul costurilor se potrivește în sistemul de management al costurilor.

Ce este controlul costurilor?

Controlul costurilor implică identificarea și reducerea cheltuielilor pentru a crește profiturile companiei. Controlul costurilor poate apărea la nivelul proiectului sau la o companie largă. Aici, ne vom concentra pe modul în care puteți aplica procesul de control al costurilor unui proiect sau unui grup de proiecte.

Ca manager de proiect, veți folosi controlul costurilor pentru a vă monitorizaPlanul de gestionare a resurselorși luați măsuri atunci când observați depășirea.

Un instrument de raportare poate fi de asemenea util pentru a identifica când vă depășițibugetul proiectului. Spuneți designerul independent pe care l-ați adus la un nou proiect a durat mult mai mult decât se aștepta să editeze imagini. Odată ce identificați acest cost, puteți decide să angajați un designer intern în următorul proiect pentru a reduce costurile și eficiența unității.

De ce este important controlul costurilor?

Echipa dvs. are un timp greu de a rămâne în domeniul de aplicare sau la buget? Acesta este locul în care controlul costurilor vine în joc. Chiar dacă echipa dvs. rămâne în buget, controlul costurilor vă poate ajuta să vă reduceți bugetul în continuare, ceea ce va duce la o creștere a veniturilor.

Oferă o perspectivă asupra cheltuielilor globale ale companiei, arătând ce domenii costă cel mai mult în cadrul afacerii și ce cheltuieli apar în aceste zone. Controlul costurilor poate apărea mai întâi la nivelul proiectului pentru a reduce costurile individuale ale proiectului, în speranța că societatea poate crește profiturile globale.

Care sunt tehnicile pentru controlul costurilor?

Controlul costurilor se poate întâmpla inițial la niveluri superioare din cadrul companiei, dar adesea avansează la nivelul proiectului. Nivelul proiectului este locul în care puteți evalua costurile reale pe proiect și puteți gestiona eficient aceste costuri.

Pentru a deveni mai bine la controlul costurilor în cadrul companiei dvs., încercați acești cinci pași:

1. Planificați-vă bugetul

Primul pas este să vă planificați bugetul astfel încât să puteți obține granular cu estimările costurilor și în mod eficientalocați resurse. Efectuarea unui detaliatplan de proiectva avea ca rezultat variante de costuri mai mici - sau mai puține diferențe între bugetul inițial și cheltuielile reale.

Pe măsură ce vă planificați bugetul dvs., includeți:

Numărul de membri ai echipei necesari pentru proiect

Timpul estimat pe care proiectul îl va face pentru a fi completat

Materiale necesare pentru proiect

La calcularea timpului și a materialelor necesare pentru proiect, încercați să oferiți bugetului dvs. o cameră pentru a vă extinde dacă este necesar. Există întotdeauna o șansă ca neașteptateRiscuri de proiectva avea loc și va trebui să vă extindețiCronologie de proiectsau să solicite resurse suplimentare.

2. Monitorizați toate cheltuielile

Următorul pas la controlul costurilor proiectului este monitorizarea cheltuielilor proiectului așa cum apar. Este mai ușor să luați măsuri corective dacă observați variante de cost în timp real. Dacă nu observați că ați trecut peste buget până când proiectul este complet, atunci ați cheltuit deja banii. În acel moment, tot ce puteți face este să utilizați informațiile ca aLecția pentru viitoarele proiecte .

O modalitate bună de a vă monitoriza cheltuielile în timpul unui proiect este stabilită etape de proiect. La fiecare piatră de hotar, puteți evalua cheltuielile dvs. și asigurați-vă că proiectul rămâne în interiorDomeniul de aplicare. Apoi, dacă observați depășirea costurilor la orice piatră de hotar dată, puteți determina cum să reduceți costurile în avans înainte.

3. Utilizați sistemele de control al modificărilor

Este important să se stabilească obiective clare ale proiectului în timpul etapei de planificare a proiectului, dar pentru a vă asigura că ați atins aceste obiective, este posibil să aveți nevoie de aSchimbarea procesului de control .

Schimbarea controlului este un set de pași care gestionează orice modificări care vin din partea părților interesate, în timp ce un proiect este în curs de desfășurare. Acest lucru ajută la prevenireaDomeniul de aplicarePentru că puteți fi pregătit pentru modificări în măsura în care acestea apar și ajustați proiectul în consecință.

Pași pentru configurarea unui sistem de control al modificării includ:

Iniţiere:Procesul de control al schimbării începe atunci când un părinte solicită o modificare a proiectului. Cererea reală ar putea varia - pot varia de la extensiile de cronologie la noiProiecte de probe .

Evaluare:Managerul de proiect sau departamentul conduce recomandă cererea de informații de bază, cum ar fi resursele necesare, impactul cererii și cine ar trebui să fie transmisă cererea. Dacă cererea de schimbare trece evaluarea inițială, se deplasează la faza de analiză.

Analiză:Faza de analiză este în cazul în care proiectul corespunzător aprobă sau neagă cererea. În unele cazuri, poate exista o consiliu de control al schimbării în controlul oricăror aprobări de schimbare. Proiectul conduce aprobă sau refuză cererea și notifică echipa. În funcție de mărimea proiectului, conducerea proiectului poate documenta, de asemenea, modificarea unui jurnal de schimbare pentru a vă asigura că toate părțile interesate ale proiectului sunt conștiente.

Implementare:Implementarea unei schimbări va arăta diferit în funcție deÎn ce etapă este proiectul, dar de obicei constă în actualizarea termenelor și livrărilor de proiect, precum și informarea echipei de proiect. Ar trebui să evaluați domeniul de aplicare al proiectului pentru a se asigura că schimbările de cronologie nu vor avea un impact enorm asupra obiectivelor proiectate.

Închidere:Odată ce ați documentat, diseminat și implementat cererea, este gata să fie închisă. Este util să aveți un plan formal de închidere în vigoare, astfel încât toți membrii echipei să știe unde sunt stocate informațiile și pot face referire în viitor.

Când controlați în mod corespunzător modificările în proiectele dvs., aveți șanse mai mari de a controla și costurile. Prognozează cu precizie bugetul și succesul unui proiect necesită o gestionare atentă de la început până la sfârșit. Vor fi întotdeauna sughițuri inevitabile de-a lungul drumului, dar având sisteme care să se pregătească pentru aceste abateri pot fi cruciale.

4. Gestionați-vă timpul

De gestionare a timpuluiEste o metodă importantă de control al costurilor, deoarece atunci când crește timpul total al unui proiect, costul total al proiectului crește, de asemenea. Rămânând în cadrul dvs. estimatprogramul proiectuluieste una dintre cele mai bune modalități de a rămâne în cadrul bugetului proiectului.

Implementarea strategiilor de gestionare a timpului pentru a crește productivitatea și a ajuta membrii echipei să-și finalizeze activitatea la timp și la buget.

Unele sfaturi de gestionare a timpului includ:

Timeboxing: Timeboxingeste o strategie de gestionare a timpului orientat spre scopuri în care ați finalizat lucrul în "TimeBoxes". De exemplu, dacă aveți nevoie să scrieți un mesaj de blog, puteți crea o foaie de timp de două ore pentru a scrie o schiță. Apoi, după ce ați luat o pauză, puteți crea o altă casetă de timp de trei ore pentru a începe primul proiect.

Blocarea timpului: Blocarea timpuluiEste similar cu Timeboxing, dar în loc să planificăm timpul specific pentru fiecare sarcină individuală, veți practica blocarea perioadelor de setare a calendarului dvs. pentru muncă conexă.

Metoda Pomodoro:Similar cu momeala și blocarea timpului,Metoda Pomodoro.Vă ajută să rezolvați munca în termen scurt și apoi să luați pauze între sesiunile de lucru. Lucrați timp de 25 de minute și apoi luați o pauză de cinci minute de patru ori. Apoi, după cea de-a patra sesiune de lucru, luați o pauză mai lungă de 20 sau 30 de minute.

Mănâncă broasca:Mark Twain a spus, "Dacă e treaba ta să mănânci o broască, este mai bine să faci primul lucru dimineața". ÎnMâncați strategia de gestionare a timpului de broascăse inspiră din acest citat și vă încurajează să abordeze sarcini mari sau complexe, în primul rând înainte de a lucra la munca mai puțin importantă sau mai puțin urgentă.

Principiul Pareto:Adesea numit „regula 80/20“, aprincipiul Paretoare o regulă fundamentală: Cheltuiți 20% din timpul pe 80% din munca ta. Dacă puteți obține 80% din sarcinile tale din drum în ordine relativ rapid, vă elibera zi de lucru pentru a aborda 20% din munca ta, care va avea 80% din timp.

Obținerea de lucruri de facut (GTD):David Allen a inventat înNoțiuni de bază lucrurileMetoda de la începutul anilor 2000. Potrivit lui Allen, primul pas pentru obtinerea lucruri de facut este de a scrie tot ce trebuie să faci. Prin eliberarea puterii creierului și în loc să se bazeze pe instrumente de gestionare a activităților, vă puteți concentra pe luarea de măsuri și să nu ne amintim ceea ce trebuie să faci.

Poate părea contraintuitiv să se concentreze atenția asupra productivității atunci când ne gândim de control al costurilor, dar performanța proiectului este la baza fluxului de numerar. În cazul în care echipa ta nu este productiv, proiectul nu va respecta termenele sale. În cazul în care proiectul nu respectă termenele sale, acesta costă mai mulți bani. În cazul în care proiectul costă mai mulți bani, compania dvs. are mai puțin fluxul de numerar.

5. Valoarea Track câștigat

Urmărirea valorii dvs. a câștigat poate ajuta să prezică rezultatul financiar al unui proiect. Această metodă de control al costurilor ia unele costuri contabile cunoștințe, dar poate ajuta să înțelegeți când costurile variabile vor apărea și în cele din urmă a preveni variațiile de la care apar în proiecte viitoare.

Valoarea Câștigat este cantitatea de muncă, care a fost de fapt finalizată la un proiect. Pentru a urmări valoarea câștigat și a vedea dacă sunteți pe ritm, va trebui să multiplice procentul de muncă completat de bugetul proiectului. Aveți posibilitatea să utilizați următorii pași pentru a urmări valoarea câștigate:

Pasul 1:Determina modul în care fiecare sarcină completă este sub forma unui procent.

Pasul 2:Determinarea valorii planificate (PV), sau costul bugetat al lucrărilor programate. Acesta este bugetul alocat autorizat pentru a realiza lucrările programate.

Pasul 3:Determinarea Earned Value (EV), sau costul bugetat al muncii efectuate. Aceasta este suma sarcinii, care este de fapt completă.

Pasul 4:Obținerea Cost real (AC), sau costul efectiv al muncii prestate. Acest lucru este cât de mult bani au fost cheltuiți pentru lucrările deja efectuate.

Pasul 5:Calculați Cost Variance (CV) prin scăderea valorii obținute din costul real (CV = EV - AC).

Pasul 6:Rezultatele compilării.

Primele trei etape necesită colectarea de informații referitoare la costuri din proiectul dvs., în timp ce ultimele trei etape necesită calcule și analize. varianța de cost reprezintă starea de cost al proiectului.

Atunci când controlul costurilor, CV-ul este măsurătoarea care vă va notifica dacă proiectul dumneavoastră funcționează la o rată care îndeplinește bugetul său. Un CV negativ indică faptul că proiectul este de peste buget.

managementul costurilor vs. control al costurilor

Oamenii confundă adesea cu controlul costurilorManagementul costurilor, Dar acestea sunt termeni distincte care ar trebui să fie definite și înțelese în mod corespunzător. Controlul costurilor este un proces mai mic în cadrul unui sistem mai larg de management al costurilor.

În timp ce controlul costurilor implică identificarea cheltuielilor și reducerea acestor cheltuieli pentru a crește profitul, managementul costurilor este procesul general de estimare, bugetare și controlul costurilor proiectului.

Există probabil multe persoane implicate în operațiuni de gestionare a costurilor companiei. În funcție de cât de mare este echipa ta, este posibil să aveți diferite persoane care lucrează la planificarea resurselor și bugetare.

Pentru a controla în mod corespunzător costurile, echipele trebuie să monitorizeze cheltuielile la diferite niveluri din cadrul companiei. Acest lucru permite fiecare parte a bugetului de companie să primească o atenție minuțioasă și de analiză.

Monitor și pentru a reduce cheltuielile de proiect cu un control al costurilor

Monitorizarea datelor de cost pentru a reduce cheltuielile de proiect este un proces obositor, dar managementul costurilor este esențială pentru rentabilitatea.

Cel mai bun mod de a gestiona costurile este de a vedea toate informațiile de care aveți nevoie într-un tablou de bord personalizabil. În acest fel, puteți folosi automatizarea pentru a jonglamanagement de proiectși costul de control într-un singur loc.