การควบคุมต้นทุน: วิธีการตรวจสอบการใช้จ่ายโครงการเพื่อเพิ่มผลกำไร

สรุป

การควบคุมต้นทุนเกี่ยวข้องกับการระบุค่าใช้จ่ายและการหาวิธีลดเพื่อเพิ่มผลกำไรของ บริษัท ในงานชิ้นนี้เราจะอธิบายว่าการควบคุมต้นทุนคืออะไรและวิธีการควบคุมค่าใช้จ่ายเข้ากับระบบการจัดการต้นทุน

การควบคุมต้นทุนเป็นส่วนสำคัญของกลยุทธ์ทางการเงินใด ๆ เมื่อตรวจสอบการเงินของ บริษัท ของคุณคุณจะอยู่ในงบประมาณได้อย่างไร

เช่นเดียวกับการจัดทำงบประมาณส่วนตัวคุณสามารถทำสิ่งต่าง ๆ ได้หลายสิ่งเช่นการจัดหมวดหมู่การใช้จ่ายกำหนดพื้นที่ที่ทีมของคุณใช้เงินมากที่สุดและหาวิธีที่จะ จำกัด การใช้จ่ายในแต่ละพื้นที่ ประสบความสำเร็จในการทำทุกสิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่ควบคุมงบประมาณและเพิ่มผลกำไร

หลักการพื้นฐานของการควบคุมต้นทุนนั้นคล้ายคลึงกันสำหรับงบประมาณขององค์กรและส่วนบุคคล ในบทความนี้เราจะอธิบายว่าการควบคุมต้นทุนคืออะไรและการควบคุมราคาเท่าใดกับระบบการจัดการต้นทุน

การควบคุมต้นทุนคืออะไร

การควบคุมต้นทุนเกี่ยวข้องกับการระบุและลดค่าใช้จ่ายเพื่อเพิ่มผลกำไรของ บริษัท การควบคุมต้นทุนสามารถเกิดขึ้นได้ในระดับโครงการหรือ บริษัท ที่กว้าง ที่นี่เราจะมุ่งเน้นไปที่วิธีการใช้กระบวนการควบคุมต้นทุนในโครงการหรือกลุ่มของโครงการ

ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณจะใช้การควบคุมต้นทุนเพื่อตรวจสอบของคุณแผนการจัดการทรัพยากรและดำเนินการเมื่อคุณสังเกตเห็นมากเกินไป

เครื่องมือการรายงานสามารถเป็นประโยชน์ในการระบุเมื่อคุณเกินคุณงบประมาณโครงการ. บอกว่านักออกแบบอิสระที่คุณนำมาสู่โครงการใหม่ใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้เพื่อแก้ไขภาพ เมื่อคุณระบุค่าใช้จ่ายนี้คุณอาจตัดสินใจจ้างนักออกแบบภายในโครงการต่อไปของคุณเพื่อลดต้นทุนและประสิทธิภาพการขับเคลื่อน

ทำไมการควบคุมต้นทุนจึงสำคัญ

ทีมของคุณมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในขอบเขตหรืองบประมาณหรือไม่? นี่คือที่ที่การควบคุมต้นทุนเข้ามาเล่น แม้ว่าทีมของคุณจะอยู่ในงบประมาณการควบคุมต้นทุนสามารถช่วยคุณลดงบประมาณของคุณต่อไปซึ่งจะนำไปสู่การเพิ่มขึ้นของรายได้

มันให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับการใช้จ่ายโดยรวมของ บริษัท โดยแสดงให้เห็นว่าพื้นที่ใดส่วนใหญ่ในธุรกิจและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นภายในพื้นที่เหล่านั้น การควบคุมต้นทุนอาจเกิดขึ้นครั้งแรกในระดับโครงการเพื่อลดต้นทุนโครงการแต่ละโครงการด้วยความหวังว่า บริษัท สามารถเพิ่มผลกำไรโดยรวม

เทคนิคการควบคุมต้นทุนคืออะไร?

การควบคุมต้นทุนอาจเกิดขึ้นในระดับที่สูงขึ้นภายใน บริษัท แต่มักจะย้ายไปข้างหน้าในระดับโครงการ ระดับโครงการคือที่ที่คุณสามารถประเมินต้นทุนจริงต่อโครงการและจัดการค่าใช้จ่ายเหล่านั้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เพื่อให้ดีขึ้นในการควบคุมต้นทุนภายใน บริษัท ของคุณลองทำห้าขั้นตอน:

1. วางแผนงบประมาณของคุณ

ขั้นตอนแรกคือการวางแผนงบประมาณของคุณเพื่อให้คุณสามารถรับเม็ดด้วยการประมาณค่าใช้จ่ายและมีประสิทธิภาพจัดสรรทรัพยากร. ทำรายละเอียดแผนโครงการจะส่งผลให้มีความแตกต่างของต้นทุนต่ำกว่าหรือน้อยกว่าระหว่างงบประมาณเริ่มต้นของคุณและการใช้จ่ายจริงของคุณ

ในขณะที่คุณวางแผนงบประมาณของคุณรวมถึง:

จำนวนสมาชิกในทีมที่จำเป็นสำหรับโครงการ

เวลาโดยประมาณโครงการจะดำเนินการให้เสร็จสมบูรณ์

วัสดุที่จำเป็นสำหรับโครงการ

เมื่อคำนวณเวลาและวัสดุที่จำเป็นสำหรับโครงการให้พยายามให้งบประมาณของคุณบางห้องเพื่อขยายหากจำเป็น มีโอกาสที่คาดไม่ถึงเสมอความเสี่ยงของโครงการจะเกิดขึ้นและคุณจะต้องขยายของคุณโครงการไทม์ไลน์หรือขอทรัพยากรเพิ่มเติม

2. ตรวจสอบค่าใช้จ่ายทั้งหมด

ขั้นตอนต่อไปในการควบคุมต้นทุนโครงการคือการตรวจสอบค่าใช้จ่ายโครงการตามที่เกิดขึ้น ง่ายต่อการดำเนินการแก้ไขหากคุณสังเกตเห็นความแปรปรวนของต้นทุนในเวลาจริง หากคุณไม่สังเกตเห็นว่าคุณผ่านงบประมาณจนกว่าโครงการจะเสร็จสมบูรณ์แล้วคุณใช้เงินไปแล้ว ณ จุดนั้นสิ่งที่คุณทำได้คือใช้ข้อมูลเป็นบทเรียนสำหรับโครงการในอนาคต .

วิธีที่ดีในการตรวจสอบค่าใช้จ่ายของคุณในระหว่างโครงการคือการตั้งค่า เหตุการณ์สำคัญของโครงการ. ในแต่ละเหตุการณ์สำคัญคุณสามารถประเมินการใช้จ่ายของคุณและให้แน่ใจว่าโครงการอยู่ภายในขอบเขต. จากนั้นหากคุณสังเกตเห็นค่าใช้จ่ายที่เกินความสำเร็จที่กำหนดคุณสามารถกำหนดวิธีการลดต้นทุนที่ก้าวไปข้างหน้า

3. ใช้ระบบควบคุมการเปลี่ยนแปลง

สิ่งสำคัญคือการกำหนดวัตถุประสงค์ของโครงการที่ชัดเจนในระหว่างการวางแผนโครงการ แต่เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะได้รับวัตถุประสงค์เหล่านั้นคุณอาจต้องใช้เปลี่ยนกระบวนการควบคุม .

การเปลี่ยนแปลงการควบคุมเป็นชุดของขั้นตอนที่จัดการการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ผ่านจากผู้มีส่วนได้เสียในขณะที่โครงการกำลังดำเนินการอยู่ สิ่งนี้ช่วยป้องกันได้ขอบเขตคืบเพราะคุณสามารถเตรียมพร้อมสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและปรับโครงการตามนั้น

ขั้นตอนในการตั้งค่าระบบควบคุมการเปลี่ยนแปลงรวมถึง:

การเริ่มต้น:กระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงเริ่มต้นเมื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียร้องขอการเปลี่ยนแปลงในโครงการ คำขอที่เกิดขึ้นจริงอาจแตกต่างกันไป - พวกเขาสามารถอยู่ในช่วงจากส่วนขยายของไทม์ไลน์ไปยังใหม่การส่งมอบโครงการ .

การประเมิน:ผู้จัดการโครงการหรือแผนกนำบทวิจารณ์คำขอข้อมูลพื้นฐานเช่นทรัพยากรที่จำเป็นผลกระทบของการร้องขอและคำขอที่ควรส่งต่อไป หากคำขอการเปลี่ยนแปลงผ่านการประเมินเบื้องต้นจะย้ายไปยังเฟสการวิเคราะห์

การวิเคราะห์:ขั้นตอนการวิเคราะห์เป็นที่ที่โครงการที่เหมาะสมคาดการณ์หรือปฏิเสธคำขอ ในบางกรณีอาจมีคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงในการควบคุมการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงใด ๆ โครงการนำไปสู่การอนุมัติหรือปฏิเสธคำขอและแจ้งให้ทีม ขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการผู้นำโครงการอาจจัดทำเอกสารการเปลี่ยนแปลงในบันทึกการเปลี่ยนแปลงเพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้เสียโครงการทั้งหมดตระหนักถึง

การดำเนินการ:การใช้การเปลี่ยนแปลงจะดูแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับขั้นตอนที่โครงการอยู่ในแต่โดยปกติแล้วจะประกอบด้วยการอัพเดทไทม์ไลน์โครงการและการส่งมอบรวมถึงการแจ้งทีมโครงการ คุณควรประเมินขอบเขตโครงการเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงไทม์ไลน์ใด ๆ จะไม่มีผลกระทบอย่างมากต่อเป้าหมายที่คาดการณ์ไว้

ปิด:เมื่อคุณได้บันทึกไว้เผยแพร่และดำเนินการตามคำขอแล้วมันก็พร้อมที่จะปิด มันมีประโยชน์ที่จะมีแผนปิดอย่างเป็นทางการเพื่อให้สมาชิกทุกคนทราบว่าข้อมูลถูกเก็บไว้ที่ไหนและสามารถอ้างอิงได้ในอนาคต

เมื่อคุณควบคุมการเปลี่ยนแปลงโครงการของคุณอย่างถูกต้องคุณมีโอกาสที่ดีกว่าในการควบคุมค่าใช้จ่ายเช่นกัน การพยากรณ์งบประมาณและความสำเร็จของโครงการอย่างถูกต้องต้องมีการจัดการอย่างระมัดระวังตั้งแต่ต้นจนจบ จะมีอาการสะอึกที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ตลอดทาง แต่การมีระบบในการเตรียมพร้อมสำหรับการเตรียมความพร้อมสำหรับการเบี่ยงเบนเหล่านี้อาจเป็นสิ่งสำคัญ

4. จัดการเวลาของคุณ

การจัดการเวลาเป็นวิธีการควบคุมต้นทุนที่สำคัญเนื่องจากเมื่อเวลารวมของโครงการเพิ่มขึ้นค่าใช้จ่ายทั้งหมดของโครงการก็เพิ่มขึ้นเช่นกัน อยู่ที่ประมาณการของคุณตารางโปรเจ็คเป็นหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดที่จะอยู่ภายในงบประมาณโครงการ

ใช้กลยุทธ์การจัดการเวลาเพื่อเพิ่มผลผลิตและช่วยเหลือสมาชิกในทีมให้เสร็จงานตรงเวลาและงบประมาณ

เคล็ดลับการจัดการเวลารวมถึง:

เวลากล่อง: เวลากล่องเวลาเป็นกลยุทธ์การจัดการเวลาที่มุ่งเน้นเป้าหมายที่คุณทำงานภายใน "TimeBoxes" ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการเขียนโพสต์บล็อกคุณอาจสร้างเวลาสองชั่วโมงเพื่อเขียนโครงร่าง จากนั้นหลังจากหยุดพักคุณสามารถสร้างเวลาอีกสามชั่วโมงเพื่อเริ่มร่างแรก

ปิดกั้นเวลา: ปิดกั้นเวลาคล้ายกับเวลากล่องเวลา แต่แทนที่จะกำหนดเวลาเฉพาะสำหรับแต่ละงานแต่ละคนคุณจะฝึกปิดการปิดกั้นช่วงเวลาที่กำหนดของปฏิทินของคุณสำหรับงานที่เกี่ยวข้อง

วิธี Pomodoro:เช่นเดียวกับการปิดกั้นเวลาและการปิดกั้นเวลาวิธีการ pomodoroช่วยให้คุณจัดการทำงานภายในกรอบเวลาสั้น ๆ แล้วหยุดพักระหว่างเซสชันการทำงาน ทำงานเป็นเวลา 25 นาทีแล้วหยุดพักห้านาทีสี่ครั้ง จากนั้นหลังจากเซสชั่นการทำงานที่สี่ใช้เวลาพักนานกว่า 20 หรือ 30 นาที

กินกบ:Mark Twain กล่าวว่า "ถ้าเป็นงานของคุณที่จะกินกบมันเป็นการดีที่สุดที่จะทำสิ่งแรกในตอนเช้า" ที่กินกลยุทธ์การจัดการเวลากบใช้แรงบันดาลใจจากใบเสนอราคานี้และกระตุ้นให้คุณจัดการงานใหญ่หรือซับซ้อนก่อนที่จะทำงานกับงานที่มีความสำคัญน้อยกว่าหรือน้อยกว่า

หลักการ Pareto:มักเรียกว่า "80/20 กฎ"หลักการพาตามีกฎพื้นฐานหนึ่งข้อ: ใช้เวลา 20% ในเวลา 80% ของงานของคุณ หากคุณสามารถรับ 80% ของงานของคุณออกไปให้พ้นทางในการสั่งซื้อที่ค่อนข้างรวดเร็วคุณจะเพิ่มวันทำงานของคุณเพื่อจัดการกับงาน 20% ของคุณที่จะใช้เวลา 80% ของเวลาของคุณ

การทำสิ่งต่าง ๆ (GTD):David Allen คิดค้น ที่ทำสิ่งต่าง ๆ ให้เสร็จวิธีการในช่วงต้นยุค 2000 ตามอัลเลนขั้นตอนแรกในการทำสิ่งต่าง ๆ คือการเขียนทุกสิ่งที่คุณต้องทำ ด้วยการเพิ่มพลังสมองและพึ่งพาเครื่องมือการจัดการงานคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการ - และไม่จำสิ่งที่คุณต้องทำ

มันอาจดูเป็นการโต้แย้งที่จะมุ่งเน้นความสนใจของคุณในการผลิตเมื่อคิดเกี่ยวกับการควบคุมต้นทุน แต่ประสิทธิภาพของโครงการอยู่ที่รากของกระแสเงินสด หากทีมของคุณไม่มีประสิทธิผลโครงการของคุณจะไม่ตรงตามกำหนดเวลาของมัน หากโครงการของคุณไม่ตรงตามกำหนดเวลามันมีค่าใช้จ่ายมากขึ้น หากโครงการของคุณมีค่าใช้จ่ายมากขึ้น บริษัท ของคุณมีกระแสเงินสดน้อยลง

5. ติดตามมูลค่าที่ได้รับ

การติดตามมูลค่าที่คุณได้รับของคุณสามารถช่วยคุณคาดการณ์ผลทางการเงินของโครงการ วิธีการควบคุมต้นทุนนี้ใช้ความรู้ด้านการบัญชีต้นทุน แต่สามารถช่วยให้คุณเข้าใจได้เมื่อต้นทุนผันแปรจะเกิดขึ้นและในที่สุดก็ป้องกันไม่ให้เกิดความแปรปรวนในโครงการในอนาคต

มูลค่าที่ได้รับคือจำนวนงานที่เสร็จสมบูรณ์จริงในโครงการ ในการติดตามคุณค่าที่ได้รับและดูว่าคุณกำลังก้าวหรือไม่คุณจะต้องคูณเปอร์เซ็นต์ของงานที่เสร็จสมบูรณ์ตามงบประมาณโครงการ คุณสามารถใช้ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อติดตามค่าที่ได้รับ:

ขั้นตอนที่ 1:กำหนดวิธีการที่สมบูรณ์แต่ละงานอยู่ในรูปแบบของเปอร์เซ็นต์

ขั้นตอนที่ 2:กำหนดค่าตามแผน (PV) หรือต้นทุนงานที่กำหนดงบประมาณของคุณ นี่คืองบประมาณที่ได้รับอนุญาตที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานตามกำหนดเวลาให้สำเร็จ

ขั้นตอนที่ 3:กำหนดค่าที่ได้รับ (EV) หรือค่าใช้จ่ายในการทำงานงบประมาณของคุณ นี่คือจำนวนของงานที่เสร็จสมบูรณ์จริง

ขั้นตอนที่ 4:รับต้นทุนจริง (AC) หรือต้นทุนงานจริงของคุณที่ดำเนินการ นี่คือจำนวนเงินที่ใช้ไปกับงานที่ทำไปแล้ว

ขั้นตอนที่ 5:คำนวณความแปรปรวนของต้นทุน (CV) โดยการลบมูลค่าที่ได้รับจากต้นทุนจริง (CV = EV - AC)

ขั้นตอนที่ 6:ผลรวบรวมผลลัพธ์

สามขั้นตอนแรกต้องรวบรวมข้อมูลต้นทุนจากโครงการของคุณในขณะที่สามขั้นตอนสุดท้ายต้องมีการคำนวณและวิเคราะห์ ความแปรปรวนของต้นทุนแสดงถึงสถานะต้นทุนของโครงการของคุณ

เมื่อควบคุมต้นทุน CV ของคุณคือการวัดที่จะแจ้งให้คุณทราบหากโครงการของคุณดำเนินการในอัตราที่ตรงตามงบประมาณ CV เชิงลบหมายถึงโครงการเกินงบประมาณ

การควบคุมต้นทุนเทียบกับการจัดการต้นทุน

คนมักจะสับสนกับการควบคุมต้นทุนด้วยการจัดการต้นทุนแต่สิ่งเหล่านี้เป็นคำที่แตกต่างที่ควรกำหนดและเข้าใจอย่างเหมาะสม การควบคุมต้นทุนเป็นกระบวนการที่เล็กกว่าภายในระบบการจัดการต้นทุนที่ใหญ่ขึ้น

ในขณะที่การควบคุมต้นทุนเกี่ยวข้องกับการระบุค่าใช้จ่ายและลดค่าใช้จ่ายเหล่านั้นเพื่อเพิ่มผลกำไรการจัดการต้นทุน เป็นกระบวนการโดยรวมของการประเมินงบประมาณและการควบคุมต้นทุนโครงการ

มีโอกาสมีหลายคนที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการบริหารต้นทุนของ บริษัท ของคุณ ขึ้นอยู่กับขนาดของทีมของคุณคือคุณอาจมีคนที่แตกต่างกันในการวางแผนทรัพยากรและการจัดทำงบประมาณ

เพื่อควบคุมต้นทุนอย่างเหมาะสมทีมจะต้องติดตามการใช้จ่ายในระดับต่าง ๆ ภายใน บริษัท สิ่งนี้ทำให้แต่ละส่วนของงบประมาณของ บริษัท ได้รับความสนใจและวิเคราะห์อย่างละเอียด

ตรวจสอบและลดค่าใช้จ่ายโครงการด้วยการควบคุมต้นทุน

การตรวจสอบข้อมูลต้นทุนเพื่อลดค่าใช้จ่ายโครงการเป็นกระบวนการที่น่าเบื่อ แต่การจัดการต้นทุนเป็นสิ่งสำคัญในการทำกำไร

วิธีที่ดีที่สุดในการจัดการค่าใช้จ่ายคือการดูข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการในแดชบอร์ดที่ปรับแต่งได้ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อเล่นปาหี่การจัดการโครงการและการควบคุมต้นทุน - ทั้งหมดในที่เดียว