Kostnadskontroll: Hur man övervakar projektutgifter för att öka lönsamheten

Sammanfattning

Kostnadskontroll innebär att identifiera kostnader och hitta sätt att minska dem för att öka företagets vinst. I det här stycket förklarar vi vilken kostnadskontroll är och hur kostnadskontroll passar in i kostnadshanteringssystemet.

Kostnadskontroll är en viktig del av någon finansiell strategi. När du övervakar företagets ekonomi, hur kan du stanna inom budgeten?

Precis som personlig budgetering kan du göra en mängd olika saker, liksom kategorisera utgifter, bestämma områden där ditt lag spenderar mest pengar och hittar sätt att begränsa utgifterna i varje område. Att lyckas göra alla dessa saker är det som kontrollerar budgeten och ökar vinsten.

De grundläggande principerna för kostnadskontroll är liknande för företags- och personliga budgetar. I den här artikeln förklarar vi vilken kostnadskontroll som är och hur kostnadskontroll passar in i kostnadshanteringssystemet.

Vad är kostnadskontroll?

Kostnadskontroll innebär att man identifierar och minskar utgifterna för att öka företagets vinst. Kostnadskontroll kan uppstå på projektnivå eller företagsövergripande. Här kommer vi att fokusera på hur du kan tillämpa kostnadskontrollprocessen till ett projekt eller en grupp av projekt.

Som projektledare använder du kostnadskontroll för att övervaka dinResurshanteringsplanoch vidta åtgärder när du märker överspänning.

Ett rapporteringsverktyg kan också vara till hjälp för att identifiera när du överstiger dinProjektbudget. Säg frilansdesignern du tog med på ett nytt projekt tog mycket längre tid än förväntat att redigera bilder. När du har identifierat denna kostnad kan du besluta att anställa en intern designer på ditt nästa projekt för att minska kostnaderna och driva effektiviteten.

Varför är kostnadskontroll viktigt?

Har ditt lag svårt att stanna inom räckvidd eller budget? Det är där kostnadskontrollen kommer i spel. Även om ditt lag stannar inom budgeten kan kostnadskontroll hjälpa dig att minska din budget ytterligare, vilket leder till en ökning av inkomsterna.

Det ger insikt i bolagets övergripande utgifter genom att visa vilka områden som kostar mest inom verksamheten och vilka kostnader som uppstår inom dessa områden. Kostnadskontroll kan först inträffa på projektnivå för att minska enskilda projektkostnader i hopp om att företaget kan öka den totala vinsten.

Vad är teknikerna för kostnadskontroll?

Kostnadskontrollen kan initialt ske på högre nivåer inom företaget, men det går ofta framåt på projektnivå. Projektnivån är där du kan bedöma faktiska kostnader per projekt och hantera dessa kostnader effektivt.

För att bli bättre för att kontrollera kostnaderna i ditt företag, prova dessa fem steg:

1. Planera din budget

Det första steget är att planera din budget så att du kan få granulär med dina kostnadsuppskattningar och effektivtfördela resurser. Göra en detaljeradprojekt plankommer att resultera i lägre kostnadsavvikelser - eller färre skillnader mellan din ursprungliga budget och faktiska utgifter.

När du planerar din budget, inkludera:

Antal lagmedlemmar som behövs för projektet

Beräknad tid projektet kommer att vidta för att slutföra

Material som behövs för projektet

När du beräknar den tid och material som behövs för projektet, försök att ge din budget lite utrymme för att expandera om det behövs. Det finns alltid en chans att oväntatProjektriskerkommer att inträffa och du måste förlänga dinProjekt tidslinjeeller begära ytterligare resurser.

2. Övervaka alla kostnader

Nästa steg till projektkostnadskontroll är att övervaka projektutgifter som de uppstår. Det är lättare att vidta korrigerande åtgärder om du märker kostnadsavvikelser i realtid. Om du inte märker har du gått över budgeten tills projektet är klart, då har du redan spenderat pengarna. Vid den tidpunkten är allt du kan göra att använda informationen som enLektion för framtida projekt .

Ett bra sätt att övervaka dina utgifter under ett projekt är att ställa in milstolpar i projektet. Vid varje milstolpe kan du bedöma dina utgifter och se till att projektet bor inomomfattning. Därefter, om du märker kostnadsöverskridanden vid en given milstolpe, kan du bestämma hur man ska minska kostnaderna framåt.

3. Använd Change Control Systems

Det är viktigt att ställa tydliga projektmål under projektplaneringsstadiet, men för att du ska kunna slå dessa mål kan du behöva enÄndra kontrollprocessen .

Ändra kontroll är en uppsättning steg som hanterar eventuella ändringar som kommer genom intressenter medan ett projekt pågår. Detta hjälper till att förhindraräckvidd krypEftersom du kan förberedas för ändringar som de uppstår och anpassa projektet i enlighet därmed.

Steg för inställning av ett ändringsstyrsystem inkluderar:

Initiering:Ändra kontrollprocessen börjar när en intressent begär en ändring av projektet. Den faktiska förfrågan kan variera - de kan sträcka sig från tidslinjeförlängningar till nyaProjektleveranser .

Bedömning:Projektledaren eller avdelningen leder recensioner Begäran om grundläggande information, till exempel de resurser som behövs, inverkan av begäran, och vem begäran ska vidarebefordras till. Om ändringsförfrågan passerar den ursprungliga bedömningen, går den vidare till analysfasen.

Analys:Analysfasen är där den lämpliga projektledningen godkänner eller förnekar begäran. I vissa fall kan det finnas en förändringskontrollkort med kontroll av eventuella ändringsgodkännanden. Projektledningen godkänner eller avvisar begäran och meddelar laget. Beroende på projektets storlek kan projektledningen också dokumentera förändringen på en ändringslogg för att säkerställa att alla intressenter är medvetna om.

Genomförande:Genomförandet av en förändring kommer att se annorlunda ut beroende påvilket stadium är projektet i, men det består vanligtvis av uppdatering av projekttimelines och leveranser, samt informera projektgruppen. Du bör utvärdera projektets räckvidd för att säkerställa att tidslinjeändringar inte kommer att ha stor inverkan på prognostiserade mål.

Stängning:När du har dokumenterat, sprids och implementerat begäran, är den klar att vara stängd. Det är bra att ha en formell stängningsplan på plats så att alla lagmedlemmar vet var information lagras och kan referera den i framtiden.

När du ordentligt kontrollerar ändringar i dina projekt har du också en bättre chans att kontrollera kostnaderna. Följaktligen prognostiserar ett projekts budget och framgång kräver noggrann hantering från början till slut. Det kommer alltid att finnas oundvikliga hicka längs vägen, men att ha system på plats för att förbereda sig för dessa avvikelser kan vara avgörande.

4. Hantera din tid

Tidsplaneringär en viktig kostnadskontrollmetod eftersom när den totala tiden för ett projekt ökar ökar den totala kostnaden för projektet. Vistas inom din beräknadeprojekt schemaär ett av de bästa sätten att stanna inom projektbudgeten.

Implementera tidshanteringsstrategier för att öka produktiviteten och hjälpa lagmedlemmarna att avsluta sitt arbete i tid och budget.

Vissa tidshanteringstips inkluderar:

TIMEBOXING: Tidsboxningär en målorienterad tidshanteringsstrategi där du slutför jobbet inom "Timeboxes." Till exempel, om du behöver skriva ett bloggpost kan du skapa en två timmars tidslåda för att skriva en skiss. Sedan efter att ha tagit en paus kan du skapa ytterligare tre timmars tidslåda för att starta det första utkastet.

Tidsblockering: Tidsblockeringliknar timboxing, men istället för att schemalägga specifik tid för varje enskild uppgift, du övar att blockera avstängningsperioder i din kalender för relaterat arbete.

Pomodoro-metoden:Liknande timboxing och tidsblockering,Pomodoro-metodHjälper dig att ta itu med arbete inom korta tidsramar och sedan ta pauser mellan arbetssessioner. Arbeta i 25 minuter och ta sedan en fem minuters paus fyra gånger. Därefter, efter den fjärde arbetssessionen, ta en längre 20- eller 30-minuters paus.

Ät grodan:Mark Twain berömt sagt, "Om det är ditt jobb att äta en groda, är det bäst att göra det första på morgonen." DeÄt Groda Time Management-strateginTar inspiration från detta citat och uppmuntrar dig att ta itu med stora eller komplexa uppgifter först innan du arbetar med ditt mindre viktiga eller mindre brådskande arbete.

Pareto Princip:Kallade ofta "80/20 regeln",Pareto principHar en grundläggande regel: spendera 20% av din tid på 80% av ditt arbete. Om du kan få 80% av dina uppgifter ur vägen i relativt snabb ordning, frigör du din arbetsdag för att ta itu med 20% av ditt arbete som tar 80% av din tid.

Få saker gjort (GTD):David Allen uppfann deFå saker gjordaMetod i början av 2000-talet. Enligt Allen är det första steget att få saker gjort att skriva ner allt du behöver göra. Genom att frigöra hjärnkraft och istället förlita sig på verktygshanteringsverktyg kan du fokusera på att vidta åtgärder - och inte komma ihåg vad du behöver göra.

Det kan tyckas kontraintuitivt att fokusera din uppmärksamhet på produktivitet när man tänker på kostnadskontroll, men projektets prestanda ligger i roten till kassaflödet. Om ditt lag inte är produktivt, kommer ditt projekt inte att uppfylla sina tidsfrister. Om ditt projekt inte uppfyller sina tidsfrister, kostar det mer pengar. Om ditt projekt kostar mer pengar har ditt företag mindre kassaflöde.

5. Spåra förtjänta värde

Att hålla reda på ditt intjänade värde kan hjälpa dig att förutse det ekonomiska resultatet av ett projekt. Denna kostnadskontrollmetod tar viss kostnadsredovisningskunskap, men det kan hjälpa dig att förstå när rörliga kostnader uppstår och i slutändan förhindrar att avvikelser uppstår i framtida projekt.

Intjänat värde är den mängd arbete som faktiskt har slutförts på ett projekt. För att spåra förtjänta värde och se om du är i takt, måste du multiplicera den procentandel av arbetet som slutförts av projektbudgeten. Du kan använda följande steg för att spåra förtjänta värde:

Steg 1:Bestäm hur fullständigt varje uppgift är i form av en procentandel.

Steg 2:Bestäm planerat värde (PV), eller din budgeterade arbetskostnad som planeras. Detta är den auktoriserade budgeten som tilldelats för att uppnå det planerade arbetet.

Steg 3:Bestäm intjänat värde (EV), eller din budgeterade kostnader för utfört arbete. Det här är den mängd uppgift som faktiskt är klar.

Steg 4:Få faktiska kostnader (AC), eller din faktiska kostnad för utfört arbete. Det här är hur mycket pengar har spenderats för det arbete som redan gjorts.

Steg 5:Beräkna kostnadsavvikelse (CV) genom att subtrahera intjänat värde från den faktiska kostnaden (CV = EV - AC).

Steg 6:Sammanställa resultat.

De tre första stegen kräver att du samlar kostnadsinformation från ditt projekt, medan de tre sista stegen kräver beräkningar och analys. Kostnadsvariation representerar kostnadsstatus för ditt projekt.

Vid kontroll av kostnader är ditt CV den mätning som meddelar dig om ditt projekt utförs med en takt som uppfyller budgeten. Ett negativt CV indikerar att projektet är över budgeten.

Kostnadskontroll mot kostnadshantering

Människor förvirrar ofta kostnadskontroll medkostnadshantering, men det är tydliga termer som bör definieras ordentligt och förstås. Kostnadskontroll är en mindre process inom det större kostnadshanteringssystemet.

Medan kostnadskontroll innebär att identifiera utgifter och minska dessa kostnader för att öka vinsten, kostnadshantering är den övergripande processen med uppskattning, budgetering och kontroll av projektkostnader.

Det finns sannolikt många personer som är involverade i ditt företags kostnadshanteringsoperation. Beroende på hur stor ditt lag är, kan du ha olika personer som arbetar med resursplanering och budgetering.

För att korrekt kontrollera kostnader måste lag övervaka utgifterna på olika nivåer inom företaget. Detta gör det möjligt för varje del av företagets budget att få noggrann uppmärksamhet och analys.

Övervaka och minska projektkostnaderna med kostnadskontroll

Övervakningskostnadsdata för att minska projektkostnaderna är en tråkig process, men kostnadsledningen är avgörande för lönsamheten.

Det bästa sättet att hantera kostnaderna är att visa all information du behöver i en anpassningsbar instrumentbräda. På det sättet kan du använda automatisering till jongleraprojektledningoch kostnadskontroll-allt på ett ställe.