Contrôle des coûts: Comment surveiller les dépenses de projet pour augmenter la rentabilité

Sommaire

Le contrôle des coûts implique d'identifier les dépenses et de trouver des moyens de les réduire pour augmenter les bénéfices de l'entreprise. Dans cette pièce, nous expliquerons quel contrôle des coûts et la manière dont le contrôle des coûts correspond au système de gestion des coûts.

Le contrôle des coûts est un élément essentiel de toute stratégie financière. Lorsque vous surveillez les finances de votre entreprise, comment pouvez-vous rester dans le budget?

Tout comme la budgétisation personnelle, vous pouvez faire une variété de choses, comme catégoriser les dépenses, déterminer les zones où votre équipe dépense le plus d'argent et trouver des moyens de limiter les dépenses dans chaque zone. Faire de toutes ces choses est ce qui contrôle le budget et augmente les bénéfices.

Les principes de base du contrôle des coûts sont similaires pour les budgets corporatifs et personnels. Dans cet article, nous expliquerons quel contrôle des coûts et la manière dont le contrôle des coûts s'inscrit dans le système de gestion des coûts.

Quel est le contrôle des coûts?

Le contrôle des coûts implique d'identifier et de réduire les dépenses pour augmenter les bénéfices de l'entreprise. Le contrôle des coûts peut survenir au niveau du projet ou à l'ensemble de la société. Nous allons nous concentrer sur la manière dont vous pouvez appliquer le processus de contrôle des coûts à un projet ou à un groupe de projets.

En tant que responsable de projet, vous utiliserez le contrôle des coûts pour surveiller votre Plan de gestion des ressources et agissez lorsque vous remarquez des dépenses excessives.

Un outil de rapport peut également être utile pour identifier lorsque vous dépassez votre budget du projet . Dites que le concepteur indépendant que vous avez apporté sur un nouveau projet a pris beaucoup plus de temps que prévu pour éditer des images. Une fois que vous avez identifié ce coût, vous pouvez décider d'embaucher un concepteur interne sur votre prochain projet afin de réduire les coûts et de conduire l'efficacité.

Pourquoi le contrôle des coûts est-il important?

Votre équipe a-t-elle du mal à rester dans la portée ou le budget? C'est là que le contrôle des coûts entre en jeu. Même si votre équipe reste dans le budget, le contrôle des coûts peut vous aider à réduire encore votre budget, ce qui entraînera une augmentation du revenu.

Il donne un aperçu des dépenses globales de la société en montrant quels domaines coûtent le plus au sein de l'entreprise et sur quelles dépenses se produisent dans ces domaines. Le contrôle des coûts peut d'abord survenir au niveau du projet afin de réduire les coûts de projet individuels dans l'espoir que la Société peut accroître les bénéfices globaux.

Quelles sont les techniques de contrôle des coûts?

Le contrôle des coûts peut initialement se produire à des niveaux plus élevés au sein de la société, mais cela progresse souvent au niveau du projet. Le niveau du projet est où vous pouvez évaluer les coûts réels par projet et gérer ces coûts efficacement.

Pour mieux contrôler les coûts de contrôle de votre entreprise, essayez ces cinq étapes:

1. Planifiez votre budget

La première étape consiste à planifier votre budget afin que vous puissiez obtenir de manière granulaire avec vos estimations de coûts et efficacement. allouer des ressources . Faire un détaillé plan de projet[dix]entraînera des écarts de coûts inférieurs - ou moins de différences entre votre budget initial et vos dépenses réelles.

Comme vous planifiez votre budget, incluez:

Nombre de membres de l'équipe nécessaires au projet

Temps estimé que le projet prendra pour compléter

Matériel nécessaire pour le projet

Lors du calcul du temps et des matériaux nécessaires au projet, essayez de donner à votre budget une place à votre budget pour développer si nécessaire. Il y a toujours une chance que l'inattendu Risques de projet se produira et vous devrez prolonger votre Chronologie du projet ou demander des ressources supplémentaires.

2. Surveiller toutes les dépenses

La prochaine étape du contrôle des coûts du projet consiste à surveiller les dépenses de projet comme elles se produisent. Il est plus facile de prendre des mesures correctives si vous remarquez des écarts de coûts en temps réel. Si vous ne remarquez pas que vous avez passé le budget avant que le projet soit terminé, vous avez déjà dépensé l'argent. À ce stade, tout ce que vous pouvez faire est d'utiliser les informations comme Leçon pour les projets futurs .

Un bon moyen de surveiller vos dépenses lors d'un projet est de définir jalons de projet . À chaque étape, vous pouvez évaluer vos dépenses et vous assurer que le projet reste dans portée . Ensuite, si vous remarquez des dépassements de coûts à une étape importante, vous pouvez déterminer comment réduire les coûts d'aller de l'avant.

3. Utilisez les systèmes de contrôle des modifications

Il est important de définir des objectifs de projet clairs pendant la phase de planification du projet, mais de vous assurer que vous avez atteint ces objectifs, vous pourriez avoir besoin d'un Processus de commande de changement[dix] .

Le contrôle des modifications est un ensemble d'étapes qui gèrent tout changement provenant des parties prenantes lorsqu'un projet est en cours. Cela aide à prévenir fluage portée Parce que vous pouvez être préparé pour des changements à mesure qu'ils se produisent et ajustent le projet en conséquence.

Les étapes permettant de configurer un système de contrôle des modifications incluent:

Initiation: Le processus de contrôle du changement commence lorsqu'un intervenant demande une modification du projet. La demande réelle peut varier - ils peuvent aller d'extensions de chronologie à la nouvelle Project Produits .

Évaluation: Le chef de projet ou le département dirigé par la demande d'informations de base, telles que les ressources nécessaires, l'impact de la demande et la demande de la demande doit être transmise. Si la demande de changement transmet l'évaluation initiale, elle passe à la phase d'analyse.

Analyse: La phase d'analyse est la position du projet approprié approuve ou nie la demande. Dans certains cas, il peut y avoir une carte de contrôle du changement en contrôle des approbations de changement. Le responsable du projet approuve ou décline la demande et notifie l'équipe. En fonction de la taille du projet, le projet de projet peut également documenter la modification d'un journal de modification pour que toutes les parties prenantes du projet sont au courant.

Mise en œuvre: La mise en œuvre d'un changement sera différente selon quelle étape le projet est dans[dix], mais il consiste généralement à mettre à jour des échéanciers et des produits livrables de projet, ainsi que d'informer l'équipe de projet. Vous devez évaluer la portée du projet pour que tout changement de chronologie n'a pas d'impact énorme sur les objectifs projetés.

Fermeture: Une fois documenté, diffusé et mis en œuvre la demande, il est prêt à être fermé. Il est utile d'avoir un plan de fermeture formel en place afin que tous les membres de l'équipe sachent où des informations sont stockées et peuvent y référer à l'avenir.

Lorsque vous contrôlez correctement les modifications apportées à vos projets, vous avez une meilleure chance de contrôler les coûts également. Prévoir avec précision le budget et le succès d'un projet nécessite une gestion minutieuse du début à la fin. Il y aura toujours des hochcups inévitables en cours de route, mais avoir des systèmes en place pour préparer ces écarts peuvent être cruciaux.

4. Gérer votre temps

Gestion du temps est une méthode de contrôle des coûts importante car lorsque la durée totale d'un projet augmente, le coût total du projet augmente également. Rester dans votre estimé calendrier du projet est l'une des meilleures façons de rester dans le budget de projet.

Mettre en œuvre des stratégies de gestion du temps pour accroître la productivité et aider les membres de l'équipe à terminer leur travail à temps et au budget.

Quelques astuces de gestion du temps incluent:

Timeboxing: Temporisation est une stratégie de gestion de temps axée sur les objectifs où vous avez terminé de travailler dans "Timebox". Par exemple, si vous devez écrire un article de blog, vous pouvez créer un délai de deux heures pour écrire un contour. Ensuite, après avoir pris une pause, vous pouvez créer un autre temps de trois heures pour commencer le premier brouillon.

Blocage du temps: Temps de blocage Est-ce similaire à la temporisation temporelle, mais au lieu de programmer du temps spécifique pour chaque tâche individuelle, vous pratiquerez le blocage des périodes de réglage de votre calendrier pour un travail connexe.

Pomodoro Méthode: Semblable à la fusible et au blocage du temps, le Pomodoro Méthode Vous aide à vous attaquer à travailler dans des délais de courte période, puis à faire des pauses entre les sessions de travail. Travaillez pendant 25 minutes, puis prenez une pause de cinq minutes quatre fois. Puis, après la quatrième séance de travail, prenez une pause de 20 ou 30 minutes plus longue.

Manger la grenouille: Mark Twain a déclaré que dit: "Si c'est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire la première chose le matin." le Manger la stratégie de gestion du temps de grenouille S'inspire de cette citation et vous encourage à aborder d'abord les tâches importantes ou complexes avant de travailler sur votre travail moins important ou moins urgent.

Pareto Principe: Souvent appelé la "règle 80/20", le Pareto principe A une règle fondamentale: dépenser 20% de votre temps sur 80% de votre travail. Si vous pouvez obtenir 80% de vos tâches à l'écart de l'ordre relativement rapide, vous libérez votre journée de travail pour aborder les 20% de votre travail qui prendra 80% de votre temps.

Obtenir des choses (GTD): David Allen a inventé la Faire les choses méthode au début des années 2000. Selon Allen, la première étape pour faire avancer les choses est d'écrire tout ce que vous devez faire. En libérant la puissance cérébrale et en s'appuyant sur des outils de gestion des tâches, vous pouvez vous concentrer sur la prise de mesures - et ne vous souvenez pas de ce que vous devez faire.

Il peut sembler contre-intuitif de concentrer votre attention sur la productivité lors de la réflexion sur le contrôle des coûts, mais la performance du projet est à la base de la trésorerie. Si votre équipe n'est pas productive, votre projet ne répondra pas à ses délais. Si votre projet ne répond pas à ses délais, cela coûte plus d'argent. Si votre projet coûte plus d'argent, votre entreprise a moins de flux de trésorerie.

5. Suivre la valeur gagnée

Garder une trace de votre valeur gagnée peut vous aider à prédire le résultat financier d'un projet. Cette méthode de contrôle des coûts prend certaines connaissances en comptabilité des coûts, mais elle peut vous aider à comprendre lorsque des coûts variables surviendront et empêchent finalement des écarts de se produire dans les projets futurs.

La valeur gagnée est la quantité de travail réellement complétée sur un projet. Pour suivre la valeur gagnée et voir si vous êtes en rythme, vous devrez multiplier le pourcentage de travaux terminés par le budget du projet. Vous pouvez utiliser les étapes suivantes pour suivre la valeur gagnée:

Étape 1: Déterminez dans quelle mesure chaque tâche se présente sous la forme d'un pourcentage.

Étape 2: Déterminer la valeur planifiée (PV) ou votre coût des travaux budgétisé. Il s'agit du budget autorisé affecté à la réalisation des travaux prévus.

Étape 3: Déterminez la valeur gagnée (EV) ou votre coût de travail budgétisé effectué. C'est le montant de la tâche qui est réellement complète.

Étape 4: Obtenir des coûts réels (AC) ou votre coût réel du travail effectué. C'est combien d'argent a été dépensé pour le travail déjà effectué.

Étape 5: Calculez la variance des coûts (CV) en soustrayant la valeur gagnée du coût réel (CV = EV-AC).

Étape 6: Compiler les résultats.

Les trois premières étapes nécessitent une collecte d'informations de coût de votre projet, tandis que les trois dernières étapes nécessitent des calculs et des analyses. La variance des coûts représente le statut de coût de votre projet.

Lors du contrôle des coûts, votre CV est la mesure qui vous informera si votre projet effectue à un taux qui répond à son budget. Un CV négatif indique que le projet est sur le budget.

Contrôle des coûts contre la gestion des coûts

Les gens confondent souvent le contrôle des coûts avec la gestion des coûts , mais ce sont des termes distincts qui doivent être correctement définis et compris. Le contrôle des coûts est un processus plus petit dans le système de gestion des coûts.

Bien que le contrôle des coûts consiste à identifier les dépenses et à réduire ces dépenses pour augmenter les bénéfices, la gestion des coûts est le processus global d'estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts du projet.

Il y a probablement de nombreuses personnes impliquées dans la gestion de la gestion des coûts de votre entreprise. Selon la taille de votre équipe, vous pouvez avoir des personnes différentes de travailler sur la planification et la budgétisation des ressources.

Pour contrôler correctement les coûts, les équipes doivent surveiller les dépenses à différents niveaux de la société. Cela permet à chaque partie du budget de l'entreprise de recevoir une attention approfondie et une analyse.

Surveiller et réduire les dépenses de projet avec le contrôle des coûts

La surveillance des données de coûts pour réduire les dépenses de projets est un processus fastidieux, mais la gestion des coûts est cruciale pour la rentabilité.

Le meilleur moyen de gérer les coûts consiste à afficher toutes les informations dont vous avez besoin dans un tableau de bord personnalisable. De cette façon, vous pouvez utiliser l'automatisation pour jongler gestion de projet[dix]et contrôle des coûts - tout au même endroit.