Контроль витрат: як контролювати витрати проекту, щоб збільшити прибутковість

Резюме

Контроль витрат передбачає виявлення витрат та пошуку способів зменшення їх для збільшення прибутку компанії. У цій частині ми пояснимо, який контроль витрат є і як контроль витрат входить до системи управління витратами.

Контроль витрат є важливою частиною будь-якої фінансової стратегії. Після моніторингу фінансів вашої компанії, як ви можете залишатися в межах бюджету?

Так само, як особистий бюджет, ви можете зробити різноманітні речі, як категоризувати витрати, визначають території, де ваша команда витрачає більшість грошей, і знаходять способи обмеження витрат у кожній області. Успішно робити все це те, що контролює бюджет і збільшує прибуток.

Основні принципи контролю витрат схожі на корпоративні та особисті бюджети. У цій статті ми пояснимо, який контроль витрат є і як контроль витрат входить до системи управління витратами.

Що таке контроль витрат?

Контроль витрат передбачає виявлення та зменшення витрат на збільшення прибутку компанії. Контроль витрат може відбуватися на рівні проекту або широку компанію. Тут ми зосередимо увагу на тому, як ви можете застосувати процес контролю витрат до проекту або групи проектів.

Як менеджер проекту ви будете використовувати контроль витрат, щоб відстежувати вашПлан управління ресурсамиі вживайте заходів, коли ви помічаєте перевитрати.

Інструмент звітування також може бути корисним для ідентифікації, коли ви перевищуєте свійбюджет проекту. Скажімо, фріланс, який ви ввели до нового проекту, зайняв набагато довше, ніж очікувалося редагувати зображення. Після того, як ви визначите цю вартість, ви можете вирішити найняти внутрішній дизайнер у наступному проекті, щоб зменшити витрати та ефективність керування.

Чому важливий контроль витрат?

Ваша команда важкий час залишається за обсягом або бюджетом? Саме тут утворюється контроль витрат. Навіть якщо ваша команда залишається в межах бюджету, контроль витрат може допомогти вам зменшити свій бюджет, що призведе до збільшення доходів.

Це забезпечує розуміння загальних витрат компанії, показуючи, які сфери найбільше коштували в межах бізнесу, і які витрати виникають у цих областях. Контроль витрат може виникнути на рівні проекту, щоб зменшити витрати на індивідуальне проект, сподіваючись, що компанія може збільшити загальну прибуток.

Які методи контролю витрат?

Контроль витрат може спочатку відбутися на вищих рівнях у межах компанії, але це часто рухається вперед на рівні проекту. Рівень проекту полягає в тому, де ви можете оцінити фактичні витрати на проект та керувати ці витратами ефективно.

Щоб стати краще контролювати витрати у вашій компанії, спробуйте ці п'ять кроків:

1. Плануйте свій бюджет

Перший крок - планувати свій бюджет, щоб ви могли отримати гранульовані з оцінками витрат і ефективноВиділяють ресурси. ДокладноПлан проектупризведе до зниження вартових варіантів або менше відмінностей між вашим початковим бюджетом та фактичними витратами.

Як ви плануєте свій бюджет, включайте:

Кількість членів команди, необхідні для проекту

Розрахунковий час проект займе

Матеріали, необхідні для проекту

При розрахунку часу та матеріалів, необхідних для проекту, спробуйте дати ваш бюджет деякий номер, щоб розширити, якщо це необхідно. Там завжди є шанс, що несподіваноРизики проектувідбудеться, і вам потрібно буде розширити свійХронологія проектуабо вимагати додаткових ресурсів.

2. Моніторинг всіх витрат

Наступним кроком до контролю за проектом є моніторинг витрат на проект, оскільки вони виникають. Легше приймати коригувальні дії, якщо ви помічаєте варіанти вартості в режимі реального часу. Якщо ви не помітили, що ви витратили бюджет, поки проект не буде завершено, то ви вже витратили гроші. У той момент все, що ви можете зробити, це використовувати інформацію якУрок для майбутніх проектів .

Хороший спосіб контролювати ваші витрати під час проекту - встановити етапи проекту. На кожному етапі ви можете оцінити свої витрати та забезпечити, що проект перебуває в межахобсяг. Потім, якщо ви помітили перевитрати вартість на будь-якій віхою, ви можете визначити, як зменшити витрати, що рухаються вперед.

3. Використовуйте системи керування змінами

Важливо встановити чіткі цілі проекту під час етапу планування проекту, але для того, щоб ви потрапили у ці цілі, вам може знадобитисяЗмінити процес керування .

Control Control - це набір кроків, які керують будь-якими змінами, які проходять від зацікавлених сторін під час виконання проекту. Це допомагає запобігтиСфера повзучістьОскільки ви можете бути готові до змін, як вони відбудуться і відповідно відрегулюйте проект.

Кроки для налаштування системи управління змінами включають:

Початок:Процес управління змінами починається, коли зацікавлена ​​сторона вимагає зміни до проекту. Фактичний запит може варіюватися, вони можуть варіюватися від розширень хронології до новогоДоставка проектів .

Оцінка:Менеджер проекту або кафедри оглядають запит на основну інформацію, наприклад, необхідні ресурси, вплив запиту, а також, до якого потрібно передати запит. Якщо запит на зміну проходить початкову оцінку, вона рухається до фази аналізу.

Аналіз:Фаза аналізу полягає в тому, де відповідний проект схвалює або заперечує запит. У деяких випадках може виникнути зміна контролю до контролю за будь-якими змінами. Проект затверджує або відхиляє запит, і повідомляє команду. Залежно від розміру проекту, привід проекту також може документувати зміну журналу змін, щоб забезпечити всі зацікавлені сторони проекту.

Реалізація:Впровадження зміни буде виглядати іншим залежно відякий етап проект знаходиться в, але зазвичай складається з оновлення термінів проекту та поставки, а також інформування команди проекту. Ви повинні оцінити масштаб проекту, щоб забезпечити будь-яку зміну часової шкали, не матиме величезного впливу на прогнозовані цілі.

Закриття:Після того, як ви задокументували, розповсюджено та реалізуєте запит, він готовий бути закритий. Це корисно мати формальний план закриття, таким чином, щоб усі члени команди знали, де інформація зберігається і може посилатися на це в майбутньому.

Коли ви правильно контролюєте зміни до ваших проектів, у вас є кращий шанс контролювати витрати. Точно прогнозування бюджету та успіху проекту вимагає ретельного управління від початку до закінчення. На цьому шляху завжди буде неминуче, але, але маючи системи для підготовки до цих відхилень, може бути вирішальним.

4. Керуйте свій час

Управління часомє важливим методом контролю витрат, оскільки, коли збільшується загальний час проекту, загальна вартість проекту також збільшується. Залишаючись у вашій оцінціграфік проектує одним з найкращих способів перебування в межах проекту.

Реалізація стратегій управління часом для підвищення продуктивності та довідки членів команди закінчують свою роботу вчасно та бюджет.

Деякі поради щодо управління часом включають:

Мопування часу: Таймператураце стратегія управління цілеспрямованим часом, де ви виконуєте роботу в рамках "Температури". Наприклад, якщо вам потрібно написати пост блогу, ви можете створити двогодинну часову коробку, щоб написати контур. Потім після того, як взяв перерву, ви можете створити ще одну тригову часову коробку, щоб почати перший проект.

Блокування часу: Блокування часусхожий на часноробство, але замість того, щоб планувати певний час для кожного окремого завдання, ви будете практикувати блокування встановлених періодів вашого календаря для відповідної роботи.

Метод Помодоро:Подібно до блокування часу та часу, тоМетод POMODOROдопомагає вам вирішувати роботу протягом коротких кадрів, а потім взяти перерви між робочими сесіями. Робота протягом 25 хвилин, а потім займає п'ять хвилин чотири рази. Потім, після четвертого робочого сеансу, візьміть довше 20- або 30-хвилинну перерву.

Їжте жабу:Марк Твен знаменито сказав: "Якщо це ваша робота, щоб з'їсти жабу, краще це зробити, перш за все, вранці". ТочнийЇжте стратегію управління часом жабаПриймається натхнення з цієї цитати і заохочує вас до великих або складних завдань, перш ніж працювати на вашій менш важливої ​​або менш терміновій роботі.

Парето принцип:Часто називають "правило 80/20", "Парето принципМає одне фундаментальне правило: витрачати 20% свого часу на 80% вашої роботи. Якщо ви можете отримати 80% ваших завдань з дороги у відносно швидкому порядку, ви звільните свій робочий день, щоб вирішити 20% вашої роботи, яка займе 80% вашого часу.

Отримання речей (GTD):Девід Аллен винайшов точнийОтримання речейметод на початку 2000-х років. За словами Аллена, перший крок до того, щоб зробити все, що робиться, - це записати все, що потрібно зробити. Звільняючи силу мозку, а замість цього, покладаючись на інструменти керування завданнями, ви можете зосередити увагу на вжиття заходів, а не пам'ятати, що вам потрібно зробити.

Це може здатися контрактурою, щоб зосередити увагу на продуктивності, коли думаючи про контроль витрат, але продуктивність проекту знаходиться в корені грошового потоку. Якщо ваша команда не є продуктивною, ваш проект не буде відповідати своїм термінам. Якщо ваш проект не відповідає її терміном, це коштує більше грошей. Якщо ваш проект коштує більше грошей, ваша компанія має менше грошових потоків.

5. Зароблена вартість

Відстеження вашого заробленого значення може допомогти вам передбачити фінансовий результат проекту. Цей метод контролю витрат приймає деякі знання з бухгалтерського обліку, але це може допомогти вам зрозуміти, коли змінні витрати виникнуть і в кінцевому підсумку запобігають відхиленням у майбутніх проектах.

Зароблена цінність - це обсяг роботи, яка насправді була завершена за проектом. Щоб відстежувати зароблену вартість і побачити, чи потрібно, ви повинні помножити відсоток роботи, виконаного за рахунок проекту. Ви можете використовувати наступні кроки для відстеження заробленого значення:

Крок 1:Визначте, як повне кожне завдання у формі відсотка.

Крок 2:Визначити заплановану вартість (ПВ), або ваша бюджетна вартість роботи, запланованого. Це уповноважений бюджет, призначений для виконання запланованої роботи.

Крок 3:Визначте зароблену вартість (EV), або ваша бюджетна вартість виконаної роботи. Це сума завдання, яка фактично завершена.

Крок 4:Отримати фактичну вартість (AC), або фактичну вартість виконану роботу. Ось скільки грошей було витрачено на вже зроблену роботу.

Крок 5:Розрахуйте вартість дисперсії (CV) шляхом віднімання заробленої вартості від фактичної вартості (CV = EV-AC).

Крок 6:Складають результати.

Перші три кроки вимагають збору інформації з вашого проекту, тоді як останні три кроки вимагають розрахунків та аналізу. Вартість Variance являє собою статус витрат вашого проекту.

При контролі витрат, ваш CV - це вимірювання, яке буде повідомити вас, якщо ваш проект виконує курс, який відповідає її бюджету. Негативний CV вказує, що проект перевищує бюджет.

Control Control VS. Управління витратами

Люди часто плутають контроль витратУправління витратами, але це окремі терміни, які повинні бути належним чином визначені та зрозумілі. Контроль витрат - це менший процес у межах більшої системи управління витратами.

Хоча контроль витрат передбачає виявлення витрат та зменшення цих витрат для збільшення прибутку, управління витратами є загальним процесом оцінки, бюджетування та контролю за проектом.

Існує ймовірно, багато людей, які беруть участь у операції з управління витратами вашої компанії. Залежно від того, наскільки велика ваша команда, ви можете мати різні люди, які працюють над плануванням ресурсів та бюджетування.

Щоб правильно контролювати витрати, команди повинні стежити за витратами на різних рівнях у межах компанії. Це дозволяє кожній частині бюджету компанії отримувати ретельну увагу та аналіз.

Монітор та зменшення витрат проекту з контролем витрат

Моніторинг даних витрат на зменшення витрат проекту є нудним процесом, але управління витратами має вирішальне значення для прибутковості.

Найкращий спосіб керувати витратами - це переглянути всю інформацію, яку потрібно в налаштуваній інформаційній панелі. Таким чином, ви можете використовувати автоматику для жонглюванняУправління проектамиі контроль витрат - все в одному місці.