Kustannusten hallinta: Miten seurata projektien menoja kannattavuuden lisäämiseksi

Yhteenveto

Kustannusten valvonta edellyttää kustannusten tunnistamista ja tapoja vähentää niitä yrityksen voiton lisäämiseksi. Tässä kappaleessa selitämme, millainen kustannusvalvonta on ja miten kustannusvalvonta sopii kustannusten hallintajärjestelmään.

Kustannusten valvonta on olennainen osa rahoitusstrategiaa. Kun seurataan yrityksen taloutta, miten voit pysyä budjetissa?

Aivan kuten henkilökohtaiset budjetoinnit, voit tehdä erilaisia ​​asioita, kuten luokittelevat menot, määrittää alueet, joilla joukkueesi viettää eniten rahaa ja löytää keinoja rajoittaa menoja kussakin alueella. Onnistuneesti tekemällä kaikki nämä asiat, mikä hallitsee budjettia ja lisää voittoja.

Kustannusten valvonnan perusperiaatteet ovat samankaltaisia ​​yritys- ja henkilökohtaisia ​​budjetteja varten. Tässä artikkelissa selitämme, millainen kustannusvalvonta on ja miten kustannusvalvonta sopii kustannusten hallintajärjestelmään.

Mikä on kustannusten hallinta?

Kustannusten valvonta edellyttää kustannusten tunnistamista ja vähentämistä yrityksen voittojen lisäämiseksi. Kustannusten hallinta voi tapahtua projektitasolla tai yrityksen laajalla. Täällä keskitymme siihen, miten voit soveltaa kustannusohjausprosessia projektiin tai hankkeen ryhmään.

Projektipäällikkönä käytät kustannusten ohjaustaResurssien hallintasuunnitelmaja ryhdy toimiin, kun huomaat ylipainon.

Raportointityökalu voi myös olla hyödyllistä tunnistaa, kun ylitätHankkeen talousarvio. Sano freelance-suunnittelija, jonka olet tuonut uudelle projektille, otti paljon odotettua muokata kuvia. Kun tunnistat tämän kustannuksen, voit päättää palkata sisäisen suunnittelijan seuraavaan hankkeeseen vähentää kustannuksia ja ajaa tehokkuutta.

Miksi kustannusten hallinta on tärkeää?

Onko tiimisi kovaa aikaa majoittua soveltamisalaan tai budjettiin? Tämä on silloin, kun kustannusten hallinta tulee pelaamaan. Vaikka tiimi pysyy budjetissa, kustannusten hallinta voi auttaa sinua vähentämään budjettia entisestään, mikä johtaa tulojen kasvuun.

Se tarjoaa tietoa yhtiön kokonaiskustannuksista osoittamalla, mitkä alueet maksavat eniten liiketoiminnassa ja mitä kulut esiintyvät näillä alueilla. Kustannusten valvonta voi ensinnäkin hankkeen tasolla vähentää yksittäisiä hankekustannuksia toivoo, että yhtiö voi lisätä kokonaisvoidetta.

Mitkä ovat kustannustehokkuuden tekniikat?

Kustannusten hallinta voi aluksi tapahtua korkeammilla tasolla yhtiössä, mutta se liikkuu usein projektin tasolla. Hankkeen tasolla voit arvioida tosiasiallisia kustannuksia hanketta kohti ja hallita näitä kustannuksia tehokkaasti.

Kokeile näitä viisi vaihetta:

1. Suunnittele budjetti

Ensimmäinen askel on suunnitella budjettisi, jotta voit saada rakeista kustannusarvioita ja tehokkaastikohdentaa resursseja. Yksityiskohtainenprojekti suunnitelmajohtaa alhaisempiin kustannusvariansaan tai vähemmän eroja alkuperäisen budjetin ja todellisten menojen välillä.

Suunnittelet budjettisi mukaan:

Hankkeeseen tarvittavien tiimin jäsenten määrä

Arvioitu aika Hanke kestää loppuun

Hankkeeseen tarvittavat materiaalit

Kun lasketaan projektiin tarvittava aika ja materiaalit, yritä antaa budjettimme tilaa laajentaa tarvittaessa. On aina mahdollisuus, että odottamatonHankkeen riskittapahtuu ja sinun täytyy laajentaaHankkeen aikajanatai pyydä lisävaroja.

2. Seuraa kaikkia kuluja

Seuraava askel hankkeen kustannusten hallintaan on seurata projektinkustannuksia, kun ne esiintyvät. On helpompi ottaa korjaavia toimia, jos huomaat kustannusvarianosia reaaliajassa. Jos et huomaa, että olet mennyt budjettiin, kunnes projekti on valmis, niin olet jo viettänyt rahaa. Siinä vaiheessa kaikki mitä voit tehdä, on käyttää tietoja aOppitunti tuleville hankkeille .

Hyvä tapa seurata kuluja projektin aikana on asettaa Hankkeen virstanpylväät. Jokaisessa virstanpylväässä voit arvioida menojasi ja varmistaa, että projekti pysyy sisällälaajuus. Sitten, jos huomaat kustannusten ylitykset milloin tahansa virstanpylväs, voit määrittää, miten vähentää kustannuksia eteenpäin.

3. Käytä Muuta säätöjärjestelmiä

On tärkeää asettaa selkeät projektin tavoitteet projektisuunnitteluvaiheessa, mutta varmistaa näiden tavoitteiden saavuttaminen, saatat tarvita aVaihda ohjausprosessi .

Muuta valvonta on joukko vaiheita, jotka hallitsevat muutoksia, jotka tulevat sidosryhmien kautta, kun projekti on käynnissä. Tämä auttaa ehkäisemäänSoveltamisalaKoska voit olla valmis muutoksiin, kun ne tapahtuvat ja säädä hanke vastaavasti.

Vaiheet muutosvalvontajärjestelmän perustamiseksi ovat:

Aloittaminen:Muutosvalvontaprosessi alkaa, kun sidosryhmä pyytää muutosta hankkeeseen. Todellinen pyyntö voi vaihdella - ne voivat vaihdella aikajanajojen laajennuksista uusiinProjektin toimitukset .

Arviointi:Projektipäällikkö tai osasto johtaa perustietopyyntöä, kuten tarvittavat resurssit, pyynnön vaikutukset ja kuka pyyntö on siirrettävä. Jos muutospyyntö kulkee alustavan arvioinnin, se siirtyy analyysivaiheeseen.

Analyysi:Analyysivaihe on, jos sopiva projektipää hyväksyy tai kieltää pyynnön. Joissakin tapauksissa voi olla muutoksenhallintalautakunta mahdollisten muutoksen hyväksynnän hallinnassa. Hankkeen johto hyväksyy tai hylkää pyynnön ja ilmoittaa tiimille. Projektin koosta riippuen projektijohto voi myös dokumentoida muutoksen muutoksesta, jotta kaikki projektin sidosryhmät ovat tietoisia.

Toteutus:Muutoksen toteuttaminen näyttää erilaiselta riippuenMikä vaihe hanke on, Mutta se koostuu yleensä päivittäminen projektin aikataulut ja suoritteet sekä ilmoittamalla projektiryhmä. Sinun on arvioitava projektin soveltamisala varmistaakseen, että aikajanalla muuttuu ei ole valtava vaikutus ennustettuihin tavoitteisiin.

Päättäminen:Kun olet dokumentoitu, levitetty ja toteuttanut pyynnön, se on valmis suljettuina. On hyödyllistä saada muodollinen sulkemissuunnitelma siten, että kaikki tiimin jäsenet tietävät, missä tiedot tallennetaan ja voivat viitata sen tulevaisuudessa.

Kun ohjataan muutoksia projekteihin, sinulla on paremmat mahdollisuudet myös hallita kustannuksia. Projektin talousarvion ja menestyksen tarkasti vaatii huolellista hallintaa alusta loppuun. On aina väistämätöntä hikkauksia matkan varrella, mutta järjestelmät valmistautumaan näihin poikkeamiin voivat olla ratkaisevia.

4. Hallitse aikaa

Ajanhallintaon tärkeä kustannusohjausmenetelmä, koska hankkeen kokonaisaika kasvaa, hankkeen kokonaiskustannukset kasvavat myös. Pysyä arvioitunaHankkeen aikatauluon yksi parhaista tavoista pysyä hankkeen budjetissa.

Toteuta ajanhallintastrategioita tuottavuuden lisäämiseksi ja auttamaan tiimin jäseniä lopettamaan työnsä ajoissa ja talousarviossa.

Joitakin aikahallintavinkkejä ovat:

TIMEBOXING: Timeboxingon tavoitteellinen ajanhallintastrategia, jossa suoritat työtä "Timeboxes". Esimerkiksi, jos haluat kirjoittaa blogiviestin, voit luoda kahden tunnin aikamuokan, jotta voit kirjoittaa ääriviivat. Sitten tauon jälkeen voit luoda toisen kolmen tunnin aikamerkin aloittaa ensimmäinen luonnos.

Ajan estäminen: Aikakatkaisuon samanlainen kuin aikatilaallinen, mutta kunkin yksittäisen tehtävän ajankohtainen ajankohta, käytät estämällä kalenterisi asetettuja aikoja asiaan liittyvästä työstä.

Pomodoro Menetelmä:Samanlainen kuin aikatilaatikko ja aikakatkaisu,Pomodoro-menetelmäauttaa torjumaan työtä lyhyessä ajassa kehykset ja sitten ottaa taukoja välillä työistuntoa. Työskentele 25 minuuttia ja ota sitten viiden minuutin tauko neljä kertaa. Sitten neljännen työistunnon jälkeen kestää pidempään 20- tai 30 minuutin tauon.

Syö sammakko:Mark Twain tunnetaan, "Jos se on sinun tehtäväsi syödä sammakko, on parasta tehdä se ensimmäinen asia aamulla." TheSyö sammakon aikajohtamisstrategiaOttaa inspiraation tästä lainauksesta ja kannustaa sinua ratkaisemaan suuria tai monimutkaisia ​​tehtäviä ennen kuin työskentelet vähemmän tärkeänä tai vähemmän kiireellisessä työssä.

Pareto-periaate:Usein kutsutaan "80/20-sääntö"Pareto-periaateOn yksi perustavanlaatuinen sääntö: viettää 20% aikaa 80% työstäsi. Jos voit saada 80% tehtävistäsi suhteellisen nopeasti järjestykseen, vapautat työpäiväsi puuttumaan 20% työstäsi, joka kestää 80% ajastasi.

Asiat (GTD):David Allen keksittiin TheSaada asiat tehtyäMenetelmä 2000-luvun alussa. Allenin mukaan ensimmäinen askel tehdä asioita on kirjoittaa kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä. Vapauttamalla aivotehoa ja luottaa sen sijaan tehtävänhallintatyökaluihin, voit keskittyä toimimaan - eikä muista, mitä sinun tarvitsee tehdä.

Se voi tuntua vastaavasta keskittyä huomiota tuottavuuteen, kun ajatellaan kustannusvalvontaa, mutta projektin suorituskyky on kassavirran juuressa. Jos joukkue ei ole tuottavaa, projekti ei täytä määräaikojaan. Jos projekti ei täytä määräaikoja, se maksaa enemmän rahaa. Jos projekti maksaa enemmän rahaa, yrityksellesi on vähemmän kassavirta.

5. Seuraa ansaittua arvoa

Ansaitun arvon seuraaminen voi auttaa sinua ennustamaan hankkeen taloudellista tulosta. Tämä kustannusohjausmenetelmä ottaa jonkin verran kustannuslaskennan tietoa, mutta se voi auttaa sinua ymmärtämään, kun muuttuvat kustannukset syntyvät ja lopulta estävät varianssien esiintymisen tulevissa projekteissa.

Ansaittu arvo on työn määrä, joka on itse valmistettu hankkeella. Jos haluat seurata ansaittua arvoa ja nähdä, oletko vauhtia, sinun on kerrottava hankkeen budjetin valmistuneiden työn prosenttiosuus. Voit käyttää seuraavia vaiheita saadaksesi ansaitun arvon:

Vaihe 1:Määritä, kuinka jokainen tehtävä on prosentteina.

Vaihe 2:Määritä suunniteltu arvo (PV) tai budjetoidut työn kustannukset. Tämä on valtuutettu talousarvio, joka on määrätty aikataulun mukaiseksi.

Vaihe 3:Määritä ansaittu arvo (EV) tai budjetoidut työn kustannukset. Tämä on tosiasiallisesti valmis tehtävä tehtävä.

Vaihe 4:Hanki todelliset kustannukset (AC) tai todelliset työn kustannukset. Tämä on kuinka paljon rahaa on käytetty jo tehtyyn työhön.

Vaihe 5:Laske kustannusvarianssi (CV) vähentämällä ansaittu arvo todellisista kustannuksista (CV = EV - AC).

Vaihe 6:Kokoa tulokset.

Ensimmäiset kolme vaihetta vaativat kustannustietojen keräämistä hankkeestasi, kun taas viimeiset kolme vaihetta edellyttävät laskelmia ja analyysiä. Kustannusvarianssi edustaa hankkeen kustannustilaa.

Kun varaat kustannuksia, CV on mittaus, joka ilmoittaa sinulle, jos projekti toimii nopeudella, joka täyttää budjetin. Negatiivinen CV osoittaa, että hanke on budjetin yli.

Kustannusvalvonta vs. kustannusten hallinta

Ihmiset usein sekoittavat kustannusten hallinnankustannusten hallinta, mutta nämä ovat erillisiä termejä, jotka on määriteltävä asianmukaisesti ja ymmärrettäväksi. Kustannusten hallinta on pienempi prosessi suuremmassa kustannusten hallintajärjestelmässä.

Vaikka kustannusten valvonta edellyttää kustannusten tunnistamista ja näiden kulujen vähentäminen voittojen lisäämiseen, kustannusten hallintaan Onko hankekustannusten arviointi, budjetointi ja hallinnointi.

On todennäköistä monia ihmisiä, jotka osallistuvat yrityksesi kustannusten hallintaoperaatioon. Riippuen siitä, kuinka suuri tiimi on, sinulla saattaa olla erilaisia ​​ihmisiä, jotka työskentelevät resurssien suunnittelussa ja budjetoinnissa.

Oikein valvontakustannukset, joukkueiden on valvottava menoja eri tasoilla yhtiön sisällä. Tämä mahdollistaa yhtiön talousarvion jokaisen osan saadakseen perusteellisen huomion ja analyysin.

Seurata ja vähentää hankekuluja kustannusten valvonnalla

Kustannustiedot hankkeiden kustannusten vähentämiseksi on tylsiä prosessi, mutta kustannusten hallinta on ratkaisevan tärkeää kannattavuudelle.

Paras tapa hallita kustannuksia on nähdä kaikki tarvittavat tiedot muokattavissa kojelautaan. Näin voit käyttää automaatiotaProjektinhallintaja kustannusohjaus - kaikki yhdessä paikassa.