Control de costos: Cómo monitorear el gasto del proyecto para aumentar la rentabilidad

Resumen

El control de costos implica identificar los gastos y encontrar formas de reducirlos para aumentar las ganancias de la empresa. En esta pieza, explicaremos qué es el control de costos y cómo se adapta el control de costos en el sistema de gestión de costos.

El control de costos es una parte esencial de cualquier estrategia financiera. Al monitorear las finanzas de su empresa, ¿cómo puede permanecer dentro del presupuesto?

Al igual que el presupuesto personal, puede hacer una variedad de cosas, como categorizar el gasto, determinar las áreas donde su equipo gasta más dinero y encontrar formas de limitar el gasto en cada área. Hacer con éxito todas estas cosas es lo que controla el presupuesto y aumenta las ganancias.

Los principios básicos del control de costos son similares para los presupuestos corporativos y personales. En este artículo, explicaremos qué es el control de costos y cómo el control de costos se adapta al sistema de gestión de costos.

¿Qué es el control de costos?

El control de costos implica identificar y reducir los gastos para aumentar las ganancias de la empresa. El control de costos puede ocurrir a nivel de proyecto o empresa de ancho. Aquí, nos centraremos en cómo puede aplicar el proceso de control de costos a un proyecto o grupo de proyectos.

Como gerente de proyecto, utilizará el control de costos para monitorear suPlan de gestión de recursosy tomar medidas cuando se note en exceso.

Una herramienta de informes también puede ser útil para identificar cuando exceda supresupuesto del proyecto. Diga que el diseñador independiente que realizó a un nuevo proyecto tardó mucho más de lo esperado para editar imágenes. Una vez que identifique este costo, puede decidir contratar a un diseñador interno en su próximo proyecto para reducir los costos y la eficiencia de la unidad.

¿Por qué es importante el control de costos?

¿Su equipo tiene dificultades para mantenerse al alcance o presupuesto? Aquí es donde el control de costos entra en juego. Incluso si su equipo permanece dentro del presupuesto, el control de costos puede ayudarlo a reducir aún más su presupuesto, lo que conducirá a un aumento en los ingresos.

Proporciona información sobre el gasto general de la compañía al mostrar qué áreas cuestan más dentro del negocio y qué gastos ocurren dentro de esas áreas. El control de costos puede ocurrir por primera vez a nivel de proyecto para reducir los costos individuales del proyecto con la esperanza de que la compañía pueda aumentar las ganancias generales.

¿Cuáles son las técnicas para el control de costos?

El control de costos puede ocurrir inicialmente en niveles más altos dentro de la empresa, pero a menudo se mueve hacia adelante a nivel de proyecto. El nivel del proyecto es donde puede evaluar los costos reales por proyecto y administrar esos costos de manera efectiva.

Para ser mejor para controlar los costos dentro de su empresa, pruebe estos cinco pasos:

1. Planea tu presupuesto

El primer paso es planificar su presupuesto para que pueda obtener un granular con sus estimaciones de costos y efectivamenteasignar recursos. Haciendo un detalladoplan de proyectodará lugar a variaciones de menor costo, o menos diferencias entre su presupuesto inicial y el gasto real.

A medida que planifique su presupuesto, incluya:

Número de miembros del equipo necesarios para el proyecto.

Tiempo estimado El proyecto tomará para completar

Materiales necesarios para el proyecto.

Al calcular el tiempo y los materiales necesarios para el proyecto, intente darle a su presupuesto una habitación para expandirse si es necesario. Siempre hay una posibilidad de que sea inesperado.riesgos del proyectoocurrirá y deberá extender sulínea de tiempo del proyectoo solicitar recursos adicionales.

2. Monitoree todos los gastos.

El siguiente paso al control de costos del proyecto es monitorear los gastos del proyecto a medida que ocurren. Es más fácil tomar medidas correctivas si observa variaciones de costos en tiempo real. Si no se da cuenta de que ha pasado el presupuesto hasta que se complete el proyecto, entonces ya ha gastado el dinero. En ese momento, todo lo que puede hacer es usar la información como unLección para futuros proyectos. .

Una buena manera de monitorear sus gastos durante un proyecto es establecer Hitos del proyecto. En cada hito, puede evaluar su gasto y garantizar que el proyecto se quede dentro.alcance. Luego, si observa los gastos de costos en cualquier hito dado, puede determinar cómo reducir los costos avanzando.

3. Use los sistemas de control de cambios.

Es importante establecer objetivos de proyecto claros durante la etapa de planificación del proyecto, pero para garantizar que alcance esos objetivos, es posible que necesite unproceso de control de cambio .

El control de cambios es un conjunto de pasos que administran cualquier cambio que se realice a través de las partes interesadas mientras un proyecto está en progreso. Esto ayuda a prevenirScope flepDebido a que se puede preparar para los cambios a medida que ocurren y ajustan el proyecto en consecuencia.

Pasos para configurar un sistema de control de cambios incluyen:

Iniciación:El proceso de control de cambios comienza cuando un interesado solicita un cambio en el proyecto. La solicitud real puede variar, pueden variar desde extensiones de línea de tiempo hasta Nuevoproyectos Deliverable .

Evaluación:El gerente de proyecto o el plomo del departamento revisa la solicitud de información básica, como los recursos necesarios, el impacto de la solicitud, y de quién se debe transmitir la solicitud. Si la solicitud de cambio pasa la evaluación inicial, se traslada a la fase de análisis.

Análisis:La fase de análisis es donde el plomo del proyecto apropiado aprueba o niega la solicitud. En algunos casos, puede haber un tablero de control de cambios en control de cualquier aprobación de cambios. El objetivo del proyecto aprueba o rechaza la solicitud, y notifica al equipo. Dependiendo del tamaño del proyecto, el cable del proyecto también puede documentar el cambio en un registro de cambios para garantizar que todos los interesados ​​del proyecto sean conscientes.

Implementación:Implementar un cambio se verá diferente dependiendo deEn qué etapa se encuentra el proyecto, pero generalmente consiste en actualizar los plazos de los proyectos y los entregables, así como informar al equipo del proyecto. Debe evaluar el alcance del proyecto para garantizar que los cambios de línea de tiempo no tengan un gran impacto en los objetivos proyectados.

Cierre:Una vez que haya documentado, difundido e implementado la solicitud, está listo para estar cerrado. Es útil tener un plan de cierre formal vigente para que todos los miembros del equipo sepan dónde se almacena la información y pueda hacer referencia en el futuro.

Cuando controle correctamente los cambios en sus proyectos, también tiene más posibilidades de controlar los costos. Previsión con precisión El presupuesto y éxito de un proyecto requiere una administración cuidadosa de principio a fin. Siempre habrá hipo inevitable en el camino, pero tener sistemas en su lugar para prepararse para estas desviaciones puede ser crucial.

4. Gestiona tu tiempo

Gestión del tiempoEs un método importante de control de costos porque cuando aumenta el tiempo total de un proyecto, el costo total del proyecto también aumenta. Mantenerse dentro de su estimadocronograma del proyectoEs una de las mejores maneras de permanecer dentro del presupuesto del proyecto.

Implementar estrategias de gestión de tiempo para aumentar la productividad y ayudar a los miembros del equipo a terminar su trabajo a tiempo y en el presupuesto.

Algunos consejos de administración de tiempo incluyen:

TimBoxing: Caja de tiempoEs una estrategia de gestión de tiempo orientada a objetivos en la que completa el trabajo dentro de "TimBoxes". Por ejemplo, si necesita escribir una publicación de blog, puede crear una caja de tiempo de dos horas para escribir un esquema. Luego, después de tomar un descanso, puede crear otra caja de tiempo de tres horas para comenzar el primer borrador.

Bloqueo de tiempo: Bloqueo de tiempoes similar a la caja de tiempo, pero en lugar de programar un tiempo específico para cada tarea individual, practicará bloquear los períodos establecidos de su calendario para el trabajo relacionado.

Método Pomodoro:Similar a la caja de tiempo y el bloqueo de tiempo, elMétodo PomodoroLe ayuda a abordar el trabajo dentro de los límites de tiempo cortos y luego descansar entre las sesiones de trabajo. Trabaja durante 25 minutos y luego tome un descanso de cinco minutos cuatro veces. Luego, después de la cuarta sesión de trabajo, tome un descanso más largo de 20 o 30 minutos.

Come la rana:Mark Twain famoso dijo: "Si es tu trabajo comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana". losComer la estrategia de gestión de tiempo de rana.Se inspira en esta cita y lo alienta a abordar las tareas grandes o complejas antes de trabajar en su trabajo menos importante o menos urgente.

Principio Pareto:A menudo llamado la "Regla 80/20", laPrincipio paretoTiene una regla fundamental: gasta el 20% de su tiempo en el 80% de su trabajo. Si puede obtener el 80% de sus tareas de la forma en el orden relativamente rápido, usted libera su jornada laboral para abordar el 20% de su trabajo que tomará el 80% de su tiempo.

Cómo hacer las cosas (GTD):David Allen inventado losResolviendo las cosasMétodo a principios de la década de 2000. Según Allen, el primer paso para hacer las cosas es para anotar todo lo que necesita hacer. Al liberar la energía cerebral y, en cambio, confiando en las herramientas de gestión de tareas, puede concentrarse en tomar medidas, y no recordar lo que necesita hacer.

Puede parecer contraintuitiva enfocar su atención en la productividad al pensar en el control de costos, pero el rendimiento del proyecto está en la raíz del flujo de efectivo. Si su equipo no es productivo, su proyecto no cumplirá con sus plazos. Si su proyecto no cumple con sus plazos, cuesta más dinero. Si su proyecto cuesta más dinero, su empresa tiene menos flujo de efectivo.

5. Valor ganado de la pista

Hacer un seguimiento de su valor ganado puede ayudarlo a predecir el resultado financiero de un proyecto. Este método de control de costos requiere algún conocimiento de la contabilidad de costos, pero puede ayudarlo a comprender cuándo surgirá los costos variables y, en última instancia, evitará que se produzcan variaciones en proyectos futuros.

El valor ganado es la cantidad de trabajo que realmente se ha completado en un proyecto. Para rastrear el valor denominado y ver si está en ritmo, deberá multiplicar el porcentaje de trabajo completado por el presupuesto del proyecto. Puede usar los siguientes pasos para rastrear el valor ganado:

Paso 1:Determine qué tan completa es cada tarea en forma de un porcentaje.

Paso 2:Determine el valor planificado (PV) o su costo presupuestado del trabajo programado. Este es el presupuesto autorizado asignado para lograr el trabajo programado.

Paso 3:Determine el valor ganado (EV), o su costo presupuestado del trabajo realizado. Esta es la cantidad de la tarea que realmente está completa.

Etapa 4:Obtenga el costo real (AC), o su costo real del trabajo realizado. Esta es la cantidad de dinero que se ha gastado para el trabajo ya hecho.

Paso 5:Calcule la varianza de costos (CV) restando el valor ganado del costo real (CV = EV - AC).

Paso 6:Recopila resultados.

Los tres primeros pasos requieren la recopilación de información de costos de su proyecto, mientras que los últimos tres pasos requieren cálculos y análisis. La varianza de costos representa el estado de costo de su proyecto.

Al controlar los costos, su CV es la medición que le notificará si su proyecto se está desempeñando a una tasa que cumple con su presupuesto. Un CV negativo indica que el proyecto es sobre el presupuesto.

Control de costos vs. Gestión de costos

Las personas a menudo confunden el control de costos conmanejo de costos, pero estos son términos distintos que deben definirse y entenderse adecuadamente. El control de costos es un proceso más pequeño dentro del sistema de gestión de costos más grande.

Si bien el control de costos implica identificar los gastos y reducir los gastos para aumentar las ganancias, la gestión de costos Es el proceso general de estimación, presupuesto y control de los costos del proyecto.

Es probable que muchas personas involucradas en la operación de gestión de costos de su empresa. Dependiendo de lo grande que sea su equipo, puede tener diferentes personas que trabajan en la planificación de recursos y el presupuesto.

Para controlar adecuadamente los costos, los equipos deben monitorear el gasto en varios niveles dentro de la empresa. Esto permite que cada parte del presupuesto de la compañía reciba atención y análisis a fondo.

Monitorear y reducir los gastos del proyecto con el control de costos.

El monitoreo de los datos de costos para reducir los gastos del proyecto es un proceso tedioso, pero la gestión de costos es crucial para la rentabilidad.

La mejor manera de administrar los costos es ver toda la información que necesita en un panel personalizable. De esa manera, puedes usar la automatización para hacer malabares.gestión de proyectosy el control de costos, todo en un solo lugar.