Kostenkontrolle: Wie man die Projektausgaben überwacht, um die Rentabilität zu steigern

Zusammenfassung

Die Kostenkontrolle beinhaltet die Erkennung von Kosten und finden Sie nach Möglichkeiten, um sie zu reduzieren, um die Gewinne des Unternehmens zu erhöhen. In diesem Stück erklären wir, welche Kostenkontrolle ist und wie die Kostenkontrolle in das Kostenmanagementsystem passt.[fünfzehn]

Die Kostenkontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil einer finanziellen Strategie. Wie können Sie bei der Überwachung der Finanzen Ihres Unternehmens, wie können Sie innerhalb des Budgets bleiben?[fünfzehn]

Genau wie die persönliche Budgetierung können Sie eine Vielzahl von Dingen ausführen, wie beispielsweise die Ausgaben kategorisieren, Bereiche bestimmen, in denen Ihr Team das meiste Geld ausgibt, und Wege finden, um die Ausgaben in jedem Bereich zu begrenzen. Erfolgreich all diese Dinge zu tun, ist das, was das Budget kontrolliert und die Gewinne erhöht.[fünfzehn]

Die Grundprinzipien der Kostenkontrolle sind für Unternehmens- und persönliche Budgets ähnlich. In diesem Artikel erklären wir, welche Kostenkontrolle ist und wie die Kostenkontrolle in das Kostenmanagementsystem passt.[fünfzehn]

Was ist Kostenkontrolle?

Die Kostenkontrolle beinhaltet die Identifizierung und Reduzierung der Kosten, um die Gewinne des Unternehmens zu erhöhen. Die Kostensteuerung kann auf der Projektebene oder der Firmenweite auftreten. Hier können wir uns darauf konzentrieren, wie Sie den Kostensteuerungsprozess an ein Projekt oder eine Projektgruppe anwenden können.[fünfzehn]

Als Projektmanager verwenden Sie die Kostensteuerung, um Ihre zu überwachen Ressourcenmanagementplan und ergreifen Sie Maßnahmen, wenn Sie die Überschüsse bemerken.[fünfzehn]

Ein Reporting-Tool kann auch hilfreich sein, um zu identifizieren, wenn Sie Ihre übersteigen Projektbudget . Sagen Sie, der freie Designer, den Sie an ein neues Projekt mitgebracht haben, dauerte viel länger als erwartet, um Bilder zu bearbeiten. Sobald Sie diese Kosten ermittelt haben, können Sie sich entscheiden, einen internen Designer für Ihr nächstes Projekt einzustellen, um Kosten zu senken und Effizienz zu senken.[fünfzehn]

Warum ist die Kostenkontrolle wichtig?

Hat Ihr Team eine schwere Zeit, sich innerhalb des Geltungsbereichs oder Budgets zu übernachten? Hier kommt die Kostenkontrolle ins Spiel. Selbst wenn Ihr Team innerhalb des Budgets bleibt, kann die Kostenkontrolle dabei helfen, Ihr Budget weiter zu senken, was zu einer Erhöhung des Einkommens führt.[fünfzehn]

Es bietet Einblick in die Gesamtausgaben des Unternehmens, indem Sie zeigen, welche Bereiche das Unternehmen am meisten kosten und welche Kosten in diesen Bereichen auftreten. Die Kostensteuerung kann zuerst auf Projektebene auftreten, um einzelne Projektkosten in der Hoffnung zu reduzieren, dass das Unternehmen den Gesamtgewinn erhöhen kann.[fünfzehn]

Was sind die Techniken für die Kostenkontrolle?

Die Kostensteuerung kann zunächst auf höheren Ebenen im Unternehmen auftreten, aber er bewegt sich jedoch häufig auf der Projektebene. Das Projektebene ist, wo Sie die tatsächlichen Kosten pro Projekt beurteilen und diese Kosten effektiv verwalten können.[fünfzehn]

Um die Kosten in Ihrem Unternehmen besser zu kontrollieren, probieren Sie diese fünf Schritte aus:[fünfzehn]

1. Planen Sie Ihr Budget

Der erste Schritt besteht darin, Ihr Budget zu planen, damit Sie mit Ihren Kostenschätzungen und effektiv ein Granulat erhalten können Ressourcen zuweisen . Ein detailliertes machen Projektplan führt zu niedrigeren Kostenvarianten - oder weniger Unterschiede zwischen Ihrem ursprünglichen Budget und den tatsächlichen Ausgaben.[fünfzehn]

Da Sie Ihr Budget planen, umfassen:[fünfzehn]

Anzahl der für das Projekt benötigten Teammitglieder[fünfzehn]

Voraussichtliche Zeit Das Projekt dauert, um abzuschließen[fünfzehn]

Für das Projekt benötigte Materialien[fünfzehn]

Versuchen Sie bei der Berechnung der für das Projekt benötigten Zeit und Materialien, um Ihr Budget in einigen Platz zu geben, um bei Bedarf zu erweitern. Es gibt immer eine Chance, dass unerwartet Projektrisiken Wird auftreten und Sie müssen Ihre erweitern Projekt Zeitleiste oder weitere Ressourcen anfordern.[fünfzehn]

2. Überwachen Sie alle Kosten

Der nächste Schritt zur Projektsteuerung ist die Überwachung der Projektausgaben, wie sie auftreten. Es ist einfacher, Korrekturmaßnahmen zu ergreifen, wenn Sie Kostenwetter in Echtzeit bemerken. Wenn Sie nicht bemerken, dass Sie über das Budget gegangen sind, bis das Projekt abgeschlossen ist, dann haben Sie das Geld bereits ausgegeben. Zu diesem Zeitpunkt können Sie alle Informationen als Informationen verwenden Lektion für zukünftige Projekte . [fünfzehn]

Eine gute Möglichkeit, Ihre Kosten während eines Projekts zu überwachen, besteht darin, festzulegen Projekt Meilensteine . In jedem Meilenstein können Sie Ihre Ausgaben einschätzen und sicherstellen, dass das Projekt innerhalb bleibt Umfang . Wenn Sie dann Kostenüberschreitungen in einem bestimmten Meilenstein bemerken, können Sie feststellen, wie Sie die Kosten senken, um sich vorwärts zu senken.[fünfzehn]

3. Verwenden Sie Änderungssteuerungssysteme

Es ist wichtig, während der Projektplanungsphase klare Projektziele festzulegen, aber um sicherzustellen, dass Sie diese Ziele treffen, benötigen Sie möglicherweise einen Steuerung ändern . [fünfzehn]

Die Änderung der Steuerung ist ein Satz von Schritten, die alle Änderungen verwalten, die von den Stakeholdern durchlaufen, während ein Projekt läuft. Dies hilft, zu verhindern Umfang Kriechen Da Sie auf Änderungen vorbereitet werden können, da sie auftreten und das Projekt entsprechend anpassen.[fünfzehn]

Schritte zum Einrichten eines Änderungssteuerungssystems umfassen:[fünfzehn]

Einleitung: Der Änderungssteuerungsprozess beginnt, wenn ein Stakeholder eine Änderung des Projekts anfordert. Die eigentliche Anforderung kann variieren - sie können sich von den Zeitleistenverlängerungen bis zum Neuen reichen Projektleistungen . [fünfzehn]

Bewertung: Der Projektmanager- oder Abteilungsleitungspunkte überprüft den Antrag auf grundlegende Informationen, wie z. B. die erforderlichen Ressourcen, die Auswirkungen der Anfrage, und wer die Anforderung weitergegeben werden sollte. Wenn die Änderungsanforderung die anfängliche Beurteilung übergibt, bewegt er sich in die Analysephase.[fünfzehn]

Analyse: Die Analysephase ist, wo der entsprechende Projektleiter die Anfrage genehmigt oder bestreitet. In einigen Fällen kann es eine Änderungskontrollplatine bei der Kontrolle von Änderungszulassungen geben. Das Projektführer genehmigt oder lehnt die Anfrage ab und benachrichtigt das Team. Abhängig von der Größe des Projekts kann die Projektleitung auch die Änderung eines Änderungsprotokolls dokumentieren, um sicherzustellen, dass alle Projektinhaber aufmerksam sind.[fünfzehn]

Implementierung: Die Implementierung einer Änderung sieht in Abhängigkeit von In welcher Stufe ist das Projekt in , aber es besteht in der Regel aus der Aktualisierung von Projektzeiten und der Ergebnisse sowie der Information des Projektteams. Sie sollten den Projektbereich auswerten, um sicherzustellen, dass Änderungen der Zeitleiste keinen großen Einfluss auf die projizierten Ziele haben.[fünfzehn]

Schließung: Sobald Sie die Anforderung dokumentiert, verbreitet, verbreitet und implementiert haben, ist es bereit, geschlossen zu werden. Es ist hilfreich, einen formellen Schließplan zu haben, damit alle Teammitglieder wissen, wo Informationen gespeichert sind, und können sie in der Zukunft verweisen können.[fünfzehn]

Wenn Sie Änderungen an Ihren Projekten richtig steuern, haben Sie auch eine bessere Chance, Kosten zu kontrollieren. Die genaue Prognose eines Projekts des Projekts und des Erfolgs erfordert ein sorgfältiges Management von Anfang bis Ende. Es wird immer unvermeidliche Schluckaufstände auf dem Weg geben, aber mit Systemen, die auf diese Abweichungen vorzubereiten, können entscheidend sein.[fünfzehn]

4. Verwalten Sie Ihre Zeit

Zeiteinteilung ist eine wichtige Kostensteuerungsmethode, da die Gesamtzeit eines Projekts zunimmt, die Gesamtkosten des Projekts steigen ebenfalls an. In Ihrem geschätzten Aufenthalt Projektplan ist eine der besten Möglichkeiten, um im Projektbudget zu bleiben.[fünfzehn]

Implementieren Sie Zeitmanagement-Strategien, um die Produktivitätssteigerung zu steigern und den Teammitgliedern zu helfen, ihre Arbeit rechtzeitig und beim Budget zu beenden.[fünfzehn]

Einige Zeitmanagement-Tipps umfassen:[fünfzehn]

TimeBoxing: Malboxing ist eine zielorientierte Zeitmanagementstrategie, in der Sie die Arbeit innerhalb "Zeitfächer" abschließen. Wenn Sie beispielsweise einen Blogbeitrag schreiben müssen, erstellen Sie möglicherweise eine zweistündige Zeitbox, um einen Umriss zu schreiben. Nach der Einstellung einer Pause können Sie eine weitere dreistündige Zeitbox erstellen, um den ersten Entwurf zu beginnen.[fünfzehn]

Zeitblockierung: Zeitblockierung Ähnlich der TIMEBOXING ist ähnlich, anstatt bestimmte Zeit für jede einzelne Task zu planen, üben Sie die Blockierung von Set-Zeiträumen Ihres Kalenders für verwandte Arbeiten aus.[fünfzehn]

Pomodoro-Methode: Ähnlich wie zeitboxing und zeitsperrung, das Pomodoro-Methode. Hilft Ihnen, die Arbeit innerhalb kurzer Zeit zu bewältigen, und nehmen Sie dann Pausen zwischen den Arbeitssitzungen ein. Arbeiten Sie 25 Minuten lang und nehmen Sie sich viermal einen fünfminütigen Pause. Dann nehmen Sie nach der vierten Arbeitssitzung eine längere 20- oder 30-minütige Pause.[fünfzehn]

Essen Sie den Frosch: Mark Twain sagte berühmt, "Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, es am Morgen zu tun." Die Essen Sie die FROG-Zeitmanagement-Strategie Nimmt inspiriert von diesem Zitat und ermutigt Sie, zuerst große oder komplexe Aufgaben zu befestigen, bevor Sie an Ihrer weniger wichtigen oder weniger dringenden Arbeit arbeiten. [fünfzehn]

Pareto-Prinzip: Oft als "80/20-Regel", die Pareto-Prinzip Hat eine grundlegende Regel: Verbringen Sie 20% Ihrer Zeit auf 80% Ihrer Arbeit. Wenn Sie 80% Ihrer Aufgaben in relativ schneller Reihenfolge aus dem Weg erhalten können, geben Sie Ihren Arbeitstag frei, um die 20% Ihrer Arbeit zu bekämpfen, die 80% Ihrer Zeit dauert.[fünfzehn]

Dinge erledigen (GTD): David Allen erfunden der Dinge erledigen Methode in den frühen 2000er Jahren. Laut Allen ist der erste Schritt, um Dinge zu erledigen, alles aufzuschreiben, was Sie tun müssen. Indem Sie die Gehirnleistung freigeben und sich stattdessen auf Taskmanagement-Tools verlassen, können Sie sich darauf konzentrieren, Maßnahmen zu ergreifen - und sich nicht daran erinnern, was Sie tun müssen.[fünfzehn]

Es mag unentstümlich erscheinen, um Ihre Aufmerksamkeit auf die Produktivität auf die Produktivität zu fokussieren, wenn Sie über die Kostenkontrolle nachdenken, aber die Projektleistung liegt an der Wurzel des Cashflows. Wenn Ihr Team nicht produktiv ist, erfüllt Ihr Projekt seine Fristen nicht. Wenn Ihr Projekt seine Fristen nicht erfüllt, kostet es mehr Geld. Wenn Ihr Projekt mehr Geld kostet, hat Ihr Unternehmen weniger Cashflow.[fünfzehn]

5. Verfolgen Sie den verdienten Wert

Der Nachverfolgen Ihres verdienten Werts kann Ihnen helfen, das finanzielle Ergebnis eines Projekts vorherzusagen. Diese Kostensteuerungsmethode ergreift einige Kostenbuchungswissen, kann jedoch dabei helfen, zu verstehen, wann variable Kosten entstehen, und verhindern letztendlich Abweichungen, die in zukünftigen Projekten auftreten.[fünfzehn]

Der verdiente Wert ist die Menge an Arbeit, die tatsächlich auf einem Projekt abgeschlossen wurde. Um den verdienten Wert zu verfolgen und zu sehen, ob Sie sich auf dem Tempo befinden, müssen Sie den Anteil der vom Projektbudget abgeschlossenen Arbeiten multiplizieren. Sie können die folgenden Schritte verwenden, um den verdienten Wert zu verfolgen:[fünfzehn]

Schritt 1: Bestimmen Sie, wie vollständig jede Aufgabe in Form eines Prozentsatzes vorliegt.[fünfzehn]

Schritt 2: Bestimmen Sie den geplanten Wert (PV) oder Ihre budgetierten Arbeitskosten. Dies ist das autorisierte Budget, das die geplante Arbeit erfüllt hat.[fünfzehn]

Schritt 3: Ermitteln Sie den verdienten Wert (EV) oder Ihre budgetierten Arbeitskosten. Dies ist der Betrag der tatsächlich abgeschlossenen Aufgabe.[fünfzehn]

Schritt 4: Tatsächliche Kosten (AC) oder Ihre tatsächlichen Arbeitskosten erhalten. So wurde viel Geld für die bereits erledigte Arbeit ausgegeben.[fünfzehn]

Schritt 5: Berechnen Sie die Kostenvarianz (CV), indem Sie den verdienten Wert aus den tatsächlichen Kosten (CV = EV - AC) subtrahieren.[fünfzehn]

Schritt 6: Ergebnisse kompilieren.[fünfzehn]

Die ersten drei Schritte erfordern die Erfassung von Kosteninformationen aus Ihrem Projekt, während die letzten drei Schritte Berechnungen und Analyse erfordern. Die Kostenvarianz repräsentiert den Kostenstatus Ihres Projekts.[fünfzehn]

Bei der Steuerung der Kosten ist Ihr Lebenslauf die Messung, die Sie benachrichtigt, wenn Ihr Projekt mit einer Rate auftritt, die sein Budget erfüllt. Ein negativer CV zeigt an, dass das Projekt über Budget ist.[fünfzehn]

Kostenkontrolle vs. Kostenmanagement

Die Menschen verwirren oft die Kostenkontrolle mit Kostenmanagement , aber dies sind unterschiedliche Begriffe, die ordnungsgemäß definiert und verstanden werden sollten. Die Kostenkontrolle ist ein kleinerer Prozess innerhalb des größeren Kostenmanagementsystems.[fünfzehn]

Während die Kostenkontrolle die Identifizierung von Aufwendungen beinhaltet und diese Ausgaben zur Erhöhung der Gewinne, Kostenmanagement reduzieren ist der allgemeine Prozess der Schätzung, Budgetierung und Steuerung der Projektkosten.[fünfzehn]

Es sind wahrscheinlich viele Menschen, die an der Kostenverwaltung Ihres Unternehmens beteiligt sind. Je nachdem, wie groß Ihr Team ist, haben Sie möglicherweise unterschiedliche Personen, die an der Ressourcenplanung und der Budgetierung arbeiten.[fünfzehn]

Um Kosten ordnungsgemäß zu kontrollieren, müssen Teams die Ausgaben auf verschiedenen Ebenen innerhalb des Unternehmens überwachen. Dies ermöglicht jedem Teil des Firmenbudgets, um gründliche Aufmerksamkeit und Analyse zu erhalten.[fünfzehn]

Überwachen und Reduzieren Sie die Projektkosten mit Kostenkontrolle

Die Überwachung von Kostendaten zur Reduzierung der Projektkosten sind ein langwieriger Prozess, aber das Kostenmanagement ist für die Rentabilität von entscheidender Bedeutung.[fünfzehn]

Der beste Weg, um Kosten zu steuern, ist die Anzeigen aller Informationen, die Sie in einem anpassbaren Dashboard benötigen. Auf diese Weise können Sie Automatisierung zum Jonglieren verwenden Projektmanagement und Kostenkontrolle - alles an einem Ort.[fünfzehn]