लागत नियंत्रण: लाभप्रदता बढ़ाने के लिए परियोजना खर्च की निगरानी कैसे करें

सारांश

लागत नियंत्रण में कंपनी के मुनाफे को बढ़ाने के लिए उन्हें कम करने के तरीकों को पहचानने और तरीकों को ढूंढना शामिल है। इस टुकड़े में, हम समझाएंगे कि लागत नियंत्रण क्या है और लागत प्रबंधन प्रबंधन प्रणाली में कितना लागत नियंत्रण फिट बैठता है।

लागत नियंत्रण किसी भी वित्तीय रणनीति का एक अनिवार्य हिस्सा है। अपनी कंपनी के वित्त की निगरानी करते समय, आप बजट के भीतर कैसे रह सकते हैं?

व्यक्तिगत बजट की तरह, आप विभिन्न प्रकार की चीजें कर सकते हैं, जैसे कि खर्च को वर्गीकृत करें, उन क्षेत्रों को निर्धारित करें जहां आपकी टीम सबसे अधिक पैसा खर्च करती है, और प्रत्येक क्षेत्र में खर्च को सीमित करने के तरीकों को ढूंढती है। सफलतापूर्वक ये सभी चीजें करना बजट को नियंत्रित करता है और मुनाफे को बढ़ाता है।

लागत नियंत्रण के बुनियादी सिद्धांत कॉर्पोरेट और व्यक्तिगत बजट के समान हैं। इस लेख में, हम समझाएंगे कि लागत नियंत्रण क्या है और लागत प्रबंधन प्रबंधन प्रणाली में कितना लागत नियंत्रण फिट बैठता है।

लागत नियंत्रण क्या है?

लागत नियंत्रण में कंपनी के मुनाफे को बढ़ाने के लिए व्यय की पहचान और कम करना शामिल है। परियोजना स्तर या कंपनी चौड़ी पर लागत नियंत्रण हो सकता है। यहां, हम इस बात पर ध्यान केंद्रित करेंगे कि आप एक परियोजना या परियोजनाओं के समूह को लागत नियंत्रण प्रक्रिया कैसे लागू कर सकते हैं।

एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आप अपने निगरानी के लिए लागत नियंत्रण का उपयोग करेंगेसंसाधन प्रबंधन योजनाऔर जब आप ओवरपेन्डिंग नोटिस करते हैं तो कार्रवाई करें।

एक रिपोर्टिंग टूल भी आपकी पहचान करने में मददगार हो सकता है जब आप अपने को पार करते हैंपरियोजना का बजट। एक नई परियोजना में लाए गए फ्रीलांस डिजाइनर छवियों को संपादित करने की अपेक्षा से अधिक समय लगा। एक बार जब आप इस लागत की पहचान कर लेंगे, तो आप लागत और ड्राइव दक्षता को कम करने के लिए अपने अगले प्रोजेक्ट पर एक इन-हाउस डिज़ाइनर को किराए पर लेने का फैसला कर सकते हैं।

लागत नियंत्रण क्यों महत्वपूर्ण है?

क्या आपकी टीम के पास गुंजाइश या बजट में रहना मुश्किल है? यह वह जगह है जहां लागत नियंत्रण खेल में आता है। यहां तक ​​कि यदि आपकी टीम बजट के भीतर रहती है, तो लागत नियंत्रण आपको अपने बजट को और कम करने में मदद कर सकता है, जिससे आय में वृद्धि होगी।

यह कंपनी के कुल खर्च में अंतर्दृष्टि प्रदान करता है यह दर्श कर कि व्यवसाय के भीतर सबसे अधिक क्षेत्रों और उन क्षेत्रों के भीतर क्या खर्च होता है। उम्मीद में व्यक्तिगत परियोजना लागत को कम करने के लिए लागत नियंत्रण परियोजना स्तर पर पहली बार हो सकता है कि कंपनी समग्र लाभ बढ़ा सकती है।

लागत नियंत्रण के लिए तकनीकें क्या हैं?

लागत नियंत्रण शुरू में कंपनी के भीतर उच्च स्तर पर हो सकता है, लेकिन यह अक्सर परियोजना स्तर पर आगे बढ़ता है। प्रोजेक्ट लेवल वह जगह है जहां आप प्रति प्रोजेक्ट वास्तविक लागत का आकलन कर सकते हैं और उन लागतों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं।

अपनी कंपनी के भीतर लागत को नियंत्रित करने में बेहतर बनने के लिए, इन पांच चरणों को आजमाएं:

1. अपने बजट की योजना बनाएं

पहला कदम अपने बजट की योजना बनाना है ताकि आप अपने लागत के अनुमानों और प्रभावी ढंग से दानेदार हो सकेंसंसाधनों का आवंटन। एक विस्तृत बनानापरियोजना योजनाआपके प्रारंभिक बजट और वास्तविक खर्च के बीच कम लागत वाले भिन्नताओं या कम मतभेद होंगे।

जैसा कि आप अपने बजट की योजना बनाते हैं, उनमें शामिल हैं:

परियोजना के लिए आवश्यक टीम के सदस्यों की संख्या

अनुमानित समय परियोजना को पूरा करने के लिए ले जाएगा

परियोजना के लिए आवश्यक सामग्री

प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक समय और सामग्रियों की गणना करते समय, यदि आवश्यक हो तो अपने बजट को विस्तारित करने के लिए अपने बजट को देने का प्रयास करें। वहाँ हमेशा एक मौका है कि अप्रत्याशितप्रोजेक्ट जोखिमहोगा और आपको अपना विस्तार करने की आवश्यकता होगीपरियोजना घटनाक्रमया अतिरिक्त संसाधनों का अनुरोध करें।

2. सभी खर्चों की निगरानी करें

परियोजना लागत नियंत्रण के लिए अगला कदम परियोजना व्यय की निगरानी करना है क्योंकि वे होते हैं। यदि आप वास्तविक समय में लागत भिन्नता देखते हैं तो सुधारात्मक कार्रवाई करना आसान है। यदि आप नोटिस नहीं करते हैं कि आप प्रोजेक्ट पूरा होने तक बजट से अधिक हो गए हैं, तो आप पहले ही पैसे खर्च कर चुके हैं। उस बिंदु पर, आप सभी के रूप में जानकारी का उपयोग कर सकते हैंभविष्य की परियोजनाओं के लिए सबक ।

एक परियोजना के दौरान अपने खर्चों की निगरानी करने का एक अच्छा तरीका सेट करना है परियोजना के मील के पत्थर। प्रत्येक मील का पत्थर पर, आप अपने खर्च का आकलन कर सकते हैं और सुनिश्चित कर सकते हैं कि परियोजना भीतर रह रही हैदायरा। फिर, यदि आप किसी दिए गए मील का पत्थर पर लागत ओवररन देखते हैं, तो आप यह निर्धारित कर सकते हैं कि लागत को आगे बढ़ाने के लिए कैसे कम किया जाए।

3. परिवर्तन नियंत्रण प्रणाली का उपयोग करें

परियोजना नियोजन चरण के दौरान स्पष्ट परियोजना उद्देश्यों को निर्धारित करना महत्वपूर्ण है, लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप उन उद्देश्यों को हिट करें, आपको आवश्यकता हो सकती हैनियंत्रण प्रक्रिया बदलें ।

परिवर्तन नियंत्रण चरणों का एक सेट है जो एक परियोजना प्रगति पर होने पर हितधारकों से आने वाले किसी भी बदलाव को प्रबंधित करते हैं। इससे रोकने में मदद मिलती हैलक्ष्य में बदलावक्योंकि आप परिवर्तनों के लिए तैयार हो सकते हैं क्योंकि वे तदनुसार परियोजना को समायोजित करते हैं।

एक परिवर्तन नियंत्रण प्रणाली की स्थापना के लिए कदमों में शामिल हैं:

दीक्षा:जब एक हितधारक परियोजना में बदलाव का अनुरोध करता है तो परिवर्तन नियंत्रण प्रक्रिया शुरू होती है। वास्तविक अनुरोध भिन्न हो सकता है- वे टाइमलाइन एक्सटेंशन से नए तक हो सकते हैंप्रदेय परियोजना ।

मूल्यांकन:प्रोजेक्ट मैनेजर या डिपार्टमेंट लीड मूलभूत जानकारी के अनुरोध की समीक्षा करते हैं, जैसे संसाधनों की आवश्यकता होती है, अनुरोध के प्रभाव, और अनुरोध किससे पास किया जाना चाहिए। यदि परिवर्तन अनुरोध प्रारंभिक मूल्यांकन पास करता है, तो यह विश्लेषण चरण में चलता है।

विश्लेषण:विश्लेषण चरण वह जगह है जहां उपयुक्त प्रोजेक्ट लीड अनुरोध को मंजूरी देता है या अस्वीकार करता है। कुछ मामलों में, किसी भी परिवर्तन अनुमोदन के नियंत्रण में एक परिवर्तन नियंत्रण बोर्ड हो सकता है। प्रोजेक्ट लीड अनुरोध को मंजूरी देता है या अस्वीकार करता है, और टीम को सूचित करता है। परियोजना के आकार के आधार पर, परियोजना लीड यह सुनिश्चित करने के लिए एक परिवर्तन लॉग पर परिवर्तन को दस्तावेज भी कर सकता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि सभी परियोजना हितधारकों को पता है।

कार्यान्वयन:एक परिवर्तन को लागू करने के आधार पर अलग दिखाई देगाप्रोजेक्ट किस चरण में है, लेकिन इसमें आमतौर पर परियोजना समय-सारिणी और डिलिवरेबल्स को अपडेट करने के साथ-साथ परियोजना टीम को सूचित करना शामिल है। आपको परियोजना के दायरे का मूल्यांकन करना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि किसी भी समयरेखा परिवर्तनों का अनुमानित लक्ष्यों पर कोई बड़ा प्रभाव नहीं पड़ेगा।

बंद:एक बार जब आप दस्तावेज कर चुके हैं, प्रसारित किया है, और अनुरोध को लागू किया है, तो यह बंद होने के लिए तैयार है। यह औपचारिक बंद योजना रखने में मददगार है ताकि सभी टीम के सदस्यों को पता चले कि जानकारी कहां संग्रहीत की जाती है और भविष्य में इसका संदर्भ दे सकती है।

जब आप अपनी परियोजनाओं में परिवर्तनों को सही तरीके से नियंत्रित करते हैं, तो आपके पास लागत को नियंत्रित करने का बेहतर मौका भी होता है। एक परियोजना के बजट और सफलता के सटीक भविष्यवाणी की शुरुआत से अंत तक सावधानीपूर्वक प्रबंधन की आवश्यकता होती है। रास्ते में हमेशा अपरिहार्य हिचकी होंगे, लेकिन इन विचलन के लिए तैयार करने के लिए सिस्टम रखने के लिए महत्वपूर्ण हो सकता है।

4. अपना समय प्रबंधित करें

समय प्रबंधनएक महत्वपूर्ण लागत नियंत्रण विधि है क्योंकि जब किसी परियोजना का कुल समय बढ़ता है, तो परियोजना की कुल लागत भी बढ़ जाती है। आपके अनुमान के भीतर रहनापरियोजना अनुसूचीपरियोजना बजट के भीतर रहने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है।

उत्पादकता बढ़ाने के लिए समय प्रबंधन रणनीतियों को लागू करें और टीम के सदस्यों को समय पर और बजट पर अपना काम पूरा करने में सहायता करें।

कुछ समय प्रबंधन युक्तियों में शामिल हैं:

टाइमबॉक्सिंग: टाइमबॉक्सिंगएक गोल उन्मुख समय प्रबंधन रणनीति है जहां आप "टाइमबॉक्स" के भीतर काम पूरा करते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपको ब्लॉग पोस्ट लिखने की आवश्यकता है, तो आप एक रूपरेखा लिखने के लिए दो घंटे का टाइमबॉक्स बना सकते हैं। फिर ब्रेक लेने के बाद, आप पहले मसौदे को शुरू करने के लिए एक और तीन घंटे का टाइमबॉक्स बना सकते हैं।

समय अवरुद्ध करना: समय अवरुद्धटाइमबॉक्सिंग के समान है, लेकिन प्रत्येक व्यक्तिगत कार्य के लिए विशिष्ट समय शेड्यूल करने के बजाय, आप संबंधित काम के लिए अपने कैलेंडर की सेट अवधि को अवरुद्ध करने का अभ्यास करेंगे।

Pomodoro विधि:टाइमबॉक्सिंग और समय अवरुद्ध के समान,पोमोडोरो विधिआपको कम समय के फ्रेम के भीतर काम से निपटने में मदद करता है और फिर काम करने वाले सत्रों के बीच ब्रेक लेता है। 25 मिनट के लिए काम करें और फिर चार बार पांच मिनट का ब्रेक लें। फिर, चौथे कार्य सत्र के बाद, 20- या 30 मिनट का ब्रेक लें।

मेंढक खाओ:मार्क ट्वेन ने प्रसिद्ध रूप से कहा, "यदि यह एक मेंढक खाने के लिए आपका काम है, तो सुबह में पहली चीज करना सबसे अच्छा है।"मेंढक समय प्रबंधन रणनीति खाओइस उद्धरण से प्रेरणा लेता है और आपको अपने कम महत्वपूर्ण या कम तत्काल काम पर काम करने से पहले पहले बड़े या जटिल कार्यों से निपटने के लिए प्रोत्साहित करता है।

पारेतो सिद्धांत:अक्सर "80/20 नियम" कहा जाता हैपारेतो सिद्धांतएक मौलिक नियम है: अपने काम के 80% पर अपने समय का 20% खर्च करें। यदि आप अपेक्षाकृत त्वरित आदेश में अपने 80% कार्यों को रास्ते से बाहर कर सकते हैं, तो आप अपने कार्यदिवस को अपने काम के 20% से निपटने के लिए खाली कर सकते हैं जिसमें आपके समय का 80% लगेगा।

काम करना (जीटीडी):डेविड एलन ने आविष्कार कियाहो रही बातें किया2000 के दशक की शुरुआत में विधि। एलन के मुताबिक, काम करने का पहला कदम आपको जो कुछ भी करने की ज़रूरत है उसे लिखना है। मस्तिष्क शक्ति को मुक्त करके और इसके बजाय कार्य प्रबंधन उपकरण पर भरोसा करके, आप कार्रवाई करने पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं- और आपको याद नहीं करना चाहिए कि आपको क्या करना है।

लागत नियंत्रण के बारे में सोचते समय यह उत्पादकता पर आपका ध्यान केंद्रित करने के लिए प्रतिकूल प्रतीत हो सकता है, लेकिन परियोजना प्रदर्शन नकद प्रवाह की जड़ पर है। यदि आपकी टीम उत्पादक नहीं है, तो आपकी परियोजना इसकी समय सीमा को पूरा नहीं करेगी। यदि आपकी परियोजना अपनी समय सीमा को पूरा नहीं करती है, तो यह अधिक पैसा खर्च करता है। यदि आपकी परियोजना में अधिक पैसा खर्च होता है, तो आपकी कंपनी के पास नकद प्रवाह होता है।

5. ट्रैक अर्जित मूल्य

अपने अर्जित मूल्य का ट्रैक रखने से आपको एक परियोजना के वित्तीय परिणाम की भविष्यवाणी करने में मदद मिल सकती है। इस लागत नियंत्रण विधि में कुछ लागत लेखांकन ज्ञान होता है, लेकिन यह समझने में आपकी मदद कर सकता है कि परिवर्तनीय लागत कब उत्पन्न होगी और अंततः भविष्य की परियोजनाओं में भिन्नताओं को रोकती है।

अर्जित मूल्य वह कार्य है जो वास्तव में एक परियोजना पर पूरा हो गया है। अर्जित मूल्य को ट्रैक करने के लिए और देखें कि क्या आप गति पर हैं, आपको परियोजना बजट द्वारा पूरा किए गए कार्यों के प्रतिशत को गुणा करने की आवश्यकता होगी। आप अर्जित मूल्य को ट्रैक करने के लिए निम्न चरणों का उपयोग कर सकते हैं:

चरण 1:यह निर्धारित करें कि प्रत्येक कार्य प्रतिशत के रूप में कितना पूरा है।

चरण दो:नियोजित मूल्य निर्धारित करें (पीवी), या कार्य की आपकी बजट लागत निर्धारित करें। यह निर्धारित कार्य को पूरा करने के लिए असाइन किया गया अधिकृत बजट है।

चरण 3:अर्जित मूल्य (ईवी), या काम की अपनी बजट लागत निर्धारित करें। यह उस कार्य की मात्रा है जो वास्तव में पूर्ण है।

चरण 4:वास्तविक लागत (एसी), या काम की अपनी वास्तविक लागत प्राप्त करें। यह है कि पहले से किए गए काम के लिए कितना पैसा खर्च किया गया है।

चरण 5:वास्तविक लागत (सीवी = ईवी - एसी) से अर्जित मूल्य घटकर लागत भिन्नता (सीवी) की गणना करें।

चरण 6:संकलन परिणाम।

पहले तीन चरणों को आपके प्रोजेक्ट से लागत जानकारी एकत्र करने की आवश्यकता होती है, जबकि पिछले तीन चरणों में गणना और विश्लेषण की आवश्यकता होती है। लागत भिन्नता आपकी परियोजना की लागत स्थिति का प्रतिनिधित्व करती है।

लागत को नियंत्रित करते समय, आपका सीवी माप है जो आपको सूचित करेगा यदि आपका प्रोजेक्ट उस दर पर प्रदर्शन कर रहा है जो इसके बजट को पूरा करता है। एक नकारात्मक सीवी इंगित करता है कि परियोजना बजट से अधिक है।

लागत नियंत्रण बनाम लागत प्रबंधन

लोग अक्सर लागत नियंत्रण को भ्रमित करते हैंलागत प्रबंधन, लेकिन ये अलग-अलग शर्तें हैं जिन्हें उचित रूप से परिभाषित और समझा जाना चाहिए। लागत नियंत्रण बड़ी लागत प्रबंधन प्रणाली के भीतर एक छोटी प्रक्रिया है।

जबकि लागत नियंत्रण में व्यय की पहचान करना और लाभ, लागत प्रबंधन बढ़ाने के लिए उन खर्चों को कम करना शामिल है अनुमान, बजट और परियोजना लागत को नियंत्रित करने की समग्र प्रक्रिया है।

आपकी कंपनी के लागत प्रबंधन संचालन में कई लोग शामिल हैं। आपकी टीम कितनी बड़ी है, इस पर निर्भर करता है कि आपके पास संसाधन योजना और बजट पर काम करने वाले विभिन्न लोग हो सकते हैं।

लागत को सही ढंग से नियंत्रित करने के लिए, टीमों को कंपनी के भीतर विभिन्न स्तरों पर खर्च की निगरानी करनी चाहिए। यह कंपनी के बजट के प्रत्येक हिस्से को पूरी तरह से ध्यान और विश्लेषण प्राप्त करने की अनुमति देता है।

लागत नियंत्रण के साथ परियोजना खर्च की निगरानी और कम करें

परियोजना व्यय को कम करने के लिए निगरानी लागत डेटा एक कठिन प्रक्रिया है, लेकिन लाभ प्रबंधन लाभप्रदता के लिए महत्वपूर्ण है।

लागत का प्रबंधन करने का सबसे अच्छा तरीका एक अनुकूलन योग्य डैशबोर्ड में आवश्यक सभी जानकारी को देखना है। इस तरह, आप juggle के लिए स्वचालन का उपयोग कर सकते हैंपरियोजना प्रबंधनऔर लागत नियंत्रण - सभी एक ही स्थान पर।