Controle de custos: Como monitorar os gastos do projeto para aumentar a rentabilidade

Resumo

O controle de custos envolve a identificação de despesas e encontrando maneiras de reduzi-las para aumentar os lucros da empresa. Nesta peça, explicaremos o controle de custos e como o controle de custos se encaixa no sistema de gerenciamento de custos.

O controle de custos é uma parte essencial de qualquer estratégia financeira. Ao monitorar as finanças da sua empresa, como você pode ficar dentro do orçamento?

Assim como o orçamento pessoal, você pode fazer uma variedade de coisas, como categorizar os gastos, determinar áreas onde sua equipe gasta mais dinheiro e encontra maneiras de limitar os gastos em cada área. Fazer com sucesso todas essas coisas é o que controla o orçamento e aumenta os lucros.

Os princípios básicos do controle de custos são semelhantes aos orçamentos corporativos e pessoais. Neste artigo, explicaremos o controle de custos e como o controle de custos se encaixa no sistema de gerenciamento de custos.

O que é o controle de custos?

O controle de custos envolve a identificação e redução das despesas para aumentar os lucros da empresa. O controle de custos pode ocorrer no nível do projeto ou em toda a empresa. Aqui, vamos nos concentrar em como você pode aplicar o processo de controle de custos a um projeto ou grupo de projetos.

Como gerente de projeto, você usará o controle de custos para monitorar seuPlano de gerenciamento de recursose agir quando você perceber gastos excessivos.

Uma ferramenta de relatório também pode ser útil para identificar quando você exceder o seuorçamento do projeto. Diga o designer freelancer que você trouxe para um novo projeto levou muito mais tempo do que o esperado para editar imagens. Depois de identificar esse custo, você pode decidir contratar um designer interno em seu próximo projeto para reduzir custos e impulsionar a eficiência.

Por que o controle de custos é importante?

Sua equipe tem dificuldade em ficar dentro do escopo ou orçamento? Este é onde o controle de custos entra em jogo. Mesmo que sua equipe permaneça dentro do orçamento, o controle de custos pode ajudá-lo a reduzir ainda mais o orçamento, o que levará a um aumento na receita.

Ele fornece insights sobre os gastos gerais da empresa, mostrando quais áreas custam mais dentro do negócio e que despesas ocorrem dentro dessas áreas. O controle de custos pode primeiro ocorrer no nível do projeto para reduzir os custos individuais do projeto na esperança de que a empresa possa aumentar os lucros gerais.

Quais são as técnicas para o controle de custos?

O controle de custos pode ocorrer inicialmente em níveis mais altos dentro da empresa, mas muitas vezes se move para a frente no nível do projeto. O nível do projeto é onde você pode avaliar os custos reais por projeto e gerenciar esses custos de forma eficaz.

Para se tornar melhor em controlar os custos em sua empresa, tente estes cinco passos:

1. Planeje seu orçamento

O primeiro passo é planejar seu orçamento para que você possa obter granular com suas estimativas de custo e efetivamentealocar recursos. Fazendo um detalhamentoplano de projetoresultará em variações de baixo custo - ou menos diferenças entre o orçamento inicial e os gastos reais.

Ao planejar seu orçamento, inclua:

Número de membros da equipe necessários para o projeto

Tempo estimado O projeto levará para concluir

Materiais necessários para o projeto

Ao calcular o tempo e os materiais necessários para o projeto, tente dar ao seu orçamento algum espaço para expandir, se necessário. Há sempre uma chance tão inesperadaRiscos do projetoocorrerá e você precisará estender o seucronograma do projetoou solicitar recursos adicionais.

2. Monitore todas as despesas

O próximo passo para o controle de custos do projeto é monitorar as despesas do projeto como elas ocorrem. É mais fácil tomar medidas corretivas se você notar variâncias de custo em tempo real. Se você não percebe que passou pelo orçamento até que o projeto esteja completo, você já gastou o dinheiro. Nesse ponto, tudo o que você pode fazer é usar as informações como umLição para projetos futuros .

Uma boa maneira de monitorar suas despesas durante um projeto é definir Milestones do projeto. Em cada marco, você pode avaliar seus gastos e garantir que o projeto esteja ficando dentroalcance. Em seguida, se você perceber o custo excessivo em qualquer marco, poderá determinar como reduzir os custos em frente.

3. Use sistemas de controle de mudança

É importante definir objetivos claros do projeto durante o estágio de planejamento do projeto, mas para garantir que você acerte esses objetivos, talvez seja necessárioAlterar processo de controle .

O controle de mudança é um conjunto de etapas que gerenciam quaisquer alterações que venham de stakeholders enquanto um projeto está em andamento. Isso ajuda a prevenirOportunistaPorque você pode estar preparado para alterações à medida que ocorrem e ajustam o projeto de acordo.

Etapas para configurar um sistema de controle de mudança incluem:

Iniciação:O processo de controle de mudança começa quando uma stakeholder solicita uma alteração no projeto. O pedido real pode variar - eles podem variar de extensões do cronograma para novosentregas de projeto .

Avaliação:O gerente de projeto ou o líder do departamento revisa a solicitação de informação básica, como os recursos necessários, o impacto do pedido, e quem deve ser aprovado o pedido. Se a solicitação de mudança passar a avaliação inicial, ela se move para a fase de análise.

Análise:A fase de análise é onde o produto de projeto apropriado aprova ou nega a solicitação. Em alguns casos, pode haver uma placa de controle de mudança no controle de quaisquer aprovações de alterações. O pluman do projeto aprova ou diminui a solicitação e notifica a equipe. Dependendo do tamanho do projeto, o lead do projeto também pode documentar a alteração em um log de alterações para garantir que todas as partes interessadas do projeto estejam cientes.

Implementação:Implementar uma mudança vai parecer diferente dependendoEm que estágio o projeto está em, mas geralmente consiste em atualizar cronogramas e entregas de projeto, além de informar a equipe do projeto. Você deve avaliar o escopo do projeto para garantir que qualquer alteração do cronograma não tenha um impacto enorme em metas projetadas.

Fecho:Depois de documentar, disseminou e implementou o pedido, está pronto para ser fechado. É útil ter um plano de encerramento formal no lugar para que todos os membros da equipe saibam onde a informação é armazenada e pode referenciá-la no futuro.

Quando você controla adequadamente as alterações em seus projetos, você também tem uma chance de controlar os custos também. Previsionar-se com precisão O orçamento e o sucesso de um projeto requer uma gestão cuidadosa do início ao fim. Sempre haverá soluços inevitáveis ​​ao longo do caminho, mas ter sistemas em vigor para se preparar para esses desvios podem ser cruciais.

4. Gerencie seu tempo

Gerenciamento de tempoé um método importante de controle de custos, porque quando o tempo total de um projeto aumenta, o custo total do projeto também aumenta. Ficar dentro do seu estimadocronograma do projetoé uma das melhores maneiras de permanecer dentro do orçamento do projeto.

Implemente estratégias de gerenciamento de tempo para aumentar a produtividade e ajudar os membros da equipe a terminar seu trabalho a tempo e no orçamento.

Algumas dicas de gerenciamento de tempo incluem:

TimeBoxing: TimeBoxing.é uma estratégia de gerenciamento de tempo orientada para objetivos, onde conclui o trabalho em "timeboxes". Por exemplo, se você precisar escrever uma postagem no blog, poderá criar uma caixa de fuso horário de duas horas para escrever um esboço. Então, depois de fazer uma pausa, você pode criar outro timebox de três horas para iniciar o primeiro rascunho.

Bloqueio de tempo: Bloqueio de tempoé semelhante ao timeboxing, mas em vez de agendar tempo específico para cada tarefa individual, você praticará bloquear os períodos definidos do seu calendário para o trabalho relacionado.

Método Pomodoro:Semelhante ao timeboxing e no bloqueio de tempo, oMétodo de Pomodoro.Ajuda você a lidar com o trabalho em prazos curtos e depois tirar pausas entre as sessões de trabalho. Trabalhe por 25 minutos e depois tire uma pausa de cinco minutos quatro vezes. Então, depois da quarta sessão de trabalho, dê uma pausa mais longa de 20 ou 30 minutos.

Coma o sapo:Mark Twain disse: "Se é o seu trabalho para comer um sapo, é melhor fazer isso logo pela manhã". OComa a estratégia de gerenciamento de tempo de rãInspire-se com essa cotação e incentiva você a lidar com tarefas grandes ou complexas antes de trabalhar em seu trabalho menos importante ou menos urgente.

Princípio de Pareto:Muitas vezes chamado de "regra 80/20", oPrincípio de ParetoTem uma regra fundamental: gaste 20% do seu tempo em 80% do seu trabalho. Se você conseguir 80% das suas tarefas fora do caminho em ordem relativamente rápida, você libera seu dia de trabalho para enfrentar os 20% do seu trabalho que levará 80% do seu tempo.

Fazendo as coisas (GTD):David Allen inventou aFazendo as coisasmétodo no início dos anos 2000. De acordo com Allen, o primeiro passo para fazer as coisas é escrever tudo o que você precisa fazer. Ao liberar a energia cerebral e, em vez disso, confiar em ferramentas de gerenciamento de tarefas, você pode se concentrar em agir - e não lembrar o que você precisa fazer.

Pode parecer contraintuitivo concentrar sua atenção na produtividade ao pensar sobre o controle de custos, mas o desempenho do projeto está na raiz do fluxo de caixa. Se sua equipe não for produtiva, seu projeto não atenderá aos seus prazos. Se o seu projeto não atender aos seus prazos, custa mais dinheiro. Se o seu projeto custar mais dinheiro, sua empresa tem menos fluxo de caixa.

5. Acompanhe o valor ganho

Acompanhar o seu valor ganho pode ajudá-lo a prever o resultado financeiro de um projeto. Este método de controle de custos leva algum conhecimento contábil de custos, mas pode ajudá-lo a entender quando os custos variáveis ​​surgirão e, em última instância, impedirão que as variâncias ocorram em projetos futuros.

O valor ganho é a quantidade de trabalho que realmente foi concluída em um projeto. Para acompanhar o valor ganho e ver se você está no ritmo, você precisará multiplicar a porcentagem de trabalho concluída pelo orçamento do projeto. Você pode usar as etapas a seguir para acompanhar o valor ganho:

Passo 1:Determine como cada tarefa completa está na forma de uma porcentagem.

Passo 2:Determine o valor planejado (PV) ou o seu custo orçamentado do trabalho programado. Este é o orçamento autorizado atribuído a realizar o trabalho agendado.

Etapa 3:Determine o valor ganho (EV), ou seu custo orçamentado de trabalho realizado. Este é o valor da tarefa que é realmente completa.

Passo 4:Obter custo real (AC) ou seu custo real de trabalho realizado. Isso é quanto dinheiro foi gasto para o trabalho já feito.

Etapa 5:Calcule a variação de custos (CV) subtraindo o valor ganho do custo real (CV = EV - AC).

Etapa 6:Compilar resultados.

As três primeiras etapas exigem a coleta de informações de custo do seu projeto, enquanto as três últimas etapas exigem cálculos e análises. A variação de custos representa o status de custo do seu projeto.

Ao controlar os custos, seu CV é a medição que irá notificá-lo se o seu projeto estiver sendo executado a uma taxa que atenda ao seu orçamento. Um CV negativo indica que o projeto é sobre o orçamento.

Controle de custos vs. Gerenciamento de custos

As pessoas geralmente confundem controle de custos comgerenciamento de custos, mas estes são termos distintos que devem ser devidamente definidos e compreendidos. O controle de custos é um processo menor dentro do maior sistema de gerenciamento de custos.

Enquanto o controle de custos envolve a identificação de despesas e reduzindo essas despesas para aumentar os lucros, o gerenciamento de custos é o processo geral de estimativa, orçamento e controle dos custos do projeto.

Há prováveis ​​muitas pessoas envolvidas na operação de gerenciamento de custos da sua empresa. Dependendo de quão grande é sua equipe, você pode ter pessoas diferentes trabalhando em planejamento e orçamento de recursos.

Para controlar adequadamente os custos, as equipes devem monitorar os gastos em vários níveis dentro da empresa. Isso permite que cada parte do orçamento da empresa receba atenção e análise completa.

Monitorar e reduzir as despesas do projeto com controle de custos

O monitoramento de dados de custo para reduzir as despesas do projeto é um processo tedioso, mas o gerenciamento de custos é crucial para rentabilidade.

A melhor maneira de gerenciar os custos é ver todas as informações necessárias em um painel personalizável. Dessa forma, você pode usar a automação para fazer malabarismosGerenciamento de Projetose controle de custos - tudo em um só lugar.