Έλεγχος κόστους: Πώς να παρακολουθείτε τις δαπάνες έργου για την αύξηση της κερδοφορίας

Περίληψη

Ο έλεγχος του κόστους συνεπάγεται την αναγνώριση των εξόδων και την εξεύρεση τρόπων μείωσης για την αύξηση των κερδών των εταιρειών. Σε αυτό το κομμάτι, θα εξηγήσουμε ποιο έλεγχο κόστους είναι και πώς ο έλεγχος κόστους ταιριάζει στο σύστημα διαχείρισης κόστους.

Ο έλεγχος του κόστους αποτελεί ουσιαστικό μέρος οποιασδήποτε χρηματοπιστωτικής στρατηγικής. Κατά την παρακολούθηση των οικονομικών της εταιρείας σας, πώς μπορείτε να μείνετε στον προϋπολογισμό;

Ακριβώς όπως το προσωπικό προϋπολογισμό, μπορείτε να κάνετε μια ποικιλία πραγμάτων, όπως κατηγοριοποίηση των δαπανών, καθορίστε περιοχές όπου η ομάδα σας ξοδεύει τα περισσότερα χρήματα και βρείτε τρόπους για να περιορίσετε τις δαπάνες σε κάθε περιοχή. Κάνοντας επιτυχώς όλα αυτά τα πράγματα είναι αυτό που ελέγχει τον προϋπολογισμό και αυξάνει τα κέρδη.

Οι βασικές αρχές του κόστους ελέγχου είναι παρόμοιες για τους εταιρικούς και προσωπικούς προϋπολογισμούς. Σε αυτό το άρθρο, θα εξηγήσουμε ποιο έλεγχο του κόστους είναι και πώς ο έλεγχος κόστους ταιριάζει στο σύστημα διαχείρισης κόστους.

Τι είναι ο έλεγχος του κόστους;

Ο έλεγχος του κόστους περιλαμβάνει τον προσδιορισμό και τη μείωση των εξόδων για την αύξηση των κερδών των εταιρειών. Ο έλεγχος κόστους μπορεί να συμβεί στο επίπεδο του έργου ή στην εταιρεία. Εδώ, θα επικεντρωθούμε στο πώς μπορείτε να εφαρμόσετε τη διαδικασία ελέγχου κόστους σε ένα έργο ή μια ομάδα έργων.

Ως διαχειριστής έργου, θα χρησιμοποιήσετε τον έλεγχο του κόστους για να παρακολουθήσετε το δικό σαςΣχέδιο διαχείρισης πόρωνκαι να αναλάβει δράση όταν παρατηρείτε υπέρβαση.

Ένα εργαλείο αναφοράς μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο για τον εντοπισμό όταν υπερβείτε το δικό σαςΠροϋπολογισμός έργου. Πείτε τον ανεξάρτητο σχεδιαστή που προέκυψα σε ένα νέο έργο πήρε πολύ περισσότερο από το αναμενόμενο να επεξεργαστεί τις εικόνες. Μόλις εντοπίσετε αυτό το κόστος, μπορείτε να αποφασίσετε να προσλάβετε έναν εσωτερικό σχεδιαστή στο επόμενο έργο σας για να μειώσετε το κόστος και την αποτελεσματικότητα της κίνησης.

Γιατί είναι σημαντικό ο έλεγχος του κόστους;

Η ομάδα σας έχει έναν δύσκολο χρόνο να παραμείνει στο πεδίο εφαρμογής ή τον προϋπολογισμό; Αυτός είναι ο έλεγχος του κόστους στο παιχνίδι. Ακόμα κι αν η ομάδα σας παραμένει εντός προϋπολογισμού, ο έλεγχος του κόστους μπορεί να σας βοηθήσει να μειώσετε περαιτέρω τον προϋπολογισμό σας, το οποίο θα οδηγήσει σε αύξηση του εισοδήματος.

Παρέχει μια εικόνα των συνολικών δαπανών της Εταιρείας, δείχνοντας ποιες περιοχές κοστίζουν περισσότερο εντός της επιχείρησης και ποιες δαπάνες εμφανίζονται εντός αυτών των περιοχών. Ο έλεγχος του κόστους μπορεί να συμβεί για πρώτη φορά στο επίπεδο του έργου για τη μείωση του μεμονωμένου κόστους του έργου με την ελπίδα ότι η εταιρεία μπορεί να αυξήσει τα συνολικά κέρδη.

Ποιες είναι οι τεχνικές για τον έλεγχο του κόστους;

Ο έλεγχος του κόστους μπορεί αρχικά να συμβεί σε υψηλότερα επίπεδα εντός της εταιρείας, αλλά συχνά κινείται προς τα εμπρός στο επίπεδο του έργου. Το επίπεδο του έργου είναι όπου μπορείτε να αξιολογήσετε το πραγματικό κόστος ανά έργο και να διαχειριστείτε αυτούς τους έξοδα αποτελεσματικά.

Για να γίνει καλύτερη για τον έλεγχο του κόστους στην εταιρεία σας, δοκιμάστε αυτά τα πέντε βήματα:

1. Σχεδιάστε τον προϋπολογισμό σας

Το πρώτο βήμα είναι να σχεδιάσετε τον προϋπολογισμό σας ώστε να μπορείτε να πάρετε κοκκία με τις εκτιμήσεις του κόστους σας και αποτελεσματικάΚΑΤΑΝΟΜΗ ΤΩΝ ΠΟΡΩΝ. Κάνοντας μια λεπτομερήσχέδιο έργουθα οδηγήσει σε χαμηλότερες διακυμάνσεις κόστους - ή λιγότερες διαφορές μεταξύ του αρχικού προϋπολογισμού σας και των πραγματικών δαπανών.

Καθώς σχεδιάζετε τον προϋπολογισμό σας, συμπεριλάβετε:

Αριθμός μελών της ομάδας που χρειάζονται για το έργο

Εκτιμώμενος χρόνος που θα λάβει το έργο για να ολοκληρωθεί

Υλικά που απαιτούνται για το έργο

Κατά τον υπολογισμό του χρόνου και των υλικών που απαιτούνται για το έργο, προσπαθήστε να δώσετε στον προϋπολογισμό σας κάποιο δωμάτιο για να επεκταθεί αν χρειαστεί. Υπάρχει πάντα μια πιθανότητα ότι απροσδόκηταΚίνδυνοι έργωνθα συμβεί και θα χρειαστεί να επεκτείνετε το δικό σαςΧρονοδιάγραμμα έργουή να ζητήσετε πρόσθετους πόρους.

2. Παρακολουθήστε όλα τα έξοδα

Το επόμενο βήμα για τον έλεγχο του κόστους του έργου είναι η παρακολούθηση των δαπανών έργων όπως συμβαίνουν. Είναι ευκολότερο να λάβετε διορθωτικά μέτρα εάν παρατηρήσετε τις διακυμάνσεις του κόστους σε πραγματικό χρόνο. Εάν δεν παρατηρήσετε ότι έχετε περάσει από τον προϋπολογισμό μέχρι να ολοκληρωθεί το έργο, τότε έχετε ήδη περάσει τα χρήματα. Σε αυτό το σημείο, το μόνο που μπορείτε να κάνετε είναι να χρησιμοποιήσετε τις πληροφορίες ως αΜάθημα για μελλοντικά έργα .

Ένας καλός τρόπος για να παρακολουθείτε τα έξοδά σας κατά τη διάρκεια ενός έργου είναι να ρυθμίσετε Ορόσημα έργων. Σε κάθε ορόσημο, μπορείτε να αξιολογήσετε τις δαπάνες σας και να διασφαλίσετε ότι το έργο παραμένει μέσαπεδίο εφαρμογής. Στη συνέχεια, εάν παρατηρήσετε υπερβάσεις κόστους σε οποιοδήποτε συγκεκριμένο ορόσημο, μπορείτε να καθορίσετε τον τρόπο μείωσης του κόστους που προχωράτε προς τα εμπρός.

3. Χρησιμοποιήστε τα συστήματα ελέγχου αλλαγής

Είναι σημαντικό να ορίσετε τους σαφείς στόχους του έργου κατά τη διάρκεια του σχεδίου προγραμματισμού του έργου, αλλά για να βεβαιωθείτε ότι έχετε χτυπήσει αυτούς τους στόχους, ίσως χρειαστείτε έναΑλλαγή διαδικασίας ελέγχου .

Ο έλεγχος αλλαγής είναι ένα σύνολο βημάτων που διαχειρίζονται τυχόν αλλαγές που προέρχονται από τα ενδιαφερόμενα μέρη ενώ ένα έργο βρίσκεται σε εξέλιξη. Αυτό βοηθά στην πρόληψηΠεδίο σέρνεταιΕπειδή μπορείτε να είστε προετοιμασμένοι για αλλαγές καθώς εμφανίζονται και προσαρμόστε το έργο ανάλογα.

Βήματα για τη δημιουργία ενός συστήματος ελέγχου αλλαγής περιλαμβάνουν:

Την έναρξη:Η διαδικασία ελέγχου αλλαγής αρχίζει όταν ένας ενδιαφερόμενος ζητά μια αλλαγή στο έργο. Η πραγματική αίτηση μπορεί να ποικίλει - μπορεί να κυμαίνεται από επεκτάσεις χρονοδιαγράμματος σε νέοΠαραδοτέα έργου .

Εκτίμηση:Ο διαχειριστής του έργου ή το τμήμα οδηγούν να εξετάσουν το αίτημα για βασικές πληροφορίες, όπως οι απαιτούμενοι πόροι, ο αντίκτυπος της αίτησης και ο οποίος πρέπει να μεταβιβαστεί η αίτηση. Εάν η αίτηση αλλαγής περάσει την αρχική αξιολόγηση, κινείται στη φάση ανάλυσης.

Ανάλυση:Η φάση ανάλυσης είναι όπου το κατάλληλο οδηγό του έργου εγκρίνει ή αρνείται το αίτημα. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να υπάρξει μια πλακέτα ελέγχου αλλαγής στον έλεγχο των εγκρίσεων. Το σχέδιο του έργου εγκρίνει ή απορρίπτει το αίτημα και ειδοποιεί την ομάδα. Ανάλογα με το μέγεθος του έργου, το πρόγραμμα Project μπορεί επίσης να τεκμηριώσει την αλλαγή σε ένα ημερολόγιο αλλαγής για να εξασφαλίσει ότι όλοι οι ενδιαφερόμενοι φορείς του έργου γνωρίζουν.

Εκτέλεση:Η εφαρμογή μιας αλλαγής θα φανεί διαφορετική ανάλογα με τοΣε ποιο στάδιο είναι το έργο, αλλά συνήθως αποτελείται από την ενημέρωση των χρονοδιαγραμμάτων και παραδοτέων έργων, καθώς και την ενημέρωση της ομάδας έργου. Θα πρέπει να αξιολογήσετε το πεδίο εφαρμογής του έργου για να εξασφαλίσετε ότι οποιαδήποτε αλλαγές χρονοδιαγράμματος δεν θα έχει τεράστιο αντίκτυπο στους προβλεπόμενους στόχους.

Κλείσιμο:Μόλις τεκμηριώσετε, διαδίδετε και εφαρμόσατε το αίτημα, είναι έτοιμο να κλείσει. Είναι χρήσιμο να έχετε ένα επίσημο σχέδιο κλεισίματος, ώστε όλα τα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν πού αποθηκεύονται οι πληροφορίες και μπορούν να το αναφερθούν στο μέλλον.

Όταν ελέγχετε σωστά τις αλλαγές στα έργα σας, έχετε περισσότερες πιθανότητες να ελέγξετε επίσης το κόστος. Προβλέποντας με ακρίβεια τον προϋπολογισμό του έργου και η επιτυχία απαιτεί προσεκτική διαχείριση από την αρχή μέχρι το τέλος. Θα υπάρχουν πάντα αναπόφευκτα λόξυπα κατά μήκος του δρόμου, αλλά η ύπαρξη συστημάτων για να προετοιμαστεί για αυτές τις αποκλίσεις μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας.

4. Διαχειριστείτε το χρόνο σας

Διαχείριση χρόνουΕίναι μια σημαντική μέθοδος ελέγχου κόστους επειδή όταν αυξάνεται ο συνολικός χρόνος ενός έργου, το συνολικό κόστος του έργου αυξάνεται επίσης. Διαμένοντας εντός του εκτιμώμενου σαςπρογραμματισμός έργουείναι ένας από τους καλύτερους τρόπους για να παραμείνετε στον προϋπολογισμό του έργου.

Εφαρμόστε στρατηγικές διαχείρισης χρόνου για την αύξηση της παραγωγικότητας και βοηθούν τα μέλη της ομάδας να ολοκληρώσουν την εργασία τους εγκαίρως και στον προϋπολογισμό.

Ορισμένες συμβουλές διαχείρισης χρόνου περιλαμβάνουν:

TimeBoxing: ΧρεοκοπίαΕίναι μια στρατηγική διαχείρισης χρόνου με στόχο την ολοκλήρωση της εργασίας μέσα στο "TimeBoxes". Για παράδειγμα, αν χρειαστεί να γράψετε μια θέση blog, ενδέχεται να δημιουργήσετε ένα χρονικό πλαίσιο δύο ωρών για να γράψετε ένα περίγραμμα. Στη συνέχεια, μετά από ένα διάλειμμα, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα άλλο τριώροφο TimeBox για να ξεκινήσετε το πρώτο σχέδιο.

Αποκλεισμός χρόνου: Μπλοκάρισμα χρόνουΕίναι παρόμοιο με το TimeBoxing, αλλά αντί να προγραμματίζετε συγκεκριμένο χρόνο για κάθε μεμονωμένη εργασία, θα ασκείτε να μπλοκάρετε τις καθορισμένες περιόδους του ημερολογίου σας για σχετικές εργασίες.

Μέθοδος Pomodoro:Παρόμοιο με το μπλοκάρισμα χρόνου και το χρόνο μπλοκάρισμα, τοΜέθοδος PomodoroΣας βοηθά να αντιμετωπίσετε την εργασία μέσα σε σύντομο χρονικό διάστημα και στη συνέχεια να κάνετε διαλείμματα μεταξύ των συνεδριών εργασίας. Εργαστείτε για 25 λεπτά και στη συνέχεια πάρτε ένα πέρασμα πέντε λεπτών τέσσερις φορές. Στη συνέχεια, μετά την τέταρτη συνεδρίαση εργασίας, πάρτε ένα μεγαλύτερο διάλειμμα 20 ή 30 λεπτών.

Φάτε το βάτραχο:Ο Mark Twain δήλωσε διάσημα, "Αν είναι η δουλειά σου να φάτε ένα βάτραχο, είναι καλύτερο να το κάνετε το πρώτο πράγμα το πρωί." οΦάτε τη στρατηγική διαχείρισης χρόνου βάτραχοςΠαίρνει έμπνευση από αυτό το απόσπασμα και σας ενθαρρύνει να αντιμετωπίσετε πρώτα τα μεγάλα ή σύνθετα καθήκοντα πριν εργάζεστε στη λιγότερο σημαντική ή λιγότερο επείγουσα δουλειά σας.

Αρχή Pareto:Συχνά ονομάζεται "κανόνας 80/20", τοΑρχή του PareΈχει ένα θεμελιώδες κανόνα: περάστε το 20% του χρόνου σας στο 80% της δουλειάς σας. Εάν μπορείτε να πάρετε το 80% των καθηκόντων σας από το τρόπο σχετικά με τη σχετικά γρήγορη τάξη, ελευθερώνετε την εργάσιμη ημέρα σας για να αντιμετωπίσετε το 20% της δουλειάς σας που θα διαρκέσει το 80% του χρόνου σας.

Λήψη των πραγμάτων (GTD):Ο David Allen εφευρέθηκε οΝα κάνει τα πράγματαΜέθοδος στις αρχές της δεκαετίας του 2000. Σύμφωνα με τον Allen, το πρώτο βήμα για να γίνει τα πράγματα είναι να γράψετε όλα όσα πρέπει να κάνετε. Με την απελευθέρωση της εγκεφαλικής δύναμης και αντί να βασίζεστε σε εργαλεία διαχείρισης εργασιών, μπορείτε να εστιάσετε στη λήψη δράσης - και να μην θυμάστε τι πρέπει να κάνετε.

Μπορεί να φαίνεται αντίθετο να εστιάσει την προσοχή σας στην παραγωγικότητα όταν σκεφτόμαστε τον έλεγχο του κόστους, αλλά η απόδοση του έργου βρίσκεται στη ρίζα των ταμειακών ροών. Εάν η ομάδα σας δεν είναι παραγωγική, το έργο σας δεν θα ικανοποιήσει τις προθεσμίες της. Εάν το σχέδιό σας δεν ανταποκρίνεται στις προθεσμίες της, κοστίζει περισσότερα χρήματα. Εάν το έργο σας κοστίζει περισσότερα χρήματα, η εταιρεία σας έχει λιγότερη ταμειακή ροή.

5. Παρακολουθήστε την τιμή που έχει κερδίσει

Η διαδρομή της κέρδισής σας μπορεί να σας βοηθήσει να προβλέψετε την οικονομική έκβαση ενός έργου. Αυτή η μέθοδος ελέγχου κόστους λαμβάνει κάποια λογιστική γνώση κόστους, αλλά μπορεί να σας βοηθήσει να κατανοήσετε πότε θα προκύψουν μεταβλητά έξοδα και τελικά να αποτρέψουν τις διακυμάνσεις να εμφανίζονται σε μελλοντικά έργα.

Η αξία που έχει κερδίσει είναι το ποσό της εργασίας που έχει πράγματι ολοκληρωθεί σε ένα έργο. Για να παρακολουθείτε την τιμή που έχετε κερδίσει και να δείτε αν είστε σε ρυθμό, θα πρέπει να πολλαπλασιάσετε το ποσοστό της εργασίας που ολοκληρώνεται από τον προϋπολογισμό του έργου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα παρακάτω βήματα για την παρακολούθηση της τιμής κέρδισής:

Βήμα 1:Προσδιορίστε τον τρόπο με τον οποίο ολοκληρώνεται κάθε εργασία υπό τη μορφή ποσοστού.

Βήμα 2:Προσδιορίστε την προγραμματισμένη τιμή (PV) ή το ποσοστό του προϋπολογισμού του έργου που έχει προγραμματιστεί. Αυτός είναι ο εξουσιοδοτημένος προϋπολογισμός που έχει ανατεθεί να επιτύχει την προγραμματισμένη εργασία.

Βήμα 3:Προσδιορίστε την τιμή κέρδιστη (EV), ή το δημοσιογραφημένο κόστος εργασίας σας. Αυτό είναι το ποσό της εργασίας που είναι πραγματικά πλήρες.

Βήμα 4:Να αποκτήσετε πραγματικό κόστος (AC), ή το πραγματικό κόστος εργασίας σας. Αυτό έχει δαπανηθεί χρήματα για την εργασία που έχει ήδη γίνει.

Βήμα 5:Υπολογίστε τη διακύμανση του κόστους (CV) αφαιρώντας την τιμή που έχει κερδίσει από το πραγματικό κόστος (CV = EV - AC).

Βήμα 6:Συγκρίνετε τα αποτελέσματα.

Τα πρώτα τρία βήματα απαιτούν τη συλλογή πληροφοριών κόστους από το έργο σας, ενώ τα τελευταία τρία βήματα απαιτούν υπολογισμούς και ανάλυση. Η διακύμανση του κόστους αντιπροσωπεύει την κατάσταση κόστους του έργου σας.

Κατά τον έλεγχο του κόστους, το βιογραφικό σας σημείωμα είναι η μέτρηση που θα σας ειδοποιήσει εάν το έργο σας εκτελεί με ρυθμό που ανταποκρίνεται στον προϋπολογισμό του. Ένα αρνητικό βιογραφικό σημείωμα δείχνει ότι το έργο είναι υπερβολικό προϋπολογισμό.

Έλεγχος κόστους έναντι διαχείρισης κόστους

Οι άνθρωποι συχνά συγχέουν τον έλεγχο του κόστους μεδιαχείριση κόστους, αλλά αυτοί είναι διακριτοί όροι που πρέπει να καθοριστούν σωστά και να κατανοηθούν. Ο έλεγχος του κόστους είναι μια μικρότερη διαδικασία στο πλαίσιο του μεγαλύτερου συστήματος διαχείρισης κόστους.

Ενώ ο έλεγχος του κόστους περιλαμβάνει την αναγνώριση των εξόδων και τη μείωση των εξόδων αυτών για την αύξηση των κερδών, τη διαχείριση του κόστους Είναι η συνολική διαδικασία εκτίμησης, προϋπολογισμού και ελέγχου του κόστους του έργου.

Υπάρχουν πιθανοί πολλοί άνθρωποι που εμπλέκονται στη λειτουργία της εταιρείας σας. Ανάλογα με το πόσο μεγάλη είναι η ομάδα σας, μπορεί να έχετε διαφορετικούς ανθρώπους που εργάζονται στον προγραμματισμό των πόρων και τον προϋπολογισμό.

Για να ελέγξετε σωστά το κόστος, οι ομάδες πρέπει να παρακολουθούν τις δαπάνες σε διάφορα επίπεδα εντός της εταιρείας. Αυτό επιτρέπει σε κάθε μέρος του προϋπολογισμού της εταιρείας να λαμβάνει λεπτομερή προσοχή και ανάλυση.

Παρακολουθήστε και μειώστε τα έξοδα έργου με τον έλεγχο του κόστους

Τα δεδομένα κόστους παρακολούθησης για τη μείωση των δαπανών έργων είναι μια κουραστική διαδικασία, αλλά η διαχείριση του κόστους είναι ζωτικής σημασίας για την κερδοφορία.

Ο καλύτερος τρόπος για τη διαχείριση των δαπανών είναι η προβολή όλων των πληροφοριών που χρειάζεστε σε ένα προσαρμόσιμο ταμπλό. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αυτοματοποίηση για να juggleδιαχείριση έργουκαι τον έλεγχο του κόστους - όλα σε ένα μέρος.