Контроль затрат: как отслеживать расходы проекта, чтобы увеличить прибыльность

Резюме

Контроль затрат включает в себя определение расходов и поиск способов сокращения их повышения прибыли компании. В этом составе мы объясним, какое значение будет управлением и как управление расходом вписывается в систему управления затратами.

Контроль затрат является неотъемлемой частью любой финансовой стратегии. При мониторивении финансов вашей компании, как вы можете остаться в бюджете?

Также как личный бюджетирование, вы можете сделать различные вещи, такие как классификация расходов, определяют области, где ваша команда тратит большинство денег и найдут способы ограничения расходов в каждой области. Успешно делать все эти вещи, это то, что контролирует бюджет и увеличивает прибыль.

Основные принципы контроля затрат аналогичны корпоративным и личным бюджетам. В этой статье мы объясним, какое значение контроля затрат и как управление стоимостью вписывается в систему управления затратами.

Что такое контроль затрат?

Контроль затрат включает в себя выявление и сокращение расходов на повышение прибыли компании. Контроль затрат может происходить на уровне проекта или широкой компании. Здесь мы сосредоточимся на том, как вы можете применить процесс контроля затрат на проект или группу проектов.

В качестве менеджера проекта вы будете использовать контроль затрат для мониторинга вашегоПлан управления ресурсамии принять меры, когда вы замечаете перерасход.

Инструмент отчетности также может быть полезен для идентификации, когда вы превышаетебюджет проектаОтказ Скажите, что независимый дизайнер, который вы привели к новому проекту, заняли намного больше, чем ожидалось, чтобы редактировать изображения. Как только вы определите эту стоимость, вы можете решить нанять внутренний дизайнер на следующем проекте, чтобы снизить затраты и эффективность диска.

Почему важно контроль затрат?

Ваша команда трудно оставаться в пределах объема или бюджета? Вот где вступит контроль затрат. Даже если ваша команда остается в пределах бюджета, контроль затрат может помочь вам уменьшить свой бюджет дальше, что приведет к увеличению дохода.

Он обеспечивает понимание общих расходов компании, показывая, какие области стоили наиболее в рамках бизнеса, и какие расходы происходят в этих областях. Сначала может возникнуть контроль затрат на уровне проекта, чтобы уменьшить индивидуальные затраты на проекту, надеясь, что компания может увеличить общую прибыль.

Каковы методы для контроля затрат?

Контроль затрат может изначально произойти на более высоких уровнях внутри компании, но он часто движется вперед на уровне проекта. Уровень проекта - это то, где вы можете оценить фактические затраты на проект и эффективно управлять этими затратами.

Чтобы стать лучше для контроля затрат в вашей компании, попробуйте эти пять шагов:

1. Спланируйте свой бюджет

Первый шаг состоит в том, чтобы спланировать свой бюджет, чтобы вы могли получить гранулирование с вашими оценками стоимости и эффективновыделять ресурсыОтказ Детализируяплан проэктаприведет к более низким вариантам затрат или меньше различий между вашим первоначальным бюджетом и фактическими расходами.

Как вы планируете свой бюджет, включите:

Количество членов команды, необходимые для проекта

Предполагаемое время проекта примет, чтобы завершить

Материалы, необходимые для проекта

При расчете времени и материалов, необходимых для проекта, попробуйте дать свой бюджет в некоторых местах, если это необходимо. Всегда есть шанс, что неожиданнориски проектапроизойдет, и вам нужно будет расширить свойсроки реализации проектаили запросить дополнительные ресурсы.

2. Следите за всеми расходами

Следующим шагом к контролю затрат на проекту является мониторинг расходов проекта, как они происходят. Легче предпринять корректирующие действия, если вы замечаете стоимость вариантов в режиме реального времени. Если вы не заметите, что вы перешли за бюджет, пока проект не будет завершен, вы уже потратили деньги. В этот момент все, что вы можете сделать, это использовать информацию какУрок для будущих проектовОтказ

Хороший способ отслеживать ваши расходы во время проекта, чтобы установить основные этапы проектаОтказ На каждом этапе вы можете оценить ваши расходы и убедиться, что проект остается в пределахобъемОтказ Затем, если вы заметите затраты на возвышенность на любом заданном этапе, вы можете определить, как сократить расходы, движущиеся вперед.

3. Используйте системы управления изменением

Важно установить четкие цели проекта во время этапа планирования проекта, но чтобы убедиться, что вы ударили эти цели, вам может понадобитьсяИзменить процесс управленияОтказ

Управление изменением - это набор шагов, которые управляют любыми изменениями, которые происходят от заинтересованных сторон во время прогресса проекта. Это помогает предотвратитьОбласть ползучестиПоскольку вы можете быть подготовлены к изменениям, так как они происходят и корректируйте проект соответственно.

Шаги для настройки системы управления изменением включают в себя:

Инициация:Процесс управления изменением начинается, когда заинтересованная сторона запрашивает изменение проекта. Фактический запрос может варьироваться - они могут варьироваться от расширений временной шкалы до новыхПроектные результатыОтказ

Оценка:Менеджер проекта или ведущий отдел ведущий отдел обзоры запроса на базовую информацию, такую ​​как необходимые ресурсы, влияние запроса, и которого следует передавать запрос. Если запрос на изменение передает начальную оценку, она перемещается на фазу анализа.

Анализ:Фаза анализа - это то, где соответствующую проводку проекта утверждает или отрицает запрос. В некоторых случаях может быть доска управления изменением контроля над любыми разрешениями изменения. Проект проводит утверждает или снижает запрос и уведомляет команду. В зависимости от размера проекта, провод проекта также может документировать изменение журнала изменений, чтобы убедиться, что все заинтересованные стороны проекта знают.

Реализация:Реализация изменений будет выглядеть по-другому в зависимости отна каком этапе проект вНо это обычно состоит из обновления периодических средств и результатов проекта, а также информирование команды проекта. Вы должны оценить масштабы проекта, чтобы гарантировать, что любые изменения временной шкалы не будут иметь огромное влияние на прогнозируемые цели.

Закрытие:После того, как вы документируете, распространяются и реализовали запрос, он готов к закрытию. Полезно иметь официальный план закрытия на месте, чтобы все члены команды знают, где хранятся информация и может ссылаться на ее в будущем.

Когда вы правильно контролируете изменения в своих проектах, у вас также есть лучший шанс контролировать расходы. Точно прогнозирование бюджета проекта и успех проекта требует тщательного управления от начала до конца. По пути всегда будут неизбежные икота, но имеющие системы, находящиеся для подготовки к этим отклонениям, могут быть решающими.

4. Управляйте свое время

Тайм-менеджментявляется важным методом контроля затрат, потому что, когда общий момент проекта увеличивается, общая стоимость проекта также увеличивается. Оставаться в пределах ваших оценокрасписание проектаявляется одним из лучших способов остаться в рамках бюджета проекта.

Реализуйте стратегии управления временем для повышения производительности и помощи членам команды заканчивают свою работу вовремя и в бюджете.

Некоторые советы по управлению времени включают в себя:

Тарафинация: Часовой ящикЯвляется ли целенаправленная стратегия управления временем, где вы завершаете работу в «Timepoxes». Например, если вам нужно написать сообщение в блоге, вы можете создать двучасовое время для записи наброски. Затем после перерыва вы можете создать еще один трехчасовой игровой коробок для начала первого черновика.

Время блокировки: Время блокировкиПохоже на Timeboxing, но вместо того, чтобы планировать конкретное время для каждой отдельной задачи, вы будете практиковать блокировку установленных периодов вашего календаря для соответствующей работы.

Метод Pomodoro:Похоже на заправочную коробку и время блокировки времени,Помодоро МетодПомогает вам решить работу в течение коротких срочных кадров, а затем пройти перерывы между рабочими сессиями. Работайте в течение 25 минут, а затем занять пять минут в четыре раза. Затем, после четвертой рабочей сессии, возьмите более длительный отрыв 20 или 30 минут.

Ешьте лягушку:Марк Твен, отлично сказал: «Если ваша работа есть лягушка, лучше всего сделать это первым делом утром». ТоЕшьте стратегию управления временем лягушкиВоспользуйтесь вдохновением из этой цитаты и побуждает вас сначала решать большие или сложные задачи, прежде чем работать над своей менее важной или менее актуальной работой.

Принцип Парето:Часто называют «правилом 80/20»,Парето принципИмеет одно фундаментальное правило: тратить 20% вашего времени на 80% вашей работы. Если вы можете получить 80% ваших задач с пути в относительно быстром порядке, вы освободите свой рабочий день, чтобы решить 20% своей работы, которая займет 80% вашего времени.

Получение вещей сделано (GTD):Давид Аллен изобрел тоПолучение вещей сделаноМетод в начале 2000-х годов. По словам Аллена, первый шаг для достижения вещей - записать все, что вам нужно сделать. Свободя мозга мозга и вместо этого полагаюсь на инструменты управления задачами, вы можете сосредоточиться на предпринимательстве - и не вспоминая то, что вам нужно сделать.

Может показаться, что это может показаться, чтобы сосредоточить свое внимание на производительности при мышлении о контроле затрат, но производительность проекта находится в корне денежных потоков. Если ваша команда не продуктивна, ваш проект не будет соответствовать его срокам. Если ваш проект не соответствует своим срокам, это стоит больше денег. Если ваш проект стоит больше денег, ваша компания имеет меньше денежных потоков.

5. Ценность отслеживания

Отслеживание вашей заработной ценности может помочь вам предсказать финансовый результат проекта. Этот метод контроля затрат требует некоторых знаний бухгалтерского учета затрат, но он может помочь вам понять, когда возникнут переменные затраты и в конечном итоге предотвращают переменные в будущих проектах.

Заработанная ценность - это объем работы, которая фактически завершена на проекте. Для отслеживания заработанной стоимости и посмотрите, вы будете в темпе, вам нужно умножить процент работы, завершенной бюджетом проекта. Вы можете использовать следующие шаги для отслеживания заработанной стоимости:

Шаг 1:Определите, насколько завершена каждая задача в форме процента.

Шаг 2:Определите запланированную стоимость (PV) или в бюджетную стоимость работы запланированы. Это уполномоченный бюджет, назначенный для выполнения запланированной работы.

Шаг 3:Определите заработанную стоимость (EV) или в бюджетной стоимости выполненной работы. Это количество задачи, которая фактически завершена.

Шаг 4:Получить фактическую стоимость (AC), или ваша фактическая стоимость выполненных работ. Вот сколько денег потрачено на работу, уже сделанную.

Шаг 5:Рассчитайте отклонение затрат (CV) путем вычитания заработанной стоимости от фактической стоимости (CV = EV - AC).

Шаг 6:Составьте результаты.

Первые три шага требуют сбора стоимости информации из вашего проекта, а последние три шага требуют расчетов и анализа. Оценка стоимости представляет собой статус затрат вашего проекта.

При контроле затрат, ваш CV является измерением, которое уведомит вас, если ваш проект выполняется со скоростью, который соответствует его бюджету. Отрицательный CV указывает на проект над бюджетом.

Контроль затрат против расходов

Люди часто путают контроль затрат сУправление затратамиНо это отдельные термины, которые должны быть правильно определены и поняты. Контроль затрат - это меньший процесс в пределах большей системы управления затратами.

Хотя контроль затрат включает в себя определение расходов и снижение этих расходов на повышение прибыли, управление затратами является общим процессом оценки, бюджетирования и контроля затрат на проект.

Вероятно, многие люди, вовлеченные в операцию управления стоимостью вашей компании. В зависимости от того, насколько велика ваша команда, у вас может быть разные люди, работающие над планированием ресурсов и бюджетированием.

Чтобы правильно контролировать расходы, команды должны контролировать расходы на различные уровни внутри компании. Это позволяет каждой части бюджета Общества получать тщательное внимание и анализ.

Монитор и снижение расходов проекта с контролем затрат

Данные о мониторинге для снижения расходов проекта - это утомительный процесс, но управление затратами имеет решающее значение для рентабельности.

Лучший способ управлять расходами - просматривать всю необходимую информацию в настраиваемой приборной панели. Таким образом, вы можете использовать автоматизацию для жонглированияуправление проектоми контроль затрат - все в одном месте.