Controllo dei costi: come monitorare la spesa del progetto per aumentare la redditività

Sommario

Il controllo dei costi prevede l'identificazione delle spese e la ricerca di modi per ridurli per aumentare i profitti della società. In questo pezzo, spiegheremo quale controllo dei costi è e come il controllo dei costi si adatta al sistema di gestione dei costi.

Il controllo dei costi è una parte essenziale di qualsiasi strategia finanziaria. Durante il monitoraggio delle finanze della tua azienda, come puoi rimanere nel budget?

Proprio come il bilancio personale, puoi fare una varietà di cose, come categorizzare la spesa, determinare le aree in cui il tuo team spende più denaro e trovi modi per limitare la spesa in ogni area. Fare con successo tutte queste cose è ciò che controlla il budget e aumenta i profitti.

I principi di base del controllo dei costi sono simili per i budget aziendali e personali. In questo articolo, spiegheremo quale controllo dei costi è e come il controllo dei costi si adatta al sistema di gestione dei costi.

Cos'è il controllo dei costi?

Il controllo dei costi prevede l'identificazione e la riduzione delle spese per aumentare i profitti della società. Il controllo dei costi può verificarsi a livello del progetto o della società. Qui, ci concentreremo su come è possibile applicare il processo di controllo dei costi a un progetto o un gruppo di progetti.

Come project manager, utilizzerai il controllo dei costi per monitorare il tuoPiano di gestione delle risorsee agire quando si nota eccessiva.

Uno strumento di reporting può anche essere utile per identificare quando supera il tuobudget del progetto. Dì che il designer freelance che hai portato a un nuovo progetto ha richiesto molto più tempo del previsto per modificare le immagini. Una volta identificati questo costo, puoi decidere di assumere un designer interno sul tuo prossimo progetto per ridurre i costi e l'efficienza del contorno.

Perché il controllo dei costi è importante?

La tua squadra ha difficoltà a soggiornare all'interno di portata o budget? È qui che entra in gioco il controllo dei costi. Anche se la tua squadra rimane nel budget, il controllo dei costi può aiutarti a ridurre ulteriormente il tuo budget, il che porterà ad un aumento del reddito.

Fornisce informazioni sulla spesa complessiva della Società mostrando quali aree costano più all'interno dell'azienda e quali spese si verificano all'interno di quelle aree. Il controllo dei costi può prima verificarsi a livello di progetto per ridurre i singoli costi di progetto nella speranza che la Società possa aumentare i profitti complessivi.

Quali sono le tecniche per il controllo dei costi?

Il controllo dei costi può inizialmente accadere a livelli più elevati all'interno dell'azienda, ma spesso si muove a livello di progetto. Il livello del progetto è dove è possibile valutare i costi effettivi per progetto e gestire in modo efficace i costi.

Per diventare migliore al controllo dei costi all'interno della tua azienda, prova questi cinque passaggi:

1. Pianifica il tuo budget

Il primo passo è pianificare il tuo budget in modo da poter diventare granulare con le stime dei costi ed efficacementeallocare risorse. Fare un dettaglioschema del progettocomporterà varianze di costi inferiori, o meno differenze tra il budget iniziale e la spesa effettiva.

Come pianifichi il tuo budget, includi:

Numero di membri del team necessari per il progetto

Tempo stimato Il progetto prenderà per completare

Materiali necessari per il progetto

Quando si calcola il tempo e i materiali necessari per il progetto, prova a dare il budget qualche stanza da espandersi se necessario. C'è sempre una possibilità che sia inaspettatoRischi di progettosi verificherà e dovrà estendere il tuocronologia del progettoo richiedere risorse aggiuntive.

2. Monitorare tutte le spese

Il prossimo passo per progettare il controllo dei costi è quello di monitorare le spese del progetto come si verificano. È più facile intraprendere azioni correttive se si notano varianze di costo in tempo reale. Se non si nota che sei andato oltre il budget finché il progetto non è completo, allora hai già speso i soldi. A quel punto, tutto ciò che puoi fare è usare le informazioni come aLezione per progetti futuri .

Un buon modo per monitorare le tue spese durante un progetto è impostare Pietra miliari del progetto. Ad ogni pietra miliare, è possibile valutare la spesa e assicurarsi che il progetto sia rientrato all'internoscopo. Quindi, se si nota il sovrastamento dei costi in qualsiasi dato pietra miliare, è possibile determinare come ridurre i costi in movimento.

3. Utilizzare i sistemi di controllo delle modifiche

È importante impostare gli obiettivi chiari del progetto durante la fase di pianificazione del progetto, ma per assicurarti di colpire tali obiettivi, potrebbe essere necessario unCambia il processo di controllo .

Il controllo delle modifiche è una serie di passaggi che gestiscono eventuali modifiche che arrivano dalle parti interessate mentre è in corso un progetto. Questo aiuta a prevenireScope Creep.Poiché puoi essere preparato per le modifiche man mano che si verificano e regolano il progetto di conseguenza.

I passaggi per la configurazione di un sistema di controllo della modifica includono:

Iniziazione:Il processo di controllo delle modifiche inizia quando uno stakeholder richiede una modifica al progetto. La richiesta effettiva potrebbe variare, possono variare dalle estensioni della timeline a nuoviProject deliverables. .

Valutazione:Il project manager o reparto lead review la richiesta di informazioni di base, come le risorse necessarie, l'impatto della richiesta e che la richiesta deve essere trasmessa. Se la richiesta di modifica passa la valutazione iniziale, si passa alla fase di analisi.

Analisi:La fase di analisi è dove il cavo del progetto appropriato approva o nega la richiesta. In alcuni casi, potrebbe esserci una scheda di controllo del cambiamento in controllo di eventuali approvazioni di modifica. Il vantaggio del progetto approva o declina la richiesta e notifica al team. A seconda delle dimensioni del progetto, il piombo del progetto può anche documentare la modifica su un registro di modifica per garantire che tutti gli stakeholder del progetto siano consapevoli.

Implementazione:L'implementazione di un cambiamento sarà diverso a seconda diIn che fase è in, ma di solito consiste nell'aggiornamento del progetto Timelines e dei risultati, oltre a informare il team di progetto. È necessario valutare lo scopo del progetto per garantire che qualsiasi modifica della cronologia non abbia un enorme impatto sugli obiettivi proiettati.

Chiusura:Una volta documentati, diffusi, e implementato la richiesta, è pronto per essere chiuso. È utile avere un piano di chiusura formale in posizione in modo che tutti i membri del team sanno da dove vengono memorizzate le informazioni e possono rivolgersi in futuro.

Quando controlli correttamente le modifiche ai tuoi progetti, hai anche una migliore possibilità di controllare i costi. Previsione accurata del budget e del successo del progetto richiede un'attenta gestione dall'inizio alla fine. Ci saranno sempre inevitabili singhiozzi lungo la strada, ma avere sistemi in atto per prepararsi a queste deviazioni possono essere cruciali.

4. Gestisci il tuo tempo

Gestione del tempoÈ un importante metodo di controllo dei costi perché quando il tempo totale di un progetto aumenta, aumenta anche il costo totale del progetto. Stare dentro la stimaprogramma del progettoè uno dei modi migliori per rimanere nel budget del progetto.

Attuare strategie di gestione del tempo per aumentare la produttività e aiutare i membri del team per terminare il loro lavoro in tempo e sul budget.

Alcuni consigli di gestione del tempo includono:

TimeBoxing: Timeboxing.è una strategia di gestione del tempo orientata all'obiettivo in cui si completa il lavoro entro "Timeboxes". Ad esempio, se è necessario scrivere un post del blog, potresti creare una casella di timeoli di due ore per scrivere un contorno. Poi dopo aver preso una pausa, puoi creare un'altra cassetta di viaggio di tre ore per iniziare la prima bozza.

Blocco del tempo: Blocco temporaleÈ simile alla casella di timeoli, ma invece di programmare il tempo specifico per ogni singolo compito, praticherai il blocco dei periodi impostati del tuo calendario per il lavoro correlato.

Metodo Pomodoro:Simile a TimeBoxing e Time Blocking, ilMetodo PomodoroAiuta a affrontare il lavoro entro brevi cornici e poi prendere pause tra sessioni di lavoro. Lavora per 25 minuti e poi prendi una pausa di cinque minuti quattro volte. Quindi, dopo la quarta sessione di lavoro, prendi una pausa di 20 o 30 minuti più lunga.

Mangia la rana:Mark Twain ha detto notoriamente, "Se è il tuo lavoro mangiare una rana, è meglio farlo prima cosa al mattino." IlMangia la strategia di gestione del tempo della ranaPrende ispirazione da questa citazione e ti incoraggia ad affrontare compiti grandi o complessi prima di lavorare sul tuo lavoro meno importante o meno urgente.

Principio di Pareto:Spesso chiamato la "regola 80/20", ilPrincipio di Pareto.Ha una regola fondamentale: trascorri il 20% del tuo tempo sull'80% del tuo lavoro. Se riesci a ottenere l'80% dei tuoi compiti fuori dal modo in ordine relativamente veloce, libera la tua giornata lavorativa per affrontare il 20% del tuo lavoro che richiederà l'80% del tuo tempo.

Ottenere le cose (GTD):David Allen inventò ilFinire di fare le cosemetodo all'inizio del 2000. Secondo Allen, il primo passo per fare le cose è quello di scrivere tutto ciò che devi fare. Liberando la potenza del cervello e invece affidandosi agli strumenti di gestione dei compiti, puoi concentrarti sull'attenzione - e non ricordare ciò che devi fare.

Può sembrare controintuitivo focalizzare la tua attenzione sulla produttività quando si riflette sul controllo dei costi, ma le prestazioni del progetto sono alla radice del flusso di cassa. Se il tuo team non è produttivo, il tuo progetto non soddisferà le sue scadenze. Se il tuo progetto non soddisfa le sue scadenze, costa più denaro. Se il tuo progetto costa più denaro, la tua azienda ha meno flusso di cassa.

5. Traccia il valore guadagnato

Tenere traccia del tuo valore guadagnato può aiutarti a prevedere il risultato finanziario di un progetto. Questo metodo di controllo dei costi prende alcune conoscenze contabili dei costi, ma può aiutarti a capire quando sorgerà i costi variabili e alla fine impediscono che si verificano le variazioni di verificarsi nei progetti futuri.

Il valore guadagnato è la quantità di lavoro effettivamente completata su un progetto. Per tenere traccia del valore guadagnato e vedere se sei su Pace, dovrai moltiplicare la percentuale di lavoro completata dal budget del progetto. È possibile utilizzare i seguenti passaggi per tracciare il valore ottenuto:

Passo 1:Determina su come completare ogni compito è sotto forma di percentuale.

Passo 2:Determina il valore previsto (PV) o il costo del lavoro previsto dal lavoro. Questo è il budget autorizzato assegnato per realizzare il lavoro programmato.

Passaggio 3:Determina il valore guadagnato (EV) o il costo del lavoro di lavoro preventivato. Questa è la quantità del compito che è in realtà completa.

Passaggio 4:Ottenere il costo effettivo (AC) o il costo effettivo del lavoro svolto. Questo è quanto denaro è stato speso per il lavoro già fatto.

Passaggio 5:Calcolare la varianza dei costi (CV) sottraendo valore guadagnato dal costo effettivo (CV = EV - AC).

Passaggio 6:Compilare i risultati.

I primi tre passaggi richiedono la raccolta di informazioni sui costi dal progetto, mentre gli ultimi tre passaggi richiedono calcoli e analisi. La varianza dei costi rappresenta lo stato dei costi del progetto.

Quando si controlla i costi, il tuo CV è la misura che ti informerà se il tuo progetto si esibisce ad un tasso che soddisfi il suo budget. Un CV negativo indica che il progetto è sopra il budget.

Controllo dei costi vs. Gestione dei costi

Le persone spesso confondono il controllo dei costi congestione dei costi, Ma questi sono termini distinti che dovrebbero essere adeguatamente definiti e compresi. Il controllo dei costi è un processo più piccolo all'interno del sistema di gestione dei costi più grande.

Mentre il controllo dei costi prevede l'identificazione delle spese e riducendo tali spese per aumentare i profitti, la gestione dei costi è il processo generale di stimare, il bilancio e il controllo dei costi del progetto.

Ci sono probabilmente molte persone coinvolte nell'operazione di gestione dei costi della tua azienda. A seconda di quanto è grande la tua squadra, potresti avere persone diverse che lavorano sulla pianificazione delle risorse e sul budget.

Per controllare correttamente i costi, i team devono monitorare la spesa a vari livelli all'interno dell'azienda. Ciò consente a ciascuna parte del budget aziendale di ricevere un'attenta attenzione e analisi.

Monitorare e ridurre le spese di progetto con il controllo dei costi

I dati sui costi di monitoraggio per ridurre le spese di progetto sono un processo noioso, ma la gestione dei costi è fondamentale per la redditività.

Il modo migliore per gestire i costi è visualizzare tutte le informazioni necessarie in una dashboard personalizzabile. In questo modo, puoi usare l'automazione per destreggiarsigestione di progettoe controllo dei costi: tutto in un unico posto.