Kontrola kosztów: Jak monitorować wydatki projektowe w celu zwiększenia rentowności

Streszczenie

Kontrola kosztów obejmuje identyfikację wydatków i znalezienia sposobów zmniejszenia ich w celu zwiększenia zysków firmy. W tym elemencie wyjaśnimy, że kontrola kosztów i jak kontrola kosztów pasuje do systemu zarządzania kosztami.

Kontrola kosztów jest istotną częścią jakiejkolwiek strategii finansowej. Podczas monitorowania finansów Twojej firmy, jak możesz zostać w budżecie?

Podobnie jak budżetowanie osobiste, możesz wykonywać różne rzeczy, takie jak skategoryzować wydatki, określić obszary, w których twój zespół spędza najwięcej pieniędzy i znaleźć sposoby ograniczenia wydatków w każdym obszarze. Pomyślnie wykonując wszystkie te rzeczy, jest to, co kontroluje budżet i zwiększa zyski.

Podstawowymi zasadami kontroli kosztów są podobne do budżetów korporacyjnych i osobistych. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest kontrola kosztów i jak kontrola kosztów pasuje do systemu zarządzania kosztami.

Jaka jest kontrola kosztów?

Kontrola kosztów obejmuje identyfikację i zmniejszenie wydatków w celu zwiększenia zysków firmy. Kontrola kosztów może wystąpić na poziomie projektu lub szerokości firmy. Tutaj skupimy się na tym, w jaki sposób możesz zastosować proces kontroli kosztów do projektu lub grupy projektów.

Jako kierownik projektu użyjesz kontroli kosztów, aby monitorowaćPlan zarządzania zasobamii podjąć działania podczas zauważania nadmiernego przekroczenia.

Narzędzie raportujące może być również pomocne w identyfikacji, gdy przekroczysz swojebudżet projektu. Powiedz, że projektant niezależny, który przyniesiony do nowego projektu zajęło znacznie dłużej niż oczekiwano, aby edytować obrazy. Po zidentyfikowaniu tego kosztu możesz zdecydować się na zatrudnienie wewnętrznego projektanta w następnym projekcie, aby obniżyć koszty i wydajność napędu.

Dlaczego jest ważna kontrola kosztów?

Czy twój zespół ciężko przebywa w zakresie lub budżetu? To właśnie wchodzi do gry. Nawet jeśli twój zespół pozostanie w ramach budżetu, kontrola kosztów może pomóc w dalszej części budżetu, co doprowadzi do wzrostu dochodu.

Zapewnia wgląd w ogólne wydatki firmy, pokazując, jakie obszary kosztują najbardziej w biznesie i jakie wydatki występują w tych obszarach. Kontrola kosztów może najpierw wystąpić na poziomie projektu, aby zmniejszyć indywidualne koszty projektu w nadziei, że firma może zwiększyć ogólne zyski.

Jakie są techniki kontroli kosztów?

Kontrola kosztów może początkowo nastąpić na wyższych poziomach w firmie, ale często porusza się do przodu na poziomie projektu. Poziom projektu jest miejsce, w którym można ocenić rzeczywiste koszty na projekt i skutecznie zarządzać tym kosztami.

Aby stać się lepszym w kontrolowaniu kosztów w Twojej firmie, spróbuj tych pięciu kroków:

1. Zaplanuj swój budżet

Pierwszym krokiem jest zaplanowanie budżetu, dzięki czemu można uzyskać granulię z oszacunkami kosztów i skutecznieprzydzielić zasoby. Dokonując szczegółowyPlan projektuspowoduje niższe wariancje - lub mniejsze różnice między początkowym budżetem a rzeczywistymi wydatkami.

Jak planujesz swój budżet, należy dołączyć:

Liczba członków zespołu potrzebnych do projektu

Szacowany czas Projekt zajmie się zakończeniem

Materiały potrzebne do projektu

Przy obliczaniu czasu i potrzebnych materiałów potrzebnych do projektu, staraj się podać swój budżet jakiś pokój w razie potrzeby. Zawsze jest szansa, że ​​nieoczekiwaneRyzyko projektu.nastąpi, a będziesz musiał rozszerzyćOś czasu projektulub poproś o dodatkowe zasoby.

2. Monitoruj wszystkie wydatki

Kolejnym krokiem do kontroli kosztów projektu jest monitorowanie wydatków projektu, jak się pojawiają. Łatwiej jest podejmować działania naprawcze, jeśli zauważysz wariancje kosztu w czasie rzeczywistym. Jeśli nie zauważysz, że przeszedł budżet, dopóki projekt zostanie zakończony, już wydałeś pieniądze. W tym momencie wszystko, co możesz zrobić, to wykorzystać informacje jakoLekcja na przyszłe projekty .

Dobry sposób na monitorowanie wydatków podczas projektu jest ustawianie Kamienie milowe projektu.. W każdym kamieniu milowym możesz ocenić swoje wydatki i upewnić się, że projekt pozostaje wewnątrzzakres. Następnie, jeśli zauważysz przekroczenie kosztów przy danym milowym, możesz określić, jak obniżyć koszty ruchome do przodu.

3. Użyj systemów kontroli zmian

Ważne jest, aby ustawić wyraźne cele projektu podczas etapu planowania projektu, ale aby zapewnić uderzenie tych celów, możesz potrzebowaćZmień proces kontroli .

Kontrola zmiany jest zestawem kroków, które zarządzają wszelkie zmiany, które pochodzą z zainteresowanych stron, gdy trwa projekt. Pomaga temu zapobiecZakres Creep.Ponieważ możesz być przygotowany na zmiany, gdy występują i odpowiednio dostosuj projekt.

Kroki konfigurowania systemu kontroli zmiany obejmują:

Inicjacja:Proces kontroli zmiany rozpoczyna się, gdy interesariusze żąda zmiany projektu. Rzeczywiste żądanie może się różnić - mogą wahać się od rozszerzeń oś czasu do nowychWyniki projektu. .

Ocena:Project Manager lub Department prowadzi recenzje Wniosek o podstawowe informacje, takie jak potrzebne zasoby, wpływ wniosku, a wniosek powinien zostać przekazany. Jeśli żądanie zmian przekazuje wstępną ocenę, przesuwa się do fazy analizy.

Analiza:Faza analizy polega na tym, że odpowiednia prowadzenie projektu zatwierdza lub zaprzecza żądaniu. W niektórych przypadkach może istnieć płyta kontrolna zmiany pod kontrolą wszelkich zezwoleń na zmianę. Prowadzenie projektu zatwierdza lub odmawia wniosek i powiadamia zespół. W zależności od wielkości projektu, prowadzenie projektu może również udokumentować zmianę z dziennika zmiany, aby zapewnić wszystkie interesariusze projektu są świadome.

Realizacja:Wdrożenie zmiany będzie wyglądać inaczej w zależności odW jakim etapie jest projekt, ale zazwyczaj składa się z aktualizacji terminów projektowych i rezultatów, a także informowania zespołu projektowego. Należy ocenić zakres projektu, aby zapewnić wszelkie zmiany osi czasu nie będą miały ogromnego wpływu na rzutowane cele.

Zamknięcie:Po udokumentowaniu, rozpowszechnianiu i wdrożył wniosek, jest gotowy do zamknięcia. Pomocne jest, aby mieć formalny plan zamknięcia na miejscu, aby wszyscy członkowie zespołu znają, w których przechowywane są informacje i mogą odnosić się do niego w przyszłości.

Gdy prawidłowo kontrolujesz zmiany w swoich projektach, masz również większą szansę na kontrolowanie kosztów. Dokładnie prognozowanie budżetu i sukcesu projektu wymaga starannego zarządzania od początku do końca. Wzdłuż drogi zawsze będą nieuniknione hicups, ale posiadanie systemów w celu przygotowania się do tych odchyleń może być kluczowe.

4. Zarządzaj swoim czasem

Zarządzanie czasemJest ważną metodą kontroli kosztów, ponieważ gdy całkowity czas projektu wzrasta całkowity koszt projektu również wzrasta. Przebywanie w szacunkowejHarmonogram projektujest jednym z najlepszych sposobów pozostania w budżecie projektu.

Wdrożenie strategii zarządzania czasami w celu zwiększenia wydajności i pomocy członkom zespołu kończą pracę na czas i na budżet.

Niektóre wskazówki dotyczące zarządzania czasami obejmują:

Timeboxing: Timeboxing.to strategia zarządzania czasem zorientowanymi na cel, w której wykonujesz pracę w "Ogólnie rzeczowych". Na przykład, jeśli chcesz napisać wpis na blogu, możesz utworzyć dwudniową skrzynkę czasu, aby napisać kontur. Następnie po przerwaniu możesz utworzyć kolejny trzy godziny, aby rozpocząć pierwszy projekt.

Blokowanie czasu: Blokowanie czasujest podobny do czasu czasu, ale zamiast planowania konkretnego czasu dla każdego zadania, będziesz ćwiczyć zablokowanie ustalonych okresów kalendarza dla powiązanej pracy.

Metoda pomodoro:Podobny do blokowania czasu i blokowania czasuMetoda pomodoruPomaga rozwiązać pracę w ramach krótkich ramek, a następnie rób przerwy między sesjami roboczymi. Pracuj przez 25 minut, a następnie zrobienie pięciu minut cztery razy. Następnie po czwartej sesji roboczej zajmie dłuższą 20- lub 30-minutową przerwę.

Jedz żabę:Mark Twain słynny powiedział: "Jeśli twoja praca jest twoja żaba, najlepiej zrobić to pierwszą rzeczą rano". tenJedz strategię zarządzania czasem żabyPodejmuje inspirację z tego cytatu i zachęca do rozwiązania dużych lub złożonych zadań przed rozpoczęciem pracy nad mniej ważną lub mniej pilną pracą.

Zasada pareto:Często nazywane zasadą "80/20"Zasada Pareto.Ma jedną zasadę podstawową: spędzić 20% czasu na 80% swojej pracy. Jeśli możesz uzyskać 80% swoich zadań z drogi w stosunkowo szybkim zamówieniu, uwolnij swój dzień pracy, aby rozwiązać 20% swojej pracy, która zajmie 80% twojego czasu.

Robienie rzeczy (GTD):David Allen wymyślony tenDokonaj rzeczymetoda na początku 2000 roku. Według Allena, pierwszy krok do zdobycia rzeczy jest zapisanie wszystkiego, co musisz zrobić. Uwolniając władzę mózgową i zamiast polegają na narzędzia do zarządzania zadaniami, możesz skupić się na podejmowaniu działań - i nie pamiętając, co musisz zrobić.

Może wydawać się sprzeczne, aby skupić swoją uwagę na wydajność podczas myślenia o kontroli kosztów, ale wydajność projektu znajduje się na korzeniu przepływu środków pieniężnych. Jeśli twój zespół nie jest produktywny, twój projekt nie spełnia swoich terminów. Jeśli twój projekt nie spełnia swoich terminów, kosztuje więcej pieniędzy. Jeśli twój projekt kosztuje więcej pieniędzy, Twoja firma ma mniej przepływów pieniężnych.

5. Wartość zarobkowa ścieżki

Śledzenie swojej wartości zarobionej może pomóc przewidzieć wynik finansowy projektu. Ta metoda kontroli kosztów wymaga pewnej wiedzy księgowej, ale może pomóc Ci zrozumieć, kiedy koszty zmienne pojawią się i ostatecznie uniemożliwiają wariancję występowania w przyszłych projektach.

Zarobana wartość to ilość pracy, która została faktycznie zakończona w projekcie. Aby śledzić uzyskaną wartość i zobaczyć, czy jesteś w tempie, musisz pomnożyć odsetek pracy zakończonej przez budżet projektu. Możesz użyć następujących kroków, aby śledzić wartość zarobkowaną:

Krok 1:Określ, jak zakończ każde zadanie jest w postaci procentu.

Krok 2:Określ zaplanowaną wartość (PV) lub zaplanowane koszty pracy. Jest to autoryzowany budżet przypisany do wykonania zaplanowanej pracy.

Krok 3:Określ wartość zarobioną (EV) lub w budżecie wykonane koszty pracy. Jest to ilość aktualnego zadania.

Krok 4:Uzyskać rzeczywisty koszt (AC) lub rzeczywiste koszt wykonanej pracy. Oznacza to, ile pieniędzy wydano dla pracy już wykonanej.

Krok 5:Oblicz wariancję kosztów (CV) odejmując wartość uzyskaną z rzeczywistego kosztu (CV = EV - AC).

Krok 6:Skompilować wyniki.

Pierwsze trzy kroki wymagają zgromadzenia informacji o kosztach z projektu, podczas gdy ostatnie trzy kroki wymagają obliczeń i analizy. Wariancja kosztów reprezentuje status kosztów projektu.

Podczas kontroli kosztów Twoje CV jest pomiarem, który powiadomi Cię, jeśli projekt występuje w stawce, która spełnia jego budżet. Ujemny CV wskazuje, że projekt jest nad budżetem.

Kontrola kosztów a zarządzanie kosztami

Ludzie często myli kontrolę kosztówzarządzanie kosztami, ale są to różne warunki, które powinny być odpowiednio zdefiniowane i zrozumiane. Kontrola kosztów to mniejszy proces w większym systemie zarządzania kosztami.

Podczas gdy kontrola kosztów obejmuje identyfikację wydatków i zmniejszenie tych wydatków w celu zwiększenia zysków, zarządzanie kosztami jest ogólnym procesem szacowania, budżetowania i kontrolowania kosztów projektu.

Istnieją prawdopodobnie wielu osób zaangażowanych w operację zarządzania kosztami firmy. W zależności od tego, jak duży jest twój zespół, możesz mieć różnych osób pracujących na planowaniu zasobów i budżetowaniu.

Aby poprawnie kontrolować koszty, zespoły muszą monitorować wydatki na różnych poziomach w firmie. Pozwala to każdemu części budżetu przedsiębiorstwa, aby uzyskać dokładną uwagę i analizę.

Monitoruj i zmniejsz koszty projektu z kontrolą kosztów

Monitorowanie danych kosztów w celu zmniejszenia wydatków projektu jest żmudnym procesem, ale zarządzanie kosztami ma kluczowe znaczenie dla rentowności.

Najlepszym sposobem zarządzania kosztami jest przeglądanie wszystkich potrzebnych informacji w konfigurowalnym desce rozdzielczej. W ten sposób możesz użyć automatyzacji do żonglowaniaZarządzanie projektamii kontrola kosztów - wszystko w jednym miejscu.