Maliyet Kontrolü: Kârlılığı Artırmak için Proje Harcama Nasıl İzlenir?

Özet

Maliyet kontrolü, harcamaları tanımlamayı ve şirket karlarını artırmak için onları azaltmanın yollarını bulmayı içerir. Bu parçada, maliyet kontrolünün ne olduğunu ve maliyet kontrolünün maliyet yönetim sistemine nasıl uyduğunu açıklayacağız.

Maliyet kontrolü, herhangi bir finansal stratejinin önemli bir parçasıdır. Şirketinizin finansmanını izlerken, bütçe içinde nasıl kalabilirsiniz?

Kişisel bütçelemenin olduğu gibi, harcamaları sınıflandırmak, ekibinizin en çok parayı harcadığı alanları belirlemek ve her alanda harcamaları sınırlamanın yollarını bulduğu gibi çeşitli şeyler yapabilirsiniz. Tüm bunları başarıyla yapmak, bütçeyi kontrol eden ve karları arttırır.

Maliyet kontrolünün temel prensipleri kurumsal ve kişisel bütçeler için benzerdir. Bu yazıda, maliyet kontrolünün ne olduğunu ve maliyet kontrolünün maliyet yönetim sistemine nasıl uyduğunu açıklayacağız.

Maliyet kontrolü nedir?

Maliyet kontrolü, şirket karlarını artırmak için harcamaları tanımlamayı ve azaltmayı içerir. Proje düzeyinde veya şirket genişliğinde maliyet kontrolü oluşabilir. Burada, maliyet kontrol sürecini bir projeye veya projeye nasıl uygulayabileceğinize odaklanacağız.

Bir proje yöneticisi olarak, izlemek için maliyet kontrolünü kullanacaksınız.Kaynak Yönetim Planıve fazla harcama gördüğünüzde harekete geçin.

Bir raporlama aracı, ne zaman aştığınızı belirlemek için de faydalı olabilir.proje bütçesi. Yeni bir projeye getirdiğiniz serbest tasarımcı, görüntüleri düzenlemek için beklenenden çok daha uzun sürdü. Bu maliyeti tanımladıktan sonra, maliyetleri azaltmak ve sürüş verimliliğini azaltmak için bir sonraki projenizde bir şirket içi tasarımcı kiralamaya karar verebilirsiniz.

Maliyet kontrolü neden önemlidir?

Ekibiniz kapsam veya bütçe içinde kalmak zor mu var? Bu, maliyet kontrolünün oyuna girdiği yerdir. Ekibiniz bütçe dahilinde kalsa bile, maliyet kontrolü bütçenizi daha da azaltmanıza yardımcı olabilir, bu da gelirde bir artışa yol açacaktır.

Şirketin iş dünyasında en çok hangi alanların maliyetini ve bu alanlarda hangi harcamaların gerçekleştiğini göstererek genel harcamalar hakkında fikir vermektedir. Maliyet kontrolü ilk önce, bireysel proje maliyetlerini, şirketin genel karları artırabileceği umutlarda azaltmak için proje düzeyinde meydana gelebilir.

Maliyet kontrolü için teknikler nelerdir?

Maliyet kontrolü başlangıçta şirket içindeki daha yüksek seviyelerde gerçekleşebilir, ancak çoğu zaman proje düzeyinde ilerliyor. Proje seviyesi, proje başına gerçek maliyetleri değerlendirebileceğiniz ve bu maliyetleri etkin bir şekilde yönetebileceğiniz yerdir.

Şirketinizdeki maliyetleri kontrol etmede daha iyi olmak için, bu beş adımı deneyin:

1. Bütçenizi planlayın

İlk adım bütçenizi planlamaktır, böylece maliyet tahminlerinizle ve etkili bir şekilde granül alabilirsiniz.Kaynakları tahsis etmek. Detaylı yapmakproje planıİlk bütçeniz ve gerçek harcamalarınız arasında daha düşük maliyet varyansları veya daha az farklılıkla sonuçlanır.

Bütçenizi planlarken şunları içerir:

Proje için gerekli ekip üyesi sayısı

Projenin tamamlaması gereken tahmini süre

Proje için gereken malzemeler

Proje için gereken zaman ve malzemeleri hesaplarken, bütçenizi gerektiğinde genişletmek için bir oda vermeye çalışın. Beklenmeyen her zaman bir şans varProje Risklerimeydana gelecek ve uzatmanız gerekirProje Zaman Çizelgesiveya ek kaynaklar isteyin.

2. Tüm masrafları izleyin

Proje Maliyet Kontrolü'nün bir sonraki adımı, proje harcamalarını gerçekleştikçe izlemektir. Maliyet varyanslarını gerçek zamanlı olarak görürseniz düzeltici işlem yapmak daha kolaydır. Proje tamamlanıncaya kadar bütçenin üzerinde gittiğini farketmezseniz, o zaman parayı zaten harcadın. Bu noktada, yapabileceğiniz tek şey bilgiyi bir olarak kullanmaktır.Gelecekteki projeler için ders .

Bir proje sırasında harcamalarınızı izlemenin iyi bir yolu ayarlamaktır. Proje'de önemli aşamalar. Her bir dönüm noktasında, harcamalarınızı değerlendirebilir ve projenin içinde kalmasını sağlamak içinkapsam. Ardından, belirli bir dönüm noktasında maliyet aşımcılarını fark ederseniz, maliyetlerin ilerlemesini nasıl azaltacağınızı belirleyebilirsiniz.

3. Değişim kontrol sistemlerini kullanın

Proje planlama aşamasında açık proje hedeflerini belirlemek önemlidir, ancak bu hedeflere ulaşmanızı sağlamak için, bir ihtiyacınız olabilir.Kontrol işlemini değiştir .

Değişiklik kontrolü, bir proje devam ederken paydaşlardan gelen değişiklikleri yöneten herhangi bir değişiklik kümesidir. Bu önlemeye yardımcı olurkapsam sürüngenÇünkü oluştukları gibi değişiklikler için hazırlanabilir ve projeyi buna göre ayarlayabilirsiniz.

Bir değişiklik kontrol sistemi kurma adımları şunlardır:

Başlatma:Değişim kontrol işlemi, bir paydaş projeye bir değişiklik talep ettiğinde başlar. Gerçek istek değişebilir - zaman çizelgesi uzantılarından yeniye kadar değişebilirProje Teslimatları .

Değerlendirme:Proje Yöneticisi veya Departman Kurşun, ihtiyaç duyulan kaynaklar, isteğin etkisi ve isteğin neye alınması gerektiği gibi temel bilgilerin talebini incelemektedir. Değişim talebi ilk değerlendirmeyi geçerse, analiz aşamasına geçer.

Analiz:Analiz aşaması, uygun projenin talebi onayladığı veya reddettiği yerdir. Bazı durumlarda, herhangi bir değişiklik onayının kontrolünde bir değişiklik kontrol panosu olabilir. Proje kurşun, talebi onaylar veya reddeder ve ekibi bildirir. Projenin boyutuna bağlı olarak, proje kurşun, tüm proje paydaşlarının farkında olmalarını sağlamak için bir değişiklik günlüğündeki değişikliği de belgeleyebilir.

Uygulama:Bir değişikliğin uygulanması bağlı olarak farklı görünecektirProjede hangi aşamada, ancak genellikle proje zaman çizelgelerini ve teslimatlarını güncellemenin yanı sıra proje ekibini bilgilendirmesinden oluşur. Zaman çizelgesi değişikliklerinin öngörülen hedefler üzerinde büyük bir etkisi olmayacağını sağlamak için proje kapsamını değerlendirmelisiniz.

Kapatma:Belgelendikten, yayıldıktan ve isteği uyguladığınızda, kapatılmaya hazırdır. Tüm ekip üyelerinin bilgilerin nerede depolandığını ve gelecekte referans verebileceği için resmi bir kapatma planına sahip olmak yardımcı olur.

Projelerinizdeki değişiklikleri uygun şekilde kontrol ettiğinizde, maliyetleri de kontrol etme şansınız var. Bir projenin bütçesinin ve başarısını doğru bir şekilde tahmin etmek, baştan sona dikkatli yönetim gerektirir. Yol boyunca daima kaçınılmaz hıçkırıklar olacak, ancak bu sapmalara hazırlanmak için sistemlere sahip olmak önemli olabilir.

4. Zamanınızı yönetin

Zaman yönetimiÖnemli bir maliyet kontrol yöntemidir, çünkü bir projenin toplam süresi arttıkça, projenin toplam maliyeti de artar. Tahmini içinde kalmakProje takvimiProje bütçesi içinde kalmanın en iyi yollarından biridir.

Verimliliği artırmak ve ekip üyelerinin çalışmalarını zamanında ve bütçeyle bitirmelerine yardımcı olmak için zaman yönetimi stratejilerini uygulayın.

Bazı zaman yönetimi ipuçları şunları içerir:

TimeBoxing: Zaman kutusu"TimeBoxes" içinde çalışmayı tamamladığınız hedef odaklı bir zaman yönetimi stratejisidir. Örneğin, bir blog yazısı yazmanız gerekiyorsa, bir taslak yazmak için iki saatlik bir zaman kutusu oluşturabilirsiniz. Sonra bir mola verdikten sonra, ilk taslağı başlatmak için üç saatlik başka bir zaman kutusu oluşturabilirsiniz.

Zaman Engelleme: Zaman EngellemeTimeBoxing'e benzer, ancak her bir görev için özel bir zaman ayırmak yerine, ilgili iş için takviminizin ayarlanan dönemlerini engelleme işlemlerini engelleyeceksiniz.

Pomodoro yöntemi:TimeBoxing ve Zaman Engelleme'ye benzer şekilde,Pomodoro yöntemiKısa süre içinde çalışmayı çözmenize yardımcı olur ve ardından çalışma oturumları arasında mola verin. 25 dakika çalışın ve daha sonra dört kez beş dakikalık bir mola verin. Ardından, dördüncü çalışma oturumundan sonra, 20 veya 30 dakikalık bir mola daha uzun sürebilir.

Kurbağayı ye:Mark Twain, "Kurbağa yemek için işiniz varsa, sabah ilk iş yapmak için en iyisidir."Kurbağa zaman yönetimi stratejisini yeBu tekliften ilham alır ve daha az önemli veya daha az acil çalışmanızda çalışmadan önce ilk önce büyük veya karmaşık görevlerle mücadele etmenizi teşvik eder.

Pareto prensibi:Genellikle "80/20 kural" olarak adlandırılır.Pareto prensibiBir temel kuralı var: zamanınızın% 20'sini işinizin% 80'inde geçirin. Görevlerinizin% 80'ini nispeten hızlı bir şekilde yoldan çıkarabilirseniz, iş gününüzü, zamanınızın% 80'ini alacak, işinizin% 20'sini ele almak için serbest bırakırsınız.

İşleri bitirmek (GTD):David Allen icat ettiİşleri yoluna koymak2000'lerin başlarında yöntem. Allen'a göre, işleri yapmanın ilk adımı yapmanız gereken her şeyi yazmaktır. Beyin gücünü serbest bırakarak ve bunun yerine görev yönetimi araçlarına güvenerek, eylem almaya odaklanabilirsiniz - ne yapmanız gerektiğini hatırlamıyorsunuz.

Maliyet kontrolü hakkında düşünürken dikkatinizi verimliliğe odaklamak için uygun görünebilir, ancak proje performansı nakit akışının kökenindedir. Ekibiniz üretken değilse, projeniz son teslim tarihlerini karşılamıyor. Projeniz son teslim tarihlerini karşılamıyorsa, daha fazla paraya mal olur. Projeniz daha fazla paraya mal olursa, şirketinizin daha az nakit akışı var.

5. Kazanılan değeri takip edin

Kazanılan değerinizi takip etmek, bir projenin finansal sonucunu tahmin etmenize yardımcı olabilir. Bu maliyet kontrol yöntemi bazı maliyet muhasebesi bilgisini alır, ancak değişken maliyetlerin ortaya çıkacağını ve nihayetinde varyansların gelecekteki projelerde meydana gelmesini önlediklerini anlamanıza yardımcı olabilir.

Kazanılan değer, bir projede gerçekten tamamlanmış işin miktarıdır. Kazanılan değeri takip etmek ve hızda olup olmadığını, proje bütçesi tarafından tamamlanan iş yüzdesini çarpmanız gerekir. Kazanılan değeri takip etmek için aşağıdaki adımları kullanabilirsiniz:

Aşama 1:Her görevin bir yüzde formunda nasıl tamamlandığını belirleyin.

Adım 2:Planlanan değeri (PV) veya planlanmış işin bütçelenmiş maliyetinizi belirleyin. Bu, planlanan işi gerçekleştirmek için atanan yetkili bütçedir.

Aşama 3:Kazanılan değeri (EV) veya bütçeli iş maliyetinizi belirleyin. Bu, aslında tamamlanan görevin miktarıdır.

Adım 4:Gerçek maliyet (AC) veya gerçek iş maliyetiniz alın. Zaten yapılan işler için bu kadar para harcandı.

Adım 5:Kazanılan değeri gerçek maliyetten (CV = EV - AC) çıkararak maliyet varyansını (CV) hesaplayın.

Adım 6:Sonuçları derleyin.

İlk üç adım, projenizden maliyet bilgisi toplanması gerektirirken, son üç adım hesaplamalar ve analiz gerektirir. Maliyet varyansı, projenizin maliyet durumunu temsil eder.

Maliyetleri kontrol ederken, CV'niz, projenizin bütçesini karşılayan bir oranda performans göstermesi durumunda sizi bilgilendirecek olan ölçümdür. Olumsuz bir CV, projenin bütçe üzerindeki olduğunu gösterir.

Maliyet kontrolü vs maliyet yönetimi

İnsanlar genellikle maliyet kontrolünü karıştırırmaliyet yönetimi, ancak bunlar uygun şekilde tanımlanmalı ve anlaşılması gereken belirgin şartlardır. Maliyet kontrolü, daha büyük maliyet yönetim sisteminde daha küçük bir işlemdir.

Maliyet kontrolü masrafları tanımlamayı ve karları, maliyet yönetimini arttırmak için harcamaları azaltmayı içerir. Proje maliyetlerini tahmin etme, bütçeleme ve kontrol etme sürecidir.

Şirketinizin maliyet yönetimi operasyonuna katılan birçok insan var. Ekibinizin ne kadar büyük olduğuna bağlı olarak, kaynak planlama ve bütçeleme üzerinde çalışan farklı insanlara sahip olabilirsiniz.

Maliyetleri uygun şekilde kontrol etmek için, ekipler şirket içindeki çeşitli seviyelerde harcamaları izlemelidir. Bu, Şirket bütçesinin her bir kısmının kapsamlı bir dikkat ve analiz almasını sağlar.

Maliyet kontrolü ile proje giderlerini izleyin ve azaltın

Proje giderlerini azaltmak için maliyet verilerinin izlenmesi sıkıcı bir süreçtir, ancak maliyet yönetimi karlılık için çok önemlidir.

Maliyetleri yönetmenin en iyi yolu, ihtiyacınız olan tüm bilgileri özelleştirilebilir bir gösterge panelinde görüntülemektir. Bu şekilde, otomasyonu hokkabazlık için kullanabilirsiniz.proje Yönetimive maliyet kontrolü - hepsi tek bir yerde.