Kostnadskontroll: Slik overvåker du prosjektutgifter for å øke lønnsomheten
Sammendrag
Kostnadskontroll innebærer å identifisere utgifter og finne måter å redusere dem for å øke bedriftsresultatet. I dette stykket vil vi forklare hvilken kostnadskontroll som er og hvordan kostnadskontroll passer inn i kostnadsstyringssystemet.
Kostnadskontroll er en viktig del av enhver finansiell strategi. Når du overvåker bedriftens økonomi, hvordan kan du holde deg innenfor budsjettet?
På samme måte som personlig budsjettering, kan du gjøre en rekke ting, som å kategorisere utgifter, bestemme områder hvor teamet ditt bruker mest penger, og finne måter å begrense utgifter i hvert område. Vellykket gjør alt dette er hva som styrer budsjettet og øker fortjenesten.
De grunnleggende prinsippene for kostnadskontroll er lik for bedrifts- og personlige budsjetter. I denne artikkelen vil vi forklare hvilken kostnadskontroll som er og hvordan kostnadskontroll passer inn i kostnadsstyringssystemet.
Hva er kostnadskontroll?
Kostnadskontrollen innebærer å identifisere og redusere utgifter for å øke bedriftsresultatet. Kostnadskontroll kan forekomme på prosjektnivået eller selskapet bredt. Her fokuserer vi på hvordan du kan bruke kostnadsstyringsprosessen til et prosjekt eller en gruppe prosjekter.
Som prosjektleder bruker du kostnadskontroll for å overvåke din Ressursforvaltningsplan og gjør tiltak når du oppdager overspenning.
Et rapporteringsverktøy kan også være nyttig for å identifisere når du overskrider din prosjektbudsjettet . Si freelance designeren du tok med til et nytt prosjekt tok mye lengre tid enn forventet å redigere bilder. Når du har identifisert denne prisen, kan du bestemme deg for å ansette en interndesigner på ditt neste prosjekt for å redusere kostnadene og kjøre effektiviteten.
Hvorfor er kostnadskontroll viktig?
Har laget ditt vanskelig å bo i omfanget eller budsjettet? Det er her kostnadskontroll kommer inn i spillet. Selv om teamet ditt forblir innenfor budsjett, kan kostnadskontroll hjelpe deg med å redusere budsjettet videre, noe som vil føre til en økning i inntektene.
Det gir innsikt i selskapets samlede utgifter ved å vise hvilke områder som koster mest i virksomheten, og hvilke utgifter som forekommer i disse områdene. Kostnadskontroll kan først skje på prosjektnivået for å redusere individuelle prosjektkostnader i håp om at selskapet kan øke overordnede fortjeneste.
Hva er teknikkene for kostnadskontroll?
Kostnadskontroll kan i utgangspunktet skje på høyere nivåer i selskapet, men det beveger seg ofte frem til prosjektnivået. Prosjektnivået er hvor du kan vurdere faktiske kostnader per prosjekt og administrere disse kostnadene effektivt.
For å bli bedre til å kontrollere kostnader i firmaet ditt, prøv disse fem trinnene:
1. Planlegg budsjettet ditt
Det første trinnet er å planlegge budsjettet ditt slik at du kan få granulær med kostnadsestimatene dine og effektivt allokere ressurser . Gjør en detaljert prosjektplan vil resultere i lavere kostnadsavvik - eller færre forskjeller mellom ditt opprinnelige budsjett og faktiske utgifter.
Når du planlegger budsjettet ditt, inkluderer du:
Antall lagmedlemmer som trengs for prosjektet
Anslått tid prosjektet vil ta for å fullføre
Materialer som trengs for prosjektet
Når du beregner tid og materialer som trengs for prosjektet, prøv å gi budsjettet ditt plass til å utvide om nødvendig. Det er alltid en sjanse for at uventet Prosjektrisiko vil oppstå, og du må forlenge din prosjektet tidslinje eller be om ytterligere ressurser.
2. Overvåk alle utgifter
Det neste trinnet til prosjektkostnadskontrollen er å overvåke prosjektutgifter som de oppstår. Det er lettere å ta korrigerende tiltak hvis du oppdager kostnadsvarias i sanntid. Hvis du ikke merker at du har gått over budsjett til prosjektet er fullført, så har du allerede brukt pengene. På det tidspunktet, alt du kan gjøre er å bruke informasjonen som en Leksjon for fremtidige prosjekter .
En god måte å overvåke utgiftene dine under et prosjekt er å sette prosjekt milepæler . På hver milepæl kan du vurdere utgiftene dine og sikre at prosjektet bor i omfang . Deretter, hvis du merker kostnadsoverskridelser i en gitt milepæl, kan du bestemme hvordan du reduserer kostnadene fremover.
3. Bruk Change Control Systems
Det er viktig å sette klare prosjektmål under prosjektplanleggingsfasen, men for å sikre at du treffer disse målene, kan det hende du trenger en Endre kontrollprosessen .
Endringskontroll er et sett med trinn som styrer eventuelle endringer som kommer gjennom interessenter mens et prosjekt pågår. Dette bidrar til å forhindre Scope Creep. Fordi du kan være forberedt på endringer som de oppstår, og juster prosjektet tilsvarende.
Fremgangsmåte for å sette opp et endringskontrollsystem inkluderer:
Innvielse: Endre kontrollprosessen begynner når en interessent ber om endring i prosjektet. Den faktiske forespørselen kan variere - de kan variere fra tidslinjeutvidelser til nye Prosjektleveranser .
Evaluering: Prosjektlederen eller avdelingen leder vurderinger forespørselen om grunnleggende informasjon, for eksempel ressursene som trengs, virkningen av forespørselen, og hvem forespørselen skal sendes videre til. Hvis endringsforespørselen sender den opprinnelige vurderingen, beveger den seg videre til analysefasen.
Analyse: Analysefasen er hvor passende prosjektleder godkjenner eller nekter anmodningen. I noen tilfeller kan det være et endringskontrollstyring i kontroll over eventuelle endringsgodkjenninger. Prosjektledet godkjenner eller avviser forespørselen, og informerer teamet. Avhengig av prosjektets størrelse, kan prosjektledningen også dokumentere endringen på en endringslogg for å sikre at alle prosjektinteressenter er klar over.
Gjennomføring: Implementering av en endring vil se annerledes avhengig av Hvilket stadium prosjektet er i , Men det består vanligvis av oppdatering av prosjektet tidslinjer og leveranser, samt å informere prosjektgruppen. Du bør evaluere prosjektets omfang for å sikre at tidslinjeendringer ikke vil ha stor innvirkning på projiserte mål.
Lukking: Når du har dokumentert, formidlet og implementert forespørselen, er den klar til å være stengt. Det er nyttig å ha en formell lukkeplan på plass slik at alle lagmedlemmer vet hvor informasjon er lagret og kan referere i fremtiden.
Når du riktig kontrollerer endringer i prosjektene dine, har du en bedre sjanse for å kontrollere kostnadene også. Nøyaktig prognose et prosjekts budsjett og suksess krever omhyggelig styring fra start til slutt. Det vil alltid være uunngåelige hiccups underveis, men å ha systemer på plass for å forberede seg på disse avvikene kan være avgjørende.
4. Administrer din tid
Tidsfordriv er en viktig kostnadsstyringsmetode fordi når den totale tiden for et prosjekt øker, øker den totale kostnaden for prosjektet også. Bor innenfor din estimerte prosjektplan er en av de beste måtene å holde seg innenfor prosjektbudsjettet.
Implementere tidsstyringsstrategier for å øke produktiviteten og hjelpe teammedlemmene fullfører sitt arbeid i tide og på budsjett.
Noen tidshåndteringstips inkluderer:
Timeboxing: Timeboxing. er en målrettet tidsstyringsstrategi hvor du fullfører arbeid innenfor "tidsbokser". For eksempel, hvis du trenger å skrive et blogginnlegg, kan du opprette en to-timers tidsboks for å skrive en oversikt. Så etter å ha tatt en pause, kan du opprette en annen tre timers tidsboks for å starte det første utkastet.
Tidsblokkering: Tid blokkering Ligner på TimeBoxing, men i stedet for å planlegge spesifikk tid for hver enkelt oppgave, vil du øve på å blokkere bestillede perioder med kalenderen din for relatert arbeid.
POMODORO METODE: Ligner på tidsboksing og tid blokkering, Pomodoro metode Hjelper deg med å takle arbeid innen korte rammer og deretter ta pauser mellom arbeidsøkter. Arbeid i 25 minutter og ta en fem minutters pause fire ganger. Så, etter den fjerde arbeidsøkten, ta en lengre 20- eller 30-minutters pause.
Spis frosken: Mark Twain berømt sa, "Hvis det er din jobb å spise en frosk, er det best å gjøre det første om morgenen." De Spis Frog Time Management Strategy Tar inspirasjon fra dette sitatet og oppfordrer deg til å takle store eller komplekse oppgaver først før du arbeider på ditt mindre viktige eller mindre presserende arbeid.
Pareto-prinsippet: Ofte kalt "80/20 regel", Pareto-prinsippet Har en grunnleggende regel: bruke 20% av tiden din på 80% av arbeidet ditt. Hvis du kan få 80% av oppgavene dine ut av veien i relativt rask ordre, frigjør du arbeidsdagen din for å takle 20% av arbeidet ditt som vil ta 80% av tiden din.
Få ting gjort (GTD): David Allen oppfunnet de Få ting gjort metode i begynnelsen av 2000-tallet. Ifølge Allen er det første skrittet for å få ting gjort ting å skrive ned alt du trenger å gjøre. Ved å frigjøre hjernekraft og i stedet for å stole på oppgavebehandlingsverktøy, kan du fokusere på å handle og husker ikke hva du trenger å gjøre.
Det kan virke counterintuitive å fokusere din oppmerksomhet på produktiviteten når du tenker på kostnadskontroll, men prosjektets ytelse er på roten av kontantstrøm. Hvis laget ditt ikke er produktivt, vil prosjektet ditt ikke oppfylle tidsfrister. Hvis prosjektet ditt ikke oppfyller tidsfrister, koster det mer penger. Hvis prosjektet koster mer penger, har firmaet mindre kontantstrøm.
5. Spor opptjent verdi
Å holde oversikt over din opptjente verdi kan hjelpe deg med å forutsi det økonomiske resultatet av et prosjekt. Denne kostnadsstyringsmetoden tar litt kostnadsregnskapskunnskap, men det kan hjelpe deg å forstå når variable kostnader vil oppstå og til slutt forhindre at avvikene oppstår i fremtidige prosjekter.
Opptjent verdi er mengden arbeid som faktisk er fullført på et prosjekt. For å spore opptjent verdi og se om du er på tempo, må du multiplisere andelen arbeid som er fullført av prosjektbudsjettet. Du kan bruke følgende trinn for å spore opptjent verdi:
Trinn 1: Bestem hvor fullstendig hver oppgave er i form av en prosentandel.
Steg 2: Bestem planlagt verdi (PV), eller din budsjetterte kostnaden for arbeid planlagt. Dette er det autoriserte budsjettet som er tildelt for å oppnå det planlagte arbeidet.
Trinn 3: Bestem opptjent verdi (EV), eller din budsjetterte kostnad på arbeid som utføres. Dette er mengden av oppgaven som faktisk er fullført.
Trinn 4: Få faktiske kostnad (AC), eller din faktiske kostnad for arbeid som utføres. Dette er hvor mye penger som allerede er brukt for arbeidet som allerede er gjort.
Trinn 5: Beregn kostnadsvarianten (CV) ved å trekke opptjente verdi fra faktisk kostnad (CV = EV - AC).
Trinn 6: Kompilere resultater.
De tre første trinnene krever å samle kostnadsinformasjon fra prosjektet ditt, mens de tre siste trinnene krever beregninger og analyse. Kostnadsvariasjon representerer kostnadsstatusen til prosjektet ditt.
Når du kontrollerer kostnadene, er din CV måling som vil varsle deg om prosjektet ditt utfører en hastighet som oppfyller budsjettet. En negativ CV indikerer at prosjektet er over budsjettet.
Kostnadskontroll vs Kostnadsstyring
Folk forvirrer ofte kostnadskontroll med Kostnadsstyring , men disse er forskjellige vilkår som skal defineres riktig og forstått. Kostnadskontroll er en mindre prosess innenfor det større kostnadsstyringssystemet.
Mens kostnadskontrollen innebærer å identifisere utgifter og redusere disse utgiftene for å øke fortjenesten, kostnadsstyring er den samlede prosessen med å estimere, budsjettering og kontrollerende prosjektkostnader.
Det er sannsynligvis mange mennesker involvert i bedriftens kostnadsstyringsoperasjon. Avhengig av hvor stor laget ditt er, kan det hende du har forskjellige mennesker som jobber med ressursplanlegging og budsjettering.
For å kontrollere kostnadene på riktig måte må lag overvåke utgifter på ulike nivåer i selskapet. Dette gjør at hver del av selskapets budsjett får grundig oppmerksomhet og analyse.
Overvåk og reduser prosjektutgifter med kostnadskontroll
Overvåking av kostnadsdata for å redusere prosjektutgifter er en kjedelig prosess, men kostnadsstyring er avgjørende for lønnsomhet.
Den beste måten å administrere kostnader på er å se all den informasjonen du trenger i et tilpassbart dashbord. På den måten kan du bruke automatisering til å jonglere prosjektledelse og kostnadskontroll-alt på ett sted.
