التحكم في التكاليف: كيفية مراقبة إنفاق المشروع لزيادة الربحية

ملخص

ينطوي التحكم في التكاليف على تحديد النفقات وإيجاد طرق للحد منها لزيادة أرباح الشركة. في هذه القطعة، سنشرح ما هو التحكم في التكاليف وكيف يناسب التحكم في التكاليف في نظام إدارة التكاليف.

التحكم في التكاليف هو جزء أساسي من أي استراتيجية مالية. عند مراقبة أموال شركتك، كيف يمكنك البقاء داخل الميزانية؟

تماما مثل الميزانية الشخصية، يمكنك القيام بمجموعة متنوعة من الأشياء، مثل تصنيف الإنفاق، وتحديد المجالات التي يقضيها فريقك في معظم الأموال، وإيجاد طرق للحد من الإنفاق في كل منطقة. إن فعل كل هذه الأشياء بنجاح هو ما يتحكم في الميزانية ويزيد الأرباح.

تشبه المبادئ الأساسية لمراقبة التكاليف ميزانيات الشركات والشخصية. في هذه المقالة، سنشرح التحكم في التكاليف وكيف يناسب التحكم في التكاليف في نظام إدارة التكاليف.

ما هو التحكم في التكاليف؟

تنطوي التحكم في التكاليف على تحديد وتقليل النفقات لزيادة أرباح الشركة. يمكن أن يحدث التحكم في التكاليف على مستوى المشروع أو شركة واسعة. هنا، سنركز على كيفية تطبيق عملية التحكم في التكاليف بمشروع أو مجموعة من المشاريع.

كمدير للمشروع، ستستخدم التحكم في التكاليف لمراقبةخطة إدارة المواردواتخاذ الإجراءات عندما تلاحظ الإفراط في الإنفاق.

يمكن أن تكون أداة التقارير مفيدة أيضا لتحديدها عند تجاوزكميزانية المشروعوبعد قل المصمم المستقل الذي قدمته إلى مشروع جديد استغرق وقتا أطول بكثير مما كان متوقعا لتحرير الصور. بمجرد تحديد هذه التكلفة، قد تقرر استئجار مصمم داخلي في مشروعك التالي لتقليل التكاليف وكفاءة القيادة.

لماذا التحكم في التكاليف مهم؟

هل لدى فريقك وقتا عصيبا يقيم داخل النطاق أو الميزانية؟ هذا هو المكان الذي يأتي فيه التحكم في التكاليف. حتى إذا كان فريقك يبقى داخل الميزانية، فإن التحكم في التكاليف يمكن أن يساعدك على تقليل ميزانيتك أكثر، مما سيؤدي إلى زيادة الدخل.

إنه يوفر نظرة ثاقبة للإنفاق الشامل للشركة من خلال إظهار المناطق التي تكلفها أكثر في الأعمال وما تكلف النفقات داخل تلك المناطق. قد تحدث التحكم في التكاليف أولا في مستوى المشروع لتقليل تكاليف المشروع الفردية على أمل أن تقوم الشركة بزيادة الأرباح الإجمالية.

ما هي التقنيات لمراقبة التكاليف؟

قد يحدث التحكم في التكاليف في البداية على مستويات أعلى داخل الشركة، ولكن غالبا ما يتحرك إلى الأمام على مستوى المشروع. مستوى المشروع هو المكان الذي يمكنك فيه تقييم التكاليف الفعلية لكل مشروع وإدارة هذه التكاليف بفعالية.

لتصبح أفضل في التحكم في التكاليف داخل شركتك، جرب هذه الخطوات الخمس:

1. خطط ميزانيتك

والخطوة الأولى هي التخطيط لميزانيتك حتى تتمكن من الحصول على تقديرات التكلفة الخاصة بك بشكل فعالتخصيص مواردوبعد جعل مفصل خطة المشروع سيؤدي إلى انخفاض التكلفة التكلفة أو أقل اختلافات بين ميزانيتك الأولية والإنفاق الفعلي.

كما تخطط ميزانيتك، تشمل:

عدد أعضاء الفريق اللازمة للمشروع

الوقت المقدر الذي سيستغرقه المشروع لإكماله

المواد اللازمة للمشروع

عند حساب الوقت والمواد اللازمة للمشروع، حاول إعطاء ميزانيتك بعض الغرف لتوسيعها إذا لزم الأمر. هناك دائما فرصة غير متوقعةمخاطر المشروعسيحدث وستحتاج إلى تمديدالجدول الزمني للمشروعأو طلب موارد إضافية.

2. مراقبة جميع النفقات

الخطوة التالية لمشروع التحكم في تكاليف المشروع هي مراقبة نفقات المشروع أثناء حدوثها. من الأسهل اتخاذ إجراءات تصحيحية إذا لاحظت فروق التكلفة في الوقت الفعلي. إذا لم تلاحظ أنك قد ذهبت في الميزانية حتى اكتمال المشروع، فقد أمضيت بالفعل المال بالفعل. في تلك المرحلة، كل ما يمكنك القيام به هو استخدام المعلومات ك درس للمشاريع المستقبليةوبعد

طريقة جيدة لمراقبة نفقاتك خلال مشروع هي ضبطمعالم المشروعوبعد في كل علامة فارقة، يمكنك تقييم إنفاقك وتأكد من أن المشروع يقيم في الداخلمجالوبعد ثم، إذا لاحظت تجاوزات التكلفة في أي معلم معين، يمكنك تحديد كيفية تقليل التكاليف المضي قدما.

3. استخدام تغيير أنظمة التحكم

من المهم تحديد أهداف المشروع الواضحة خلال مرحلة تخطيط المشروع، ولكن للتأكد من أنك تضرب هذه الأهداف، قد تحتاج إلى تغيير عملية التحكم وبعد

تغيير التحكم هو مجموعة من الخطوات التي تدير أي تغييرات تأتي من أصحاب المصلحة في حين أن المشروع قيد التقدم. هذا يساعد على منعالنطاق زحفلأنه يمكنك الاستعداد للتغييرات أثناء حدوثها وضبط المشروع وفقا لذلك.

تتضمن خطوات إعداد نظام التحكم في التغيير:

المبادرة:تبدأ عملية التحكم في التغيير عند طلب أصحاب المصلحة تغييرا إلى المشروع. قد يختلف الطلب الفعلي - يمكن أن تتراوح بين ملحقات الجدول الزمني الجديدالنواتج المشروعوبعد

تقييم:يقوم مدير المشروع أو القسم بمراجعة طلب المعلومات الأساسية، مثل الموارد اللازمة، وتأثير الطلب، والذي يجب إقرار الطلب إليه. إذا نقل طلب التغيير التقييم الأولي، فإنه يتحرك إلى مرحلة التحليل.

التحليلات:مرحلة التحليل هي المكان الذي توافق فيه مشروع المشروع المناسب أو ينفي الطلب. في بعض الحالات، قد يكون هناك لوحة تحكم تغيير في التحكم في أي موافقات تغيير. توافق مشروع المشروع أو يرفض الطلب، ويخطر الفريق. اعتمادا على حجم المشروع، قد يوثق رئيس المشروع أيضا التغيير في سجل التغيير لضمان علم جميع أصحاب المصلحة في المشروع.

تطبيق:سيبدو تنفيذ تغيير مختلف حسب ما مرحلة المشروع في ، ولكن عادة ما يتكون من تحديث الجدول الزمني للمشروع والتسليمات، وكذلك إبلاغ فريق المشروع. يجب عليك تقييم نطاق المشروع لضمان أي تغييرات في الجدول الزمني لن يكون لها تأثير كبير على الأهداف المتوقعة.

إنهاء:بمجرد توثيق، نشر، ونفذت الطلب، فهي جاهزة أن تكون مغلقة. من المفيد أن يكون لديك خطة إغلاق رسمية في مكانها بحيث يعرف جميع أعضاء الفريق أين يتم تخزين المعلومات ويمكنهم الرجوع إليها في المستقبل.

عند التحكم بشكل صحيح في التغييرات في مشاريعك، لديك فرصة أفضل للسيطرة على التكاليف أيضا. يتوقع بدقة ميزانية المشروع والنجاح يتطلب الإدارة الدقيقة من البداية إلى النهاية. سيكون هناك دائما الفواق الحتمية على طول الطريق، ولكن وجود أنظمة في مكانها للتحضير لهذه الانحرافات يمكن أن تكون حاسمة.

4. إدارة وقتك

إدارة الوقتهي طريقة مهمة للتحكم في التكاليف لأنه عندما يزيد إجمالي الوقت للمشروع، يزداد التكلفة الإجمالية للمشروع أيضا. البقاء داخل التقدير الخاص بكالجدول الزمنى للمشروعهي واحدة من أفضل الطرق للبقاء داخل ميزانية المشروع.

تنفيذ استراتيجيات إدارة الوقت لزيادة الإنتاجية ومساعدة أعضاء الفريق الانتهاء من عملهم في الوقت المحدد وفي الميزانية.

تشمل بعض نصائح إدارة الوقت:

Timeboxing: Timeboxing.هي استراتيجية إدارة الوقت الموجهة نحو الأهداف حيث تكمل العمل داخل "مربعات الزمن". على سبيل المثال، إذا كنت بحاجة إلى كتابة منشور مدونات، فقد تنشئ مربعا زمنيا لمدة ساعتين لكتابة مخطط تفصيلي. ثم بعد أخذ استراحة، يمكنك إنشاء مربع زمن آخر لمدة ثلاث ساعات لبدء المسودة الأولى.

حظر الوقت: حظر الوقتيشبه تذاكر الزمن، ولكن بدلا من جدولة وقت محدد لكل مهمة فردية، ستقوم بممارسة حظر فترات محددة من التقويم الخاص بك للعمل ذات الصلة.

طريقة بومودورو:مماثلة ل TimeBoxing وحظر الوقت،طريقة بومودورويساعدك على معالجة العمل في غضون إطارات زمنية قصيرة ثم خذ استراحة بين جلسات العمل. العمل لمدة 25 دقيقة ثم يستغرق استراحة خمس دقائق أربع مرات. بعد ذلك، بعد جلسة العمل الرابعة، يستغرق فترة استراحة أطول من 20 أو 30 دقيقة.

أكل الضفدع:وقال مارك توين الشهيرة "إذا كانت وظيفتك لتناول ضفدع، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح." الأكل استراتيجية إدارة الوقت الضفدعيأخذ الإلهام من هذا الاقتباس وتشجعك على معالجة المهام الكبيرة أو المعقدة أولا قبل العمل على عملك الأقل أهمية أو أقل عاجلا.

مبدأ باريتو:غالبا ما تسمى "قاعدة 80/20"مبدأ باريتوتحتوي على قاعدة أساسية واحدة: تنفق 20٪ من وقتك على 80٪ من عملك. إذا كان بإمكانك الحصول على 80٪ من مهامك من الطريق بالترتيب السريع نسبيا، فأنت تحرر يوم عملك لمعالجة 20٪ من عملك الذي سيستغرق 80٪ من وقتك.

القيام بالأشياء المنجزة (GTD):اخترع ديفيد ألين الإنجاز الأمورطريقة في أوائل 2000s. وفقا لآلين، فإن الخطوة الأولى للحصول على الأشياء التي تم إجراؤها هي كتابة كل ما تحتاج إلى القيام به. من خلال تحرير قوة الدماغ وبدلا من ذلك الاعتماد على أدوات إدارة المهام، يمكنك التركيز على اتخاذ إجراءات - ولا تتذكر ما تحتاج إلى القيام به.

قد يبدو الأمر مضادا لتركيز انتباهك على الإنتاجية عند التفكير في التحكم في التكاليف، ولكن أداء المشروع في جذر التدفق النقدي. إذا لم يكن فريقك منتجا، فلن يلبي مشروعك مواعيده النهائية. إذا كان مشروعك لا يلبي مواعيده النهائية، فإنه يكلف المزيد من المال. إذا كان مشروعك يكلف المزيد من المال، فإن شركتك لديها تدفق نقدي أقل.

5. تتبع القيمة المكتسبة

يمكن أن يساعدك تتبع قيمتك المكتسبة في التنبؤ بالنتيجة المالية للمشروع. تأخذ هذه الطريقة السيطرة على التكاليف بعض المعرفة المحاسبية التكلفة، ولكن يمكن أن تساعدك على فهم عندما تنشأ تكاليف متغيرة وتمنع التحفير في نهاية المطاف من حدوثها في المشاريع المستقبلية.

القيمة المكتسبة هي مقدار العمل الذي تم الانتهاء منه بالفعل في مشروع. لتتبع القيمة المكتسبة ومعرفة ما إذا كنت تعمل على السرعة، ستحتاج إلى مضاعفة النسبة المئوية للعمل المنجز بميزانية المشروع. يمكنك استخدام الخطوات التالية لتتبع القيمة المكتسبة:

الخطوة 1:حدد مدى اكتمال كل مهمة في شكل نسبة مئوية.

الخطوة 2:تحديد القيمة المخططة (PV)، أو تكلفة العمل المدرج في الميزانية المقررة. هذه هي الميزانية المعتمدة المخصصة لإنجاز العمل المقرر.

الخطوه 3:تحديد القيمة المكتسبة (EV)، أو تكلفة عمل العمل المدرج في الميزانية. هذا هو مقدار المهمة التي تكتمل بالفعل.

الخطوة 4:الحصول على التكلفة الفعلية (AC)، أو تكلفتك الفعلية للعمل. هذا هو مقدار الأموال التي تم إنفاقها للعمل بالفعل.

الخطوة 5:حساب تباين التكلفة (CV) عن طريق طرح القيمة المكتسبة من التكلفة الفعلية (CV = EV - AC).

الخطوة 6:تجميع النتائج.

تتطلب الخطوات الثلاث الأولى من جمع معلومات تكلفتها من مشروعك، في حين تتطلب الخطوات الثلاث الأخيرة حسابات وتحليلا. يمثل تباين التكلفة حالة تكلفة مشروعك.

عند التحكم في التكاليف، فإن السيرة الذاتية الخاصة بك هي القياس الذي سيقوم بإخطارك إذا كان مشروعك يعمل بمعدل يلبي ميزانيته. تشير السيرة الذاتية السلبية إلى المشروع تجاوز الميزانية.

التحكم في التكلفة مقابل إدارة التكاليف

الناس في كثير من الأحيان يخلطون السيطرة على التكاليف معادارة التكاليف، ولكن هذه مصطلحات مميزة يجب تحديدها وفهمها بشكل صحيح. التحكم في التكاليف عملية أصغر داخل نظام إدارة التكاليف الأكبر.

في حين أن التحكم في التكاليف ينطوي على تحديد النفقات وتقليل هذه النفقات لزيادة الأرباح وإدارة التكاليف هي العملية الشاملة لتقدير وتزايد تكاليف الميزانية والتحكم في تكاليف المشروع.

من المحتمل أن يكون هناك العديد من الأشخاص المشاركين في عملية إدارة تكلفة شركتك. اعتمادا على حجم فريقك كبير، قد يكون لديك أشخاص مختلفون يعملون في تخطيط الموارد والميزنة.

إلى تكاليف التحكم بشكل صحيح، يجب على الفرق تراقب الإنفاق على مختلف المستويات داخل الشركة. هذا يسمح لكل جزء من ميزانية الشركة لتلقي اهتمام وتحليل دقيق.

رصد وتقليل مصاريف المشروع مع التحكم في التكاليف

تعد بيانات التكلفة المراقبة لتقليل مصاريف المشروع عملية مملة، ولكن إدارة التكاليف أمر حاسم للربحية.

أفضل طريقة لإدارة التكاليف هي عرض جميع المعلومات التي تحتاجها في لوحة معلومات قابلة للتخصيص. بهذه الطريقة، يمكنك استخدام الأتمتة للتوفيق ادارة مشروع والتحكم في التكلفة - كل ذلك في مكان واحد.