Kontrol biaya: Cara memantau pengeluaran proyek untuk meningkatkan profitabilitas

Ringkasan

Pengendalian biaya melibatkan mengidentifikasi biaya dan menemukan cara untuk mengurangi mereka untuk meningkatkan laba perusahaan. Dalam hal ini, kami akan menjelaskan kontrol biaya apa dan bagaimana kontrol biaya sesuai dengan sistem manajemen biaya.

Kontrol biaya adalah bagian penting dari setiap strategi keuangan. Saat memantau keuangan perusahaan Anda, bagaimana Anda bisa bertahan dalam anggaran?

Sama seperti penganggaran pribadi, Anda dapat melakukan berbagai hal, seperti mengkategorikan pengeluaran, menentukan area di mana tim Anda menghabiskan sebagian besar uang, dan menemukan cara untuk membatasi pengeluaran di setiap area. Berhasil melakukan semua hal ini adalah apa yang mengontrol anggaran dan meningkatkan laba.

Prinsip-prinsip dasar pengendalian biaya serupa untuk anggaran perusahaan dan pribadi. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan kontrol biaya apa dan bagaimana kontrol biaya sesuai dengan sistem manajemen biaya.

Apa itu kontrol biaya?

Pengendalian biaya melibatkan pengidentifikasian dan mengurangi biaya untuk meningkatkan laba perusahaan. Kontrol biaya dapat terjadi pada tingkat proyek atau seluruh perusahaan. Di sini, kami akan fokus pada bagaimana Anda dapat menerapkan proses kontrol biaya ke proyek atau kelompok proyek.

Sebagai manajer proyek, Anda akan menggunakan kontrol biaya untuk memonitor AndaRencana Manajemen Sumber Dayadan mengambil tindakan ketika Anda melihat pengeluaran berlebihan.

Alat pelaporan juga dapat membantu mengidentifikasi ketika Anda melebihi Andaanggaran proyek. Katakanlah desainer freelance yang Anda bawa ke proyek baru membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan untuk mengedit gambar. Setelah Anda mengidentifikasi biaya ini, Anda dapat memutuskan untuk menyewa desainer in-house pada proyek Anda berikutnya untuk mengurangi biaya dan efisiensi mendorong.

Mengapa kontrol biaya penting?

Apakah tim Anda kesulitan menginap dalam ruang lingkup atau anggaran? Di sinilah kontrol biaya bermain. Bahkan jika tim Anda tetap dalam anggaran, kontrol biaya dapat membantu Anda mengurangi anggaran Anda lebih lanjut, yang akan mengarah pada peningkatan pendapatan.

Ini memberikan wawasan tentang pengeluaran keseluruhan perusahaan dengan menunjukkan bidang apa yang paling mahal dalam bisnis dan biaya apa yang terjadi di area tersebut. Kontrol biaya pertama-tama dapat terjadi pada tingkat proyek untuk mengurangi biaya proyek individu dengan harapan bahwa Perusahaan dapat meningkatkan laba secara keseluruhan.

Apa teknik untuk kontrol biaya?

Kontrol biaya pada awalnya mungkin terjadi pada tingkat yang lebih tinggi di dalam perusahaan, tetapi sering bergerak maju di tingkat proyek. Tingkat proyek adalah di mana Anda dapat menilai biaya aktual per proyek dan mengelola biaya tersebut secara efektif.

Untuk menjadi lebih baik dalam mengendalikan biaya dalam perusahaan Anda, coba lima langkah ini:

1. Rencanakan anggaran Anda

Langkah pertama adalah merencanakan anggaran Anda sehingga Anda bisa mendapatkan granular dengan estimasi biaya dan efektifalokasi sumber daya. Membuat detailrencana proyekakan menghasilkan varian biaya yang lebih rendah - atau lebih sedikit perbedaan antara anggaran awal Anda dan pengeluaran aktual.

Saat Anda merencanakan anggaran Anda, sertakan:

Jumlah anggota tim yang dibutuhkan untuk proyek tersebut

Diperkirakan waktu proyek akan selesai

Bahan yang dibutuhkan untuk proyek

Saat menghitung waktu dan bahan yang diperlukan untuk proyek, cobalah untuk memberikan anggaran Anda beberapa ruang untuk berkembang jika diperlukan. Selalu ada kemungkinan yang tidak terdugaRisiko proyekakan terjadi dan Anda harus memperpanjangTimeline Project.atau meminta sumber daya tambahan.

2. Pantau semua pengeluaran

Langkah selanjutnya untuk kontrol biaya proyek adalah untuk memantau pengeluaran proyek seperti yang terjadi. Lebih mudah untuk mengambil tindakan korektif jika Anda memperhatikan varians biaya secara real time. Jika Anda tidak memperhatikan bahwa Anda sudah melebihi anggaran sampai proyek selesai, maka Anda sudah menghabiskan uang. Pada saat itu, yang dapat Anda lakukan adalah menggunakan informasi sebagai aPelajaran untuk proyek masa depan .

Cara yang baik untuk memonitor pengeluaran Anda selama proyek harus ditetapkan tonggak proyek. Di setiap tonggak sejarah, Anda dapat menilai pengeluaran Anda dan memastikan proyek tinggal di dalamcakupan. Kemudian, jika Anda memperhatikan overruns biaya pada tonggak yang diberikan, Anda dapat menentukan cara mengurangi biaya bergerak maju.

3. Gunakan sistem kontrol perubahan

Penting untuk menetapkan tujuan proyek yang jelas selama tahap perencanaan proyek, tetapi untuk memastikan Anda menabrak tujuan itu, Anda mungkin perluUbah proses kontrol .

Kontrol perubahan adalah seperangkat langkah-langkah yang mengelola setiap perubahan yang berasal dari pemangku kepentingan saat sebuah proyek sedang berlangsung. Ini membantu mencegahnyaLingkup creep.Karena Anda dapat siap untuk perubahan karena terjadi dan menyesuaikan proyek yang sesuai.

Langkah-langkah untuk mengatur sistem kontrol perubahan meliputi:

Inisiasi:Proses kontrol perubahan dimulai ketika seorang pemangku kepentingan meminta perubahan pada proyek. Permintaan aktual mungkin bervariasi-mereka dapat berkisar dari ekstensi timeline ke yang baruProduktif Project. .

Penilaian:Manajer proyek atau departemen memimpin meninjau permintaan informasi dasar, seperti sumber daya yang dibutuhkan, dampak permintaan, dan siapa permintaan harus diteruskan. Jika permintaan perubahan meneruskan penilaian awal, ia bergerak ke fase analisis.

Analisis:Fase analisis adalah di mana proyek yang sesuai memimpin menyetujui atau menyangkal permintaan. Dalam beberapa kasus, mungkin ada papan kontrol perubahan yang mengendalikan setiap persetujuan perubahan. Proyek memimpin menyetujui atau menolak permintaan, dan memberi tahu tim. Tergantung pada ukuran proyek, timah Proyek juga dapat mendokumentasikan perubahan pada log perubahan untuk memastikan semua pemangku kepentingan proyek sadar.

Penerapan:Mengimplementasikan perubahan akan terlihat berbeda tergantung padaTahap apa proyek itu masuk, tetapi biasanya terdiri dari memperbarui jadwal dan hasil proyek, serta memberi tahu tim proyek. Anda harus mengevaluasi ruang lingkup proyek untuk memastikan perubahan timeline tidak akan memiliki dampak besar pada tujuan yang diproyeksikan.

Penutup:Setelah Anda mendokumentasikan, disebarluaskan, dan mengimplementasikan permintaan, siap ditutup. Sangat membantu untuk memiliki rencana penutupan formal di tempat sehingga semua anggota tim tahu di mana informasi disimpan dan dapat merujuknya di masa depan.

Ketika Anda mengontrol perubahan dengan benar ke proyek Anda, Anda memiliki peluang lebih baik untuk mengendalikan biaya juga. Dengan akurat memperkirakan anggaran dan kesuksesan proyek membutuhkan manajemen yang cermat dari awal hingga akhir. Akan selalu ada cegukan yang tak terhindarkan di sepanjang jalan, tetapi memiliki sistem untuk mempersiapkan penyimpangan ini bisa sangat penting.

4. Kelola waktu Anda

Manajemen waktuadalah metode kontrol biaya penting karena ketika total waktu proyek meningkat, total biaya proyek juga meningkat. Tetap dalam perkiraan AndaJadwal proyekadalah salah satu cara terbaik untuk tetap dalam anggaran proyek.

Menerapkan strategi manajemen waktu untuk meningkatkan produktivitas dan membantu anggota tim menyelesaikan pekerjaan mereka tepat waktu dan sesuai anggaran.

Beberapa tips manajemen waktu meliputi:

TimeBoxing: TimeBoxingadalah strategi manajemen waktu yang berorientasi pada tujuan di mana Anda menyelesaikan pekerjaan dalam "kotak waktu." Misalnya, jika Anda perlu menulis posting blog, Anda dapat membuat kotak waktu dua jam untuk menulis garis besar. Kemudian setelah istirahat, Anda dapat membuat kotak waktu tiga jam lagi untuk memulai draf pertama.

Waktu pemblokiran: Waktu memblokirMirip dengan timeboxing, tetapi alih-alih menjadwalkan waktu tertentu untuk setiap tugas individu, Anda akan berlatih memblokir periode-periode yang ditetapkan dari kalender Anda untuk pekerjaan terkait.

Metode pomodoro:Mirip dengan timeboxing dan waktu pemblokiran,Metode PomodoroMembantu Anda mengatasi pekerjaan dalam bingkai waktu singkat dan kemudian istirahat di antara sesi kerja. Bekerja selama 25 menit dan kemudian istirahat lima menit empat kali. Kemudian, setelah sesi kerja keempat, istirahat lebih lama 20 atau 30 menit.

Makan katak:Mark Twain terkenal berkata, "Jika pekerjaanmu untuk makan katak, yang terbaik adalah melakukannya di pagi hari." Itumakan strategi manajemen waktu katakMengambil inspirasi dari kutipan ini dan mendorong Anda untuk mengatasi tugas besar atau kompleks terlebih dahulu sebelum bekerja pada pekerjaan Anda yang kurang penting atau kurang mendesak.

Prinsip Pareto:Sering disebut "aturan 80/20,"Prinsip ParetoMemiliki satu aturan fundamental: menghabiskan 20% dari waktu Anda pada 80% dari pekerjaan Anda. Jika Anda bisa mendapatkan 80% tugas Anda dari jalan dalam urutan yang relatif cepat, Anda membebaskan hari kerja Anda untuk mengatasi 20% dari pekerjaan Anda yang akan memakan waktu 80% dari waktu Anda.

Menyelesaikan sesuatu (gtd):David Allen ditemukan ituMenyelesaikan semuanyaMetode pada awal 2000-an. Menurut Allen, langkah pertama untuk menyelesaikan sesuatu adalah menuliskan semua yang perlu Anda lakukan. Dengan membebaskan kekuatan otak dan sebaliknya mengandalkan alat manajemen tugas, Anda dapat fokus pada mengambil tindakan - dan tidak mengingat apa yang perlu Anda lakukan.

Tampaknya berlawanan dengan intuisi untuk memfokuskan perhatian Anda pada produktivitas ketika memikirkan kontrol biaya, tetapi kinerja proyek berada di akar arus kas. Jika tim Anda tidak produktif, proyek Anda tidak akan memenuhi tenggat waktu. Jika proyek Anda tidak memenuhi tenggat waktu, harganya lebih banyak uang. Jika proyek Anda menghabiskan lebih banyak uang, perusahaan Anda memiliki sedikit arus kas.

5. Nilai Lacak yang diperoleh

Melacak nilai yang Anda dapatkan dapat membantu Anda memprediksi hasil keuangan dari suatu proyek. Metode kontrol biaya ini mengambil beberapa pengetahuan akuntansi biaya, tetapi dapat membantu Anda memahami ketika biaya variabel akan muncul dan pada akhirnya mencegah varians dari terjadi pada proyek-proyek masa depan.

Nilai yang diperoleh adalah jumlah pekerjaan yang sebenarnya telah diselesaikan pada suatu proyek. Untuk melacak nilai yang diperoleh dan melihat apakah Anda sedang dalam kecepatan, Anda harus melipatgandakan persentase pekerjaan yang dilengkapi dengan anggaran proyek. Anda dapat menggunakan langkah-langkah berikut untuk melacak nilai yang diperoleh:

Langkah 1:Tentukan seberapa lengkap setiap tugas dalam bentuk persentase.

Langkah 2:Tentukan nilai yang direncanakan (PV), atau biaya kerja yang dianggarkan Anda dijadwalkan. Ini adalah anggaran resmi yang ditugaskan untuk mencapai pekerjaan yang dijadwalkan.

Langkah 3:Tentukan nilai yang diperoleh (EV), atau biaya pekerjaan Anda yang dianggarkan. Ini adalah jumlah tugas yang sebenarnya lengkap.

Langkah 4:Dapatkan biaya aktual (AC), atau biaya kerja Anda yang sebenarnya dilakukan. Ini adalah berapa banyak uang yang telah dihabiskan untuk pekerjaan yang sudah dilakukan.

Langkah 5:Hitung varians biaya (CV) dengan mengurangi nilai yang diperoleh dari biaya aktual (CV = EV - AC).

Langkah 6:Kompilasi hasil.

Tiga langkah pertama memerlukan pengumpulan informasi biaya dari proyek Anda, sedangkan tiga langkah terakhir memerlukan perhitungan dan analisis. Varians biaya mewakili status biaya proyek Anda.

Saat mengendalikan biaya, CV Anda adalah pengukuran yang akan memberi tahu Anda jika proyek Anda tampil pada tingkat yang memenuhi anggarannya. CV negatif menunjukkan proyek melebihi anggaran.

Pengendalian Biaya Vs. Manajemen Biaya

Orang sering membingungkan kontrol biaya denganmanajemen biaya, tetapi ini adalah istilah yang berbeda yang harus didefinisikan dengan baik dan dipahami. Kontrol biaya adalah proses yang lebih kecil dalam sistem manajemen biaya yang lebih besar.

Sementara kontrol biaya melibatkan mengidentifikasi biaya dan mengurangi biaya tersebut untuk meningkatkan laba, manajemen biaya adalah proses keseluruhan estimasi, penganggaran, dan mengendalikan biaya proyek.

Kemungkinan ada banyak orang yang terlibat dalam operasi manajemen biaya perusahaan Anda. Tergantung pada seberapa besar tim Anda, Anda mungkin memiliki orang yang bekerja pada perencanaan dan penganggaran sumber daya.

Untuk mengontrol biaya dengan benar, tim harus memantau pengeluaran di berbagai tingkatan dalam perusahaan. Ini memungkinkan setiap bagian dari anggaran perusahaan untuk mendapatkan perhatian dan analisis menyeluruh.

Memantau dan mengurangi biaya proyek dengan kontrol biaya

Pemantauan data biaya untuk mengurangi biaya proyek adalah proses yang membosankan, tetapi manajemen biaya sangat penting untuk profitabilitas.

Cara terbaik untuk mengelola biaya adalah dengan melihat semua informasi yang Anda butuhkan di dasbor yang dapat disesuaikan. Dengan begitu, Anda dapat menggunakan otomatisasi untuk menyulapmanajemen proyekdan kontrol biaya - semua di satu tempat.