Hur man använder kritiska framgångsfaktorer (CSF) för att stödja din strategiska plan

Målsättningen är mycket som att bygga en pyramid: allt är beroende av en stark bas. Du kan inte ställa in de allra bästa styckena utan en stadig grund - men bygga den grunden från början kan vara hård.

Det är där kritiska framgångsfaktorer (CSF) kommer in. CSFS är en lista över de viktigaste framgångsfaktorerna som ditt lag behöver slå för att uppnå dina mål. Kritiska framgångsfaktorer, i kombination med en tre-till fem års strategisk plan, hjälper dig att skapa en stark målsättningsbas. Sedan byggas specifiktProjektleveranserOch projektmål av den stadiga grunden för att slå dina mål i tid, varje gång.

Om du aldrig har satt kritiska framgångsfaktorer tidigare, eller om du inte ens är säker på var du ska börja när det gäller strategisk planering, här är allt du behöver veta för att komma igång.

Vad är kritiska framgångsfaktorer (CSFS)?

Kritiska framgångsfaktorer (CSFS) är högnivåmål som din organisation måste uppfylla för att uppnå dina strategiska mål. Du kan implementera CSFS på projekt, program eller organisationsnivå, även om de oftast används av hela avdelningar eller organisationer på grund av deras nära anslutning till en organisations affärsstrategi. Att slå dina kritiska framgångsfaktorer leder vanligtvis till meningsfullt värde och positiv inkomst för din organisation.

I synnerhet är CSF: s strategiska mål på hög nivå - de innehåller inte nödvändigtvis exekveringsdetaljer. Föreställ dig till exempel att du ställer in en kritisk framgångsfaktor för att öka varumärkesmedvetenheten. Detta är ett högt mål - och en som driver betydande värde och marknadsandel för din organisation. Att faktiskt uppnå denna CSF, dedikerade projekt och lag arbetar med en rad initiativ och ställt kvantitativNyckelpresterande indikatorer (KPI)För att få en tydlig bild av exakt vad dina lag vill uppnå när.

Exempel på kritiska framgångsfaktorer (CSFS)

En kritisk framgångsfaktor kan vara någonting. Dessa höga mål hjälper dig att orientera ditt lag mot var du behöver gå. Sedan,projektledareAnvänd CSFS för att styra sina egna initiativ och se till att de är redo för framgång.

De kritiska framgångsfaktorer du ställer in beror på organisationens övergripande strategiska mål. Här är några csfs du kan skapa, beroende på de planer som din organisation har för de närmaste tre till fem år av tillväxt:

Uppdaterad marknadsföring Playbook

Nya produktfunktioner

Prestationshanteringsrecensioner

Bygga ett robust säljteam för att förvärva nya kunder

Historien om kritiska framgångsfaktorer

De begreppav en framgångsfaktor utvecklades först 1961 av D. Ronald Daniel, en konsult för McKinsey & Amp; Företag. Senare publicerade John F. Rockart enartikelI Harvard Business Review som kodifierar och namnger den kritiska framgångsfaktormetoden. I den 1979-artikeln definierar Rockart CSFs som:

Förhållandet mellan strategiska mål, CSF, KPI, och mer

När det gäller målinställning finns det många akronymer att jonglera och hålla reda på. Varje målsättningsmetodik är lite annorlunda - men låt inte akronymerna överväldiga dig. För att förstå vad varje akronym står för, och hur de staplar upp, låt oss ta en titt på en typisk strategisk planeringsprocess.

Börja med din strategiska plan

Strategisk planering är föräldern till någon målsättningsprocess. Innan du ställer in mål måste du först upprätta din strategi. Astrategisk planhjälper dig att definiera var din organisation vill gå och vilka åtgärder du behöver vidta för att uppnå dessa mål.

Identifiera dina KPAS och KRAS

KPAS, annars kända som viktiga prestationsområden, är områdena i ditt företag som är kritiska för din framgång. Om du till exempel arbetar på ett mjukvaruföretag kan ett keyprestandområde vara din programvara online och buggfri. Alternativt, om du arbetar på ett tillverkningsföretag, kan en relevant kPa vara dina anläggningar som är upp och fullt fungerande.

Det är viktigt att förstå dina viktiga prestationsområden för att identifiera områden som du vill hemma när du börjar sätta mål. För att gå tillbaka till vårt exempel på ett mjukvaruföretag, om din programvara ofta upplever buggar eller stillestånd, är ett bra mål att förbättra eller minska den nedetiden.

KRAS står för nyckelresultatområden - det här är fokusområden som du identifierade i din strategiska plan. KRAS är bredare än mål. Till exempel kan ett centralt resultatområde för ditt företag vara "lönsamhet" eller "effektivitet". När du ställer in mål, beskriver du exakt vad du behöver förbättra på dessa områden.

Välj din målsättningsmetodik

När du har din strategiska plan är det dags att implementera en målsättningsmetodik. De två huvudmålsmetoderna är OKR och CSFS (i kombination med KPI). I praktiken planerar du bara att använda en av de två målsättningsmetoderna, eftersom de är mycket lika.

OKR står för mål och nyckelresultat. Om du aldrig har angett mål innan är OKRs ett bra ställe att börja eftersom de följer en enkel ram:

De MålÄr målet du vill uppnå ökad varumärkesmedvetenhet, skapa det lägsta koldioxidavtrycket i din bransch, den typen av saker.

De NyckelresultatÄr den metriska som du mäter dina framsteg mot dina one miljoner webbbesökare, se till att en fjärdedel av din produkts material är komposterbart, och så vidare.

CSFS-kritiska framgångsfaktorer-funktionen på samma sätt som O i OKR. Det här är de viktigaste målen som din organisation arbetar för att slå din tre- till femåriga strategiska plan.

För att göra CSFS åtgärdbara, koppla dem med nyckelpensionsindikatorer (KPI). KPIs är kvantitativa mätvärden för hur ditt lag eller organisation utvecklas mot viktiga affärsmål. En bra KPI ger dig en känsla av om du är på väg för att uppnå dina kritiska framgångsfaktorer och som ett resultat av dina strategiska mål.

De olika typerna av csfs - och varför de spelar roll

Traditionellt bryts kritiska framgångsfaktorer i fem olika typer. Förstå de typer av CSFS hjälper dig att se till att du inte saknar några kritiska framgångsfaktorer som du planerar för den kommande målperioden.

1. Branschrelaterade kritiska framgångsfaktorer

Ibland finns det vissa kritiska framgångsfaktorer som din organisation måste följa med för att förbli konkurrenskraftig. För att spåra branschrelaterade CSF: er behöver ditt lag proaktivt spåra och förutsäga branschtrender.

Innovation för att hålla sig före konkurrentens uppfinningar

Hållbarhet i förpackningar eller tillverkning för att möta kundernas förväntningar

Kundtjänst som går utöver branschgenomsnittet

2. Konkurrenskraftiga kritiska framgångsfaktorer

Dessa kritiska framgångsfaktorer påverkas av vad dina konkurrenter gör, och hur deras framgång eller misslyckande påverkar din organisation. Det här är inte en jämförelse med 1: 1 med vad dina konkurrenter gör - snarare, dessa CSF påverkas och påverkas av hur dina kunder ser ditt företag i förhållande till dina konkurrenter.

Betraktas som ett "lyx" varumärke

Tilltalande till en viss kund demografisk

3. Temporära kritiska framgångsfaktorer

Som namnet antyder kommer tidsmässiga faktorer inte att påverka ditt företag permanent. Snarare är dessa kritiska framgångsfaktorer tillfälliga, begränsade faktorer som positivt eller negativt påverkar ditt företag. Identifiera och övervinna dessa faktorer - om tillämpligt stöd fortsatte företagstillväxt.

Oväntat men tillfälliga förändringar i din affärsmodell

Minskad personalkapacitet på grund av en specifik, tillfällig fråga

Anställa talang för att stödja öppningen av ett nytt kontor eller en region

4. Miljö kritiska framgångsfaktorer

Dessa kritiska framgångsfaktorer är saker som din organisation inte har någon direkt kontroll över - men det gör dem inte mindre värdefulla. Proaktivt märkning och spårning av miljöfaktorer är ett utmärkt sätt att komma före eventuella problem i framtiden och förhindra onödig risk.

En nedgång i ekonomin

En förändring i policy som påverkar ditt företag

Branschreglering

5. Förvaltningsposition Kritiska framgångsfaktorer

Till skillnad från de fyra huvudtyperna av CSFS är ledningspositionen kritiska framgångsfaktorer unika för en viss person och position - snarare än till en hel organisation. Om du är i en ledningsposition, överväg att ställa in en CSF för att förbättra dinFörvaltnings- och ledarskapsförmåga .

Konfliktlösningsträning

Implementera Team-WideProjektriskhanteringsprocesser

Arbetsbelastningshanteringsmetoder

5 steg för att identifiera CSFS

Kritiska framgångsfaktorer är ett bra sätt att ställa in och spåra framgångskriterier. Om du är redo att komma igång, följ dessa fem steg för framgång.

Skapa en strategisk plan.CSFs bygger på din organisations tre till fem årstrategisk plan, så börja med att skapa det om du inte redan har det. Eftersom en strategisk plan identifierar dina högnivåmål för flera år är det ett viktigt byggstenar för CSFs längre ner på vägen.

Granska den strategiska planen med verkställande intressenter.När du har skapat din strategiska plan, montera dinstrategisk ledningProjektteam-theviktiga intressenterVem skapar dina kritiska framgångsfaktorer. Gå igenom den strategiska planen och identifiera affärsprocesser och nyckelresultatområden (KRAS) som är kritiska, make-eller-break-it-områden för organisationen. Föreställ dig till exempel att du identifierar kundtillfredsställelse som en KRA för den kommande målperioden.

Identifiera dina kritiska framgångsfaktorer och dela dem med din bredare organisation.När du har identifierat din KRA (er), bifoga relaterade kritiska framgångsfaktorer för att hjälpa dig att uppnå dina mål. Till exempel, om din KRA är kundnöjdhet, är en tillhörande CSF att förbättra kundrelationer genom dedikerade kundtjänst. När du har identifierat CSF, dela dem med ditt bredare lag för feedback.

Anslut CSFS till KPI för att göra dem verkliga.För att omvandla dina CSF: er till handling, anslut dem till kvantifierbara nyckeltal (KPI). Till exempel, om din CSF är att förbättra kundrelationer genom ett dedikerat kundservicteam, skapa en KPI för att bygga ett kundsucceslag med minst 10 lagmedlemmar före slutet av kvartalet och en andra KPI för att slå en 12 timmars kundservice svarstid i slutet av räkenskapsåret.

Övervaka och mäta.När dina CSF och KPIs skapas är allt som är kvar att övervaka dem för framgång. Om du inte redan har satt upp enmålspårningssystemAtt spåra och hantera organisationens högsta nivå-såväl som de projekt och initiativ som matar in i dessa mål.

Skapa, strategisera, blomstra

Bra kritiska framgångsfaktorer hjälper ditt lag hem i de viktigaste delarna av din strategiska plan för att slå dina mål. Om du aldrig har spårat CSF innan, se till att du gör det i ett målhanteringsverktyg, somUDN Task Manager Mål. På det sättet har varje lagmedlem klarhet på dina exakta CSF, KPIs som hjälper dig att komma dit och framstegen i varje initiativ.