חדש לניהול עלות? התחל כאן.
סיכום
אומדן ביעילות, תקציב ולנהל עלויות הפרויקט עם ניהול עלות. במאמר זה, אנו מסתכלים על 6 שלבים של ניהול עלות, כמו גם היתרונות והחסרונות של תהליך זה. השתמש בניהול עלות בפרויקט הבא שלך כדי להישאר בתוך תקציב הפרויקט שלך בכל פעם.
אומדן במדויק וניטור שלךתקציב הפרויקטהיא אחת הדרכים הטובות ביותר להגדיר את הפרויקט שלך להצלחה מההתחלה. תהליך זה ידוע בשם ניהול עלות - שישה שלבים שיעזרו לך להגדיר ולהישאר על התקציב למשך הפרויקט שלך. במדריך זה, נלך על תהליך ניהול העלות וכיצד ניתן ליישם את התהליך הזה בפרויקט הבא שלך.
מהי ניהול עלות?
ניהול עלות הוא תהליך האומדן, תקצוב ובשליטה עלויות הפרויקט. בדרך כלל תהליך ניהול העלות מתחיל במהלךפרויקט ייזום ותכנון שלבי תכנון. במהלך מחזור החיים של הפרויקט, מנהלי פרויקטים בודקים ומעקב אחר עלויות הפרויקט כדי להבטיח שהוא לא עובר על התקציב המאושר.
לאחר סיום הפרויקט, מנהל הפרויקט מעריך את העלויות בפועל לעומת האומדנים העלות כדי לאסוף כללקחיםמהפרויקט. זה יכול לעזור עם חיזוי ואת benchmarking על פרויקטים עתידיים.
למה ניהול עלות עניינים
ניהול עלות הוא חלק קריטי של תכנון הפרויקט תהליך ניהול הפרויקט. עם ניהול עלות יעילה, אתה יכול ליצור תוכניות פרויקטים מדויקות יותר, לפתח הבנה טובה יותר של אילוצי הפרויקט, ולמנוע היקף לזחול בהמשך הקו.
ליצור תוכניות פרויקטים מדויקות
ניהול עלות מסייע עם שני חלקים קריטיים שלתהליך תכנון הפרויקט: הערכת עלות ובקרת עלויות. לדעת כיצד להעריך במדויק את תקציב הפרויקט הוא קריטימיומנות ניהול פרויקטים .
בדרך כלל, תקציב הפרויקט יהיה אחד הדברים הראשונים שאתה מגדיר. בהתאם לארגון שלך, זה יכול להיות אפילו משהו שאתה מגדיר במהלך אמנת הפרויקט כדי לגבש את הפרויקט. זה בגלל בלי תקציב הפרויקט, אתה לא מסוגל במדויקלהקצות משאביםכדי להכות בביטחון את מטרות הפרויקט שלך.
להבין אילוצי הפרויקט
עלות היא אחד משלושת האלמנטים שלמשולש ניהול פרויקטים(לפעמים נקרא אילוצים משולשים או משולש ברזל): עלות, היקף, וזמן. רק בגלל העלות היא אחד משלושת אילוצים הפרויקט לא אומר שאתה לא יכול להגדיל את העלות - אבל חשוב להיות מודעים כי הגדלת העלות משפיעה על היקף וזמן, ולהיפך.
למנוע הזרם היקף
להישאר על התקציב הוא מרכיב מפתח של אם או לא פרויקט על המסלול. זה מונע overruns עלות, אשר יכול לשבש פרויקט ולהובילהיקף זחילה. לאחר תחילת הפרויקט, תהליך בקרת העלות יכול לעזור לך לעקוב אחר תקציבי הפרויקט ולוודא שאתה לא עובר על תקציב או במהירות קורס נכון אם אתה עושה.
כמו אלמנטים רבים שלניהול סיכוני הפרויקט, ניהול עלות הוא פרואקטיבי במקום תגובתי. המטרה היא לא להעריך את ביצועי הפרויקט לאחר העובדה, אלא לשפוט את ביצועי העלות כשהפרויקט נמצא בטיסה.
6 שלבים לניהול עלויות
ישנם שישה שלבים לבניית תוכנית ניהול העלות שלך:
1. משאבים
לפני שתוכל לזהות עלויות הפרויקט, אתה צריך תחילה תחושה של המשאבים הדרושים לך לפרויקט. הבנת הצרכים שלך פרויקט משאבים מסייע לך להעריך כמה זמן, מאמץ, וכסף תוכלו להשקיע במהלך הפרויקט שלך.
א האם כל דבר שעוזר לך להשלים פרויקט כולל כלים, כסף, זמן, ציוד, ואפילו חברי צוות. זה בסדר אם אתה לא יודע בדיוק כל פרט במהלך השלב הראשון. המטרה של שלב משאבים בניהול עלות היא לקבל הערכה ballpark של המשאבים - וכתוצאה מכך, עלויות - תצטרך עבור הפרויקט שלך. מאוחר יותר, תוכנית ניהול משאבים ברורה תעזור לך עם הקצאת משאבים לאחר הפרויקט למעשה מתחיל.
אתה תצטרך:
מוגדר היטבמטרות הפרויקט
א מפת הדרכים של פרוייקט ברמה גבוההאו אמבנה התמוטטות עבודה (WBS), בהתאם למורכבות הפרויקט
מהוססתוכנית ניהול משאבים
א היקף הפרויקט
2. אמידה
במהלך שלב הערכת העלות, תוכל להעריך את העלויות הקשורות לכל משאב על מנת להגיע לתקציב הפרויקט שלך בסופו של דבר. אתה יכול להשתמש בפרויקט בעבר כמו benchmark אם יש לך אחד - או שאתה יכול לנסות לאמוד עלויות המבוססות על תוכנית ניהול המשאבים שלך.
בעיקרו של דבר, במהלך השלב האומדן אתה עונה על שאלה אחת: כמה זה יעלה כדי להשיג את מטרות הפרויקט שלך? זכור כי ייתכן שיש עלויות בלתי צפויות, כך לצפות לבנות במאגר 5-10% עבור כל הערכה.
אתה צריך הכל מהצעד הקודם, יחד עם A:
לוח הזמנים של הפרויקט(או א 'תרשים פרטלפרויקטים מורכבים יותר)
רשימה שלפרויקט מתגבר
מוגדר היטבמטריצות הצלחה
כמו השלב הראשון של ניהול עלות, תצטרך להעריך עלויות לפני שאתה מקבל אישור לפרויקט שלך. בהתאם למורכבות של הפרויקט שלך, ייתכן שתרצה ליצור יותר מאשר הערכת תקציב פרוייקט אחד עם עלויות משאבים שונות או תוצרים סופיים, על סמך מה שאתה חושב שלךמממן הפרויקטובעלי עניין אקזקיוטיב יאשרו. תמיד יש לזכור כי הערכות אלה עשויות להשתנות.
לאחר שתעריץ את העלויות שלך, צורשכר הפרויקטאוֹמקרה עסקיכדי לגבש את הפרויקט שלך ולקבל את הכדור מתגלגל. שים לב שלא סיימת את תהליך ניהול העלות עדיין, אבל אתה לא רוצה לעשות את כל זה בחינם.
3. תקצוב
עכשיו שיש לך אומדנים כלליים עבור צרכי הפרויקט שלך ואת דרישות המשאבים, אתה יכול להתחיל לעבוד על תקציב הפרויקט שלך. תקציב הפרויקט שלך הוא תוכנית מפורטת של כמה אתה מתכנן לבלות במהלך הפרויקט, על מה, ובכן.
בהתאם למורכבות של הפרויקט שלך, "כאשר" עשוי להשפיע באופן משמעותי על אסטרטגיית ניהול העלות שלך. עבור פרויקטים רב לשנה, ייתכן שתרצה להבהיר כי לא יותר מ -30% מהתקציב שלך צריך להיות בילה בשנה הראשונה, וכו 'זה יכול למנוע הצפתויות עלות מאוחר יותר במורד הכביש.
אתה צריך הכל מן השלבים הקודמים, יחד עם A:
ברורתקציב הפרויקט
ניתוח בעלי עניין
4. בועט
אמנם לא ישירות חלק של תהליך ניהול עלות, זה הבמה בעת הפעלת הפרויקט שלך. ודא שתסיים את תקציב הפרויקט שלך, והלכתי לפרטים רבים ככל שאתה צריך כדי להצליח. מתכנן לשתף את כל המידע הזה עם בעלי העניין של הפרויקט שלך במהלך שלךפרויקט הפגישה בעיטה .
אתה צריך הכל מן השלבים הקודמים, יחד עם A:
ציר זמן, יחד עם כלפרויקטים
5. שליטה עלויות
עיקר תהליך ניהול העלות מתרחש במהלך שלב חמישה -בקרת עלויותשלב. לאחר הפרויקט שלך השיקה, חשבונאות עלות היא קריטית כדי לעזור לך להימנע overrunning התקציב שלך. עקוב אחר האופן שבו אתה מבלה את תקציב הפרויקט שלך כדי לוודא שאתה לא צריך לקחת כל פעולה מתקנת. זהו החלק שבו אתה שולט בעלויות, במידת הצורך, על ידי התאמת הפרויקט באמצע הטיסה.
התדירות שבה אתה בודק זה יהיה תלוי בפרויקט שלך. לפעמים אתה רוצה לסקור עלויות בזמן אמת. במקרים אחרים, אתה יכול לבדוק חודשי או אפילו רבעוני. שתף עדכוני עלות לפי הצורךדוחות מצב הפרויקטאז צוות הפרויקט כולו נמצא באותו דף.
זכור כי כל שינוי בהיקף הפרויקט ישפיע על תקציב הפרויקט ועלויות, אז לשמור על עין קרוב על היקף היקף. אם עלות הפרויקט degiates יותר מדי ממה שאתה מתוקצב, תן לבעלי העניין שלך לדעת, כך שאתה יכול לבוא מראש עם תוכנית פעולה.
אתה צריך הכל מן השלבים הקודמים, יחד עם A:
כלי דיווח אוניברסלי
6. זיהוי שונות שונות
לאחר הפרויקט נגמר, הגיע הזמן להעריך איך עשית. מה היו בעלויות הפרויקט? כיצד העלויות בפועל שלך להשוות את העלויות המשוערות שלך?
זכור - אתה לא רוצה להיות רחוק מדי בשני כיוון. פרויקט מוצלח מסתיים קרוב (אבל תחת) תקציב הפרויקט החזוי. אם אתה בילמת יותר מדי כסף, אתה גם לזלזל בתקציב הפרויקט שלך או היו יותר מדי הוצאות בלתי צפויות. אם זה קורה, להחזיקפרויקט פוסט מפגש מורםכדי להעריך מדוע זה קרה ולמנוע ממנו לקרות בעתיד.
על flipside, ההוצאות מעט מדי של התקציב שלך הוא גם לא אידיאלי. ההערכת עלויות אלה מסיבה, ואם באת בתקציב באופן משמעותי, תהליך תקצוב העלות שלך לא היה מדויק. התחבר מידע זה כנתונים היסטוריים ולשמור עליו בפרויקטים עתידיים, כך שתוכל להגדיל את הדיוק שלך בשלב הערכת העלות.
היתרונות והאתגרים של ניהול עלות
כאשר נעשה נכון, ניהול עלות יכול לעזור לך לשפר את תהליך התכנון הפרויקט שלך ולמנוע סיכוני הפרויקט בהמשך הדרך. ישנם כמה יתרונות עיקריים של ניהול עלות יעילה, כמו גם חסרונות גדולים כדי להיזהר.
היתרונות של ניהול עלות
חלק מהיתרונות של ניהול עלות כוללים:
למנוע הצפת עלות.היתרון הברור ביותר של עלות ניהול הוא שזה עוזר לך לנהל עלויות הפרויקט. השתמש בתהליך זה כדי לוודא שאתה לא מוציא יותר מדי של התקציב שלך. רמה זו של הכנה וראות נותן לך תחושה ברורה של התקציב שיש לך זמין ואיך אתה תהיה ההוצאות.
רמה הגדרת הציפיות לבעלי עניין.אם כולם מבינים את התקציב, זה יכול לעזור למנוע זחילה היקף. בעלי העניין יהיו פחות סביר לבקש שינויים בפרויקט כי הם יהיו תחושה ברורה יותר של איך השינויים האלה להשפיע על התקציב. אם אתה צריך לעשות שינויים משמעותיים, אתה יכול לשלב את תוכנית ניהול העלות שלך לתוךשינוי תהליך הבקרהכדי להקטין כל השפעה שלילית על ציר הזמן הכולל של הפרויקט.
לִמְנוֹעַ סיכון הפרויקט - חלק מתהליך ניהול העלות הוא בניית קצבת סיכונים לתוך תקציב הפרויקט שלך. זה בדרך כלל 5-10% של תקציב הפרויקט שלך, שבו אתה יכול להשתמש כדי להתמודד עם כל עלויות בלתי צפויות או בלתי צפויות. אם אתה חדש לניהול עלות, לכוון כ -10% דמי סיכון - כפי שאתה לשפר את ניהול עלות שלך בפועל, הבסיס שלך יהיה מדויק יותר, כך שתוכל להפחית את 5% סיכון הקצבה.
לפשט את התכנון העתידי:ברגע שאתה עובר את תהליך ניהול עלות כמה פעמים על כמה פרויקטים שונים, תוכל להשתפר על תכנון משאבים בעתיד. קבלת ניסיון עם תהליך ניהול עלות נותן לך תחושה על איך תקצוב אופטימיזציה משאבים להשפיע אחד על השני, מה שהופך את התהליך קל יותר (ומדויק יותר) לאורך זמן.
אתגרים ניהול זכויות (וכיצד להתגבר עליהם)
ניהול עלות הוא לא בלי downsides שלה. תסתכל על שני downsides הגדולות של ניהול עלות - וכיצד למנוע מהם.
לא נתקל תקציב גדול מספיק פרויקט יכול לעשות את זה קשה לצוות במדויק את הפרויקט ולהשלים את התוצרים.
פִּתָרוֹן:ודא התקציב שלך מציאותי. אם יש צורך, לבנות את ההצעה תקציב הפרויקט שלך לתוך אמנת הפרויקט שלך או במקרה העסק, ואת המגרש עבור התקציב שאתה צריך. להסביר בבירור למה התקציב חשוב, ומה המשאבים הם קריטיים להצלחה הפרויקט.
קבלת עלות הערכות טועה יכול להגדיר את הפרויקט שלך מסלול לפני שהוא מתחיל אפילו.
פִּתָרוֹן:ודא שאתה מבין את היקף הפרויקט שלך לפני תחילת תהליך הערכת העלות. יש לזכור כי השלושהאילוצי הפרויקטמחוברים: זמן, היקף, ועלות. אם אתה רוצה להקטין עלויות, ייתכן שיהיה עליך להגדיל את ציר הזמן, או להפחית את היקף. אם אתה לא רוצה לעשות את זה, יהיה עליך להגדיל את העלויות כדי להשיג בביטחון את היקף הפרויקט המלא.
להישאר בתוך תקציב הפרויקט שלך עם עלות ניהול
לניהול עלות יש הרבה חלקים נעים. כתוצאה מכך, הצוות שלך זקוק לנראות כדי למנוע הצפת עלות ולוודא שאתה מסיים את הפרויקט שלך תחת תקציב, בכל פעם. כדי לעקוב אחר כל המידע של הפרויקט שלך, השתמש בפלטפורמת ניהול עבודה כמו מנהל המשימות של UDN. . ממחמירת הפרויקט ועיקרוף לפרסם מורם,מנהל המשימות של UDN.עוזר לך להישאר מסונכרן עם חברי צוות הפרויקט שלך ואת בעלי העניין במהלך תהליך הפרויקט כולו.
